Erfolg steuern. Zertifizierte Managementsysteme: mit System zu mehr Effektivität und Effizienz. TÜV SÜD Management Service GmbH

Transkript

1 Erfolg steuern Zertifizierte Managementsysteme: mit System zu mehr Effektivität und Effizienz TÜV SÜD Management Service GmbH

2 Managementsysteme sind Bausteine für den Unternehmenserfolg. Denn sie fordern die klare Definition und Dokumentation von Unternehmensprozessen. Außerdem sorgen sie dafür, dass Unternehmen regel mäßig überprüfen, ob und wie Ziele erreicht wurden. Davon lassen sich gezielte Optimierungs - potenziale ableiten. Kurzum: Ein Managementsystem unterstützt Unternehmen dabei, sich kontinuierlich und effizient zu verbessern und damit gezielt und mit System am Unternehmenserfolg zu arbeiten. Mit einem zertifizierten Management system Prozesse optimieren Entscheidet sich ein Unternehmen nicht nur für die Ein - führung, sondern auch für die Zerti fizierung seines Ma nagementsystems, schlägt es quasi zwei Fliegen mit einer Klappe: Einerseits ist die Zertifizierung eine offizielle Bestätigung und Anerkennung des Engagements aller beteiligten Mitarbeiter. Andererseits be legt die Zer - tifizierung die intensiven Anstrengungen des Unternehmens auch gegenüber dessen Partnern und Kunden das stärkt nicht nur das Vertrauen, sondern kann auch ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein. In dieser Broschüre finden Sie Informationen darüber, wie eine Zertifizierung abläuft, welche Grundsätze gelten und was hinter einem Zertifikat und einem Prüfzeichen steckt. Falls Sie sich grundsätzlich für eine Zertifizierung und deren Umsetzung interessieren und dazu bereits Fragen im Vorfeld haben, informieren wir Sie gerne auch persönlich. Sprechen Sie uns einfach an wir unterstützen Sie gerne. 2

3 8 Grundsätze Mit System zum Erfolg Der Weg zum Erfolg muss konsequent, nachvollziehbar und klar sein, das gilt für die Unternehmensführung ebenso wie für die Zertifizierung. Die folgenden acht Grundsätze geben erste Anhaltspunkte. 1. Aktive Kundenorientierung Im Mittelpunkt jeder unternehmerischen Aktivität steht der Kunde. Er entscheidet über Erfolg und Misserfolg. Deshalb ist es entscheidend, die Bedürfnisse der Kunden zu verstehen und dafür zu sorgen, deren Erwartungen nicht nur zu erfüllen, sondern zu übertreffen. 2. Motivierender Führungsstil Führungskräfte sollen das Unternehmen an den Anforderungen des Marktes ausrichten. Dazu müssen sie ein internes Umfeld schaffen und erhalten, in dem sich die Mitarbeiter voll dafür einsetzen, die Unternehmensziele zu erreichen. 3. Einbeziehung des Einzelnen Auf allen Ebenen bestimmen die Mitarbeiter das Wesen eines Unternehmens. Nur wenn diese vollständig in wichtige Entscheidungen einbezogen werden, sind sie auch motiviert, ihre Fähigkeiten im Dienste des Unternehmens einzusetzen. 4. Prozessorientierter Ansatz Um das gewünschte Ergebnis effizienter zu erzielen, sollten alle Tätigkeiten und die dazugehörigen Ressourcen in Form von Prozessen gesteuert werden. 5. Systemorientierter Managementansatz Die Prozesse in einem Unternehmen stehen untereinander in einer wechselseitigen Beziehung. Versteht man diese Prozesse als ganzheitliches System und steuert sie entsprechend, kann die Effizienz der gesamten Organisation gesteigert werden. 6. Ständige Verbesserung Nur wer sich ständig hinterfragt und die Gesamtleistung des Unternehmens kontinuierlich verbessert, wird langfristig Erfolg haben. 7. Sachbezogener Ansatz zur Entscheidungsfindung Die genaue Analyse von Daten und Informationen bildet die Grundlage für wirksame Entscheidungen. 8. Lieferantenbeziehungen zum gegenseitigen Nutzen Ein Unternehmen und seine Lieferanten sind voneinander abhängig. Eine vertrauensvolle Beziehung ist daher wichtig und sorgt für eine Win-win-Situation. QuelIe: ls0 9000:2005 3

