Ihre 3Cloud wurde eingerichtet. Sie erreichen sie auf Ihr Benutzername: Ihr Passwort: hmn717k8

Transkript

1 3Cloud. Anleitung 3Cloud Portal. Aktivierung. Nach der Anmeldung im Webshop, in der 3Kundenzone auf im 3Shop oder telefonisch bei unserem 3Service-Team, bekommen Sie eine SMS oder (sofern eine in unserem System hinterlegt ist), sobald Ihre 3Cloud für Sie freigeschaltet wurde. Darin stehen Ihr Benutzername (= Ihre Rufnummer) und das Passwort für Ihren ersten Login. Lieber 3Kunde, Ihre 3Cloud wurde eingerichtet. Sie erreichen sie auf Ihr Benutzername: Ihr Passwort: hmn717k8 Freundliche Grüße, Ihr 3Service-Team Anmeldung. Beim Einstieg in Ihre 3Cloud auf kommen Sie direkt zum Login. Hier können Sie schon vor dem Einloggen eine Sprachauswahl für Ihre 3Cloud treffen (Deutsch oder Englisch). Beim ersten Einstieg geben Sie bitte Benutzername und Passwort ein, die Sie per SMS bzw. bekommen haben. Im nächsten Schritt müssen Sie dann Ihr eigenes Passwort für die 3Cloud festlegen. Ihr selbstgewähltes Passwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein und aus Buchstaben und Ziffern bestehen. Ihr Benutzername ist ab dem zweiten Login standardmäßig nicht mehr Ihre Rufnummer, sondern Ihre -Adresse. Übrigens: Wenn Sie bei einem Login Ihr Passwort viermal falsch eingeben, ist Ihr Benutzerprofil für drei Minuten gesperrt. Seite 1

2 Passwort zurücksetzen. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen oder die SMS mit dem Passwort gelöscht haben, können Sie ein neues Passwort anfordern. Über den Link Passwort vergessen?, direkt über dem Passwort- Eingabefeld, kommen Sie auf die entsprechende Seite. Geben Sie Ihre -Adresse (bzw. vor dem Ersteinstieg Ihre Rufnummer im Format 43660xxx) ein. Anschließend wird das Passwort zurückgesetzt und Sie bekommen kurz darauf eine bzw. SMS mit dem neuen Passwort. Seite 2

3 3Cloud Portal. Nach der Anmeldung kommen Sie auf die Startseite. Dort finden Sie eine Übersicht über den gebuchten bzw. verbrauchten Speicher und gegebenenfalls Informationen über Neuigkeiten. Über die Toolbox auf der linken Seite können die administrativen Aufgaben aufgerufen und durchgeführt werden. Über die "Data Room Übersicht" kann auf die Data Rooms (das sind Laufwerke auf Ihrer 3Cloud) zugegriffen werden. Data Rooms. Ihre Data Rooms sehen Sie links unten aufgelistet. Klicken Sie einen davon an, erscheint eine Liste aller darin abgelegten Ordner und Dateien. Zu deren Verwaltung finden Sie hier diverse Funktionalitäten (Dateien hochladen, Neues Verzeichnis, Upload-Konto erstellen etc.). Seite 3

4 Sollten Sie im Raum viele Verzeichnisse haben, stehen diese unter dem Raumnamen. So können Sie rasch zwischen Ihren Verzeichnissen wechseln. Neben jedem Dateinamen sind zusätzliche Informationen zu Klassifikation, Größe, Datum der letzten Änderung sowie der Name des Benutzers, der zuletzt Änderungen gemacht hat. Zusätzlich sind - soweit vergeben - Symbole für Download-Link und Upload-Link zu sehen, über welche Sie schnell z.b. Dateien freigeben können. Die Dateien und Ordner können nach jeder dieser Informationen durch Anklicken des jeweiligen Kriteriums sortiert werden. Alle Inhalte können über die daneben stehenden Kästchen markiert werden. Das oberste Kästchen ermöglicht die Markierung aller Dateien. Durch Anklicken einer Datei im Data Room können Sie diese auch downloaden. Je nach Art des Browsers erscheint dabei ein Dialog, in dem Sie sich für den Speicherort oder das Öffnen der Datei entscheiden. Seite 4

