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1 Benutzerhilfe 19. Juni 2018

2 Inhalt Erste Schritte... 5 Systemvoraussetzungen für die App... 5 Empfohlene Browser für die ginlo Websites... 6 Unterstützte Sprachen... 6 Navigation in 6 Berechtigungen, die benötigt... 6 installieren... 7 Account aktivieren... 7 Die Einrichtung Ihres Accounts abschließen... 7 Unterhaltungen... 9 Eine Einzelunterhaltung beginnen... 9 Eine Gruppenunterhaltung beginnen... 9 Den Status einer Nachricht prüfen Anhänge an eine Unterhaltung anfügen Ein vorhandenes Bild senden Ein Foto aufnehmen und direkt senden Ein vorhandenes Video senden Ein Video aufnehmen und direkt senden Eine Sprachnachricht senden Eine Datei senden Einen Anhang öffnen Teilnehmer zu einer bestehenden Unterhaltung hinzufügen Teilnehmer aus einer Gruppenunterhaltung entfernen Push-Benachrichtigungen für eine Unterhaltung deaktivieren Push-Benachrichtigungen für eine Unterhaltung wieder aktivieren Eine Gruppenunterhaltung verlassen Eine Gruppenunterhaltung umbenennen Ein Profilbild zu einer Gruppenunterhaltung hinzufügen Das Profilbild einer Gruppenunterhaltung löschen Nach einer Unterhaltung suchen Eine Gruppenunterhaltung löschen Eine Nachricht aus einer Unterhaltung löschen Seite 2 von 33

3 Eine Nachricht weiterleiten Eine Nachricht kopieren und einfügen Größenbeschränkungen in Unterhaltungen Kontakte Nach einem Kontakt suchen Kontakte sortieren Ein Profilbild hinzufügen Nutzer mit der Kennzeichnung Gast Einstellungen Ein Profilbild hinzufügen Ein Profilbild löschen Das Account-Passwort ändern ginlo mit einem Zugangscode schützen Den ginlo Zugangscode deaktivieren Ein Schlüssel-Backup erstellen Die Schlüssel-Passphrase ändern Die App sperren Support bekommen Logdatei der App senden Absturzbericht der App senden zurücksetzen neu installieren Anmelden nach der Neuinstallation Eine Kopie Ihres Schlüssels anfordern ginlo auf einem Zweitgerät einrichten auf einem weiteren Gerät installieren Anmelden in auf einem Zweitgerät Eine Kopie Ihres Schlüssels anfordern Ein vergessenes Passwort zurücksetzen Das Account-Passwort zurücksetzen Die Schlüssel-Passphrase zurücksetzen Den Zugangscode zurücksetzen Glossar Account-Passwort Seite 3 von 33

4 Schlüssel und Schlüssel-Backup Schlüssel-Passphrase Zugangscode Nutzerrollen Seite 4 von 33

5 Erste Schritte Willkommen bei Ihrem Messenger für die sichere Kommunikation mit Ihren Kollegen, aber auch mit Externen, die Ihr Unternehmen als Gäste eingeladen hat. Hier erfahren Sie alles Wichtige, um schnell mit loslegen zu können. Falls nach dem Lesen doch noch Fragen offen sind, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator. Dessen Kontaktdetails finden Sie in Ihrer Einladungs- . Systemvoraussetzungen für die App Hier finden Sie die Mindestanforderungen für die Nutzung des auf einem Android-Smartphone oder einem iphone: Anforderung ios Android OS x Bildschirmgröße 4 Zoll 4,3 Zoll Bildschirmausrichtung Empfohlener interner Speicher Nur Hochformat (mit Ausnahme der Vorschau von Anhängen) 50 MB (App) 1 GB (persönliche Daten) Nur Hochformat (mit Ausnahme der Vorschau von Anhängen) 50 MB (App) 1 GB (persönliche Daten) Die App wurde auf den folgenden Android-Smartphones und iphones getestet: Gerät OS LG 4 Android Samsung Galaxy S7 Android 7.0 Sony Xperia XZ Android Google Pixel Android 8.1 iphone 5 ios iphone 5s ios iphone 6 ios iphone 7 Plus ios Bei anderen Geräten kann es in Ausnahmefällen auch unter den oben genannten Mindestanforderungen zu Beeinträchtigungen kommen, beispielsweise bei der Darstellung. Bitte nutzen Sie die kostenlose Testphase, um die Kompatibilität von mit den in Ihrem Unternehmen eingesetzten Geräten zu prüfen. Seite 5 von 33

6 Tablets unterstützen wir derzeit nicht offiziell. Sie können gerne auf Ihrem Tablet ausprobieren (und vieles funktioniert auch gut), aber wir können uns im Moment leider nicht um Fehler kümmern, die dabei auftreten. Empfohlene Browser für die ginlo Websites Für den Zugriff auf die Websites und work.ginlo.net empfehlen wir Ihnen, die aktuelle Version einer der folgenden Browser zu nutzen: Chrome Safari Firefox Internet Explorer 11 Edge Chrome Mobile Safari in der Mobilversion Android-Standardbrowser Unterstützte Sprachen Die App, der ginlo Team Manager sowie unsere Websites und work.ginlo.net sind auf Deutsch und Englisch verfügbar. Weitere Sprachen sind in Planung. Navigation in Über das Hauptmenü können Sie schnell auf alle Module in zugreifen. Unter Android erreichen Sie das Menü über das Symbol links oben in der App. Unter ios erreichen Sie das Menü am unteren Bildschirmrand. Hinweis: Unter ios können Sie über die Navigationsleiste nicht nur zwischen den Modulen, sondern auch innerhalb eines Moduls navigieren: Wenn Sie sich auf einer Unterseite eines Moduls befinden, gelangen Sie per Tipp auf das Modulsymbol zur entsprechenden Übersichtsseite. Auf der Übersichtsseite scrollen Sie per Tipp auf das Modulsymbol schnell an den Anfang der Seite. Berechtigungen, die benötigt Damit Sie alle Funktionen nutzen können, benötigt einige Berechtigungen auf Ihrem Gerät: Bildergalerie: Erforderlich, um Fotos oder Videos zu einer Unterhaltung hinzuzufügen. Kamera: Erforderlich, um ein Foto oder Video direkt in aufzunehmen, um es zu einer Unterhaltung hinzuzufügen, und um den QR-Code bei der Registrierung zu scannen. Seite 6 von 33