4 Ziele gemeinsam erreichen Ablauf der Zertifizierung Schritt 1: Vorbereitung ggf. in Form eines optionalen Voraudits Wir informieren Sie über den Ablauf der Zertifizierung und erfassen den erreichten Stand des Managementsystems. In Abstimmung mit Ihnen prüfen wir Teile der Management-Dokumentation (Qualitätsmanagement- Handbuch, Prozess- oder Verfahrensanweisungen) auf Plausibilität zu den Normanforderungen. Auf Wunsch führen wir in einzelnen Abteilungen Voraudits zu den vorliegenden Prozessen durch. Wir erstellen einen Bericht und zeigen Ihnen Verbesserungspotenziale auf. Sie erläutern uns lhre Strategie zur Zielerreichung und wie diese gemessen wird. Anschließend erfolgt eine Überprüfung der Anforderungen bezüglich: Unternehmens- und Qualitätsziele Verantwortung der Leitung Verbesserungsmaßnahmen und deren Wirksamkeit Kundennutzen und Kundenorientierung Kennzahlen und Trends Am Ende der ersten Phase besprechen wir die weitere Vorgehensweise und stimmen die erforderlichen Schritte mit Ihnen ab. Das Zertifizierungsaudit wird in zwei Stufen durchgeführt. Unsere Experten analysieren lhr Managementsystem vor Ort und prüfen die Konformität mit der Bezugsnorm. Schritt 2: Zertifizierungsaudit Stufe 1 lm Audit der Stufe 1 sind unter anderem folgende Themenbereiche zu verifizieren: Dokumentenprüfung Bewertung der Angemessenheit des beantragten Geltungsbereiches Standort- und produktspezifische Kundenbedingungen Bewertung der internen Audits Bewertung des Managementreviews Angemessene Planung des Audits der Stufe 2 (Zertifizierungsaudit) Reife des Managementsystems für das Audit der Stufe 2 Schritt 3: Zertifizierungsaudit Stufe 2 Das Audit der Stufe 2 ist spätestens sechs Monate nach dem Audit der Stufe 1 durchzuführen. Gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern überprüfen unsere Auditoren das System anhand der Wertschöpfungskette. Hierbei werden aus der neutralen Bewertung von Stärken und Schwächen mögliche Verbesserungspotenziale identifiziert. 4

5 Rezertifizierungsaudit (W-Audit) 2 Überwachungsaudits Zertifizierungsaudit (2-stufig) Voraudit (optional) Begleitendes Projektmanagement Der Ablauf der Zertifizierung Je nach Bezugsnorm müssen vom Zertifizierer die unterschiedlichsten Anforderungen hinsichtlich Auditorenqualifikation, Auditplanung, Auditablauf und Auditdokumentation erfüllt werden. Die Anforderungen sind in verschiedenen Vorgaben veröffentlicht, die weltweit für alle Zertifizierorganisationen Gültigkeit besitzen und so die Qualität der Zertifizierungen absichern. Schritt 4: Bericht Unmittelbar nach dem Audit findet das gemeinsame Abschlussgespräch über die Ergebnisse des Audits statt. Auf Basis der erkannten Stärken und Schwächen identifizieren wir Entwicklungspotenziale und besprechen die weitere Vorgehensweise mit Ihnen. Falls erforderlich, erläutern wir Ihren internen Auditoren sowie den Beteiligten vorgesehene Korrekturmaßnahmen im Hinblick auf die notwendige Weiterentwicklung. Unsere unabhängigen und erfahrenen Systemanalysten sind nicht nur im jährlichen Audit für Sie da, sondern stehen bei Fragen als kompetente Ansprechpartner gerne zur Verfügung. Fälligkeit von Überwachungsaudits und Rezertifizierungsaudits (W-Audits) Das Datum des 1. Überwachungsaudits darf nicht mehr als 12 Monate nach dem letzten Tag des Zertifizierungsaudits der Stufe 2 liegen (Solltermin -3/+0 Monate). Die einzuhaltenden Toleranzen für die weiteren Überwachungsaudits betragen jeweils drei Monate (Solltermin -3/+3 Monate). Werden die Überwachungsaudits nicht fristgerecht durchgeführt, wird das Zertifikat ausgesetzt. Sollte das Auditverfahren dann nicht innerhalb der nächsten 3 Monate (Solltermin +6 Monate) durchgeführt und frei gegeben worden sein, muss das Zertifikat entzogen werden. Um Zertifikatsaussetzungen und -entzüge zu vermeiden, sollten die Audits immer frühzeitig geplant und durchgeführt werden. Voraussetzung einer erfolgreichen Rezertifizierung nach drei Jahren ist die Durchführung eines Wiederholungsaudits (W-Audits). Fälligkeit für das Rezertifizierungsaudit ist der letzte Tag der Zertifikatslaufzeit. Konkret: Das W-Audit sollte deutlich vor Ablauf der Zertifikatslaufzeit durchgeführt und von der Zertifizierungsstelle freigegeben worden sein. Auf diese Weise können Sie jederzeit ein gültiges Zertifikat vorweisen und das neue Zertifikat mit der vollen dreijährigen Laufzeit schließt direkt an das vorhergehende an. 5