5 Hochladen einer Datei. Zum Hochladen einer Datei klicken Sie auf die Schaltfläche Dateien. Anschließend wird das Fenster zu Dateien hochladen angezeigt. Hochzuladende Dateien können entweder manuell, im Punkt "Dateien auswählen", oder per Drag & Drop ausgewählt werden. Außerdem können Sie optional einen Kommentar zu der Datei angeben. Ebenso ein Ablaufdatum, nach dessen Ablauf die Datei automatisch aus dem Data Room gelöscht wird. Die Klassifikation dient zur Einstufung der Vertraulichkeit der Datei. Falls später ein Download-Link für eine Datei mit der Klassifizierung "Vertraulich" oder "Streng vertraulich" erstellt wird, ist die Vergabe eines Passworts notwendig. Neues Verzeichnis. Mit der Schaltfläche Verzeichnis können Sie einen neuen Ordner erstellen. Ein Verzeichnis kann ebenfalls weitere Verzeichnisse und Dateien enthalten. Anschließend wird folgendes Fenster angezeigt, in dem ein Name (maximal 150 Zeichen) für den Ordner anzugeben ist. Seite 5

6 Verschieben & Kopieren. Sie können beliebig viele Dateien und Ordnern markieren und über den Button Verschieben bzw. Kopieren die jeweilige Aktion setzen. Wenn Sie auf einen dieser Buttons drücken, erscheint ein weiteres Fenster. Hier müssen Sie den Zielordner im selben Data Room oder - nach Auswahl eines anderen Raums - verschieben. Genauso funktioniert das Kopieren, allerdings mit der Schaltfläche Kopieren. Download als ZIP und Löschen. Sie können auch mehrere Dateien markieren und als ZIP-Archiv herunterladen mit der Schaltfläche Zip-Download. Unter Löschen können Sie markierte Dokumente aus der 3Cloud löschen. Falls Sie den Papierkorb nicht aktiviert haben, werden die Dateien nicht wiederherstellbar gelöscht. Seite 6

7 Weitere Funktionen. Zusätzlich bietet die 3Cloud weiterführende Funktionen an wie Uplod-Konto bzw. Download-Konto erstellen, Papierkorb oder auch die Funktion, die 3Cloud als Laufwerk einzubinden. Diese Funktionen finden Sie oben rechts auf dem 3Cloud Portal. Als Laufwerk einbinden. Unter diesem Menüpunkt steht in wenigen Schritten beschrieben, wie Sie den ausgewählten Raum als Laufwerk einbinden. Das bedeutet, dass Sie auf Ihre Daten wie auf eine Online-Festplatte zugreifen können über das WebDAV Protokoll. Einzige Voraussetzung ist eine Onlineverbindung. Wenn Sie auf den Button als Laufwerk einbinden klicken, erscheint ein neues Fenster. Hier können Sie das von Ihnen benutzte Betriebssystem wählen, um anschließend eine Anleitung für Ihr Betriebssystem zu erhalten. Upload-Konto erstellen. Über ein Upload-Konto können Sie Links an Freunde, Familie, Geschäftspartner etc. schicken, damit diese Ihnen ganz einfach Daten wie z.b. Fotos, Dokumente usw. in Ihre 3Cloud laden können. Und das, ohne ihnen Ihre Zugangsdaten geben zu müssen. Dazu klicken Sie auf den entsprechenden Button. Seite 7

