Beschreibung für die Registrierkassensicherheitsverordnung

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1 AppRaum GmbH Hofgasse 11 A-4063 Hörsching 0664 / office@appraum.at Beschreibung für die Registrierkassensicherheitsverordnung Version 1.0 Seite 1 von 13

2 Inhaltsverzeichnis 1. Voraussetzungen Registrierkassen-Webservice Benutzer anlegen Kartenlesegerät verbinden 5 2. Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung 6 3. Ausfall/Außerbetriebnahme/Wiederinbetriebnahme der Registrierkasse/ Signaturerstellungseinheit Wichtige Belege Sammelbeleg Monatsbeleg Jahresbeleg Nullbeleg Hilfestellungen 13 Seite 2 von 13

3 1. Voraussetzungen Um ihre Kasse in der QuickBon App im Sinn der Registrierkassensicherheitsverordnung in Betrieb nehmen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: Zugangsdaten für den FinanzOnline Registrierkassen-Webservice Benutzer Falls die eigenen FinanzOnline-Zugangsdaten bekannt sind, kann der Registrierkassen- Webservice Benutzer direkt in FinanzOnline angelegt werden (siehe Seite Registrierkassen-Webservice Benutzer anlegen). Falls Sie keine FinanzOnline-Zugangsdaten besitzen oder Sie sich mit FinanzOnline nicht so gut auskennen, kann diesen Benutzer auch Ihr Steuerberater/Buchhalter für Sie anlegen. Anschaffung der Signaturkarte und des Kartenlesegerätes Die Signaturkarte und das Lesegerät kann direkt von der AppRaum GmbH erworben werden. Füllen Sie dazu das notwendige Formular unter aus. Dafür werden unter anderem die ATU-Nummer, GLN-Nummer oder Steuernummer Ihres Unternehmens benötigt. Nach dem Erhalt der Signaturkarte und des Lesegerätes kann die Inbetriebnahme gestartet werden. ipad Betriebssystem auf Version oder neuer aktualisieren Das Betriebssystem können Sie in den ipad-einstellungen unter Allgemein > Softwareupdate aktualisieren. QuickBon App auf Version oder neuer aktualisieren Die QuickBon App können Sie mit Hilfe der App Store -App > Updates (rechts unten) aktualisieren. Kartenlesegerät mit dem ipad verbinden siehe Seite Kartenlesegerät verbinden Internetverbindung Sowohl für die Registrierung der Sicherheitseinrichtung, als auch für die Belegsprüfungen (zb Startbelegsprüfung) wird eine aufrechte Internetverbindung (WLAN) benötigt. Sicherung erstellen Im Hauptmenü muss über den Punkt Sicherung das Datenerfassungsprotokoll und eine Sicherung exportiert werden. Seite 3 von 13

4 1.1. Registrierkassen-Webservice Benutzer anlegen Melden Sie sich auf FinanzOnline mit Ihren Zugangsdaten an. Navigieren Sie anschließend im Menü zu Eingaben und dann zum Menüpunkt Registrierkassen. Klicken Sie auf Anlegen eines Benutzers für Registrieren-Webservice : Im darauffolgenden Fenster geben Sie eine Benutzer-Identifikation (zb. RegkWeb1 ) und zweimal einen PIN ein. Notieren Sie sich die eingegeben Daten. Die Benutzer-Identifikation und der PIN müssen 8-12 Stellen lang sein und mindestens eine Ziffer und einen Buchstaben enthalten. Umlaute und Sonderzeichen sind nicht zulässig. Zum Schluss klicken Sie auf die Schaltfläche Anlegen. Seite 4 von 13

5 1.2. Kartenlesegerät verbinden Um das Kartenlesegerät mit Ihrem ipad zu verbinden, laden Sie es zuerst vollständig auf. Schalten Sie anschließend das Kartenlesegerät ein, indem Sie auf den Einschaltkopf drücken (Kontrollleuchte leuchtet weiß). Stecken Sie die Signaturkarte wie folgt in das Kartenlesegerät ein: Öffnen Sie danach die Einstellungen am ipad und wechseln Sie zu Bluetooth: Tippen Sie auf den Namen des Kartenlesegerätes (Name beginnt mit FT_ ). Das Kartenlesegerät ist mit Ihrem ipad verbunden, sobald es unter der Liste Meine Geräte erscheint Kontrollleuchten des Kartenlesegerätes Blau: Es besteht eine Bluetooth-Verbindung mit dem ipad. Gelb: Der Akku ist bald leer. Rot: Der Akku wird geladen. Wenn der Akku vollständig geladen ist, erlischt das rote Licht. Weiß: Wenn das Lesegerät eine Signaturkarte erkennt, leuchtet ein weißes Licht. Das Licht fängt beim Datentransfer zum Blinken an. Seite 5 von 13

