Glossar für die Kosten- und Leistungsrechnung (CO)

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1 Landeshauptstadt München Stadtkämmerei Glossar für die Kosten- und Leistungsrechnung (CO) Abgrenzung, kalkulatorische Mit der kalkulatorischen Abgrenzung werden in der Kosten- und Leistungsrechnung, z. B. jährlich oder vierteljährlich anfallende Kosten und Erlöse (wie z. B. Weihnachtsgeld) anteilig in die monatlichen Kosten und Erlöse abgegrenzt. Zur Zeit werden für die kalkulatorische Abgrenzung zwei Verfahren genutzt, die eigentliche Abgrenzung per Zuschlagsverfahren und als Variante die Abgrenzung mit der Funktion der Verteilung. Abgrenzung per Zuschlagsverfahren Die Kosten werden auf Basis eines prozentualen Zuschlages ermittelt, der sich auf eine Kostenart oder Kostenartengruppe bezieht. Diese Methode hat - im Gegensatz zur Abgrenzung mit einer Dauerbuchung in der Finanzbuchhaltung - den Vorteil, dass die gebuchten Kosten mit Hilfe der Istkosten ermittelt werden. Die prozentualen Zuschlagssätze werden im Zuschlagsschema gepflegt. Abgrenzungskostenstellen Für die Abbildung der kalkulatorischen Abgrenzung sind zwei Ausprägungen von Kostenstellen notwendig: Abgrenzungskostenstellen je Buchungskreis (Verbindung zur Finanzbuchhaltung) - diese speziellen Kostenstellen werden im Zuschlagsschema bei den Entlastungen hinterlegt. Verrechnungskostenstellen der Abgrenzung je Unterabschnitt (Verbindung zur Finanzrechnung). Unabhängig von der CO-internen Abgrenzungsbuchung nimmt die Finanzbuchhaltung die Zahlung vor. Mit dieser FI-Buchung dürfen nicht die originären Kostenstellen belastet werden, da diese bereits anteilig jeden Monat von der CO-Abgrenzung bebucht werden. Aus diesem Grunde werden die Ist-Buchungen in voller Höhe auf die Verrechnungskostenstellen umgeleitet, damit im Haushalt die richtige Finanzposition gefunden werden kann. Abstimmledger Es dient dazu, die Kosten- und Leistungsrechnung (CO) mit der Finanzbuchhaltung (FI) abzustimmen. Es stellt Berichte zur Verfügung, um die Abstimmung des CO mit der Finanzbuchhaltung kontenweise zu überwachen. Ein Wertefluss, der in CO über die Grenzen von Buchungskreisen gebucht wurde, kann ermittelt und ausgewiesen werden. Dieser Wertefluss kann in der Finanzbuchhaltung als Basis für summarische Ausgleichsbuchungen genutzt werden. Ausgleichsbuchungen vollziehen Werteflüsse innerhalb des CO nach, die Auswirkungen auf die gesetzlichen Abschlüsse (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung) eines Unternehmens haben. Abrechnungsprofil (Customizing CO) Das Abrechnungsprofil ist Voraussetzung für das Erfassen einer Abrechnungsvorschrift in einem CO-Innenauftrag. In ihm werden folgende Parameter der Abrechnung festgelegt: Erlaubte Empfänger (z. B. Anlage, Kostenstelle) Vorschlagswert für Verrechnungsschema Kennzeichen für die möglichen Abrechnungsmethoden (Prozentabrechnung, Äquivalenzziffern oder Betragsabrechnung) Maximale Anzahl der Aufteilungsregeln Residenzzeit der Abrechnungsbelege Belegart für buchhaltungs- bzw. bilanzrelevante Abrechnungen

2 Seite 2 Ein Abrechnungsprofil wird eindeutig einer Auftragsart zugeordnet. Abrechnungsart Die Abrechnungsart in den Abrechnungsvorschriften eines CO-Innenauftrages steuert, welche Aufteilungsregel bei einer bestimmten Verarbeitungsart der Abrechnung verwendet wird. PER (das System berücksichtigt nur die Kosten der jeweiligen Abrechnungsperiode; wird bei periodischen Abrechnungen verwendet) GES (bei der Gesamtabrechnung werden jeweils die Kosten aller bisherigen Perioden abgerechnet, die auf dem Auftrag angefallen sind) AIB (Aktivierung auf Anlage im Bau - die Abrechnung erfolgt im Rahmen der periodischen Abrechnung zu 100 % an die AiB) Abrechnungsvorschrift Durch die Definition einer umfassenden Abrechnungsvorschrift im Stammsatz ist es möglich, einen CO-Innenauftrag flexibel abzurechnen (unterschiedliche Abrechnungsempfänger, Aufteilung der Kosten, Abrechnungsart). Basis hierfür sind die Customizingeinstellungen im Abrechnungsprofil. Aufgaben (Tätigkeiten), Schedule Manager Der Aufgabenplan des Schedule Managers stellt eine Liste mit durchzuführenden Tätigkeiten dar und kann folgende Aufgaben beinhalten: Merkhilfen Sind rein informativ, es erfolgt keine Bearbeitung Transaktionen Die Bearbeitung erfolgt online, die Parameter werden manuell gesetzt Programme Die Bearbeitung erfolgt automatisiert Ablaufdefinitionen Sind logische Verknüpfungen von Programmen und die Bearbeitung erfolgt automatisiert. Auftragsabrechnung Im Rahmen des Periodenabschlusses werden in der Kostenträgerrechnung die Innenaufträge, in denen eine Abrechnungsvorschrift gepflegt wurde, abgerechnet. Die Auftragsabrechnung kennt inhaltlich zwei Ausprägungen: die CO-interne Abrechnung (= Innenauftrag an Innenauftrag und / oder Kostenstelle) und die CO-externe Abrechnung (= Innenauftrag an Anlage). Technisch gesehen gibt es 2 Abrechnungsverfahren: Einzelverarbeitung bei dieser Vorgehensweise wird jeweils ein Auftrag nach dem anderen separat abgerechnet Sammelverarbeitung es werden alle Aufträge abgerechnet, die bestimmte Selektionskriterien erfüllen Auftragsart (Customizing CO) Die Auftragsart gibt in der Kostenrechnung den Verwendungszweck eines Innenauftrages an. Jeder Innenauftrag wird bei seiner Anlage eindeutig einer bestimmten Auftragsart zugeordnet. Es gibt Auftragsarten mit und ohne Bezug zu einem Produkt. Die Auftragsart steuert Festlegungen zu: den Nummernkreisintervallen Länge der Innenauftragsnummer, interne / externe Nummernvergabe den allgemeinen Parametern - Abrechnungsprofil, Budgetprofil