8 Nun erscheint ein neues Fester, in dem Sie unterschiedliche Einstellungen vornehmen können. Alias-Name. Der Alias-Name ist frei wählbar und muss systemweit eindeutig sein. Ist er dies nicht, wird dem Benutzer eine entsprechende Meldung angezeigt. Maximal erlaubte Dateianzahl. Maximale Anzahl der Dateien eintragen, welche hochgeladen werden dürfen. Es kann im zweiten Feld zwischen "MB", "GB" und "unbegrenzt" ausgewählt werden. Dateien mit Gesamtgröße. Größe aller Dateien eintragen, die über das Upload-Konto hochgeladen werden können. Ablaufdatum. Standardmäßig ist ein Ablaufdatum für Upload-Konten gesetzt. Diese Dauer (4 Wochen) kann in den Systemeinstellungen angepasst werden. Nach Ablauf des Datums wird das Upload- Konto dauerhaft aus dem System gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden. Die hochgeladenen Dateien selbst bleiben weiterhin bestehen. Ohne Ablaufdatum. Hiermit wird automatisch das Ablaufdatum deaktiviert. Kommentar. Dieser Kommentar wird dem Upload Konto Empfänger zusätzlich angezeigt (max. 250 Zeichen). Benachrichtigung bei Upload. Sobald eine Datei über das Upload-Konto hochgeladen wurde, wird der Ersteller des Upload- Kontos per darüber informiert. Seite 8

9 Weiters gibt es die Möglichkeit, den Link für das Upload-Konto direkt von der 3Cloud Plattform per E- Mail zu versenden. Dazu klicken Sie im Fenster Upload-Konto erstellen auf den Menüpunkt Freigabe via . In diesem Fenster können Sie die -Adressen der Empfänger eintragen. Mehrere Empfänger müssen durch ein Semikolon ';' getrennt werden. Zusätzlich können Sie einen Betreff und Kommentar definieren, welchen der Empfänger in seiner sieht. Sobald Sie nach Eingabe aller notwendigen Daten auf den Button Upload Konto erstellen klicken, sehen Sie die Übersicht zum Upload-Konto. Neben der Anzeige des Upload-Konto Links kann dieser durch einen Klick auf "Link kopieren" direkt in die Zwischenablage kopiert und so komfortabel in anderen Programmen wieder verwendet werden. Neben dem Alias-Namen werden die vorher eingestellten Informationen wie z.b. maximal erlaubte Dateianzahl, Dateien mit Gesamtgröße, Ablaufdatum und die Option für die Benachrichtigung beim Upload angezeigt. Seite 9

10 Wenn Sie nun den Upload-Link verschicken, kann die Person, die Ihnen Daten in Ihre 3Cloud hochladen will, das auch ohne Ihre 3Cloud Zugangsdaten machen. Das geht dann schnell und einfach über den Button Dateien hochladen. Download-Konto erstellen. Durch das Freigeben einer Datei wird automatisch ein Link erstellt, der den Download der Datei auch ohne 3Cloud-Zugang erlaubt. Damit können Sie einzelne Dateien Ihren Freunden und Geschäftspartnern schnell und bequem bereitstellen. Sie können einzelne Dateien oder sogar ganze Ordner und Data Rooms freigeben. Ganze Data Rooms geben Sie über den Button Download-Konto erstellen frei. Einzelne Dateien und Ordner geben Sie über die Buttons direkt bei der Datei bzw. beim Ordner frei. Seite 10