7 Mikrofon: Erforderlich, um ein Video oder eine Sprachnachricht direkt in aufzunehmen und zu einer Unterhaltung hinzuzufügen. Benachrichtigungen: Erforderlich, um Ihnen Benachrichtigungen zu schicken, z. B. wenn Sie eine neue Nachricht bekommen haben. Auf Geräten mit ios oder Android 6.0 und höher fragt Sie erst dann nach einer bestimmten Berechtigung, wenn sie dazu nötig ist, eine von Ihnen gewünschte Aktion auszuführen. Einmal erteilte Berechtigungen können Sie auch jederzeit wieder zurückziehen. Auf älteren Android-Geräten müssen Sie alle Berechtigungen vergeben, um die App installieren zu können. installieren Wechseln Sie auf Ihrem Android-Smartphone in den Play Store, und installieren Sie sich App. Wechseln Sie auf Ihrem iphone in den App Store, und installieren Sie sich die App. Tipp: In der Einladungs- finden Sie den direkten Link zur App. Account aktivieren Um den Account zu aktivieren, den Ihr Administrator für Sie angelegt hat, brauchen Sie Ihre Einladungs- . Hinweis: Ihr Smartphone braucht während des gesamten Prozesses eine stabile Internetverbindung. So aktivieren Sie Ihren Account: 1. Öffnen Sie die Einladungs- auf Ihrem Computer. 2. Öffnen Sie die App auf Ihrem Smartphone. 3. Tippen Sie in der App auf Account aktivieren, und scannen Sie den QR-Code aus der Einladungs- . Hinweis: Zum Scannen des QR-Codes benötigt die App Zugriff auf Ihre Geräte-Kamera. 4. Jetzt können Sie die Einrichtung Ihres Accounts abschließen (siehe auch "Die Einrichtung Ihres Accounts abschließen" auf Seite 7). Die Einrichtung Ihres Accounts abschließen 1. Vergeben Sie Ihr Account-Passwort. Tipp: Es gibt keine festen Regeln für das Passwort. Unter dem Eingabefeld finden Sie allerdings einige Hinweise zu sicheren und unsicheren Passwörtern. 2. Tippen Sie auf Weiter. generiert nun einen Schlüssel für Sie. Mit diesem werden all Ihre Nachrichten verschlüsselt. 3. Prüfen Sie, ob Ihre persönlichen Daten richtig sind. Falls z. B. Ihr Name falsch geschrieben ist, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator. 4. Tippen Sie auf Los geht s. Seite 7 von 33

8 Geschafft ist jetzt startklar! 5. Was möchten Sie als nächstes tun? Wir empfehlen Ihnen, ein Backup Ihres Schlüssels zu erstellen. Sie brauchen dieses, wenn Sie beispielswiese Ihr Smartphone verloren haben und auf einem neuen Gerät installieren wollen. Um ein Backup zu erstellen, tippen Sie auf Sicherheitseinstellungen. Tippen Sie dann auf Schlüssel-Backup erstellen und folgen den Anweisungen auf dem Bildschirm. (Das alles können Sie auch später in den Einstellungen machen). Um sofort in reinzuschnuppern, tippen Sie auf Gleich loslegen. Seite 8 von 33

9 Unterhaltungen In kommunizieren Sie sicher mit anderen Nutzern in Ihrem Team, sowohl in Einzel- als auch in Gruppenunterhaltungen. Eine Einzelunterhaltung beginnen Sie können eine Einzelunterhaltung mit allen anderen Nutzern aus Ihrem Team beginnen. Die Nutzer aus Ihrem Team finden Sie in Ihren Kontakten. Hinweis: Wenn Sie ein Gastnutzer (siehe auch "Nutzer mit der Kennzeichnung Gast " auf Seite 20) sind, können Sie neue Unterhaltungen nur mit Nutzern beginnen, die vorher bereits eine Unterhaltung mit Ihnen begonnen haben. So beginnen Sie eine Einzelunterhaltung: 1. Tippen Sie im Modul Unterhaltungen auf, um eine neue Unterhaltung zu starten. 2. Wählen Sie einen Nutzer aus, mit dem Sie chatten möchten. 3. Geben Sie Ihre Nachricht ein, und schicken Sie diese ab. Tippen Sie unter Android auf. Tippen Sie unter ios auf Senden. Die neue Unterhaltung wird ganz oben in der Übersicht der Unterhaltungen angezeigt. Eine Gruppenunterhaltung beginnen Sie können eine Gruppenunterhaltung mit allen anderen Nutzern aus Ihrem Team beginnen. Die Nutzer aus Ihrem Team finden Sie in Ihren Kontakten. Hinweis: Wenn Sie ein Gastnutzer (siehe auch "Nutzer mit der Kennzeichnung Gast " auf Seite 20) sind, können Sie neue Unterhaltungen nur mit Nutzern beginnen, die vorher bereits eine Unterhaltung mit Ihnen begonnen haben. So beginnen Sie eine Gruppenunterhaltung: 1. Tippen Sie im Modul Unterhaltungen auf, um eine neue Unterhaltung zu starten. 2. Tippen Sie auf Neue Gruppenunterhaltung. 3. Wählen Sie die Nutzer aus, mit denen Sie chatten möchten, und bestätigen Sie. Tipp: Wenn Sie viele Kontakte in Ihrer Liste haben, können Sie nach einem bestimmten Kontakt suchen (siehe auch "Nach einem Kontakt suchen" auf Seite 19). Tippen Sie unter Android auf. Seite 9 von 33

10 Wischen Sie unter ios von oben nach unten, um das Suchfeld anzuzeigen. 4. Geben Sie den Namen der Gruppenunterhaltung ein und bestätigen Sie. 5. Geben Sie Ihre Nachricht ein, und schicken Sie diese ab. Tippen Sie unter Android auf. Tippen Sie unter ios auf Senden. Die neue Unterhaltung wird ganz oben in der Übersicht der Unterhaltungen angezeigt. Bei allen Teilnehmern erscheint die Unterhaltung in der Übersicht der Unterhaltungen. Den Status einer Nachricht prüfen Die Symbole neben den Nachrichten, die Sie geschrieben haben, zeigen deren Sendestatus an: / Nachricht wird gesendet Die Nachricht wird an den Server geschickt. Wenn dieser Status länger als ein paar Sekunden besteht, liegt möglicherweise ein Verbindungsproblem vor (z. B., wenn Sie die Verbindung zu Ihrem WLAN verloren haben). Ihre Nachricht wird gesendet, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Nachricht wurde an den Server übermittelt Die Nachricht ist beim Server angekommen. Von dort wird sie an die Geräte der Empfänger weitergeleitet. Derzeit gibt es kein eigenes Statussymbol dafür, wenn eine Nachricht beim Empfänger angekommen ist oder gelesen wurde. Senden fehlgeschlagen Die Nachricht konnte nicht gesendet werden. Tippen Sie auf das Symbol, um die Nachricht nochmal zu senden. Anhänge an eine Unterhaltung anfügen Mit können Sie Bilder, Dateien, Videos und Sprachnachrichten an Ihre Unterhaltungen anhängen. Ein vorhandenes Bild senden 1. Öffnen Sie im Modul Unterhaltungen die gewünschte Unterhaltung. 2. Tippen Sie auf und dann auf Bild. 3. Wählen Sie in der Bildergalerie Ihres Geräts das gewünschte Bild aus. Eine Vorschau wird angezeigt. 4. Tippen Sie zum Abschicken des Bildes auf das Häkchen. Seite 10 von 33

11 Ein Foto aufnehmen und direkt senden 1. Öffnen Sie im Modul Unterhaltungen die gewünschte Unterhaltung. 2. Tippen Sie auf und dann auf Foto aufnehmen. 3. Nehmen Sie ein Foto auf. Eine Vorschau wird angezeigt. 4. So verwerfen Sie das Foto, um ein neues aufzunehmen: Tippen Sie unter Android auf das Zurück-Symbol. Tippen Sie unter ios auf Wiederholen. 5. So schicken Sie das Foto ab: Tippen Sie unter Android auf das Häkchen. Tippen Sie unter ios auf Foto benutzen. Ein vorhandenes Video senden 1. Öffnen Sie im Modul Unterhaltungen die gewünschte Unterhaltung. 2. Tippen Sie auf und dann auf Video. 3. Wählen Sie in der Bildergalerie Ihres Geräts das gewünschte Video aus. Eine Vorschau wird angezeigt. 4. So schicken Sie das Video ab: Tippen Sie unter Android auf das Häkchen. Tippen Sie unter ios auf Auswählen. Ein Video aufnehmen und direkt senden 1. Öffnen Sie im Modul Unterhaltungen die gewünschte Unterhaltung. 2. Tippen Sie auf und dann auf Video aufnehmen. 3. Nehmen Sie ein Video auf. Eine Vorschau wird angezeigt. 4. So verwerfen Sie das Video, um ein neues aufzunehmen: Tippen Sie unter Android auf das Zurück-Symbol. Tippen Sie unter ios auf Wiederholen. 5. So schicken Sie das Video ab: Tippen Sie unter Android auf das Häkchen. Tippen Sie unter ios auf Verwenden. Seite 11 von 33