6 2. Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung In der QuickBon App kann die Registrierkasse und die Signaturerstellungseinheit unter Administration > Einstellungen > Sicherheitseinrichtung für die Registrierkassensicherheitsverordnung in Betrieb genommen werden. Kassen-Id: Im oberen Bereich befindet sich die Kassen-Id. Diese kann und darf nach der Registrierung nicht mehr verändert werden. Die Kassen-Id muss unternehmensweit eindeutig sein. Zugangsdaten des Registrierkassen-Webservice Benutzers: Im mittleren Bereich müssen Sie die Daten des Registrierkassen-Webservice Benutzers eintragen. Dieser wird für die Registrierung, Ausfall, Außerbetriebnahme, Wiederinbetriebnahme der Registrierkasse und Signaturerstellungseinheit, sowie für die Belegprüfungen benötigt. Die Teilnehmer-Id ist die gleiche, die Sie auch für die FinanzOnline Anmeldung benötigen. Seite 6 von 13

7 Nachdem gültige Zugangsdaten eingegeben, geprüft und gespeichert wurden, kann die Registrierkasse und Signaturerstellungseinheit über die unterste Schaltfläche registriert werden. Registrierkasse und Signaturerstellungseinheit registrieren: Im unteren Bereich finden Sie den aktuellen Status zu ihrer Registrierkasse und Signaturerstellungseinheit (zb Nicht Registriert, Registriert, In Betrieb, Ausgefallen ). Tippen Sie auf die unterste Schaltfläche um mit der Registrierung zu starten. Die Ansicht sieht nun wie folgt aus: Nach Absolvierung aller drei Schritte entspricht die Kasse der Registrierkassensicherheitsverordnung. Seite 7 von 13

8 1. Registrierung Registrierkasse Stellen Sie sicher, dass die richtige Kassen-Id eingetragen ist. Tippen Sie anschließend auf die Registrieren-Schaltfläche. QuickBon generiert nun automatisch einen AES-Schlüssel. Dieser AES- Schlüssel und die Kassen-Id werden mit der Registrierungsmeldung der Registrierkasse zur Finanzverwaltung übertragen. Nach erfolgreicher Übertragung erhalten Sie neben Punkt 1 ein grünes Häkchen. 2. Registrierung Signatureinheit Sobald das Kartenlesegerät eingeschaltet ist und eine Signaturkarte erkannt wird, wird die UID- Nummer und die Seriennummer der eingesteckten Karte gelesen und angezeigt. Erst dann kann die dazugehörige Registrieren-Schaltfläche betätigt werden. Kontrollen Sie, ob die angezeigte UID- Nummer mit Ihrer UID-Nummer übereinstimmt. Seite 8 von 13

9 Tippen Sie anschließend auf die Registrieren-Schaltfläche. QuickBon überträgt anschließend die gelesene Seriennummer mit der Registrierungsmeldung der Signaturerstellungseinheit zur Finanzverwaltung. Nach erfolgreicher Übertragung erhalten Sie neben Punkt 2 ein grünes Häkchen und die Schaltfläche zur Startbelegserstellung kann betätigt werden. 3. Startbeleg erstellen, prüfen und drucken Stellen Sie sicher, dass Ihr Drucker und das Kartenlesegerät inkl. der Signaturkarte eingeschalten und betriebsbereit sind. Tippen Sie nun auf die Erstellen, prüfen und drucken -Schaltfläche um den Startbeleg zu erstellen und diesen bei der Finanzverwaltung zu prüfen. Nach erfolgreicher Prüfung wird der Startbeleg gedruckt. Der Startbeleg muss 7 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Registrierkasse entspricht nun den Anforderungen der Registrierkassensicherheitsverordnung. Hinweis: Der Startbeleg muss nicht mit der BMF Belegcheck-App geprüft werden, da der Startbeleg direkt in der QuickBon App zur Finanzverwaltung gesendet und geprüft wird. Seite 9 von 13