11 Nun erscheint ein neues Fester, in dem Sie unterschiedliche Einstellungen vornehmen können. Ablaufdatum. Nach Ablauf dieses Datums (Sie können das Ablaufdatum hier auch ändern) wird der Download-Link dauerhaft aus dem System gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden. Die Datei selbst bleibt weiterhin bestehen. Ohne Ablaufdatum. Den Haken setzen, sofern der Download-Link kein Ablaufdatum haben soll. Zeige Vorname + Name des Erstellers. Dem Empfänger des Download-Links werden der Vorname und Nachname des Download- Link Erstellers angezeigt. Zeige Username/ des Erstellers. Dem Empfänger des Download-Links wird der Benutzername bzw. die Adresse des Download-Link Erstellers angezeigt. Ersteller nicht anzeigen. Den Haken setzen, sofern der Download-Link Ersteller nicht angezeigt werden soll. Kommentar. Dieser Kommentar wird dem Download-Link Empfänger zusätzlich angezeigt (max. 250 Zeichen). Maximal erlaubte Downloads. Die Anzahl der maximalen Downloads eintragen. Bleibt dieses Feld leer, so ist die Anzahl der Downloads nicht begrenzt. Benachrichtigung bei Download. Sobald die Datei über den Download-Link heruntergeladen wurde, wird der Download-Link Ersteller per darüber informiert. Seite 11

12 Passwort. Das Passwort muss der Empfänger beim Aufruf des Download-Links eingeben. Ohne das korrekte Passwort kann die Datei nicht heruntergeladen werden. Das Passwort wird nicht per versendet und sollte daher dem Empfänger auf anderem Weg mitgeteilt werden. Das Passwort muss folgende Kriterien erfüllen: mindestens 8 Zeichen Buchstaben und Ziffern Sollten über die Systemeinstellungen keine schwachen Passwörter erlaubt sein, muss das Passwort noch zusätzliche Kriterien erfüllen: mindestens ein Sonderzeichen Groß- und Kleinschreibung Achtung: Sofern ein Download-Link für eine Datei mit der Klassifizierung "Vertraulich" oder "Streng vertraulich" erstellt wird, ist die Vergabe eines Passworts notwendig. Außerdem gibt es die Möglichkeit, den Download-Link direkt per zu versenden. Hier gilt dasselbe wie bei einem Upload-Konto. Wenn Sie nun die Freigabe erstellen, können Sie durch einen Klick auf "Link kopieren" den Link direkt in die Zwischenablage kopiert und ihn komfortabel in anderen Programmen wieder verwendet. Zusätzlich sehen Sie weitere Informationen wie z.b. Dateiname, Ablaufdatum und usw. Wenn Sie nun den Link verschicken, kann der Empfänger die Datei über den Browser aufmachen und die Datei herunterladen. Seite 12

13 Toolbox. Über die Toolbox auf der linken Seite können die administrativen Aufgaben aufgerufen und durchgeführt werden. Benutzerübersicht. Dieser Bereich ist ausschließlich für Benutzer von 3CloudTeam mit entsprechenden Rechten sichtbar. Hier können Sie Ihre Benutzer verwalten und die Rechte der einzelnen Benutzer einstellen. Benutzer hinzufügen. Die Anlage von Benutzern erfolgt in drei Schritten, die über entsprechende Registerkarten abgebildet werden. Beim Erstellen eines Benutzers müssen zuerst allgemeine Benutzerdaten eingegeben werden. Benutzername. Die Adresse des Benutzers eintragen. Anrede & Titel. Die Anrede für den Benutzer auswählen, sowie gegebenenfalls den Titel eintragen. Vorname & Nachname. Vornamen und Nachnamen des Benutzers eintragen. Seite 13

14 Ablaufdatum. Nach Ablauf des von Ihnen gewählten Tages wird der Benutzer automatisch inklusive aller seiner erstellten Download-Links und Upload-Konten dauerhaft aus dem System gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden. Data Space Admin. Der Benutzer erhält Data Space Admin Rechte, welche das Recht der Benutzerverwaltung mit einschließen. Für einen Data Space Admin kann kein Ablaufdatum hinterlegt werden. Benutzerverwaltung. Der Benutzer erhält Zugriff auf sämtliche Benutzer-Verwaltungsfunktionen. Diese beinhalten: Benutzer anlegen, bearbeiten und löschen sowie die Möglichkeit, Benutzerdaten, Gruppenmitgliedschaften und die Zuweisung der Data und Subrooms eines einzelnen Benutzers zu ändern. Der Benutzer kann zudem unabhängig vom Ersteller alle Benutzer und Gruppen editieren. Unter dem Reiter Benutzergruppen können einzelne Benutzer in eigene Benutzergruppen zugewiesen werden. In diesem Fall erhält der Benutzer die Einstellungen und Rechte der zuvor definierten Gruppe. Sie können somit Gruppen wie z.b. Sales, Marketing oder Technik definieren und sobald Sie Mitarbeiter dieser Abteilungen anlegen, müssen Sie nicht alle Einstellungen dieser Personen neu vergeben. Sie weißen den Benutzer einfach einer Gruppe zu. Somit hat dieser Benutzer alle notwenigen Rechte und Einstellungen. Seite 14