12 Eine Sprachnachricht senden 1. Öffnen Sie im Modul Unterhaltungen die gewünschte Unterhaltung. 2. Tippen Sie auf, um mit der Aufnahme zu beginnen. 3. Wenn Sie fertig sind, tippen Sie auf. 4. Tippen Sie auf, um Ihre Sprachnachricht anzuhören. 5. Tippen Sie auf, um sie zu verwerfen. 6. Tippen Sie auf, um sie zu abzuschicken. Eine Datei senden Zusätzlich zu Fotos, Videos und Sprachnachrichten können Sie Dateien, z. B. PDFs, Excel-Sheets oder Word-Dokumente, senden und empfangen. So senden Sie eine Datei: 1. Öffnen Sie im Modul Unterhaltungen die gewünschte Unterhaltung. 2. Tippen Sie auf und dann auf Datei. 3. Wählen Sie die gewünschte Datei aus. 4. Bestätigen Sie mit Senden. Einen Anhang öffnen Anhänge unter 3 MB werden automatisch auf Ihr Gerät heruntergeladen, sodass Sie sie auch direkt in öffnen können. Anhänge über 3 MB werden erst heruntergeladen, wenn Sie den Download manuell auslösen das spart Datenvolumen und Speicherplatz. Tippen Sie zum Herunterladen eines Anhangs einfach auf. Teilnehmer zu einer bestehenden Unterhaltung hinzufügen Wenn Sie der Initiator einer Gruppenunterhaltung sind, können Sie Teilnehmer zu dieser Unterhaltung hinzufügen. Hinweis: Wenn Sie ein Gastnutzer (siehe auch "Nutzer mit der Kennzeichnung Gast " auf Seite 20) sind, können Sie nur Nutzer hinzufügen, die vorher bereits eine Unterhaltung mit Ihnen begonnen haben. Seite 12 von 33

13 So fügen Sie Teilnehmer zu einer bestehenden Unterhaltung hinzu: 1. Tippen Sie im Modul Unterhaltungen auf die gewünschte Unterhaltung, und öffnen Sie die Bearbeitungsansicht: Tippen Sie unter Android auf. Tippen Sie unter ios auf den Titel der Unterhaltung. 2. Tippen Sie auf Teilnehmer hinzufügen. Sie können aus einer Liste all Ihrer Kontakte auswählen oder nach einem bestimmten Kontakt suchen. 3. Tippen Sie auf die Teilnehmer, die Sie hinzufügen möchten. Um die Auswahl für einen Teilnehmer aufzuheben, tippen Sie nochmal auf dessen Namen. 4. Speichern Sie Ihre Änderungen: Tippen Sie unter Android auf das Häkchen. Tippen Sie unter ios auf Weiter. Bei allen Teilnehmern erscheint die Unterhaltung in der Übersicht der Unterhaltungen. Hinweis: Neue Teilnehmer sehen keine Nachrichten, die gesendet wurden, bevor sie der Unterhaltung hinzugefügt wurden. Teilnehmer aus einer Gruppenunterhaltung entfernen Wenn Sie der Initiator einer Gruppenunterhaltung sind, können Sie Teilnehmer aus dieser Unterhaltung entfernen. So entfernen Sie einen Teilnehmer: 1. Tippen Sie im Modul Unterhaltungen auf die gewünschte Unterhaltung, und öffnen Sie die Bearbeitungsansicht: Tippen Sie unter Android auf. Tippen Sie unter ios auf den Titel der Unterhaltung. 2. Tippen Sie in der Liste der Teilnehmer auf den gewünschten Teilnehmer, und wählen Sie Teilnehmer entfernen. Alle Teilnehmer erhalten eine Benachrichtigung innerhalb der Unterhaltung. Der Teilnehmer, den Sie entfernt haben, erhält keine Nachrichten in dieser Unterhaltung mehr und kann auch selbst keine neuen Nachrichten schreiben. Er kann jedoch weiterhin auf den bisherigen Nachrichtenverlauf zugreifen. Push-Benachrichtigungen für eine Unterhaltung deaktivieren Wenn Sie keine Push-Benachrichtigungen für neue Nachrichten in einer bestimmten Unterhaltung bekommen möchten, können Sie die Benachrichtigungen für diese deaktivieren. Seite 13 von 33

14 So deaktivieren Sie die Push-Benachrichtigungen für eine Unterhaltung: 1. Tippen Sie im Modul Unterhaltungen auf die gewünschte Unterhaltung, und öffnen Sie die Bearbeitungsansicht: Tippen Sie unter Android auf. Tippen Sie unter ios auf den Titel der Unterhaltung. 2. Schalten Sie die Option Keine Push-Benachrichtigungen ein. Sie bekommen nun keine Push-Benachrichtigungen mehr für neue Nachrichten in dieser Unterhaltung. Selbstverständlich können Sie die Push-Benachrichtigungen jederzeit wieder aktivieren. Push-Benachrichtigungen für eine Unterhaltung wieder aktivieren So aktivieren Sie die Push-Benachrichtigungen für eine Unterhaltung wieder: 1. Tippen Sie im Modul Unterhaltungen auf die gewünschte Unterhaltung, und öffnen Sie die Bearbeitungsansicht: Tippen Sie unter Android auf. Tippen Sie unter ios auf den Titel der Unterhaltung. 2. Schalten Sie die Option Keine Push-Benachrichtigungen aus. Sie bekommen nun wieder Push-Benachrichtigungen für neue Nachrichten in dieser Unterhaltung. Eine Gruppenunterhaltung verlassen Alle Teilnehmer außer dem Initiator können eine Gruppenunterhaltung verlassen. So verlassen Sie eine Gruppenunterhaltung: 1. Tippen Sie im Modul Unterhaltungen auf die gewünschte Unterhaltung, und öffnen Sie die Bearbeitungsansicht: Tippen Sie unter Android auf. Tippen Sie unter ios auf den Titel der Unterhaltung. 2. Scrollen Sie ans Ende der Liste der Teilnehmer, und tippen Sie auf Gruppe verlassen. 3. Bestätigen Sie, dass Sie die Gruppenunterhaltung verlassen wollen. Alle Teilnehmer erhalten eine Benachrichtigung innerhalb der Unterhaltung. Sie erhalten keine Nachrichten in dieser Unterhaltung mehr und können auch selbst keine neuen Nachrichten schreiben. Sie können jedoch weiterhin auf den bisherigen Nachrichtenverlauf zugreifen. Seite 14 von 33