3 Seite 3 den Steuerungskennzeichen Obligoverwaltung, Erlösbuchungen, Planintegration Archivierung Statusverwaltung Darstellung Stammdaten Auftragslayout, Feldauswahl Bezugsgröße Unter Bezugsgröße wird ein Maßstab zur Messung der Beschäftigung, z.b. einer Kostenstelle, verstanden. BgA (= Betrieb gewerblicher Art) Die Stadt München ist in verschiedenen Bereichen nicht nur hoheitlich, sondern auch gewerblich - als Betrieb gewerblicher Art (BgA) - tätig. Als BgA ist jede Einrichtung anzusehen, die einer nachhaltigen wirtschaftlichen Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen dient und die sich innerhalb der Gesamtbetätigung der Stadt wirtschaftlich heraushebt. BgA sind sowohl eigenständige Organisationseinheiten (ein oder mehrere Unterabschnitte im kommunalen Rechnungswesen, Eigenbetriebe) als auch nur bestimmte Teile einer Organisationseinheit oder bestimmte Tätigkeiten (z. B. einzelne Gebäudevermietungen). Berichtsmailversand (BMV) Der automatische Berichtsversand wurde realisiert, um den Führungskräften bzw. Kostenstellen- und Produktverantwortlichen der Landeshauptstadt München, die keine SAP-Lizenz und somit keinen Zugang zum System haben, mit den notwendigen Informationen zu versorgen und Lizenzen einzusparen. Mit einer stadteigenen Programmierung wurde erreicht, dass automatisch im SAP-System der geforderte Bericht erstellt, dieser dann in eine PDF-Datei umgewandelt und anschließend an eine bestimmte Mail-Adresse versandt wird. Berichtsmailversand, Fehlersuche (BMV) Der Berichtsversand erfolgt generell nicht, wenn... der Empfänger gesperrt ist. die Mailadresse falsch geschrieben wurde. sonstige Receiver-Einträge falsch sind. auf den Kontierungsobjekten im angeforderten Zeitraum nichts gebucht wurde. das Postfach des Empfängers zum Versandzeitpunkt keine Speicherkapazitäten mehr frei hat. Buchungskreis Im SAP ist der Buchungskreis die kleinste organisatorische Einheit des externen Rechnungswesens (Finanzbuchhaltung) innerhalb eines Mandanten, für die eine vollständige, in sich abgeschlossene Buchhaltung abgebildet werden kann. Dies beinhaltet die Erfassung aller buchungspflichtigen Ereignisse und die Erstellung von Bilanzen sowie der Aufwands- und Ertragsrechnung (Ergebnisrechnung). Buchungskreisübergreifender Vorgang Gehören die in einem Buchungssatz angesprochenen Konten zu unterschiedlichen Buchungskreisen, handelt es sich um einen buchungskreisübergreifenden Vorgang. In diesem Fall müssen automatische Verrechnungskonten zwischengeschaltet werden, um die Buchung systemtechnisch erfassen zu können. Die Buchung auf diesen Verrechnungskonten wird direkt vom SAP-System angestoßen und muss nicht vom Anwender manuell eingegeben werden. Beispiele für buchungskreisübergreifende Vorgänge sind die Buchungen, die den Zahlungsverkehr betreffen. Die Debitoren-

