Anleitung zur App Termine planen

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1 Anleitung zur App Termine planen

2 Inhalt Inhalt 1 Grundlagen Listenansicht aller für Sie verfügbaren Prüfer- und Stellvertreterinnen-Rollen Anlegen von Prüfungsterminen Einzeltermin anlegen Erläuterungen zu den Formularfeldern, Einzeltermin Reihentermin anlegen Erläuterungen zu den Formularfeldern, Reihentermin Bearbeiten und Detailansicht angelegter Prüfungen Detailansicht von Einzel- und Reihenterminen Detailansicht von Einzelterminen Detailansicht von Reihenterminen Bearbeiten von Einzel- und Reihenterminen Einzeltermin bearbeiten Reihentermin bearbeiten Bemerkungen bearbeiten Reihentermin kopieren Übersicht drucken Dokumente drucken Vorbehalte prüfen Löschen Blockieren Studierende verschieben Stand: i

3 Grundlagen 1 Grundlagen Sie erhalten eine Einführung in die Anwendung "Termine planen" und den Funktionen, die Ihnen diese App bietet. Voraussetzungen für diese Lektion Grundkenntnisse in der Nutzung von tuport Mit der Anwendung Termine planen bieten Sie Prüfungen für ein bestimmtes Semester an. Sie können einzelne Prüfungstermine (z.b. Klausuren) oder Reihentermine (z.b. mündliche Prüfungen) planen. Zudem ist es möglich semesterbegleitende Termine (ohne festes Datum) zu planen. Angelegte Prüfungstermine können bearbeitet und Details eingesehen werden. In den verschiedenen Ansichten stehen Ihnen Hilfebuttons für Verfügung. Hinweise zur 2 Listenansicht aller für Sie verfügbaren Prüfer- und Stellvertreterinnen-Rollen In der Startansicht erhalten Sie über die Listenansicht (links, s. Abb. 1) einen Überblick aller Personen mit denen Sie verknüpft sind. Abb. 1: Links: Auswahlliste der Prüfer- bzw. Stellvertreterinnen-Rollen; rechts: Übersichtsliste der Prüfungen eines Prüfenden Nach Auswahl eines Prüfenden erscheint eine Übersichtsliste aller Prüfungen des Prüfenden im ausgewählten Semester (rechts, s. Abb. 1). Diese Seite ist nun Ausgang für die verschiedenen Funktionen der App. Stand: / 11

4 3 Anlegen von Prüfungsterminen Für das Anlegen von Prüfungsangeboten stehen zwei Optionen zur Auswahl: Einzeltermin anlegen (z.b. Klausuren) Reihentermin anlegen (z.b. mündliche Prüfungen) Anlegen von Prüfungsterminen Durch Klick auf einen der Button in der Aktionsleiste (Abb. 2) gelangen Sie zu den jeweiligen Unterseiten zum Einrichten der Termine. Abb. 2: Buttons zum Anlegen von Prüfungsterminen in der Übersichtsliste Stand: / 11

5 3.1 Einzeltermin anlegen Anlegen von Prüfungsterminen HINWEIS: Vor dem Anlegen eines Einzeltermins wählen Sie bitte über den entsprechenden Filter in der Übersichtsliste das gewünschte Semester aus (s. Abb. 2.). Nach dem Klicken auf Einzeltermin anlegen öffnet sich eine Auswahlliste der verfügbaren Prüfungen. Wählen Sie die gewünschte Modulprüfung durch Klick auf die jeweilige Prüfung aus. Abb. 3: Liste der Modulprüfungen beim Anlegen eines Einzeltermins HINWEIS: Vermissen Sie Modulprüfungen in der Liste, fehlen entsprechende Rechte für den ausgewählten Prüfer. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihre Fachgebietsleitung bzw. Fakultät. Nach Auswahl der Modulprüfung öffnet sich das Fenster Einzeltermin anlegen. Hier können Sie alle benötigten Eingaben vornehmen. Die mit * markierten Felder sind Pflichtfelder. Stand: / 11