6 Ansporn und Motivation Das Zertifikat Transparenz von Anfang an Ohne die aktive Beteiligung der Mitarbeiter sind weder die Implementierung und der Betrieb eines Managementsystems noch dessen erfolgreiche Zertifizierung realisierbar. Die interne Kommunikation spielt deshalb eine wichtige Rolle, um als Team das gemeinsame Ziel zu erreichen. Hier finden Sie einige Tipps zur internen Kommunikation: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig über Ihre Pläne und Ziele. Erklären Sie den Nutzen für das Unternehmen, aber auch für die Mitarbeiter. Binden Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang an ein, das steigert deren Motivation und nimmt mögliche Ängste. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter zur aktiven Mitarbeit, am besten, indem Sie selbst mit gutem Beispiel vorangehen. Benennen Sie pro Prozess einen Verantwortlichen. Kontinuierliche Verbesserung sollte ein fester Punkt einer jeden Gesprächsagenda sein. Das Zertifikat Am Ende einer erfolgreichen Zertifizierung erhalten Sie Ihr Zertifikat. Mit diesem wichtigen Dokument werden die Optimierungsbemühungen des gesamten Unternehmens durch einen neutralen, kompetenten Dritten bestätigt und nach außen hin sichtbar gemacht. Konkret gibt das Zertifikat Auskunft über die relevante Bezugsnorm, die Leistung und den Geltungsbereich, nach denen ein Unternehmen zertifiziert wurde. Außerdem findet man auf seinem Zertifikat die Gültigkeit sowie die individuelle Zertifikatsnummer. Ein weiteres wesentliches Element ist das Akkreditierungslogo des jeweilig zuständigen Standardgebers, wie zum Beispiel der DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle). Das Akkreditierungslogo zeigt, dass wir als Zertifizierungsstelle einer laufenden Überwachung unserer Prozessqualität, Kompetenz und Unabhängigkeit durch eine neutrale Institution auf der Basis international anerkannter Kriterien unterliegen. Das Zertifikat ist aber noch mehr: Es gibt den Mitarbeitern eine positive Rückmeldung und damit die Sicherheit, auf dem richtigen Weg zu sein. Darüber hinaus ist das Zertifikat auch eine Anerkennung des Engagements der Mitarbeiter. Unterstreichen Sie dies, indem Sie die erfolgreiche Zertifizierung auch intern entsprechend kommunizieren und so Ihre Wertschätzung und Dankbarkeit gegenüber Ihren Mitarbeitern ausdrücken. Nach der Zertifizierung ist vor der Zertifizierung Dabei muss klar sein: Eine Zertifizierung ist keine einmalige Anstrengung, sondern vielmehr der Auftakt eines kontinuierlichen Prozesses. Denn mit dem Zertifikat geht das Unternehmen die Verpflichtung ein, sich selbst regelmäßig zu hinterfragen, beständig Optimierungspotenzial zu identifizieren und flexibel notwendige Änderungen vorzunehmen. Die jährlichen Überwachungsaudits sowie die Rezertifizierung nach drei Jahren stellen dies vonseiten des Zertifizierers sicher. 6