4 Seite 4 und Kreditorenkonten gehören zum Buchungskreis des Referates, wogegen die Bankkonten im Buchungskreis 0099 eingerichtet sind. Buchungsperiode Die Buchungsperiode ist die Periode innerhalb eines Geschäftsjahres, der eine Buchung zugeordnet wird. Bei der LHM gibt es 12 Perioden für laufende Buchungen (entsprechend den Kalendermonaten) und zusätzlich 4 Sonderperioden für Abschlussbuchungen. In CO existiert nur die Sonderperiode 13. Budget In der Kostenrechnung versteht man unter einem Budget einen genehmigten Kostenrahmen für einen Innenauftrag (dieses Budget ist vollkommen unabhängig vom Budget in der Finanzrechnung). Budgetprofil (Kosten- und Leistungsrechnung) Die wichtigsten Festlegungen in einem Budgetprofil sind: die Hinterlegung eines Zeithorizontes (= Planungszeitraum) die Aktivierung der Verfügbarkeitskontrolle sie überprüft bei jeder Buchung, ob noch ausreichend Mittel vorhanden sind und löst durch Erreichen / Überschreiten von Toleranzgrenzen festgelegte Aktionen aus. Ein CO-Budgetprofil wird eindeutig einer Auftragsart zugeordnet. CO Die Kosten- und Leistungsrechnung wird im Modul CO (Controlling) abgebildet. Direkte interne Leistungsverrechnung auf Kostenstellen (DILK) Als Ergänzung der pauschalen Umlage der Kostenstellenrechnung wird die verursachungsgerechte Kostenzuordnung über die DILK standardisiert. Sie ist kein Ersatz für die Umlage von typischen Leitungstätigkeiten bzw. Geschäftsstellentätigkeiten. Die DILK ist nur für die Verrechnung von speziellen Arbeiten von Kostenstellen an Kostenstellen zugelassen. Direkte interne Leistungsverrechnung (DILV) Bei der DILV werden innerbetriebliche Leistungsbeziehungen dargestellt, indem die erbrachten betrieblichen Tätigkeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kostenstellen gemessen, erfasst und verursachungsgerecht verrechnet werden. Diese Beziehungen werden auf der Basis der erstellten Leistungsmengen bestimmt. Die von den Kostenstellen erbrachten und messbaren Leistungen werden in SAP eindeutig durch Leistungsarten gekennzeichnet. Die DILV wird von Kostenstellen an Aufträge (Produkte und Produktleistungen) verrechnet. Eigenleistung, aktivierte Eigene Leistungen des Buchungskreises, die zur Herstellung von Anlagegüter erbracht werden. Diese Eigenleistungen sind zu aktivieren. Es handelt sich in erster Linie um Personal- und Materialaufwand. Einzelkosten Einzelkosten bezeichnen in der Kostenrechnung Kosten, welche einem Bezugsobjekt (Kostenstelle oder Kostenträger) direkt zurechenbar sind.

5 Seite 5 Erlöse, echte Erlöse sind der in Geld bewertete Wertzugang bzw. die erworbenen Zahlungsansprüche aller durch die Kommune erbrachten Leistungen innerhalb einer Rechnungsperiode (Ergebnis der gewöhnlichen betrieblichen Leistung). Erlöse, kostenmindernde Kostenmindernde Erlöse sind Erlöse, die im Modul CO ähnlich wie Gemeinkosten behandelt werden sollen und die Preise einer Leistungsart bzw. die umzulegenden Kosten reduzieren. Dies kommt z. B. vor bei Mieterlösen, die die umzulegenden Raumkosten reduzieren. Kostenmindernde Erlöse (Kostenartentyp 01, Kontenklasse 4 und Konten mit 50 bis 54 beginnend) können sowohl auf Aufträge wie auch auf Kostenstellen gebucht werden. Hierbei handelt es sich z. B. um Ersätze von Telefongebühren bzw. Erlöse aus dem Verkauf von nicht mehr benötigten Schreibtischen. Sie werden auf dem CO-Objekt gebucht, auf welchem auch die entsprechenden Kosten verbucht werden, es handelt sich nicht um Erlöse aufgrund einer Produkterstellung. Extrakt Ein Extrakt ist ein zu einem Zeitpunkt abgespeicherter eingefrorener Bericht, der jederzeit eingesehen werden kann, ohne, dass erneut Daten von der Datenbank selektiert werden. Die Verwendung von Extrakten bietet sich daher im Rahmen von Monats- und Jahresabschlüssen an. Gemeinkosten Als Gemeinkosten werden in der Kostenartenrechnung die Kosten bezeichnet, die nicht unmittelbar auf diesem Objekt gebucht wurden, sondern über zwischengeschaltete Buchungsobjekte auf das betrachtete Objekt zugeordnet wurden. Geschäftsjahr Bei der LHM umfasst das Geschäftsjahr 12 laufende Buchungsperioden, die analog zu den Kalendermonaten definiert wurden. Daneben stehen 4 Sonderperioden (13-16) für Abschlussbuchungen zur Verfügung. In CO wird nur die 13. Sonderperiode benutzt. Bei der LHM deckt sich das Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr. Jeweils für den Zeitraum eines Geschäftsjahres sind die Bilanz sowie die Aufwand- und Ertragsrechnung zu erstellen. Unter bestimmten Voraussetzungen sind auch Geschäftsjahre zulässig, die weniger als 12 Monate umfassen (Rumpfgeschäftsjahre). Hochrechnungsverfahren, Berichtswesen Die Hochrechnung dient der Ermittlung von Prognosewerten für die Istkosten von einem Berichtsmonat bis zum Ende des Geschäftsjahres. Es stehen vier Hochrechnungsverfahren zur Verfügung: H1, H2, H3, H4. Bei der LHM wird das Verfahren H2 eingesetzt, dass ausschließlich mit Istkosten rechnet. Die Verfahren H1, H3 und H4 berücksichtigen Plankosten für die Hochrechnung. Innenauftrag Ein Innenauftrag ist in der Kostenträgerrechnung ein Instrument zur Sammlung, Überwachung und Planung von Kosten, Leistungen (Leistungsarten) und Erlösen. Innenaufträge werden zu verschiedenen Verwendungszwecken angelegt (Auftragsarten). Integration Unter Integration versteht man die Eingliederung von verschiedenen Teilsystemen (Module: SD, MM, FI-AA, CO, PSM) in ein Gesamtsystem (SAP R/3). Daten werden einmal gespei-

