Buchhaltung - Auswertungen - MT940-Übersicht

Transkript

1 Buchhaltung - Auswertungen - MT940-Übersicht Allgemeines Vorbereitungen MT940-Übersicht Liste der Kontoauszüge Kontoauszug importieren Automatische Erkennung von Vorgängen Anwendung von manuellen Regeln Kontoauszüge prüfen und bearbeiten Manuelle Regeln nacherfassen Kontoauszüge verbuchen Schaltflächen Allgemeines In dem Bereich < MT940-Übersicht > können Sie verschiedene Funktionen benutzen, die im Zusammenhang mit dem Import von Kontoauszügen stehen. Sie können neue Dateien in myjack hochladen. Sie können bereits verbuchte Kontoauszüge einsehen. Bei neuen Kontoauszügen haben Sie die Möglichkeit, die automatische Zuordnung von Konten usw. zu einer Kontobewegung zu kontrollieren. Auf der anderen Seite können Sie auch die Konten manuell zuweisen, wenn für eine Kontobewegung keine passende Regel gefunden wurde. Sie können für einen kompletten Kontoauszug die Verbuchung in myjack anstoßen. Es ist für Sie natürlich am Einfachsten, wenn möglichst viele Kontobewegungen in einem Kontoauszug bereits über eine Regel zur Verbuchung vorbereitet sind. Wie Sie solche Regeln selbst anlegen können, erfahren Sie in dieser Anleitung. Vorbereitungen Damit Sie Kontoauszüge überhaupt importieren können, müssen Sie zuvor in den Kontostammdaten die IBAN Ihres Bankkontos einem myjack Bankkonto zuordnen. Wollen Sie für mehrere Bankkonto die entsprechenden Auszüge importieren, müssen Sie diese Zuordnung natürlich mehrfach machen. Eine Beschreibung hierzu finden Sie in der Anleitung zu den Kontostammdaten. MT940-Übersicht Wenn Sie die Funktion aufrufen, wird im Normalfall eine leere Liste angezeigt. Standardmäßig werden hier nämlich nur noch nicht verbuchte Kontoauszüge angezeigt. Sie haben aber die Möglichkeit, über das Lupensymbol die Liste nach Ihren Wünschen einzugrenzen.

2 Dabei stehen Ihnen die folgenden Parameter zur Verfügung: Feld Von - Bis Anfangssaldo Von - Bis Abschlusssaldo Konto Datum Checkbox < Nur offene > Beschreibung Suche nach einem bestimmten Anfangssaldo eines Kontoauszugs. Suche nach einem bestimmten Abschlusssaldo eines Kontoauszugs. Das myjack Konto, für das der Kontoauszug eingelesen wird oder wurde. Das Kontoauszugsdatum Im Standard ist diese Checkbox aktiviert. Die Liste zeigt dann nur die Kontoauszüge an, die noch nicht verbucht sind. Liste der Kontoauszüge Wenn Sie bereits Kontoauszüge in myjack eingelesen haben, so werden diese in einer Liste angezeigt. Dabei zeigt die Checkbox < Offen > an, ob der Kontoauszug bereits verbucht wurde oder nicht. Die Liste der Kontoauszüge umfasst die folgenden Felder: Feld Datum Konto IBAN Auszug-Nr Seiten-Nr Anfangssaldo Beschreibung Datum des Kontoauszugs Das myjack Konto, für das der Kontoauszug eingelesen wird oder wurde. Die IBAN Nummer des Kontos bei der Bank. Nummer des Kontoauszugs Seitennummer im Kontoauszug Anfangssaldo des Kontoauszugs