15 Zusätzlich können Sie unter dem Reiter Data Rooms definieren, welche Rechte der einzelne Benutzer haben soll. Hier können Sie einstellen, ob der Benutzer die Admin Rechte des einzelnen Data Rooms haben soll, Dateien und Ordner bearbeiten darf oder auch nur Leserechte hat. Download-Links & Upload-Konten. Über den Menüpunkt "Download-Links & Upload-Konten" können Sie Ihre Download- bzw. Upload- Links einsehen, nachträglich per versenden und löschen. Seite 15

16 Data Rooms verwalten. Auf dieser Seite können Sie Ihre Data Rooms verwalten. Ein Data Room ist wie ein Laufwerk am PC. Sie können bei der 3Cloud sogar unterschiedliche Laufwerke anlegen und somit z.b. Ihre privaten Daten von den Firmendaten trennen. Benutzer von 3CloudTeam können auch für jeden Data Room unterschiedliche Rechte für die einzelnen Benutzer vergeben. Data Room hinzufügen. Über den Button Data Room hinzufügen können Sie neue Laufwerke anlegen. Auch hier gibt es ein paar Einstellungen, die Sie definieren können. Name. Der Name des Data Rooms (max. 150 Zeichen) Papierkorb aktivieren. Ist diese Option aktiv, so werden alle künftig gelöschten Dateien in diesem Data Room zuerst in den Papierkorb verschoben. Ist die Funktion "Papierkorb aktivieren" aktiv, dann sind zusätzliche Optionen auswählbar: Automatisches Löschen der Dateien im Papierkorb. Nach Ablauf der eingestellten Vorhaltezeit werden die Dateien automatisch endgültig gelöscht. Über den Reiter Data Room Admins können Sie noch die Admins dieses Laufwerks definieren. Seite 16

17 Systemprotokoll. Das Systemprotokoll ist nur vom Data Space Admin aufrufbar. Es protokolliert alle Aktionen, die in der 3Cloud getätigt werden. Einige Beispiele, die protokolliert werden, sind: Login, Logout, Erstellen eines Benutzers/Data Rooms, Up/Download von Dateien, usw. Sie können auch die Filterfunktionen verwenden um bestimmte Aktionen zu finden. News & Downloads. Hier informieren wir Sie über die Neuigkeiten zur 3Cloud. Zusätzlich finden Sie Links zum Benutzerhandbuch und zu den einzelnen Clients. Seite 17

18 Systemvoraussetzungen. Folgende Voraussetzungen müssen bei der Software erfüllt sein, um die 3Cloud bestmöglich nutzen zu können: Moderner Webbrowser: o Internet Explorer 10 oder höher o Firefox oder höher o Chrome 41 oder höher o Safari 8 oder höher Zum verschlüsselten Up- und Download ist zudem ein installiertes Java Runtime Environment (Version 7 oder höher) notwendig. Hutchison Drei Austria GmbH, Brünner Straße 52, 1210 Wien, Österreich 3Service-Team: , Postfach 333, A-1211 Wien, Handelsgericht Wien, FN b, DVR , UID ATU Bankverbindung: Unicredit Bank Austria AG, IBAN: AT , BIC: BKAUATWW Seite 18