6 Seite 6 chert und stehen dann sofort für andere Anwendungen, auch in anderen Modulen, zur Verfügung. Interne Leistungsverrechnung (ILV) siehe Ziffer 8.2 der KLR-Richtlinie Kalkulatorischer Zins Zins, der den entgangenen Zinsgewinn durch das im Anlagevermögen gebundene Kapital repräsentiert. Für im Bau befindliche Anlagen sind bereits vor Fertigstellung und Inbetriebnahme zeitanteilig kalkulatorische Zinsen anzusetzen. Die Verzinsung beginnt mit dem Monat, in dem die erste Verbindlichkeitsbuchung erfolgt und endet mit dem Monat, der der Umbuchung vorausgeht. Die Aktivierung der kalkulatorischen Zinsen ersetzt eine Indizierung der Anlagen im Bau. Kaufmännisches Rechnungswesen Im kaufmännischen Rechnungswesen werden alle quantifizierbaren Beziehungen und Vorgänge der LHM systematisch erfasst und ausgewertet. Das kaufmännische Rechnungswesen wird für die Planung, Steuerung und Kontrolle des Verwaltungshandelns benötigt. Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) Die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) stellt den innerbetrieblichen Prozess dar, in dem Ressourcen zur Produkterstellung verbraucht werden. Sie untergliedert sich in die Kostenarten-, die Kostenstellen- und die Kostenträgerrechnung. Kosten Unter Kosten werden die betrieblichen Aufwendungen verstanden und sie unterteilen sich in: Verbrauch von Gütern, z. B. Rohstoffen Gebrauch von Anlagegütern, z. B. Abschreibungen, Mietaufwand Inanspruchnahme von Dienstleistungen Kosten sind der bewertete Verbrauch von Gütern und Dienstleistungen innerhalb einer Rechnungsperiode, der bei der Erstellung der betrieblichen Leistungen anfällt. Kostenarten siehe Ziffer 6.1 der KLR-Richtlinie Kostenart, primäre Primäre Kosten sind ursprüngliche Kosten- und Erlösarten hervorgerufen durch externe Lieferungen und Leistungen. Sie entsprechen in der Regel den Erfolgskonten aus der Finanzbuchhaltung (Kontenklassen 4, 5, 6 und 7). Bei der Landeshauptstadt München werden dazu noch die Interne Leistungsverrechnung (ILV) und die Steuerungsumlage mittels einer primären Kostenart abgebildet. Kostenart, sekundäre Sekundäre Kosten sind abgeleitete Kosten, die durch Verrechnungen und den Verbrauch selbst erstellter Leistungen entstehen (Kontenklasse 9). Kostenart, statistische Statistische Kostenarten sind Kostenarten für Bestandskonten der Finanzbuchhaltung und werden im PS für Buchungen aus der Anlagenbuchhaltung benötigt. Kostenartenrechnung

7 Seite 7 Die Kostenartenrechnung ist die erste Stufe der Kostenrechnung. Sie bildet damit die Grundlage für die Kostenstellenrechnung und die Kostenträgerrechnung. Die Aufgaben der Kostenartenrechnung sind: Erfassung aller KLR-relevanten Kosten und Erlöse Identifizierung der entsprechenden Kostenarten (Unterscheidung nach der Verbrauchsart) Ermittlung der Kostenbeträge Information über die Zusammensetzung der Kosten Die Kostenartenrechnung kennt primäre und sekundäre Kostenarten. Kostenmindernde Erlöse siehe Erlöse, kostenmindernd Kostenrechnungskreis Ein Kostenrechnungskreis ist in SAP die Organisationseinheit der Kosten- und Leistungsrechnung, in der alle innerbetrieblichen Geschäftsvorfälle abgebildet werden. Bei der Landeshauptstadt München gibt es einen Kostenrechnungskreis mit der Bezeichnung 1000, dem alle Buchungskreise zugeordnet werden. Kostenstelle Eine Kostenstelle ist eine organisatorische Einheit innerhalb eines Kostenrechnungskreises, die einen eindeutig abgegrenzten Ort der Kostenentstehung darstellt. Die Abgrenzung kann unter funktionalen, abrechnungstechnischen, räumlichen und/oder Kostenverantwortungsgesichtspunkten vorgenommen werden. Die Bildung von Kostenstellen orientiert sich bei der Stadt München hauptsächlich an der jeweiligen Aufbauorganisation (z. B. Abteilungen, Sachgebiete,...). Kostenstellenrechnung Die Kostenstellenrechnung ist die zweite Stufe der Kostenrechnung. Sie übernimmt die Kosten und Erlöse aus der Kostenartenrechnung, welche den Kostenträgern nicht unmittelbar zugerechnet werden können (Gemeinkosten). Der Kostenstellenrechnung liegt eine funktionale, primär an der Aufbauorganisation orientierte Sicht der Gemeinkosten zugrunde. Kostenstellen bilden die kleinsten Verantwortungsbereiche. Die Aufgaben der Kostenstellenrechnung: Verteilung der Gemeinkosten aus der Kostenartenrechnung Durchführung der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung (siehe auch DILV) Vorbereitung der Kalkulation und Kontrolle der Wirtschaftlichkeit der Kostenstellen Kostenstellenstandardhierarchie Die Kostenstellenstandardhierarchie beinhaltet alle Kostenstellen der Landeshauptstadt München. In ihr werden die Kostenstellen zu übergeordneten Knoten/Hierarchiebereichen zusammengefasst, die die organisatorischen Ebenen abbilden. Jeder einzelner dieser Hierarchiebereiche kann auch im Berichtswesen verwendet werden. Kostenträgerrechnung Die Kostenträgerrechnung ist die dritte Stufe der Kostenrechnung. Sie übernimmt die Einzelkosten aus der Kostenartenrechnung und die Gemeinkosten aus der Kostenstellenrechnung. Außerdem werden die Leistungen (erbrachte und messbare Tätigkeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter) in der Kostenträgerrechnung erfasst.

