CLOUDINHO FUNKTIONEN. Inhaltsverzeichnis

Transkript

1 CLOUDINHO FUNKTIONEN Inhaltsverzeichnis 1. DASHBOARD DOKUMENTE FOTOS, VIDEOS & AUDIO esafe SHARE PROJEKTE WHITEBOARD KALENDER

2 1. DASHBOARD Grundsätzlich können Sie über das Dashboard alle Bereiche von CLOUDINHO ansteuern. Mit dem Klick rechts oben auf das jeweilige Logo gelangen sie wieder zurück zum Dashboard. Dashboard mit Neuigkeiten Im Dashboard sehen Sie rechts immer unter jeder Rubrik wie viele Dateien vorhanden sind. Wenn es neue Dateien gibt, so werden diese jeweils rechts in einem roten Kreis angezeigt. 2

3 Auf dem Bildschirm finden Sie rechts oben folgende Funktionen: 1.1 Team Name Wenn Sie auf den Teamnamen klicken, können Sie ein Projekt hinzufügen. Sollten Sie in mehreren Projekten aktiv sein, können Sie hier auch zwischen den Projekten wechseln. 1.2 Mein Profil Wenn Sie auf Ihren Profilbutton klicken, können Sie unter drei Punkten wählen: a) Bearbeiten b) Einstellungen c) Ausloggen 3

4 a) Bearbeiten Hier können Sie Ihr Profil verwalten und ergänzen. Sie können die Sprache wechseln und Sie können mittels Klick ein Foto anstatt der Initialen hochladen. b) Einstellungen Hier sehen Sie Ihren Teamnamen, die Beschreibung, Ihre Funktion und die Projektlaufzeit. Sie können hier ein Package kaufen, falls Sie die Testversion gewählt haben und auch das Projekt kündigen. Wenn Sie hier das Projekt kündigen, endet es automatisch mit der angegebenen Laufzeit. 4

5 c) Ausloggen Hier können Sie sich aus dem Projekt ausloggen. 1.3 Team Mit Klick auf den Button Team öffnet sich die Teamübersicht. Hier sehen Sie alle Teammitglieder. Wenn ein grüner Haken sichtbar ist, so befindet sich das Teammitglied bereits im Projekt. Wenn kein Haken vorhanden ist, ist der neue User bereits eingeladen aber noch nicht angemeldet. Klickt man auf ein Teammitglied, sieht man das jeweilige Profil. Als Administrator kann man das Teammitglied zum Administrator machen oder auch aus dem Projekt entfernen. 5

6 1.4 Navigation Mit dem Hamburger-Icon, der Navigation, können Sie alle Bereiche von CLOUDINHO ansteuern. 6

7 2. DOKUMENTE Im Bereich Dokumente können Sie folgende Dateiformate speichern: psd, indd, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx. 2.1 Ordner Im Bereich Dokumente können Sie eine Ordnerstruktur mit beliebig vielen Ordnern und Unterordnern anlegen. In diese Ordner können Sie Ihre Dokumente hochladen und speichern. Bei jedem Ordner finden Sie auf der rechten Seite 3 Punkte. Mit einem Klick auf diese können Sie folgende Aktionen ausführen: 7

8 Nach oben / nach unten bewegen Umbenennen Privat stellen Der Ordner erhält dann das Schlüssel-Symbol im Icon und ordnet sich automatisch unter den öffentlichen Ordner. Das bedeutet, dass nur mehr Sie selbst den Ordner sehen können und auf diesen Ordner zugreifen können. Sie können den Ordner danach auch wieder auf Öffentlich umstellen. Somit können wieder alle Teammitglieder den Ordner sehen. Löschen 8

9 2.2 Dokumente Sie können in jedem Ordner beliebig viele Dokumente hochladen und speichern. Es gibt zwei Möglichkeiten die Dokumente hochzuladen. 1. Sie können via Drag & Drop Dokumente in das obere Feld ziehen. Danach werden die Dokumente mit einem Klick auf den Button Upload in den ausgewählten Ordner hochgeladen und dort gespeichert. 2. Mit dem Klick auf den Button Browse können Sie die Dokumente auf Ihrem Endgerät auswählen. 9

10 Nachdem Sie ein oder auch mehrere Dokumente ausgewählt haben, erscheinen diese sofort im Feld darüber. Danach klicken Sie den roten Upload Button und somit sind die ausgewählten Dokumente in Ihrem Ordner gespeichert. 10

11 Folgende Informationen finden Sie bei jedem Dokument: a) Dokumentenname b) Name des Erstellers c) Datum des Uploads d) Anzahl der Kommentare e) Download-Funktion f) Share-Funktion Sobald Sie in dem Bereich SHARE einen Ordner angelegt haben, können Sie aus jedem Ordner Dokumente in einen beliebigen Share-Ordner duplizieren. Alle verfügbaren Share-Ordner werden nach einem Klick auf das Share-Symbol angezeigt. Ein Klick auf den gewünschten Ordner und schon ist das Dokument in diesem dupliziert. g) Löschen 11

12 2.3 Kommentarfunktion Jedes Dokument kann von allen Teammitgliedern kommentiert werden. Wenn Sie auf den Dokumentnamen klicken, erscheint das Dokument in der Einzelansicht. Darunter kann es kommentiert werden. 2.4 Ansichten Durch einen Klick auf die drei Striche rechts oben, können Sie eine von drei verschiedenen Darstellungsvarianten wählen. 12