6 Anlegen von Prüfungsterminen Abb. 4: Formular "Einzeltermin anlegen" Erläuterungen zu den Formularfeldern, Einzeltermin Nachfolgend werden alle Felder (Abb. 4) erläutert: Prüfung: o vorbelegt mit der soeben getätigten Vorauswahl o kann nicht editiert werden Semester: o vorbelegt mit ausgewähltem Semester Prüfungsform o entsprechend der Modulprüfungsbeschreibung vorbelegt o kann nicht editiert werden Prüfungsdatum: o gewünschtes Datum entsprechend der Formatvorlage oder mittels Kalender eintragen o oder bei semesterbegleitenden Prüfungen frei lassen Prüfungsbeginn/-ende: Stand: / 11

7 Anlegen von Prüfungsterminen o gewünschte Uhrzeit entsprechend der Formatvorlage oder mittels Auswahl eintragen bzw. offen lassen bei semesterbegleitenden Prüfungen Kapazität: o muss mindestens 1 sein Prüfende: o vorbelegt mit gewähltem Prüfenden (s. 2) o weitere Prüfer sind ausschließlich über die Auswahlseite wählbar o Prüfende können auch gelöscht werden Raum: o Aktuell steht die Raumauswahl noch nicht zur Verfügung. Sie können diese Information jedoch unter den Anmerkungen angeben. Anmeldebeginn/-ende: o abhängig von der Prüfungsform und Prüfungsdatum, gemäß den Vorgaben der Allgemeinen Studien- und Prüfungsordnung (AllgStuPO) vorbelegt o gewünschtes Datum entsprechend der Formatvorlage oder mittels Kalender editierbar Abmeldeende: o entsprechend des Prüfungsdatums gemäß den Vorgaben der AllgStuPO vorbelegt o nur für Portfolioprüfungen und praktischen Prüfungen editierbar Individueller Text Prüfungsangebot Deutsch/Englisch: o mögliche Eintragung von besonderen Spezifika der Prüfung möglich. Derzeit können die Studierenden diese Information noch nicht einsehen. Interne Notizen Deutsch/Englisch: o für die interne Organisation nutzbar o nur sichtbar für das Fachgebiet und dem Prüfungsamt, für Studierende ist es nicht sichtbar Anmerkungen Deutsch/Englisch: o für prüfungs- und terminspezifische Hinweise o für Studierende sichtbar Prüfungsergebnisbesprechung Deutsch/Englisch: o gewünschten Termin und Ort für die Einsicht eintragen o für Studierende sichtbar. HINWEIS: Abhängig von der gewählten Sprache bei der Portalanmeldung, werden den Studierenden die deutschen oder englischen Bemerkungen angezeigt. Stand: / 11

8 3.2 Reihentermin anlegen Anlegen von Prüfungsterminen Klicken Sie auf Reihentermin anlegen. Als nächstes öffnet sich das Fenster Reihentermin anlegen. Hier können Sie alle benötigten Eingaben vornehmen. Abb. 5: Formular "Reihentermin anlegen" Die mit * markierten Felder sind Pflichtfelder Erläuterungen zu den Formularfeldern, Reihentermin Nachfolgend werden alle Felder (Abb. 5) erläutert: Semester: o vorbelegt mit dem aktuellen Semester o kann beliebig mittels Auswahlmenü verändert werden Prüfungsform o kann beliebig mittels Auswahlmenü verändert werden HINWEIS: Die Prüfungsform muss gemäß den Vorgaben der AllgStuPO mit der (weiter unten) gewählten Modulprüfung übereinstimmen!!! Prüfungsdatum: o gewünschtes Datum entsprechend der Formatvorlage oder mittels Kalender eintragen Startzeit erste Prüfung / Spätestes Ende letzte Prüfung: Stand: / 11