8 Seite 8 Im Sprachgebrauch der Landeshauptstadt München versteht man unter einem Kostenträger ein Produkt bzw. Produktleistungen/Teilprodukte. Die Aufgaben der Kostenträgerrechnung: Ermittlung der Kosten der Kostenträger (Produkte / Produktleistungen / Teilprodukte) Ermittlung der Ergebnisse der Produkte / Produktleistungen / Teilprodukte Vorbereitung der Kalkulation und Kontrolle der Wirtschaftlichkeit der Produkte / Produktleistungen / Teilprodukte Leistungen (BWL-Definition) Leistungen stellen die betrieblichen Erträge dar und unterteilen sich in: Absatzleistungen, z. B. Verkaufserlöse, Nebenerlöse Lagerleistungen, z. B. Mehrbestände an Erzeugnissen Eigenleistungen Leistungsarten Leistungsarten definieren in der Kostenrechnung die von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Kostenstellen erbrachten und messbaren Leistungen / Tätigkeiten. Diese werden im Rahmen der direkten internen Leistungsverrechnung (DILV / DILK) auf Kostenträger / Kostenstellen oder Anlagen im Bau auf Basis von Tarifen weiterverrechnet. Leistungsartenplanung (Aufnahme) Mit Hilfe der Leistungsarten lässt sich auch der mengenmäßige Input eines Kostenträgers (DILV) bzw. in Ausnahmefällen einer Kostenstelle (DILK) darstellen. Bevor die direkte interne Leistungsverrechnung gebucht wird, erfolgt daher auch eine Planung der Leistungsaufnahme auf den entsprechenden Empfängerobjekten. Die Planung umfasst dabei: die Senderkostenstelle die Leistungsart und den zu erwartenden Planverbrauch Leistungsartenplanung (Abgabe) Bevor die direkte interne Leistungsverrechnung (DILV oder DILK) gebucht werden kann, muss die entsprechende Leistungsart je Kostenstelle geplant werden. Die Planung umfasst dabei: die Planungsleistung hier wird die geplante Menge von Leistungseinheiten der jeweiligen Leistungsart für den gesamten Planungszeitraum eingetragen. die Kapazität hier kann die Kapazität der Kostenstelle, für die die Leistungsartenplanung durchgeführt wird, eingetragen werden. Sie beschreibt gleichzeitig die maximale Ausprägung, die die Planleistung während des gesamten Planungszeitraumes annehmen darf. den Tarif hier wird der Plantarif für eine Einheit der Leistungsart eingetragen (bei der Landeshauptstadt München werden diese Werte manuell gesetzt, da die Dienststellen ihre Tarife selbständig ermitteln. den Verteilungsschlüssel er hat Auswirkungen bei der Verteilung der Planwerte auf die einzelnen Perioden (je nachdem welcher Verteilungsschlüssel gewählt wird, können die Planwerte z. B. manuell vergeben werden oder es erfolgt eine gleichmäßige Verteilung auf alle Perioden). Leistungsartentypen Der Leistungsartentyp trifft Festlegungen über die Art der Leistungsmengenplanung und der Leistungsverrechnung. Genutzt werden derzeit 2 Typen: Leistungsartentyp 1 - manuelle Erfassung und Verrechnung Bei dieser Verrechnung ist der leistenden Kostenstelle die Anzahl ihrer Leistungseinhei-

9 Seite 9 ten bekannt und sie weiß genau, wie viel Stunden sie für welchen Innenauftrag tätig war; zusätzlich muss die Leistung mit einem Plantarif ( Leistungsartenplanung) bewertet werden. Leistungsartentyp 4 manuelle Erfassung und keine Verrechnung Bei dieser Erfassung ist der Kostenstelle die Anzahl ihrer Leistungen bekannt; es werden lediglich die Mengeneinheiten der Leistungen informativ auf der Kostenstelle gebucht. Obligo Unter einem Obligo versteht man in der Kostenrechnung Kosten, die tatsächlich noch nicht angefallen sind, deren Werte aber berücksichtigt werden sollen. Obligos entstehen durch das Buchen von Bestellanforderungen und Bestellungen in der Materialwirtschaft (Modul MM). Output-orientierte Budgetierung Die Steuerung durch Vorgabe von Sachzielen orientiert sich an konkreten einzelnen Aufgaben. Die Bestimmung dieser Aufgaben führt zu einem planbaren Ergebnis (Produkt). Dieses wird nach Art, Menge und Qualität festgelegt. Diese Produkte bestimmen den Ressourcenbedarf, damit die Beanspruchung von Finanzen. Beispiel: 85 Kindertagesstätten mit insgesamt 170 Gruppen für 4200 Kinder sollen nach dem Mindeststandard des Gesetzes betrieben werden. Eine solche Steuerung durch Sachziele muss sich den finanziellen Gegebenheiten einpassen, da die Geldressourcen nicht beliebig zur Verfügung stehen. Dies führt zu der output-orientierten Budgetierung. Das Neue Steuerungsmodell und die darauf aufbauende Aufgaben- und Verwaltungsreform sind auf die Ergebnisorientierung des Einsatzes von Ressourcen ausgerichtet. Periodische Umbuchung In der Kosten- und Leistungsrechnung werden mit der Funktion der Periodischen Umbuchung auf einer Kostenstelle oder einem Innenauftrag gebuchte primäre Kosten mit einer Primärkostenart an Kostenstellen oder Innenaufträge verrechnet. Produkt Ein Produkt ist ein steuerungsrelevantes Ergebnis eines Verwaltungshandelns oder des betrieblichen Handelns der einzelnen Fachbereiche bei der Erfüllung der ihnen zugewiesenen Aufgaben. Das Produkt beinhaltet immanent die für seine Erstellung benötigten Ressourcen. Produktleistung Die Produktleistung beschreibt das Ergebnis des Verwaltungshandelns unterhalb der Produktebene, gegliedert nach Objekten und/oder nach Verrichtungen, nicht aber die handelnden Organisationseinheiten, die in den Kostenstellenplänen dargestellt werden. Produktorientierte Budgetierung Wesentliche Voraussetzungen für die Erstellung eines produktorientierten Haushaltes sind einheitliche Definitionen und Beschreibungen von Produkten nach Art, Menge und Qualität. Neben inhaltlichen und mengenmäßig beschriebenen und messbaren Handlungszielen bilden geeignete Produkt-Kennzahlen die Grundlage für Planung und Steuerung. Nach dem Beschluss der Vollversammlung vom 18.März 1998 zur stadtweiten Umsetzung des Neuen Steuerungsmodells (NSM) sind für jeden Umsetzungsbereich Produktbeschreibungen zu erstellen und dem Stadtrat zur Entscheidung vorzulegen. Ressourcenverbrauch Verbrauch von Gütern, z. B. Geld und Sachvermögen, Arbeitsleistungen und Dienstleistungen.