15 Eine Gruppenunterhaltung umbenennen Wenn Sie der Initiator einer Gruppenunterhaltung sind, können Sie diese umbenennen. So benennen Sie eine Gruppenunterhaltung um: 1. Tippen Sie im Modul Unterhaltungen auf die gewünschte Unterhaltung, und öffnen Sie die Bearbeitungsansicht: Tippen Sie unter Android auf. Tippen Sie unter ios auf den Titel der Unterhaltung. 2. Überschreiben Sie den aktuellen Gruppennamen mit einem neuen. 3. Speichern Sie Ihre Änderungen: Tippen Sie unter Android auf. Tippen Sie unter ios auf Fertig. Alle Teilnehmer erhalten eine Benachrichtigung innerhalb der Unterhaltung. Der neue Gruppenname wird Ihnen auch in der Übersicht der Unterhaltungen angezeigt. Ein Profilbild zu einer Gruppenunterhaltung hinzufügen Wenn Sie der Initiator einer Gruppenunterhaltung sind, können Sie dieser ein Profilbild hinzufügen. Dieses Bild wird allen Teilnehmern in der Übersicht der Unterhaltungen sowie in den Unterhaltungsdetails angezeigt. So fügen Sie ein Profilbild zu einer Gruppenunterhaltung hinzu: 1. Tippen Sie im Modul Unterhaltungen auf die gewünschte Unterhaltung, und öffnen Sie die Bearbeitungsansicht: Tippen Sie unter Android auf. Tippen Sie unter ios auf den Titel der Unterhaltung. 2. Tippen Sie auf den Platzhalter für das Profilbild. 3. Fügen Sie ein Bild hinzu: Um ein vorhandenes Bild zu verwenden, tippen Sie auf Foto auswählen, und wählen Sie das gewünschte Bild aus der Bildergalerie Ihres Geräts aus. Um ein neues Foto aufzunehmen, tippen Sie auf Foto aufnehmen. 4. Speichern Sie Ihre Änderungen: Tippen Sie unter Android auf das Häkchen. Tippen Sie unter ios auf Weiter. Das Profilbild wird in den Unterhaltungsdetails sowie in der Übersicht der Unterhaltungen angezeigt. Seite 15 von 33

16 Das Profilbild einer Gruppenunterhaltung löschen Wenn Sie der Initiator einer Gruppenunterhaltung sind, können Sie das Profilbild dieser Unterhaltung wieder löschen. So löschen Sie das Profilbild einer Gruppenunterhaltung: 1. Tippen Sie im Modul Unterhaltungen auf die gewünschte Unterhaltung, und öffnen Sie die Bearbeitungsansicht: Tippen Sie unter Android auf. Tippen Sie unter ios auf den Titel der Unterhaltung. 2. Tippen Sie auf das aktuelle Profilbild der Unterhaltung. 3. Tippen Sie auf Foto löschen. Anstatt des Profilbilds wird nun sowohl in den Unterhaltungsdetails als auch in der Übersicht der Unterhaltungen ein Platzhalter angezeigt. Nach einer Unterhaltung suchen In der Übersicht der Unterhaltungen können Sie nach Einzelunterhaltungen mit einem bestimmten Nutzer, dem letzten Teilnehmer einer Gruppenunterhaltung und dem Namen einer Gruppenunterhaltung suchen. So suchen Sie unter Android nach einer Unterhaltung: 1. Tippen Sie im Modul Unterhaltungen auf. 2. Geben Sie einen vollständigen Suchbegriff oder nur einen Teil des Suchbegriffs ein, z. B. den Namen einer Gruppenunterhaltung. Die Suchergebnisse werden in einer Liste unterhalb des Suchfelds angezeigt. 3. Tippen Sie auf X, um das Suchfeld zu leeren und eine neue Suche zu starten. 4. Tippen Sie ein weiteres Mal auf X, um die Suche zu schließen und zur Übersicht aller Unterhaltungen zurückzukehren. 5. Tippen Sie auf ein Suchergebnis, um die entsprechende Unterhaltung zu öffnen. So suchen Sie unter ios nach einer Unterhaltung: 1. Geben Sie im Modul Unterhaltungen einen vollständigen Suchbegriff oder nur einen Teil des Suchbegriffs in das Feld Suche ein, z. B. den Namen einer Gruppenunterhaltung. Die Suchergebnisse werden in einer Liste unterhalb des Suchfelds angezeigt. 2. Tippen Sie auf X, um das Suchfeld zu leeren und eine neue Suche zu starten. 3. Tippen Sie auf Abbrechen, um die Suche zu schließen und zur Übersicht aller Unterhaltungen zurückzukehren. 4. Tippen Sie auf ein Suchergebnis, um die entsprechende Unterhaltung zu öffnen. Seite 16 von 33

17 Eine Gruppenunterhaltung löschen Derzeit können Sie leider noch keine Unterhaltungen löschen. Sie haben jedoch die Möglichkeit, eine Unterhaltung zu verlassen (siehe auch "Eine Gruppenunterhaltung verlassen" auf Seite 14). Eine Nachricht aus einer Unterhaltung löschen Derzeit können Sie keine einzelnen Nachrichten aus einer Unterhaltung löschen. Eine Nachricht weiterleiten So leiten Sie eine Nachricht unter Android weiter: 1. Öffnen Sie im Modul Unterhaltungen die gewünschte Unterhaltung. 2. Tippen Sie lang auf die gewünschte Nachricht. 3. Tippen Sie oben rechts auf das Weiterleiten-Symbol. 4. Wählen Sie im Reiter einen oder mehrere Kontakte aus, an die Sie die Nachricht weiterleiten möchten. 5. Wählen Sie im Reiter eine oder mehrere bestehende Unterhaltungen aus, an die Sie die Nachricht weiterleiten möchten. 6. Tippen Sie am unteren Bildschirmrand auf Weiterleiten. So leiten Sie eine Nachricht unter ios weiter: 1. Öffnen Sie im Modul Unterhaltungen die gewünschte Unterhaltung. 2. Tippen Sie lang auf die gewünschte Nachricht. 3. Tippen Sie auf Weiterleiten. 4. Wählen Sie im Reiter Kontakte einen oder mehrere Kontakte aus, an die Sie die Nachricht weiterleiten möchten. 5. Wählen Sie im Reiter Unterhaltungen eine oder mehrere Unterhaltungen aus, an die Sie die Nachricht weiterleiten möchten. 6. Tippen Sie am unteren Bildschirmrand auf Weiterleiten. Eine Nachricht kopieren und einfügen 1. Öffnen Sie im Modul Unterhaltungen die gewünschte Unterhaltung. 2. Tippen Sie lang auf die gewünschte Nachricht. Tippen Sie unter Android oben rechts auf das Kopieren-Symbol. Tippen Sie unter ios auf Kopieren. 3. Wechseln Sie zur Unterhaltung, in die Sie die Nachricht einfügen möchten. Seite 17 von 33

18 4. Tippen Sie lang auf das Feld Nachricht schreiben. 5. Tippen Sie auf Einsetzen oder Einfügen. Der kopierte Text wird in das Feld eingefügt. 6. Tippen Sie auf, um die Nachricht abzuschicken. Größenbeschränkungen in Unterhaltungen Folgende Größenbeschränkungen gelten für Unterhaltungen in Eine einzelne Nachricht darf bis zu 3000 Zeichen umfassen. An einer Gruppenunterhaltung können sich bis zu 250 Nutzer beteiligen. Beim Dateiversand in Unterhaltungen sind bis zu 64 MB pro Datei erlaubt. Seite 18 von 33