3 Abschlussaldo Bewegungen Offne Bew. Offen Endsaldo des Kontoauszugs Gesamtzahl der Kontobewegungen im Kontoauszug Anzahl der Kontobewegungen, die noch nicht verbucht wurden Anzeige, ob der Kontoauszug komplett verbucht wurde oder nicht. Ist ein Kontoauszug nocht nicht verbucht, so ist die Checkbox < Offen > bei diesem Eintrag gesetzt. Wenn Sie auf einen der Kontoauszüge einen Doppelklick durchführen, wird automatisch eine weitere Registerkarte < MT940-Transaktionen > angezeigt. Auf dieser Registerkarte können Sie dann die Daten prüfen, ergänzen und die Verbuchung anstoßen. Kontoauszug importieren Sie können auf der Registerkarte < MT940-Übersicht > neue Dateien mit Kontoauszügen in myjack hochladen. Die bisherige Funktion über ein Upload Verzeichnis wurde in diesem Zusammenhang entfernt. Dazu klicken Sie bitte auf das Zahnrad Symbol oben links auf der Maske. myjack bieten Ihnen hier nur die Auswahl < Datei(en) hochladen >. Wenn Sie diese Option auswählen, erhalten Sie ein neues Fenster, in dem Sie die MT940-Datei auswählen können, die Sie in myjack einlesen lassen wollen. Ein Klick auf die Schaltfläche < Öffnen > lädt die Datei in myjack, Sie erhalten eine Hinweismeldung, sobald der Import abgeschlossen ist.

4 Anschließend finden Sie in der Liste der Kontoauszüge die neuen Einträge, die Sie im weiteren prüfen und verbuchen können. Beim Import und Verarbeitung eines Kontoauszugs werden unterschiedliche Elemente in myjack angelegt. Hier ein kleiner Überblick. Eine MT940-Datei enthält mindestens einen Kontoauszug mit mindestens einer Kontobewegung. Es ist aber auch möglich, dass eine MT940-Datei mehrere Kontoauszüge mit jeweils mehreren Kontobewegungen enthält. In der Liste der Kontoauszüge wird für jeden Kontoauszug eine Zeile erstellt. Also kann der Import einer MT940-Datei unter Umständen mehrere Einträge in der Liste zur Folge haben. Bei der Verbuchung in myjack wird für jeden Kontoauszug eine einzelne Sitzung mit einem Beleg erstellt. Alle Kontobewegungen werden innerhalb dieses einen Belegs verbucht. Dabei werden für jede Kontobewegung entweder zwei Belegpositionen erstellt (einmal Bank, einmal das Gegenkonto) oder drei Belegpositionen, wenn für die Verbuchung in myjack ein steuerbehaftetes Konto verwendet wird. Automatische Erkennung von Vorgängen myjack versucht beim Import einer MT940 Datei, Kundenzahlungen zu Vorgängen in myjack zuzuordnen. Dabei prüft myjack verschiedene Informationen. Bei jeder Kontobewegung wird als Erstes der Verwendungszweck nach Informationen zum Vorgang durchsucht: Auftragsnummer (numerisch) Reservierungsnummer (alphanumerisch) Kundennummer (numerisch) Rechnungsnummer (numerisch) Wenn myjack Übereinstimmungen zwischen Nummern aus dem Verwendungszweck und aus myjack Vorgängen findet, so werden diese intern als mögliche Treffer gewertet. Unter Umständen können nach dieser Suche mehrere Vorgänge für die Kontobewegung in Frage kommen. Diese Liste wird dann im zweiten Schritt nochmal gefiltert. Im ersten Schritt werden alle Altvorgänge, Angebote und Inboxvorgänge aussortiert, es bleiben also nur Aufträge und Unterbuchungen. Die gefundenen Vorgänge dürfen nicht in der Vergangenheit liegen, das heißt, das Abreisedatum darf nicht vor dem Datum der Kontobewegung liegen. Der offene Betrag im Vorgang darf nicht 0 sein, er kann aber negativ oder positiv sein. Zusätzlich zu dieser Überprüfung wird noch eine Überprüfung des Betrags durchgeführt, dazu muss ein Abweichungsprozentsatz hinterlegt werden. Dieser Prozentsatz legt fest, um wie viel der Betrag maximal abweichen darf, um noch als "korrekt" erkannt zu werden. Ist der Abweichungsprozentsatz auf 100% gestellt, so darf der Betrag in der Kontobewegung doppelt so hoch oder halb so hoch sein wie der Betrag im Vorgang, um noch als korrekt verbucht zu werden. Ist der Abweichungsprozentsatz auf 0% eingestellt, so muss die Kontobewegung exakt einem der Werte aus dem Vorgang entsprechen, um im Vorgang gebucht werden zu können.