7 Qualität sichtbar machen Das Prüfzeichen Am Ende einer erfolgreichen Zertifizierung steht neben dem Zertifikat auch das Prüfzeichen, unser blaues Oktagon. Die acht Ecken sind eine wertvolle Unterstützung für Ihr Marketing, denn Sie machen auf einen Blick Ihre Leistung sichtbar. TÜV SÜD ein starker Partner Die TÜV SÜD AG ist ein international führender Dienstleistungskonzern mit den strategischen Geschäftsfeldern Industrie, Mobilität und Zertifizierung. Rund Mitarbeiter sind an über 800 Standorten weltweit präsent. Unsere interdisziplinären Spezialistenteams sorgen für die Optimierung von Technik und Systemen sowie eine kontinuierliche Steigerung des Wissensstandes. Wir stärken als verlässlicher Prozesspartner mit einer langen Tradition die Wettbewerbsfähigkeit unserer Auftraggeber. Als Teil dieses starken Konzerns unterstützt die TÜV SÜD Management Service GmbH Kunden aus allen Branchen bei Auditierungen, Begutachtungen, Validierungen und Zertifizierungen von Managementsystemen. Dazu zählen neben den klassischen Themenfeldern Qualität, Umwelt, Energie und Sicherheit auch innovative Spartenprodukte aus dem Bereich Servicequalität. Acht Ecken für Vertrauen und Qualität Das TÜV SÜD-Prüfzeichen zählt international zu den bekanntesten Siegeln. Studien belegen außerdem, dass die Menschen mit dem blauen Oktagon Glaubwürdigkeit, Neutralität, Kompetenz und Zuverlässigkeit verbinden. Der Grund für das gute Image ist einfach: Hohe Ansprüche und hohes Qualitätsdenken bei unseren Zertifizierungen. Deshalb sind diese nicht nur in unseren Leitlinien verankert, sondern sie fließen auch in jede einzelne unserer Zertifizierungsleistungen. Ihr Mehrwert Unterscheiden Sie sich von Ihren Mitbewerbern und nutzen Sie die Vorteile, die Ihnen ein von TÜV SÜD zertifiziertes Managementsystem im Markt bietet. Mit dem Zertifikat und dem TÜV-Oktagon dokumentieren Sie gegenüber Kunden, Geschäftspartnern, Behörden und der Öffentlichkeit Ihre eigenen hohen Ansprüche, die auch internationalen Forderungen entsprechen. Machen Sie sich den großen Bekanntheitsgrad und das positive Image des blauen Oktagons zunutze. Setzen Sie das Prüfsiegel gezielt für Ihre Marketingaktivitäten ein. Auf diese Weise können Sie Ihren Mitarbeitern, Kunden und Partnern zeigen, dass Sie die hohen Anforderungen der TÜV SÜD Management Service GmbH erfüllen. Mit unserem Prüfzeichen wird die Qualität Ihrer Leistungen sichtbar, das schafft Vertrauen. Abbilden können Sie Ihr TÜV SÜD-Prüfzeichen für Managementsysteme auf Ihrem Geschäftspapier oder in Ihrer Imagewerbung, um nur einige Möglichkeiten zu nennen. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in unserer Infobroschüre Die Prüfzeichen der TÜV SÜD Management Service GmbH wichtige Infos zur Verwendung. Davon profitieren selbst starke Marken. Denn unser Prüfzeichen lenkt nicht von der eigentlichen Werbeaussage ab. Das Gegenteil ist der Fall: Das blaue Oktagon erhöht die Aufmerksamkeit. 7

8 Wir freuen uns über eine Kontaktaufnahme TÜV SÜD Management Service GmbH Ridlerstraße München Deutschland Tel.: TÜV SÜD Management Service GmbH MKT/MS/62.2/de/DE