10 4. Ausfall/Außerbetriebnahme/Wiederinbetriebnahme der Registrierkasse/Signaturerstellungseinheit Folgende Meldungen können über den Punkt Wartung zur Finanzverwaltung gesendet werden: Registrierkasse Außerbetriebnahme Eine endgültige Außerbetriebnahme der Registrierkasse erfolgt zb aufgrund eines irreparablen Ausfalls. Bei der Außerbetriebnahme wird ein Schlussbeleg erstellt und ausgedruckt. Dieser und das Datenerfassungsprotokoll müssen 7 Jahre lang aufbewahrt werden. Registrierkasse Ausfall Ein Ausfall erfolgt bei einer unvorhergesehenen, ungeplanten Unterbrechung. Hinweis: Wenn ein Ausfall länger als 48 Stunden dauert, hat diese Meldung des Ausfalles binnen einer Woche zu erfolgen. Registrierkasse Wiederinbetriebnahme Nachdem eine Registrierkasse als ausgefallen gemeldet wurde, kann diese später wieder in Betrieb genommen werden. Signaturerstellungseinheit Außerbetriebnahme Eine endgültige Außerbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit erfolgt zb aufgrund eines irreparablen Ausfalls der Signaturkarte. Signaturerstellungseinheit Ausfall Ein Ausfall erfolgt bei einer unvorhergesehenen, ungeplanten Unterbrechung (zb Kartenlesegerät defekt). Hinweis: Wenn ein Ausfall länger als 48 Stunden dauert, hat diese Meldung des Ausfalles binnen einer Woche zu erfolgen. Signaturerstellungseinheit Wiederinbetriebnahme Nachdem eine Signaturerstellungseinheit als ausgefallen gemeldet wurde, kann diese später wieder in Betrieb genommen werden. Seite 10 von 13

11 5. Wichtige Belege 5.1. Sammelbeleg Wenn ein Beleg nicht signiert werden kann, wird dies am Beleg mit Sicherheitseinrichtung ausgefallen vermerkt. Wenn ein Ausfall länger als 48 Stunden dauert, muss eine Ausfalls-Meldung an die Finanzverwaltung binnen einer Woche erfolgen (siehe Seite Ausfall/ Außerbetriebnahme/Wiederinbetriebnahme der Registrierkasse/Signaturerstellungseinheit). Nachdem die Sicherheitseinrichtung wieder funktioniert und ein Beleg damit signiert wird, erstellt QuickBon automatisch einen Sammelbeleg. Dieser Sammelbeleg enthält die Information über alle Belege, welche mit Sicherheitseinrichtung ausgefallen vermerkt wurden Monatsbeleg Beim Monatsabschluss wird automatisch ein Monatsbeleg erstellt Jahresbeleg Beim Jahresabschluss wird automatisch ein Jahresbeleg erstellt. Der Jahresbeleg muss signiert sein und bis zum 15. Februar des Folgejahres geprüft werden. Die Prüfung des Jahresbeleges kann unter Administration > Einstellungen > Sicherheitseinrichtung zur Finanzverwaltung gesendet werden. Nach erfolgreicher Prüfung weist die Prüfungszeile ein grünes Häkchen auf Nullbeleg Der Finanzprüfer verlangt bei einer Prüfung einen Nullbeleg. Dieser Nullbeleg muss von jedem Mitarbeiter erstellt und gedruckt werden können. Um den Nullbeleg zu erstellen, muss im Hauptmenü auf Finanzprüfung getippt werden. Anschließend können Sie im folgenden Fenster auf Drucken tippen um den Nullbeleg auszudrucken. Seite 11 von 13

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13 6. Hilfestellungen QuickBon hilft Ihnen die Registrierkasse gemäß der Registrierkassensicherheitsverordnung zu verwenden. Es zeigt eine Warnung im Hauptmenü (links unten), falls noch eine Aufgabe erledigt werden muss. Um den Grund der Warnung zu erfahren muss auf das Warnsymbol getippt werden. Eine Warnung wird unter anderem bei folgenden Aufgaben angezeigt: Der Trainingsmodus ist eingeschaltet. Der Jahresbeleg wurde noch nicht geprüft. Sie müssen binnen einer Woche eine FinanzOnline Meldung (Ausfall Signatureinheit) durchführen, da die Signatureinheit bereits länger als 48 Stunden ausgefallen ist. Der letzte Beleg wurde signiert, die Signaturerstellungseinheit ist aber noch als ausgefallen gemeldet und muss wieder als in Betrieb gemeldet werden. Sicherung muss durchgeführt werden. Beachten Sie, dass Sie verpflichtet sind quartalsweise Sicherungen durchzuführen und das Datenerfassungsprotokoll zu exportieren. Ihre QuickBon-Lizenz läuft bald ab. Seite 13 von 13

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