19 Kontakte Alle Nutzer in Ihrem Teams erscheinen automatisch in den Kontakten. Sie können also direkt loslegen und eine Einzel- oder Gruppenunterhaltung beginnen. Hinweis: Wenn Sie ein Gastnutzer (siehe auch "Nutzer mit der Kennzeichnung Gast " auf Seite 20) sind, werden in Ihren Kontakten nur die Nutzer aufgeführt, von denen Sie bereits kontaktiert wurden. Nach einem Kontakt suchen In der Übersicht der Kontakte können Sie nach den folgenden Details zu einem Kontakt suchen: Vorname, Nachname und -Adresse. So suchen Sie unter Android nach einem Kontakt: 1. Tippen Sie im Modul Kontakte auf. 2. Geben Sie einen vollständigen Suchbegriff oder nur einen Teil des Suchbegriffs ein, z. B. den Vornamen. Die Suchergebnisse werden in einer Liste unterhalb des Suchfelds angezeigt. 3. Tippen Sie auf X, um das Suchfeld zu leeren und eine neue Suche zu starten. 4. Tippen Sie ein weiteres Mal auf X, um die Suche zu schließen und zur Übersicht aller Kontakte zurückzukehren. 5. Tippen Sie auf ein Suchergebnis, um den entsprechenden Kontakt zu öffnen. So suchen Sie unter ios nach einem Kontakt: 1. Geben Sie im Modul Kontakte einen vollständigen Suchbegriff oder nur einen Teil des Suchbegriffs in das Feld Suchen ein, z. B. den Vornamen. Die Suchergebnisse werden in einer Liste unterhalb des Suchfelds angezeigt. 2. Tippen Sie auf X, um das Suchfeld zu leeren und eine neue Suche zu starten. 3. Tippen Sie auf Abbrechen, um die Suche zu schließen und zur Übersicht aller Kontakte zurückzukehren. 4. Tippen Sie auf ein Suchergebnis, um den entsprechenden Kontakt zu öffnen. Kontakte sortieren Um Kontakte in Ihrer Kontaktliste schneller zu finden, können Sie sie nach Vor- und Nachnamen sortieren. Standardmäßig sind Ihre Kontakte nach Vornamen sortiert. So sortieren Sie Ihre Kontakte: 1. Öffnen Sie im Modul Kontakte das Sortiermenü. Tippen Sie unter Android auf. Seite 19 von 33

20 Tippen Sie unter ios auf. 2. Wählen Sie die gewünschte Sortieroption. 3. Speichern Sie Ihre Änderungen: Tippen Sie unter Android auf. Tippen Sie unter ios auf Fertig. Alle Kontakte werden jetzt neu sortiert. Ein Profilbild hinzufügen Sie können Ihrem Profil ein Bild hinzufügen. Die anderen Nutzer in Ihrem Team sehen dieses Bild in ihren Kontakten sowie neben allen Nachrichten, die Sie gesendet haben. So fügen Sie ein Profilbild hinzu: 1. Öffnen Sie die Einstellungen: Tippen Sie unter Android oben links auf, und wählen Sie Einstellungen. 2. Tippen Sie unter ios in der unteren Menüleiste auf. 3. Tippen Sie auf den Platzhalter für das Profilbild. 4. Fügen Sie ein Bild hinzu: Um ein vorhandenes Bild zu verwenden, tippen Sie auf Foto auswählen, undwählen Sie das gewünschte Bild aus der Bildergalerie Ihres Geräts aus. Tippen Sie zum Speichern Ihrer Änderungen auf das Häkchen. Um ein neues Foto aufzunehmen, tippen Sie auf Foto aufnehmen. Nutzer mit der Kennzeichnung Gast Gäste sehen zunächst keine anderen Nutzer in ihrem Team und können auch keine Unterhaltungen beginnen. Allerdings können alle Mitglieder im Team den Gast in ihren Kontakten finden und Einzel- oder Gruppenunterhaltungen mit dem Gast beginnen. Alle Teilnehmer an diesen Unterhaltungen werden dann zu den Kontakten des Gasts hinzugefügt. Mit diesen kann nun der Gast selbst neue Unterhaltungen beginnen. Tipp: Sie sind sich nicht sicher, ob Sie oder ein bestimmter Nutzer ein Gast sind? Schauen Sie mal in die Liste Ihrer Kontakte: Dort sind alle betreffenden Nutzer als Gast gekennzeichnet. Seite 20 von 33

21 Einstellungen In den Einstellungen können Sie die App an Ihre persönlichen Anforderungen anpassen. Ein Profilbild hinzufügen Sie können Ihrem Profil ein Bild hinzufügen. Die anderen Nutzer in Ihrem Team sehen dieses Bild in ihren Kontakten sowie neben allen Nachrichten, die Sie gesendet haben. So fügen Sie ein Profilbild hinzu: 1. Öffnen Sie die Einstellungen: Tippen Sie unter Android oben links auf, und wählen Sie Einstellungen. 2. Tippen Sie unter ios in der unteren Menüleiste auf. 3. Tippen Sie auf den Platzhalter für das Profilbild. 4. Fügen Sie ein Bild hinzu: Um ein vorhandenes Bild zu verwenden, tippen Sie auf Foto auswählen, undwählen Sie das gewünschte Bild aus der Bildergalerie Ihres Geräts aus. Tippen Sie zum Speichern Ihrer Änderungen auf das Häkchen. Um ein neues Foto aufzunehmen, tippen Sie auf Foto aufnehmen. Ein Profilbild löschen 1. Öffnen Sie die Einstellungen: Tippen Sie unter Android oben links auf, und wählen Sie Einstellungen. Tippen Sie unter ios in der unteren Menüleiste auf. 2. Tippen Sie auf Ihr derzeitiges Profilbild. 3. Tippen Sie auf Foto löschen. In den Einstellungen und neben den Nachrichten, die Sie geschrieben haben, wird nun anstatt Ihres Profilbilds ein Platzhalter angezeigt. Das Account-Passwort ändern Zum Schutz Ihres Accounts gegen unberechtigten Zugriff oder die Nutzung Dritter empfehlen wir Ihnen, Ihr Account-Passwort regelmäßig zu ändern. So ändern Sie Ihr Account-Passwort: 1. Öffnen Sie das Kundenportal auf Seite 21 von 33

22 2. Geben Sie Ihre registrierte -Adresse und Ihr jetziges Account-Passwort ein. Tippen Sie dann auf Anmelden. 3. Wählen Sie in der Navigationsleiste des Kundenportals Account-Passwort ändern. 4. Geben Sie Ihr altes Account-Passwort ein. Geben Sie dann Ihr neues Passwort ein und bestätigen dieses. 5. Tippen Sie auf OK. Bei der nächsten Anmeldung müssen Sie Ihr neues Account-Passwort eingeben. ginlo mit einem Zugangscode schützen Sie können einen Zugangscode festlegen, um den Zugriff auf Ihre App zu schützen. Wenn Sie einen Zugangscode festlegen, müssen Sie diesen eingeben, um die App beim Start zu entsperren und um auf die Sicherheitseinstellungen in der App zuzugreifen. So aktivieren Sie einen Zugangscode: 1. Öffnen Sie die Einstellungen: Tippen Sie unter Android oben links auf, und wählen Sie Einstellungen. Tippen Sie unter ios in der unteren Menüleiste auf. 2. Tippen Sie auf Sicherheitseinstellungen und dann auf Zugangscode aktivieren. So vergeben Sie einen einfachen Zugangscode: Geben Sie einen 4-stelligen Zugangscode ein und wiederholen diesen. So vergeben Sie einen komplexen Zugangscode: Tippen Sie auf Komplexen Zugangscode vergeben. Geben Sie einen Zugangscode ein, der aus 4 oder mehr alphanumerischen Zeichen besteht, und wiederholen diesen. Tippen Sie auf OK. Den ginlo Zugangscode deaktivieren 1. Öffnen Sie die Einstellungen: Tippen Sie unter Android oben links auf, und wählen Sie Einstellungen. Tippen Sie unter ios in der unteren Menüleiste auf. 2. Tippen Sie auf Sicherheitseinstellungen. 3. Geben Sie den aktuellen Zugangscode ein. 4. Tippen Sie auf Zugangscode ausschalten. Sie werden dann nicht mehr nach dem Zugangscode gefragt, wenn Sie starten. Seite 22 von 33