10 Seite 10 Ressourcenverbrauchskonzept Ablösung der bisher geltenden kameralistischen Einnahmen- und Ausgabenrechnung, um im kommunalen Haushalt eine periodengerechte Ausweisung des vollständigen Ressourcenverbrauchs zu ermöglichen. Schedule Manager Der Schedule Manager ist eine allgemeine Anwendungsfunktion, die - modulübergreifend - durch weitestgehende Automatisierung die Definition, Einplanung, Durchführung und Kontrolle von periodisch wiederkehrenden Arbeiten ermöglicht bzw. vereinfacht. Zu diesem Zweck werden im Schedule Manager Aufgabenpläne angelegt. Ein Aufgabenplan ist eine hierarchische Auflistung von inhaltlich zusammengehörigen Teilaufgaben innerhalb des Schedule Managers, die in einem Strukturbaum dargestellt werden. Bei der LHM wird der Schedule Manager, z. B. für die Tages-, Monats- und Jahresabschlüsse, genutzt. Serviceprodukte siehe Ziffer 8.2 der KLR-Richtlinie Statistische Kennzahlen Statistische Kennzahlen (SKZ) stellen in der Kosten- und Leistungsrechnung Kenngrößen auf einer Kostenstelle oder einem Innenauftrag dar und werden in Mengen- oder Zeiteinheiten erfasst. Sie sind ein Instrument zur Abbildung von nichtmonetären Sachverhalten. In der Kostenrechnung finden sie Verwendung als Bezugsbasis für Verrechnungen, sie liefern Informationen im Berichtswesen und sie dienen zur Ableitung von relativen Kennzahlen. Sie werden unterschieden in Fest- und Summenwerte. Statistische Kennzahl, Festwert Festwerte (Typ 1) sind beginnend mit dem Eingabemonat für alle Folgemonate des Geschäftsjahres gleich. Sie werden bei erstmaliger Einbuchung automatisch vom System voreingetragen. Statistische Kennzahl, Summenwert Als Summenwerte (Typ 2) gekennzeichnete Kennzahlenwerte werden für die Folgemonate nicht übernommen. Status (Innenauftrag) Der Status bestimmt, ob bestimmte Vorgänge auf einem Innenauftrag erlaubt sind oder nicht. Die einzelnen Stati müssen manuell gesetzt werden. Statusschema (Innenauftrag) Das Statusschema beinhaltet standardmäßig 4 Phasen: eröffnet freigegeben technisch abgeschlossen abgeschlossen Nur Planung und Budgetierung sind zulässig. Planungen und Ist-Buchungen sind möglich. Planänderungen sind nicht mehr zugelassen. Eine Rückstufung in den Status freigegeben ist möglich. Es sind keine kostenrelevanten Vorgänge mehr möglich. Das System wurde so eingestellt, dass neu angelegte Innenaufträge automatisch den Status freigegeben erhalten.