5 Als Standard ist kein Abweichungsprozentsatz gesetzt, so dass die Überprüfung nach Betrag entfällt. Bei der Überprüfung wird der Betrag in der Kontobewegung mit folgenden Werten im Vorgang verglichen: Anzahlung Restzahlung offener Betrag Gesamtbetrag Gibt es nur einen Vorgang, bei dem einer der Beträge gleich dem Betrag aus der Kontobewegung ist, so wird gegen diesen Vorgang verbucht. Werden wieder mehrere Übereinstimmungen gefunden, so schlägt myjack die Zahlung gegen das Konto "DTAUS ungeklärte Positionen" vor. Sie können den Vorgang aber manuell zuweisen. Eine Kontobewegung wird nicht auf einen Vorgang gebucht, wenn das Abreisedatum im Vorgang vor dem Wertstellungsdatum im Kontoauszug liegt, der Kunde also nach Abreise bezahlt. wenn der Vorgang bereits ausgeglichen ist, also einen Restbetrag von 0 aufweist. Nach oben Anwendung von manuellen Regeln Neben der automatischen Erkennung von Vorgängen können Sie auch selbst Regeln erstellen, die beim Import des Kontoauszugs geprüft werden. Dabei handelt es sich um Kontobewegungen, die regelmäßig vorkommen, wie z.b. Miete, Gehälter, Strom usw. Für jeden dieser Fällen wollen Sie über eine Regel das richtige Konto für den Import zusteuern, da Sie sich dadurch die Arbeit für den Kontoauszugsimport erleichtern. Eine Beschreibung, wie Sie manuelle Regeln anlegen können, finden Sie in der Anleitung zur MT940-Konfiguration. Nach oben Kontoauszüge prüfen und bearbeiten Wenn Sie auf einen der Kontoauszüge einen Doppelklick durchführen, wird automatisch eine weitere Registerkarte < MT940-Transaktionen > angezeigt. Auf dieser Registerkarte werden im oberen Bereich die Daten der Kontobewegung angezeigt. Über einen Doppelklick auf einen der Einträge öffnet sich unten auf der Seite ein Bereich mit den Detailinformationen und den Verbuchungsinformationen.

6 Die ersten beiden Blöcke von links zeigen Informationen zur Kontobewegung an, also die Daten aus dem Kontoauszug. Der rechte Block hingegen zeigt die Verbuchungsinformationen an, also die Informationen, die über eine Regel für die Verbuchung vorgeschlagen werden. Sie können die Verbuchungsinformationen im rechten Block noch anpassen, solange die Position noch nicht verbucht wurde. Konnte myjack keine Regel auf die Kontobewegung anwenden, wird automatisch die Buchung gegen Konto "DTAUS ungeklärte Positionen" vorgeschlagen. Die Felder, die im rechten Block angezeigt werden, sind abhängig von der < Kategorie >, die Sie der Kontobewegung im oberen Bereich zuweisen. Für eine Sepa Zahlung zum Beispiel sind hier andere Punkte relevant, wie für eine Sachkostenbuchung. In der folgenden Tabelle erhalten Sie eine Übersicht über die einzelnen Kategorien. Kategorie Ansicht Beschreibung Kontenregel Diese Kategorie wird automatisch vom Systemvergeben in allen Fällen, in denen der Kontobewegung über eine Regel die Verbuchungsinformationen zugewiesen werden konnte.