23 Ein Schlüssel-Backup erstellen Mit Ihrem persönlichen Schlüssel werden all Ihre Nachrichten in verschlüsselt. Er wird auf Ihrem Erstgerät erzeugt, wenn Sie Ihren Account erstellen. Sie brauchen eine Kopie Ihres Schlüssels auf jedem neuen Gerät. Die Übertragung funktioniert am einfachsten, wenn Sie auf Ihrem Erstgerät ein Schlüssel-Backup erstellen, aus dem Sie den Schlüssel dann in ein anderes Gerät importieren. Mit einem solchen Backup können Sie neue Geräte einrichten, ohne Ihren Administrator um Hilfe bitten zu müssen. So erstellen Sie ein Schlüssel-Backup: 1. Öffnen Sie die Einstellungen: Tippen Sie unter Android oben links auf, und wählen Sie Einstellungen. Tippen Sie unter ios in der unteren Menüleiste auf. 2. Tippen Sie auf Sicherheitseinstellungen und dann auf Schlüssel-Backup erstellen. 3. Geben Sie eine Schlüssel-Passphrase ein, und bestätigen Sie diese. 4. Tippen Sie auf Schlüssel-Passphrase vergeben. Diese Schlüssel-Passphrase schützt Ihr Backup vor unberechtigtem Zugriff. Ihr Schlüssel wird nun auf den ginlo Server hochgeladen. Um ihn in ein neues Gerät zu importieren, müssen Sie einfach nur die Schlüssel-Passphrase eingeben, wenn Sie sich auf dem Gerät anmelden. Die Schlüssel-Passphrase ändern Sie können Ihre Schlüssel-Passphrase nur ändern, wenn Sie die App noch auf einem Ihrer Geräte haben. Dann können Sie ein neues Schlüssel-Backup (siehe auch "Ein Schlüssel-Backup erstellen" auf Seite 23) mit einer neuen Schlüssel-Passphrase erstellen. So ändern Sie Ihre Schlüssel-Passphrase: 1. Öffnen Sie die Einstellungen: Tippen Sie unter Android oben links auf, und wählen Sie Einstellungen. Tippen Sie unter ios in der unteren Menüleiste auf. 2. Tippen Sie auf Sicherheitseinstellungen und dann auf Schlüssel-Passphrase ändern. 3. Vergeben Sie eine neue Schlüssel-Passphrase, und bestätigen Sie diese. Hinweis: Wir empfehlen Ihnen, eine sichere und individuelle Schlüssel-Passphrase zu verwenden, die zum Beispiel Großbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen enthält. Ihr Schlüssel-Backup ist nun mit Ihrer neuen Schlüssel-Passphrase geschützt. Das aktualisierte Schlüssel-Backup wird nun auf den ginlo Server hochgeladen. Seite 23 von 33

24 Die App sperren Wenn Sie einen Zugangscode für vergeben haben, wird die App beim Beenden automatisch gesperrt, sodass Sie den Zugangscode beim nächsten Start der App eingeben müssen. Sie können die App auch manuell sperren, d. h., ohne sie zu beenden. So sperren Sie die App manuell: 1. Öffnen Sie die Einstellungen: Tippen Sie unter Android oben links auf, und wählen Sie Einstellungen. Tippen Sie unter ios in der unteren Menüleiste auf. 2. Tippen Sie auf App sperren. Die App wird sofort gesperrt, und der Bildschirm für die Eingabe des Zugangscodes wird angezeigt. Support bekommen Wenn Sie Fragen zu haben oder wenn s mal zwickt und die App nicht so will, wie Sie es möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator. Ihr Administrator fragt Sie dann eventuell nach der Logdatei Ihrer App, die Sie ihm per schicken können (siehe auch "Logdatei der App senden" auf Seite 24). Die Logdatei der App wird von der -Adresse aus geschickt, die Sie auf dem jeweiligen Gerät nutzen. Wenn Ihre App einmal abstürzt oder nicht mehr reagiert, können Sie entscheiden, ob Sie einen Absturzbericht senden wollen. Dieser enthält die Informationen zur Ursache des Absturzes, z. B. einen Fehler oder unerwartetes Verhalten. Der Absturzbericht wird im Hintergrund gesendet. Er hilft unseren Entwicklern dabei, die Ursache des Absturzes ausfindig zu machen. Logdatei der App senden Hinweis: Die Logdatei wird von der -Adresse aus gesendet, die Sie auf dem jeweiligen Gerät nutzen. 1. Öffnen Sie die Einstellungen: Tippen Sie unter Android oben links auf, und wählen Sie Einstellungen. Tippen Sie unter ios in der unteren Menüleiste auf. 2. Tippen Sie auf Support bekommen. 3. Tippen Sie auf der Seite Support auf Logdatei jetzt senden. 4. Wählen Sie die gewünschte Mail-App. Eine neue wird geöffnet. Sie enthält bereits die -Adresse Ihres Administrators und die Logdatei der App als Anhang. 5. Wenn Sie mögen, können Sie noch eine Beschreibung des Problems oder Fehlers eingeben. Tippen Sie dann auf Senden. Seite 24 von 33

25 Die Logdatei Ihrer App wird nun an Ihren Administrator geschickt. Sie enthält die folgenden Informationen: App-Name App-Version Hersteller-ID (Geräte-ID) Mono-Version Version des Betriebssystems Gerätemodell Request-ID und Endpunkt aller fehlgeschlagenen Serveraufrufe IDs eingegangener und gesendeter Nachrichten Aufgerufene Seiten Aktionen des Nutzers (angetippte Buttons oder Icons) Absturzbericht der App senden Wenn Ihre App zum ersten Mal abstürzt oder nicht mehr reagiert, werden Sie gefragt, ob Sie einen Absturzbericht an Brabbler schicken wollen. Wenn Sie dem zustimmen, wird bei jedem weiteren Absturz der App ein Absturzbericht an Brabbler geschickt. Wenn Sie später Ihre Meinung ändern, können Sie Ihre Zustimmung jederzeit in den Einstellungen wieder rückgängig machen. Der Absturzbericht wird im Hintergrund gesendet und enthält keine persönlichen Informationen. Weitere Infos zum Umgang mit Ihren Daten und zum Datenschutz finden Sie im Privacy Whitepaper ( So aktivieren/deaktivieren Sie das Senden eines Absturzberichts: 1. Öffnen Sie die Einstellungen: Tippen Sie unter Android oben links auf, und wählen Sie Einstellungen. Tippen Sie unter ios in der unteren Menüleiste auf. 2. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Option Absturzbericht senden. Seite 25 von 33