9 Anlegen von Prüfungsterminen o gewünschte Uhrzeit entsprechend der Formatvorlage oder mittels Auswahl eintragen Prüfungsdauer: o legen Sie entsprechend der Formatvorlage die gewünschte Dauer der einzelnen Termine (Prüfungsintervalle, auch Slots genannt) fest Pausendauer: o legen Sie entsprechend der Formatvorlage die gewünschte Dauer der jeweiligen Pause zwischen den einzelnen Termine fest Kapazität pro Termin: o muss mindestens 1 sein HINWEIS: Die Prüfungsdauer, Pausen und Kapazitäten können für alle Termine eines Reihentermins nur einheitlich angelegt werden!!! (Längere Pausen wie z.b. Mittagspausen können durch das Blockieren einzelner Termine (in der Übersichtsseite, s ) erzeugt werden.) Prüfungen: o ausschließlich auf der Auswahlseite wählbar HINWEIS: Auf der Auswahlseite erscheinen nur die Modulprüfungen, deren Prüfungsform mit der gewählten (s. oben) übereinstimmt!!! o auf der Auswahlseite können mehrere Modulprüfungen gewählt werden Raum: o Aktuell steht die Raumauswahl noch nicht zur Verfügung. Sie können diese Information jedoch unter den Anmerkungen angeben. Anmeldebeginn/-ende: o abhängig von der Prüfungsform und Prüfungsdatum, gemäß den Vorgaben der AllgStuPO vorbelegt o gewünschtes Datum entsprechend der Formatvorlage oder mittels Kalender editierbar Abmeldeende: o entsprechend des Prüfungsdatums gemäß den Vorgaben der AllgStuPO vorbelegt o ggf. bei einigen Prüfungsformen editierbar Anmerkungen Deutsch/Englisch: o für prüfungs- und terminspezifische Hinweise o für Studierende sichtbar Prüfungsergebnisbesprechung Deutsch/Englisch: o gewünschten Termin und Ort für die Einsicht eintragen o für Studierende sichtbar. HINWEIS: Abhängig von der gewählten Sprache bei der Portalanmeldung, werden den Studierenden die deutschen oder englischen Bemerkungen angezeigt. Stand: / 11

10 Bearbeiten und Detailansicht angelegter Prüfungen 4 Bearbeiten und Detailansicht angelegter Prüfungen Abb. 6: Übersichtsliste aller angelegten Prüfungen In der Übersichtsliste ist das laufende Semester vorausgewählt. Sie können die Ansicht auch nach einzelnen oder mehreren, vergangenen oder zukünftigen Semestern beliebig mittels des Buttons Filter nach Semester (Abb. 6) filtern. Durch weitere, individuelle Filter in den Spalten Prüfung und Studierende lässt sich die Ansicht weiterhin anpassen. Reihentermine werden schwarz, Einzeltermine werden blau angezeigt. Von dieser Seite gelangen Sie in die Detailansicht, Bearbeitung von Einzel- und Reihenterminen. Die Erstellung wurde in den Kapiteln 3.1 und 3.2 erläutert. 4.1 Detailansicht von Einzel- und Reihenterminen Details zu den auf den Terminen gebuchten Studierenden werden in Abhängigkeit, ob ein Reihen- oder Einzeltermin vorliegt, durch leicht unterschiedliche Operationen sichtbar Detailansicht von Einzelterminen Einzeltermine können direkt angeklickt werden Detailansicht von Reihenterminen Reihentermine müssen zunächst aufgeklappt werden: Dafür stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Alles aufklappen (s. oben rechts in Übersichtsliste, Abb. 6) oder Knoten expandieren (s. linke Spalte Prüfungsdatum, ebenda) Nach dem Aufklappen der Reihentermine erscheinen die einzelnen Prüfungsintervalle (auch Slots genannt) ebenfalls blau und können direkt angeklickt werden. Stand: / 11

11 Bearbeiten und Detailansicht angelegter Prüfungen 4.2 Bearbeiten von Einzel- und Reihenterminen Zum Bearbeiten der Prüfungsdatensätze stehen Ihnen folgende Icons (Symbole) zur Auswahl: Abb. 7: Icons (Symbole) zu Bearbeitung der Prüfungsdatensätze HINWEIS: Ein Icon wird nur angezeigt, wenn seine Funktion jeweils zulässig ist Einzeltermin bearbeiten Das Symbol Stift in der Zeile eines Einzeltermins ( Einzeltermin bearbeiten ) öffnet die gleich lautende Unterseite. In diesem Web-Formular können alle schwarz beschrifteten Zeilen editiert werden. Es gelten gleiche Hinweise wie zum Anlegen eines Einzeltermins (s. 3.1) Reihentermin bearbeiten Das Symbol Stift in der Zeile eines Reihentermins ( Reihentermin bearbeiten ) öffnet die gleich lautende Unterseite. In diesem Web-Formular können alle schwarz beschrifteten Zeilen editiert werden. Es gelten gleiche Hinweise wie zum Anlegen eines Reihentermins (s. 3.2) Bemerkungen bearbeiten Das Symbol Stift in der Zeile eines Zeitintervalls (Slots) eines Reihentermins ( Bemerkungen bearbeiten ) öffnet die gleich lautende Unterseite. In diesem Web-Formular können lediglich die Bemerkungen wie z.b. Anmerkungen und Prüfungsergebnisbesprechungen eingetragen werden. Die hier eingetragenen Bemerkungen sind nur für diesen Slot sichtbar Reihentermin kopieren Das Symbol Kopieren in der Zeile eines Reihentermins ( Reihentermin kopieren ) öffnet die Unterseite zum Anlegen eines Reihentermins. In diesem Web-Formular können alle schwarz beschrifteten Zeilen editiert werden. Es gelten gleiche Hinweise wie zum Anlegen eines Reihentermins (s. 3.2) Übersicht drucken Das Symbol Übersicht drucken in der Zeile eines Reihentermins erzeugt eine pdf-datei, in der die auf den einzelnen Prüfungsterminen gebuchten Studierenden aufgelistet sind. Eine Übersicht ist nur druckbar, wenn Studierende auf den Reihentermin gebucht sind. Stand: / 11