13 1. Liste 2. Kleine Symbole 3. Große Symbole 13

14 3. FOTOS, VIDEOS & AUDIOS. Im Bereich FOTOS können folgende Dateiformate gespeichert werden: jpg, jpeg, gif, png, tif, pdf, psd, svg. Im Bereich VIDEOS können folgende Dateiformate gespeichert werden: mpg, mpeg, avi, wmv, mov, ogg, webm, mp4, flv. Im Bereich AUDIO können folgende Dateiformate gespeichert werden: mp3, wav, ogg, flac, m4a. Die Ordnerstruktur, die Dateiverwaltung und auch die Kommentarfunktion funktioniert genau gleich wie im Bereich der Dokumente. 14

15 4. esafe Die Ordnerstruktur die Dateiverwaltung und auch die Kommentarfunktion funktioniert genau gleich wie im Bereich der Dokumente. Im esafe können grundsätzlich alle Dateiformate aus den Bereichen Dokumente, Videos und Audio gespeichert werden. Der esafe ist durch einen TAN-Code geschützt. Der esafe kann wie folgt geöffnet werden: Durch einen Klick auf den Button esafe aufsperren erhalten Sie eine mit dem TAN-Code. 15

16 mit dem temporären Passwort für eine Sitzung im esafe. (Falls Sie das nicht bekommen haben: Überprüfen Sie Ihren Junk/Spam-Mail-Ordner. Das auch dort gelandet sein.) Nun tragen Sie den TAN-Code in das dafür vorgesehene Feld ein. Dann klicken Sie auf den Pfeil und der esafe öffnet sich. 16

17 Nach Ende der Sitzung klicken Sie den Button esafe verlassen und schließen diesen somit wieder. 5. SHARE Im Bereich SHARE können grundsätzlich alle Dateiformate aus den Bereichen Dokumente, Videos und Audio gespeichert werden. Der Bereich SHARE dient dazu, Dokumente für Nutzer außerhalb Ihres Teams Dateien zur Verfügung zu stellen. Diese können dann ohne bei CLOUDINHO angemeldet zu sein nur diesen Ordner einsehen, wenn ihnen der Link für den Ordner zur Verfügung gestellt wird. Sobald Sie in dem Bereich SHARE einen Ordner angelegt haben, können Sie aus jedem Ordner Dokumente in einen beliebigen Share-Ordner mit dem Symbol share duplizieren. Symbol share : 17

18 Im Ordner finden Sie oben rechts den Link für externe Nutzer. Sobald dieser Link von einem Nutzer außerhalb Ihres Teams in einem Browser eingegeben wird, sieht dieser den Inhalt des Ordners und kann die Dateien downloaden. Wenn der Ordner gelöscht wird, ist der externe Zugriff nicht mehr möglich. 18

19 6. PROJEKTE Mit unserem Projektmanagementtool können Sie ganz einfach Projekte anlegen, verwalten, strukturieren und den Datenstream speichern. Projekt hinzufügen Sie erstellen ein neues Projekt in dem Sie zuerst auf das + klicken, dann den Projektnamen eingeben und auf den roten Pfeil rechts klicken. Projekt erstellen Somit ist Ihr Projekt erstellt und mit Datum und Ersteller versehen. 19

20 Projekt Kategorie Sie erstellen eine neue Kategorie in dem Sie zuerst auf das + klicken, dann den Kategorienamen eingeben und auf den roten Pfeil recht klicken. Somit ist die erste Kategorie erstellt und mit Datum und Ersteller versehen. Projekt Aufgabe erstellen Sie erstellen eine neue Aufgabe in dem Sie zuerst auf das + klicken, dann die Aufgabe eingeben und auf den roten Pfeil recht klicken. Somit ist die erste Aufgabe erstellt. Sie können auch gleich eine Beschreibung der Aufgabe eingeben. 20

21 Aufgabe einem Teammitglied zuordnen Mit dem Klick auf das Icon Personen können Sie die jeweilige Person zur Aufgabe hinzufügen. Aufgabe einen Termin zuordnen Mit dem Klick auf das Icon Kalender können Sie die zu jeder Aufgabe einen Termin hinzufügen. Die Termine werden auch automatisch in den Kalender übernommen. 21

22 Aufgaben Kommunikation Unter jeder einzelnen Aufgabe haben Sie die bereits bekannte Kommentarfunktion. Aufgaben fertigstellen Wenn Sie die Aufgabe fertiggestellt haben, klicken Sie auf das Haken-Symbol. Das Symbol erscheint dann dunkelgrau. Wenn der Aufgabenersteller diesen nochmals anklickt, wird dieser grün und die Aufgabe ist erledigt. 22

23 7. WHITEBOARD Im Whiteboard haben Sie die Möglichkeiten sich mit Ihren Teammitgliedern auszutauschen. Thema erstellen Sie erstellen ein neues Thema in dem Sie das Thema eingeben und auf den roten Pfeil rechts klicken. Kommunikation Danach chatten Sie mit der bereits bekannten Kommentarfunktion im rechten Bereich. 8. KALENDER 23

24 Im Kalender können Sie zum einen Termine anlegen und zum anderen werden alle Termine aus dem Bereich Projekte automatisch übernommen. Termin hinzufügen Sie erstellen ein neuen Termin indem Sie das + im roten Button rechts oben klicken Termin Name und Beschreibung 24

25 Name und Beschreibung eingeben, danach das Datum und die Uhrzeit festlegen und auf den roten Button Termin erstellen rechts unten klicken. Termin angelegt Der Termin ist nun angelegt, Sie können jetzt auch hier das Kommunikationstool unter jedem Termin nutzen. 25