26 zurücksetzen Wenn Sie die App zurücksetzen wollen, z. B. weil Sie Ihren Zugangscode vergessen haben, müssen Sie die App deinstallieren und danach neu installieren und wieder einrichten. Hinweis: Erstellen Sie ein Backup Ihres Schlüssels (siehe auch "Ein Schlüssel-Backup erstellen" auf Seite 23), bevor Sie die App zurücksetzen. Damit können Sie die App hinterher wieder ganz einfach und auch ohne die Hilfe Ihres Administrators einrichten. neu installieren On your Android smartphone, go to the Play Store, and install the app. Wechseln Sie auf Ihrem iphone in den App Store, und installieren Sie sich die App. Anmelden nach der Neuinstallation 1. Starten Sie und tippen Sie auf Anmelden. 2. Geben Sie Ihre -Adresse und Ihr Account-Passwort ein. Tippen Sie dann auf Anmelden. 3. Um Ihre bestehenden Inhalte zu laden, importieren Sie Ihren persönlichen Schlüssel. Hinweis: Beim Zurücksetzen der App wurde Ihr persönlicher Schlüssel von diesem Gerät entfernt. Sie können ihn wieder importieren, wenn Sie vorher ein Backup erstellt haben (siehe auch "Ein Schlüssel-Backup erstellen" auf Seite 23). Geben Sie dazu die Schlüssel-Passphrase ein, die Sie beim Erstellen des Backups vergeben haben. Wenn Sie fertig sind, werden all Ihre bestehenden Inhalte angezeigt, und Sie können die App wie gewohnt nutzen. Was kann ich tun, wenn ich kein Schlüssel-Backup habe oder mein Schlüssel-Passphrase vergessen habe? Keine Sorge: In diesem Fall können Sie von Ihrem Administrator eine Kopie Ihres Schlüssels anfordern (siehe auch "Eine Kopie Ihres Schlüssels anfordern" auf Seite 26). Eine Kopie Ihres Schlüssels anfordern Wenn Sie die App auf einem neuen Gerät einrichten wollen, müssen Sie dabei auch eine Kopie Ihres persönlichen Schlüssels importieren. Wenn Sie kein Backup haben, aus dem Sie den Schlüssel importieren können, oder wenn Sie Ihre Schlüssel-Passphrase vergessen haben, können Sie bei Ihrem Administrator Hilfe anfordern. Ihr Administrator kann dann eine Kopie Ihres persönlichen Schlüssels direkt auf Ihr neues Gerät übertragen. So fordern Sie eine Kopie Ihres Schlüssels an: 1. Öffnen Sie die App auf dem neuen Gerät, und tippen Sie auf Anmelden. 2. Geben Sie Ihre -Adresse und Ihr Account-Passwort ein. Tippen Sie dann auf Anmelden. Seite 26 von 33

27 3. Tippen Sie auf Hilfe anfordern und dann auf Anfrage senden. Ihr Administrator wird benachrichtigt und kann jetzt eine Kopie Ihres persönlichen Schlüssels auf Ihr neues Gerät übertragen. Hinweis: Aus Sicherheitsgründen kann es sein, dass der Administrator erst einmal bei Ihnen nachfragt, z. B. per Telefon oder , um sich zu vergewissern, dass die Anfrage wirklich von Ihnen (und nicht von einem Angreifer) kommt. 4. Wenn der Administrator fertig ist, werden Sie per benachrichtigt. 5. Tippen Sie in der App auf Weiter. Dann sind Sie startklar und können die App wie gewohnt nutzen. Tipp: Wir empfehlen Ihnen, ein Backup Ihres Schlüssels zu erstellen (siehe auch "Ein Schlüssel-Backup erstellen" auf Seite 23). Dann müssen Sie Ihren Administrator nicht mehr um Hilfe bitten, wenn Sie das nächste Mal ein neues Gerät aufsetzen wollen. Seite 27 von 33

28 ginlo auf einem Zweitgerät einrichten Sie können auf bis zu 5 Geräten nutzen. auf einem weiteren Gerät installieren Wechseln Sie auf Ihrem Android-Smartphone in den Play Store, und installieren Sie sich App. Wechseln Sie auf Ihrem iphone in den App Store, und installieren Sie sich die App. Anmelden in auf einem Zweitgerät 1. Starten Sie und tippen Sie auf Anmelden. 2. Geben Sie Ihre -Adresse und Ihr Account-Passwort ein. Tippen Sie dann auf Anmelden. 3. Um Ihre bestehenden Inhalte zu laden, importieren Sie Ihren persönlichen Schlüssel. Hinweis: Ihr persönlicher Schlüssel ist auf Ihrem Erstgerät gespeichert. Sie können ihn in Ihr neues Gerät importieren, wenn Sie ein Backup erstellt haben (siehe auch "Ein Schlüssel-Backup erstellen" auf Seite 23). Geben Sie dazu die Schlüssel-Passphrase ein, die Sie beim Erstellen des Backups vergeben haben. Wenn Sie fertig sind, werden all Ihre bestehenden Inhalte angezeigt, und Sie können die App wie gewohnt nutzen. Was kann ich tun, wenn ich kein Schlüssel-Backup habe oder mein Schlüssel-Passphrase vergessen habe? Keine Sorge: In diesem Fall können Sie von Ihrem Administrator eine Kopie Ihres Schlüssels anfordern (siehe auch "Eine Kopie Ihres Schlüssels anfordern" auf Seite 26). Eine Kopie Ihres Schlüssels anfordern Wenn Sie die App auf einem neuen Gerät einrichten wollen, müssen Sie dabei auch eine Kopie Ihres persönlichen Schlüssels importieren. Wenn Sie kein Backup haben, aus dem Sie den Schlüssel importieren können, oder wenn Sie Ihre Schlüssel-Passphrase vergessen haben, können Sie bei Ihrem Administrator Hilfe anfordern. Ihr Administrator kann dann eine Kopie Ihres persönlichen Schlüssels direkt auf Ihr neues Gerät übertragen. So fordern Sie eine Kopie Ihres Schlüssels an: 1. Öffnen Sie die App auf dem neuen Gerät, und tippen Sie auf Anmelden. 2. Geben Sie Ihre -Adresse und Ihr Account-Passwort ein. Tippen Sie dann auf Anmelden. 3. Tippen Sie auf Hilfe anfordern und dann auf Anfrage senden. Ihr Administrator wird benachrichtigt und kann jetzt eine Kopie Ihres persönlichen Schlüssels auf Ihr neues Gerät übertragen. Seite 28 von 33

29 Hinweis: Aus Sicherheitsgründen kann es sein, dass der Administrator erst einmal bei Ihnen nachfragt, z. B. per Telefon oder , um sich zu vergewissern, dass die Anfrage wirklich von Ihnen (und nicht von einem Angreifer) kommt. 4. Wenn der Administrator fertig ist, werden Sie per benachrichtigt. 5. Tippen Sie in der App auf Weiter. Dann sind Sie startklar und können die App wie gewohnt nutzen. Tipp: Wir empfehlen Ihnen, ein Backup Ihres Schlüssels zu erstellen (siehe auch "Ein Schlüssel-Backup erstellen" auf Seite 23). Dann müssen Sie Ihren Administrator nicht mehr um Hilfe bitten, wenn Sie das nächste Mal ein neues Gerät aufsetzen wollen. Seite 29 von 33