12 4.2.6 Dokumente drucken Bearbeiten und Detailansicht angelegter Prüfungen Das Symbol Dokumente drucken in der Zeile eines Einzeltermins sowie in der Zeile eines Slots eines Reihentermins erzeugt das Prüfungsprotokoll (für mündliche Prüfungen) des auf diesen Termin gebuchten Studierenden als pdf-datei. Das Protokoll ist mit den Prüfungs- und Studierendendaten vorausgefüllt. Das Symbol ist nur sichtbar, wenn Studierende auf den Termin gebucht sind Vorbehalte prüfen Das Symbol Vorbehalte prüfen in der Zeile eines Einzeltermins sowie in der Zeile eines Reihentermins führt zu einer Unterseite, auf der die Details der gebuchten Studierenden angezeigt werden. Diese Seite bietet die Möglichkeit zu prüfen, ob die Studierenden die geforderten Voraussetzungen (z.b. Testate) für die Prüfung erfüllt haben. Bei nicht erfüllten Vorleistungen ist es möglich die Studierenden von der Prüfung abzumelden. Abb. 8: Vorbehalte prüfen Das Symbol ist nur sichtbar, wenn Studierende auf den Termin gebucht sind. Erfüllen alle Studierenden die Voraussetzungen wird diese Seite nicht angezeigt HINWEIS: Aktuell werden Studierende mit nicht erfüllten Voraussetzungen als erfüllt angezeigt Löschen Einzel- und Reihentermine können durch Klick auf das Symbol Löschen in der jeweiligen Zeile gelöscht werden. Das Symbol ist nur sichtbar, wenn keine Studierende auf den Termin gebucht sind Blockieren Einzelne Slots eines Reihentermins können durch das Fachgebiet blockiert (Symbol Vorhängeschloss ) werden. Diese Slots sind von den Studierenden nicht buchbar. Stand: / 11

13 Bearbeiten und Detailansicht angelegter Prüfungen Damit ist es möglich, eine längere Pause zwischen den Prüfungsintervallen oder anderweitige Termine für die Prüfenden zu gewährleisten (s. auch unsere Hinweise zum Anlegen eines Reihentermins, Pausendauer in 3.2.1) Blockierte Termine werden mit einem roten geschlossenen Vorhängeschloss in der Zeile automatisch markiert. Buchbare also nicht blockierte Termine sind mit einem offenen, grünen Vorhängeschloss gekennzeichnet. HINWEIS: Dieses Icon ist nur sichtbar, wenn der übergeordnete Reihentermin aufgeklappt ist (s. Aufklappen von Reihenterminen in 4.1.2) Studierende verschieben Um im universitären Alltag flexibel zu sein, ist es manchmal notwendig, Prüfungstermine zu verschieben. Dieses Problem kann z.b. durch das Verschieben aller Studierenden (Symbol Gruppe ) eines Termins auf einen anderen Prüfungstermin gelöst werden, wahlweise ist ein Verschieben auf einen Einzel- oder Reihentermin möglich. HINWEIS: Beachten Sie, dass zum Verschieben das Einverständnis des Studierenden notwendig ist. Dieser Artikel ist auch online verfügbar: Stand: / 11