Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin, den 21. August 2009 SenInnSport ZSC 2 Fi 9(0) thomas.finn@seninnsport.berlin.

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1 Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin, den 21. August 2009 SenInnSport ZSC 2 Fi 9(0) thomas.finn@seninnsport.berlin.de An den Vorsitzenden des Hauptausschusses über den Präsidenten des Abgeordnetenhauses von Berlin über Senatskanzlei G Sen 0988 B Thema: Einführung eines Lizenzmanagements für den IT-Einsatz in der Berliner Verwaltung Rote Nummer: 988 Vorgang: Sitzung des Hauptausschusses vom Ansätze : entfällt Gesamtkosten: entfällt Der Hauptausschuss hat in seiner oben bezeichneten Sitzung Folgendes beschlossen: - Bedeutung und Umfang des IT-Einsatzes in der Berliner Verwaltung machen ein umfassendes Management im Hinblick auf Planung, Beschaffung und Betrieb erforderlich. Mit den Auflagenbeschlüssen für den Haushalt 08/09 wird auf die Schaffung entsprechender Rahmenbedingungen, insbesondere im Bereich der einheitlichen Ermittlung von Kosten des IT-Betriebs, als Grundlage für eine entsprechende Mittelzuweisung hingewirkt. - Ein kostenintensiver Bestandteil sowohl des Betriebs der IT-Infrastruktur wie auch der Bereitstellung von Diensten und Verfahren sind die Lizenzen für die eingesetzte Software. Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport hat in dem von ihr vorgelegten Bericht vom zur Drucksache Nr. 16/1051/II.A.11.9 eine Übersicht zu den bestehenden Lizenzverträgen erstellt und dem Parlament vorgelegt. Der Bericht macht deutlich, in welchem Umfang Lizenzen unterschiedlichster Art zum Einsatz kommen und mündet in der Erkenntnis, dass für den IT-Einsatz in der Berliner Verwaltung ein professionelles Lizenzmanagement eingerichtet und eingeführt werden muss. - Auf der o.a. Grundlage wird die Senatsverwaltung für Inneres und Sport aufgefordert, ein Konzept für ein umfassendes Lizenzmanagement einschließlich der vom ITDZ gehaltenen Lizenzen zu erarbeiten und dessen Einführung so zu steuern, dass der operative Einsatz ab Anfang 2009 schrittweise möglich wird. Dabei ist die Abschaffung der divergierenden Vielfalt von Software sowie deren Lizenzverträge unter grundsätzlicher Einhaltung des Auflagenbeschlusses II. A und zur IT-Strategie bis zum 1. Oktober 2010 zu realisieren. Das Konzept soll auch die finanziellen, personellen und technischen Bedingungen enthalten. Über den Stand der Einführung ist zu den Haushaltsberatungen 2010/2011 zu berichten. Seite 1 von 5