30 Ein vergessenes Passwort zurücksetzen Sie haben Ihr Account-Passwort, Ihre Schlüssel-Passphrase oder Ihren Zugangscode vergessen? Hier erfahren Sie, was Sie jetzt tun können. Das Account-Passwort zurücksetzen 1. Wählen Sie auf der Anmeldeseite der App oder des Kundenportals (work.ginlo.net) die Option Account-Passwort vergessen? Tipp: Sie können das Account-Passwort auch in der App über das Menü Einstellungen > Sicherheitseinstellungen zurücksetzen. 2. Geben Sie die -Adresse ein, mit der Sie sich bei registriert haben, und wählen Sie Senden. 3. Klicken Sie auf den Link in der , die wir an Ihre -Adresse geschickt haben. Damit stellen wir sicher, dass Sie (und nicht ein Angreifer) Ihr Passwort ändern. 4. Vergeben Sie ein neues Account-Passwort, und bestätigen Sie es. Hinweis: Wir empfehlen Ihnen, ein sicheres und individuelles Passwort zu verwenden, das zum Beispiel Großbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen enthält. 5. Wählen Sie Senden. Auf der Anmeldeseite können Sie sich jetzt mit Ihrem neuen Account-Passwort anmelden. Die Schlüssel-Passphrase zurücksetzen Wenn Sie Ihre Schlüssel-Passphrase vergessen haben, können Sie sie nur zurücksetzen, wenn Sie die App noch auf einem Ihrer Geräte installiert haben. Dann können Sie ein neues Schlüssel-Backup (siehe auch "Ein Schlüssel-Backup erstellen" auf Seite 23) mit einer neuen Schlüssel-Passphrase erstellen. Andernfalls können Sie von Ihrem Administrator eine Kopie Ihres Schlüssels anfordern (siehe auch "Eine Kopie Ihres Schlüssels anfordern" auf Seite 26). So setzen Sie Ihre Schlüssel-Passphrase zurück: 1. Öffnen Sie die Einstellungen: Tippen Sie unter Android oben links auf, und wählen Sie Einstellungen. Tippen Sie unter ios in der unteren Menüleiste auf. 2. Tippen Sie auf Sicherheitseinstellungen und dann auf Schlüssel-Passphrase ändern. 3. Vergeben Sie eine neue Schlüssel-Passphrase, und bestätigen Sie diese. Hinweis: Wir empfehlen Ihnen, eine sichere und individuelle Schlüssel-Passphrase zu verwenden, die zum Beispiel Großbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen enthält. 4. Tippen Sie auf Schlüssel-Passphrase vergeben. Ihr Schlüssel-Backup ist nun mit Ihrer neuen Schlüssel-Passphrase geschützt. Seite 30 von 33

31 Den Zugangscode zurücksetzen Der Zugangscode dient dazu, die App beim Start zu entsperren. Wenn Sie Ihren Zugangscode vergessen haben, müssen Sie die App leider löschen und neu installieren. Hinweis: Wenn Sie ein Backup Ihres Schlüssels erstellt haben (siehe auch "Ein Schlüssel-Backup erstellen" auf Seite 23), können Sie Ihre ginlo Inhalte nach der Neuinstallation wiederherstellen. Seite 31 von 33

32 Glossar Account-Passwort Das Account-Passwort schützt Ihren Account vor unberechtigtem Zugriff. Sie müssen sich in den folgenden Fällen mit diesem Passwort authentifizieren: Sie möchten auf einem anderen Gerät verwenden. Sie möchten sich im Kundenportal (work.ginlo.net) anmelden, um Ihre Account-Daten zu verwalten. Hinweis: Wir empfehlen Ihnen, ein sicheres und individuelles Passwort zu verwenden, das zum Beispiel Großbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen enthält. Schlüssel und Schlüssel-Backup Mit Ihrem persönlichen Schlüssel werden all Ihre Nachrichten in verschlüsselt. Er wird auf Ihrem Erstgerät erzeugt, wenn Sie Ihren Account erstellen. Sie brauchen eine Kopie Ihres Schlüssels auf jedem neuen Gerät. Die Übertragung funktioniert am einfachsten, wenn Sie auf Ihrem Erstgerät ein Schlüssel-Backup erstellen, aus dem Sie den Schlüssel dann in ein anderes Gerät importieren. Mit einem solchen Backup können Sie neue Geräte einrichten, ohne Ihren Administrator um Hilfe bitten zu müssen. Sie müssen dann einfach nur die Schlüssel-Passphrase (siehe Seite 32) eingeben, wenn Sie sich auf einem neuen Gerät anmelden. Weitere Informationen zur Erzeugung des Schlüssels und zur Verschlüsselung bei finden Sie im Security Whitepaper ( Schlüssel-Passphrase Die Schlüssel-Passphrase ist das Passwort, das Sie beim Erstellen Ihres Schlüssel-Backups festgelegt haben. Sie müssen diese Passphrase eingeben, wenn Sie Ihr Gerät verloren haben und ein neues aufsetzen möchten, oder wenn Sie zusätzliche Geräte zu Ihrem Account hinzufügen möchten. Verwahren Sie die Passphrase deshalb an einem sicheren Ort. Hinweis: Wir empfehlen Ihnen, eine sichere und individuelle Schlüssel-Passphrase zu verwenden, die zum Beispiel Großbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen enthält. Wenn Sie Ihre Schlüssel-Passphrase vergessen haben und daher keinen Zugriff mehr auf Ihr Schlüssel-Backup haben, können Sie von Ihrem Administrator eine Kopie Ihres Schlüssels anfordern (siehe auch "Eine Kopie Ihres Schlüssels anfordern" auf Seite 26). Seite 32 von 33

33 Zugangscode Sie können einen Zugangscode festlegen, um den Zugriff auf Ihre App zu schützen. Wenn Sie einen Zugangscode festlegen, müssen Sie diesen eingeben, um die App beim Start zu entsperren und um auf die Sicherheitseinstellungen in der App zuzugreifen. Sie können zwischen einem einfachen, 4-stelligen Zugangscode oder einem komplexen Code wählen, der aus 4 oder mehr alphanumerischen Zeichen bestehen muss. Nutzerrollen Ein Nutzer in kann eine der folgenden Rollen haben: Mitglied: Mitglieder können alle anderen Nutzer in ihrem Team sehen und mit diesen kommunizieren. Diese Rolle wird typischerweise internen Mitarbeitern zugewiesen. Gast: Gäste sehen zunächst keine anderen Nutzer in ihrem Team und können auch keine Unterhaltungen beginnen. Allerdings können alle Mitglieder im Team den Gast in ihren Kontakten finden und Einzel- oder Gruppenunterhaltungen mit dem Gast beginnen. Alle Teilnehmer an diesen Unterhaltungen werden dann zu den Kontakten des Gasts hinzugefügt. Mit diesen kann nun der Gast selbst neue Unterhaltungen beginnen. Diese Rolle wird typischerweise externen Kommunikationspartnern zugewiesen, z. B. Kunden oder Dienstleistern, die nur Kontakt zu bestimmten Nutzern in Ihrem Unternehmen brauchen. Tipp: Sie sind sich nicht sicher, welche Rolle Sie haben? Schauen Sie mal in die Liste Ihrer Kontakte: Wenn Sie ein Gast sind, finden Sie die Kennzeichnung Gast neben Ihrem Namen. Ist keine Kennzeichnung vorhanden, sind Sie ein Mitglied. Seite 33 von 33

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