7 Unbekannt Sie können vor der Verbuchung im Feld < Kontenwahl > eine andere Auswahl treffen. Das hier ausgewählte Konto wird dann für die Verbuchung verwendet. Ist das gewählte Konto ein OP geführtes Konto, so können Sie im Feld < OP-Auswahl > einen Offenen Posten auswählen. SEPA-Zahlung Wenn Sie einen SEPA-Export durchgeführt haben, werden die entsprechenden Positionen auf das Konto " Erzeugte SEPA-Lastschriften" gebucht, als offene Posten. Sie können nun im Feld < OP-Auswahl > den korrekten OP auswählen. Vorgang Hat myjack beim Import einen Vorgang gefunden, der der Kontobewegung entspricht, so wird dieser Vorgang automatisch der Kontobewegung zugeordnet. Falls der gewählte Vorgang nicht korrekt ist, können Sie aber vor der Verbuchung noch den richtigen Vorgang wählen. Klicken Sie dazu auf das Lupen Symbol, myjack öffnet dann die normale Suchmaske für Kunden und Vorgänge. Bitte denken Sie daran, Ihre Änderung an einer Kontobewegung mit einem Klick auf die Schaltfläche < Speichern > fest zu hinterlegen. Wenn Sie die Prüfung/Bearbeitung einer Kontobewegung abgeschlossen haben, können Sie bei dieser Kontobewegung die entsprechende Markierung in der Liste setzen. Dazu setzen Sie einfach die Checkbox in der Spalte < Geprüft >. Beim Verbuchen des Kontoauszugs wird geprüft, ob bei allen Kontobewegungen die Checkbox "Geprüft" gesetzt ist. Manuelle Regeln nacherfassen Möglicherweise bemerken Sie bei der Kontrolle des Kontoauszugs, dass noch bestimmte Regeln für die Zuordnung von Konten usw. fehlen. Sie können zwar die Daten manuell abändern, Sie haben damit aber bei der nächsten Verbuchung die gleiche Situation. In diesem Fall bietet es sich an, an dieser Stelle den Menüpunkt < Buchhaltung - Stammdaten - MT940-Konfiguration > parallel zur MT940-Übersicht aufzurufen und dort eine neue Regel zu erstellen. Nachdem Sie die Regel gespeichert haben, gehen Sie zurück in den Menüpunkt < Buchhaltung - Belege & Auswertungen - MT940-Übersicht > und wählen dort über das Zahnrad Symbol die Option < Bewegungen neu bewerten > aus.

8 Dadurch werden die Regeln neu auf alle Kontobewegungen angewendet. In unserem Fall müsste die Kontobewegung nun die Verbuchungsinformationen enthalten, die Sie in der neu erfassten Regel hinterlegt haben. Kontoauszüge verbuchen Wenn Sie alle Kontobewegungen kontrolliert bzw. bearbeitet haben, können Sie die Verbuchung anstoßen. Klicken Sie dazu auf das Zahnrad Symbol und wählen < Buchen > aus. Beim Verbuchen des Kontoauszugs wird geprüft, ob bei allen Kontobewegungen die Checkbox "Geprüft" gesetzt ist. Ist dies nicht der Fall, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung. Mit einem Klick auf < Ja > können Sie alle Kontobewegungen verbuchen. Dabei wird die Checkbox < Geprüft > bei allen Positionen gesetzt. Nachdem die Verbuchung abgeschlossen wurde, können Sie z.b. in der Sitzungsliste, Belegliste usw. nachvollziehen, was verbucht wurde. Schaltflächen Icon Funktion Beschreibung

9 Aufruf der Eingrenzungskriterien Über diese Schaltfläche werden die Eingrenzungskriterien der Liste angezeigt. Beim ersten Aufruf einer Liste wird die entsprechende Anzeige direkt geöffnet, Sie können jedoch jederzeit die Kriterien für die Liste nachträglich bearbeiten. Sonstige Funktionen Über diese Schaltfläche können Sie einen Kontoauszug ins System laden. Wählen Sie dazu einfach den Eintrag < Datei(en) hochladen >. Aktualisieren der Liste Über diese Schaltfläche können Sie die Liste neu laden, z.b. wenn sich durch eine andere Aktion die Daten in der Zwischenzeit geändert haben. Seitennavigation Sie sehen hier unterschiedliche Informationen. Der Textblock oben zeigt Ihnen an, wie viele Einträge die Liste insgesamt umfasst und wie viele Einträge pro Seite angezeigt werden. Im unteren Block sehen Sie, auf welcher Seite Sie sich gerade befinden, und Sie können mit den Pfeiltasten zwischen den Seiten wechseln. Wenn Sie pro Seite mehr oder weniger Einträge anzeigen lassen möchten, dann klicken Sie einfach auf die Anzahl pro Seite, in unserem Fall auf den blauen Link < 100 >. Es öffnet sich ein Feld, in dem Sie die gewünschte Anzahl an Einträgen angeben können. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Enter Taste, die Liste wird automatisch mit der neuen Einstellung aktualisiert.

10