2 Beschlussvorschlag: Ich bitte, den nachfolgenden Bericht als weiteren Zwischenbericht zur Kenntnis zu nehmen. Hierzu wird berichtet: 1. Ausgangssituation Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport hat in dem von ihr vorgelegten Bericht vom zur Drucksache Nr. 16/1051/II.A.11.9 eine Übersicht zu den bestehenden Lizenzverträgen erstellt und dem Abgeordnetenhaus vorgelegt. Der Bericht macht deutlich, in welchem Umfang Lizenzen 1 unterschiedlichster Art zum Einsatz kommen und mündet in der Erkenntnis, dass für den IT-Einsatz in der Berliner Verwaltung ein professionelles Lizenzmanagement 2 eingerichtet und eingeführt werden muss. 2. Sachstand 2.1 Anforderungen In einem von der Senatsverwaltung für Inneres und Sport betriebenen Projekt wurden bislang folgende wesentliche Erkenntnisse und Anforderungen an ein professionelles Lizenzmanagement für den IT-Einsatz in der Berliner Verwaltung gewonnen und festgeschrieben: - In der Berliner Verwaltung wird auf Grund der dezentralen Ressourcenverantwortung auch weiterhin der Nachweis der vorhandenen und genutzten Softwarelizenzen dezentral geführt. - Die Einführung eines Lizenzmanagements führt jedoch zur Implementierung von verwaltungsübergreifenden Abläufen und verändert die bestehenden Prozesse und Verfahren im Umgang mit den Lizenzen. - Ein Lizenzmanagement muss daher die Zusammenführung der kaufmännischen und technischen Daten aller beteiligten Verwaltungen und die Überwachung der Prozesse zur regelmäßigen Aktualisierung der Daten aus den einzelnen Behörden gewährleisten. - Ein zentraler Zugriff auf die entsprechenden kaufmännischen und technischen Daten der einzelnen Verwaltungen ist hierzu unabdingbar - Mit Hilfe der so gewonnenen Daten kann die Vielfalt der eingesetzten Softwareprodukte und versionen, die zur Erfüllung ein und derselben Aufgabe dienen, reduziert werden. - Der Aufbau eines Lizenzmanagements gewährleistet die Einhaltung der Nutzungsbedingungen aus den Lizenzverträgen und das Erreichen von wirtschaftlichen Zielen insbesondere durch: 1 eine Lizenz ist eine Genehmigung (i. S. eines Verwaltungsaktes), Dinge zu tun, die ohne diese verboten sind. Jeder Softwarehersteller kann nach dem Urheberrecht diese Genehmigung beliebig ausgestalten. 2 Lizenzmanagement (auch Software-Lizenzmanagement) erfasst Prozesse, die den legalen und effizienten Umgang mit proprietärer Software absichern. Dabei wird der gesamte Lebenszyklus einer Softwarelizenz von der Beschaffung über den produktiven Einsatz auf einem PC-Arbeitsplatz bis hin zum Prozess der Aussonderung betrachtet. Seite 2 von 5

3 o optimale Ausgestaltung von Lizenzverträgen z.b. durch die Verhandlung über größere Volumina, als es einer einzelnen Behörde oder bei einem Rahmenvertrag möglich ist, o zentrale, bedarfsgesteuerte Beschaffung, o Standardisierung von Inventarisierungsprozessen der Softwareprodukte, o gemeinsame, verwaltungsübergreifende Lizenznutzung (Pooling), o Darstellung der gesamten finanziellen Lizenzsituation der Berliner Verwaltung, o Erfassung sämtlicher Hardware & Software (bei proprietärer Software entsprechend der notwendigen Nachweispflicht aus den einzelnen Lizenzmodellen der verschiedenen Softwarehersteller), o Bereitstellung von Haushaltsmitteln auf der Grundlage valider Daten. 2.2 Zielmodell Auf der Basis dieser Erkenntnisse und Anforderungen wurde ein Zielmodell für ein ganzheitliches Lizenzmanagement entwickelt, welches in der folgende Abbildung vereinfacht dargestellt ist: Zur Realisierung dieses Modells ist es zwingend notwendig, den einzelnen Verwaltungen eine einheitliche strategische Ausrichtung zum Aufbau eines Lizenzmanagements vorzugeben. Durch die damit verbundene Vereinheitlichung des Instrumentariums können Synergieeffekte für die Berliner Verwaltung insgesamt erreicht werden. 2.3 Umfang des Lizenzmanagements Der Umfang des aufzubauenden Lizenzmanagements muss anhand der folgenden wesentlichen Fragestellungen noch präzisiert werden: Seite 3 von 5