11 Seite 11 Steuerungsumlage Die Steuerungsumlage umfasst die Kosten der Steuerungs- und Steuerungsunterstützungsprodukte und der zentralen Steuerung (Gemeindeorgane und besondere Bereiche sind die zentrale Steuerung, gesonderte Produkte bzw. Produktleistungen wurden hierfür nicht gebildet). Steuerungs- und Steuerungsunterstützungsprodukte Steuerungsprodukte werden von den unmittelbar entscheidenden Hauptorganen der Stadt, Steuerungsunterstützungsprodukte im Rahmen der Wahrnehmung von Querschnittsaufgaben für die Stadtspitze erbracht. Substitution Im Rahmen einer Substitution prüft das SAP-System, ob bestimmte Eingabewerte eine oder mehrere von Ihnen definierte Bedingungen erfüllen. Ist die Bedingung erfüllt, werden die eingegebenen Werte vom SAP-System durch andere Werte ersetzt. In CO wird im Rahmen der kalkulatorischen Abgrenzung auf eine Substitution zurückgegriffen. In diesem Fall sorgt sie dafür, dass je nach angesprochener Kostenart diejenigen Verrechnungskostenstellen der Abgrenzung gefunden werden, die für die unterschiedlichen Unterabschnitte verwendet werden. Tarif Stundensatz / Verrechnungspreis für Leistungsverrechnungen von Kostenstellen an Kostenträger (DILV) oder Kostenstellen (DILK). Toleranzen (CO) Toleranzen werden für die Verfügbarkeitskontrolle im Rahmen der Budgetierung definiert. Für Budgets werden absolute und / oder relative Toleranzgrenzen festgelegt, die bei Überschreitung zu einer selbst vorab definierten Aktion (Warnung, Warnung mit Mail, Error) führen. Toleranzgrenze (CO) Eine Grenze bis zu der Abweichungen bei einem Vorgang vom System ohne weiteres akzeptiert werden. Die Toleranzgrenzen können als Ausschöpfungsgrad (ausgedrückt in Prozent) und / oder als absolute Abweichung definiert werden. Wenn für ein Budgetprofil und eine Vorgangsgruppe sowohl ein prozentualer Ausschöpfungsgrad als auch eine absolute Abweichung als Toleranzgrenze definiert werden, wird die dazu festgelegte Aktion dann angestoßen, wenn die Verfügungen eine der beiden Toleranzen überschreitet. Je nach Höhe der Verfügungen können unterschiedliche Aktionen angestoßen werden: Aktion 1: Warnung beim Buchen Aktion 2: Warnung beim Buchen und Mail an Verantwortlichen (in CO an Verantwortlichen der Auftragsart) Aktion 3: Fehlermeldung (Buchung wird automatisch abgelehnt) Umbuchung Kosten- und Leistungsrechnung Mit der Umbuchung werden Korrekturen von fehlerhaften Kontierungen vorgenommen. Grundsätzlich gelten dabei folgende Regeln: Bei manuellen Fehlbuchungen erfolgt die Korrektur nur im Ursprungsmodul; Ausnahme: eine Korrektur ist dort technisch nicht mehr möglich. Kostenart und Beträge können bei CO-Umbuchungen nicht verändert werden.

12 Seite 12 Umbuchungen von Einzelposten haben immer Vorrang. Umbuchungen dürfen nur vorgenommen werden, sofern sich im Haushalt (Unterabschnitt) keine Änderungen ergeben. Unterschieden werden die Umbuchungen von primären Kosten in Umbuchung von Einzelposten (mit Referenz zu einem Buchhaltungsbeleg Abstimmung mit FI ist gegeben) Umbuchung von Kosten / Erlösen (rein CO-interner Vorgang ohne Abstimmung mit FI) Umlage In der Kosten- und Leistungsrechnung werden mit der Funktion der Umlage auf einer Kostenstelle gebuchte primäre und sekundäre Kosten mit einer sekundären Kostenart an Kostenstellen oder Innenaufträge verrechnet. Beispiele für Umlagen sind die Steuerungsumlage oder die Leitungsumlage. Validierung Im Rahmen einer Validierung prüft das SAP-System, ob bestimmte Eingabewerte eine oder mehrere von Ihnen definierte Bedingungen erfüllen. Diese Prüfungen erfolgen bei der Eingabe der Werte in das System. Sind die Bedingungen erfüllt, werden die Eingabewerte in das System übernommen. Sind die Bedingungen nicht erfüllt, gibt das SAP-System eine definierte Meldung aus. Verfügbarkeitskontrolle (Kosten- und Leistungsrechnung) Die Verfügbarkeitskontrolle in der Kostenträgerrechnung dient als Hilfsmittel, um Budgetüberschreitungen anzuzeigen, d.h. bei jeder Buchung wird überprüft, ob noch ausreichend Mittel (auf dem Innenauftrag) vorhanden sind. Sie ist vollkommen unabhängig von der Verfügbarkeitsprüfung des Projektssystems (PS) oder der Finanzrechnung (PSM). Verrechnungsschema (Customizing CO) Das Verrechnungsschema in der Kostenrechnung steuert, unter welchen Kostenarten ein Innenauftrag abgerechnet wird. Es trifft dabei Zuordnungen zum Ursprung hier sind die Kosten- und Erlösarten hinterlegt, die bei der Abrechnung berücksichtigt werden sollen. zu den Abrechnungskosten hier sind die Kostenarten hinterlegt, unter denen die Abrechnung erfolgen soll (die Abrechnung kann abhängig vom Empfängertyp - kostenartengerecht oder mit einer Abrechnungskostenart erfolgen). Verrechnungskostenstelle Außerhalb der Aufbauorganisation gibt es noch Verrechnungskostenstellen, die in der Regel keine Organisationseinheiten abbilden, sondern nur für verrechnungstechnische Zwecke gebildet werden; hier sind insbesondere Verrechnungskostenstellen für Gebäudekosten beispielhaft zu nennen. Version Die Version ermöglicht das parallele Führen unterschiedlicher Plandaten für dasselbe Objekt. Es können im System mehrere Planversionen parallel gepflegt und ausgewertet werden. Bei der LHM ist derzeit nur die Version 0 im Einsatz.