4 - Über welche Schritte und in welchem Zeitrahmen wird gesprochen? - Welche Hersteller werden betrachtet? - Müssen bestehende Prozesse optimiert werden? - Geht es nur um Audits oder um ein ganzheitliches Lizenzmanagementprojekt? - wer übernimmt nach Abschluss das kontinuierliche Lizenzmanagement? - Welche Inventardaten sind bereits vorhanden und werden diese in einer zentralen Software Asset Management (SAM) Lösung gepflegt? - Wie hoch sind die Lizenzkosten für eine evtl. zu beschaffende Software Asset Managementlösung? 2.4 Einführung des Lizenzmanagements In einem ersten Schritt zur Vorbereitung der Einführung eines Lizenzmanagements wurden im Auftrag der Senatsverwaltung für Inneres und Sport in zwei Berliner Behörden mit externer Unterstützung sog. Lizenzaudits durchgeführt, im Rahmen deren die jeweils bestehenden Nutzungsverträge und die tatsächlich eingesetzten Softwarekomponenten gegenübergestellt und überprüft wurden. Aus den vorliegenden Ergebnissen dieser Lizenzaudits wurden die folgenden weiteren Erkenntnisse gewonnen: - durch Schaffung von Transparenz hinsichtlich der technischen und kaufmännischen Gegebenheiten zu den vorhandenen Softwarelizenzen ergibt sich ein hohes Einsparpotenzial, - bereits durch behördenspezifische Lizenzaudits können zeitnah - jedoch zunächst nur einmalige - Einspareffekte erzielt werden, - Lizenzaudits sind Voraussetzung, um weitere Schritte planen und durchführen zu können, - Lizenzaudits sind daher im Sinne einer Bestandsaufnahme in allen zu betrachtenden Verwaltungen zwingend erforderlich, - dauerhafte Einsparungen können nur durch die Etablierung eines ganzheitlichen Lizenzmanagementansatzes über alle Behörden und Einrichtungen der Berliner Verwaltung hinweg erreicht werden. - Ein umfassendes Lizenzmanagement, das Prozesse, Organisationsstruktur und Technologie einschließt, kann nicht kurzfristig umgesetzt werden. - Eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zur Einführung eines Lizenzmanagements ist zwingend notwendig. - Das Wissen um eine Lizenz birgt das eigentliche Potenzial eines Lizenzmanagements. 2.5 Schlussfolgerungen Ein Dienstleister wie das ITDZ Berlin kann das Know-How für ein landesweites Lizenzmanagement wesentlich schneller und konzentrierter aufbauen, als jede Verwaltung für sich. Vor diesem Hintergrund beabsichtigt die Senatsverwaltung für Inneres und Sport das ITDZ-Berlin aufzufordern, die Voraussetzungen für den Aufbau eines landesweiten Lizenzmanagements zu schaffen, das nicht nur die Bündelung der Lizenzen an einer Stelle, sondern auch eine optimierte Pflege der Lizenzen vorsieht. Seite 4 von 5

5 Hierzu ist es erforderlich, dass die von den jeweiligen Dienststellen gehaltenen Lizenzen dem Dienstleister übertragen und von diesen dann gemanagt und zur Nutzung den einzelnen Dienststellen über Servicevereinbarungen rückübertragen werden. Das ITDZ-Berlin wird bis Ende 2009 einen Umsetzungsvorschlag unterbreiten. 3. Ergebnis / Weiteres Vorgehen Im Ergebnis tangiert ein Lizenzmanagement alle Bereiche der Organisation, die Geschäftsprozesse und die eingesetzte Technik. Ausgerichtet am Lebenszyklus eines Softwaregutes (Bedarfsermittlung, Bedarfsplanung, Beschaffung, Einführung, Betrieb und Ausmusterung) werden daher sukzessive die entsprechenden Schritte zur Einführung eines umfassenden Lizenzmanagements geplant und umgesetzt. Diese Maßnahmen greifen in die jeweilige Organisation und IT-Infrastruktur ein. Das setzt eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung gemäß 7 LHO voraus. Die Prüfung der bestehenden Lizenzverträge bezüglich ihrer Einsparpotenziale ist auch im Sinne einer Bestandsaufnahme zwingend. Dabei werden zunächst solche Lizenzverträge analysiert, die nach dem Volumen und der Häufigkeit des Einsatzes das höchste Optimierungspotenzial erwarten lassen. Gespräche mit Experten haben die Einschätzung bestätigt, dass hierzu insbesondere Verträge in den folgenden Produktgruppen zu analysieren sind: - Datenbanken (sehr große Anzahl von Lizenzen und sehr großes finanzielles Volumen, verteilt auf einzelne Behörden), - Bürokommunikation (große Versionsvielfalt), - Sicherheitssoftware (unterschiedliche Produkte für ein und dieselbe Aufgabe) Insgesamt werden mit den Ergebnissen der Prüfung eine valide Basis zur Bewertung der bestehenden Lizenzsituation geschaffen und weitere grundlegende Erkenntnisse für die folgenden Schritte zum Aufbau eines Lizenzmanagements, auch unter Berücksichtigung der dezentralen Strukturen, gewonnen. Die Aufnahme der Lizenzen in das Vermögensregister wird dabei geprüft. Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport wird zum 30. Juni 2010 über den weiteren Stand zum Aufbau eines Lizenzmanagements berichten. Dr. Erhard Körting Senator für Inneres und Sport Seite 5 von 5