13 Seite 13 Verteilung In der Kosten- und Leistungsrechnung werden mit der Funktion der Verteilung auf einer Kostenstelle gebuchte primäre Kosten mit den Originalkostenarten an Kostenstellen oder Innenaufträge verrechnet. Verteilungsschlüssel Schlüssel zur Verteilung von Planwerten auf Perioden nach unterschiedlichen Kriterien (analog, gleichmäßig, usw.). Folgende Standverteilungsschlüssel stehen zur Auswahl zur Verfügung: 0 Manuelle Verteilung Dieser Verteilungsschlüssel wird automatisch bei Eingabe eines Periodenwertes auf dem Periodenbild gesetzt, kann von Ihnen jedoch auch im Übersichtsbild verwendet werden. 1 Gleichmäßige Verteilung Der Eingabewert wird gleichmäßig auf alle Perioden verteilt. 2 Analoge Verteilung Die Verteilung des Eingabewertes wird analog zur bisherigen Verteilung vorgenommen. 3 Prozentuale Verteilung Der Eingabewert wird als Prozentsatz interpretiert und pro Periode mit dem bisherigen Wert multipliziert. 4 Werte auf nachfolgende Perioden verteilen Perioden mit Inhalt ungleich Null werden auf nachfolgende leere Perioden verteilt. 5 Werte auf nachfolgende leere Perioden kopieren Perioden mit Inhalt ungleich Null werden auf nachfolgende leere Perioden kopiert. 6 Einzelwert vortragen Ein eingegebener Periodenwert wird auf nachfolgende Perioden kopiert. Dieser Verteilungsschlüssel ist nur auf Periodenbildern sinnvoll, sofern dort der Verteilungsschlüssel angeboten wird. Bei kumulierten Werten hat der Verteilungsschlüssel keine Wirkung. 7 Verteilung analog zur Anzahl der Kalendertage pro Periode Die Verteilung des Eingabewertes wird analog zur Anzahl der Kalendertage pro Periode vorgenommen. 11 Verteilung analog zur geplanten Leistungsmenge Dieser Verteilungsschlüssel kann nur in der Kostenartenplanung oder statistischen Kennzahlenplanung für eine Kostenstelle/Leistungsart oder einen Geschäftsprozess verwendet werden. Er verteilt die eingegebenen Werte analog zur Leistungsmenge, die auf der Kostenstelle oder dem Geschäftsprozess geplant ist. Dabei werden diejenigen Leistungsmengen verwendet, die im Augenblick der Anwendung des Verteilungsschlüssels geplant sind. Bei nachträglichen Leistungsänderungen und beim Kopieren der Planwerte in andere Versionen wird KEINE automatische Neuverteilung durchgeführt! Dieser Verteilungsschlüssel kann in der Verteilungsschlüsselpflege nicht referenziert werden. Vollkosten Die Vollkosten sind alle in einer Periode anfallenden Kosten, die einem Produkt bzw. einer Produktleistung direkt oder indirekt über eine Kostenstelle möglichst verursachungsgemäß zugerechnet werden. Wertefluss Der Wertefluss stellt den gesamten, periodengerechten Ressourcenverbrauch in der Kostenund Leistungsrechnung dar.

14 Seite 14 Zins, kalkulatorischer Zins, der den entgangenen Zinsgewinn durch das im Anlagevermögen gebundene Kapital repräsentiert. Bei der LHM wird alles Anlagevermögen im Bewertungsbereich 01 AHK Hoheitsbilanz verzinst. Der Zinssatz wird jährlich durch die Stadtkämmerei festgelegt und durch das CCC in das SAP eingepflegt. Zurechenbarkeit (Kostenarten) Die Zurechenbarkeit einer Kosten- oder Erlösart unterscheidet sich in Gemein- oder Einzelkosten. Zuschlagsschema (Customizing CO) Das Zuschlagsschema für die kalkulatorische Abgrenzung in der Kosten- und Leistungsrechnung definiert die Regeln, die für die Berechnung der zu buchenden Werte notwendig sind. Es beinhaltet Festlegungen zu Basen, Zuschlägen und Entlastungen. Über die Bezugsbasen werdend die Kostenarten bestimmt, die zur Berechnung der Werte auf Zuschlagskostenarten als Basis herangezogen werden. Über die Zuschläge werden - in Abhängigkeit vom Buchungskreis - die Prozentsätze festgelegt, mit denen die zu buchenden Abgrenzungswerte aus den Werten der Berechnungsbasis ermittelt werden. Die Zuschläge werden zwar pro Buchungskreis gepflegt, aber sie sind stadtweit einheitlich. In einer Entlastung wird definiert, welche Zuschlagskostenarten (eigener Kostenartentyp = 3) gebucht werden und welche Abgrenzungskostenstellen (eigener Typ = A) die Entlastungen aufnehmen sollen. Zyklusablaufgruppe Um Zyklen einer Verrechnungsart parallel ausführen zu können, müssen diese verschiedenen Zyklusablaufgruppen zugeordnet sein. Nur so ist es möglich, dass im Monatsabschluss alle Referate gleichzeitig ihre Verrechnungszyklen ausführen können. Zyklus- und Segmenttechnik Im Rahmen des Monatsabschlusses der Kosten- und Leistungsrechnung werden zu verrechnende Kosten nach definierten Regeln an die entsprechenden Empfänger (Kostenstellen oder Innenaufträge) weitergegeben. Diese Regeln werden in Zyklen und Segmenten hinterlegt. Ein Zyklus ist die Zusammenfassung von Regeln und wird in ein oder mehrere Segmente unterteilt. Der Zyklus wird einem Gültigkeitszeitraum zugewiesen. Ein Segment ist eine Zusammenfassung von Senderobjekten, deren Werte nach denselben Regeln ermittelt werden und den zugehörigen Empfängerobjekten, deren Bezugsbasen nach denselben Regeln ermittelt werden. Im Rahmen der Zyklus- und Segmenttechnik stehen die Funktionen der Umlage, der Verteilung und der Periodischen Umbuchung zur Verfügung. Zyklus, iterativ Die iterative Verarbeitung steuert, ob bei der Verarbeitung dieses Zyklus iterative Sender- Empfänger-Beziehungen berücksichtigt werden. Die Iteration wird so oft wiederholt, bis jeder Sender vollständig entlastet ist (unter Umständen bleibt ein kleiner Rest übrig).

15 Seite 15 Das Kennzeichen sollte aus Laufzeitverkürzungen bei den Zyklen nur dann gesetzt werden, wenn eine iterative Verarbeitung tatsächlich notwendig ist. Zyklus, kumulativ Das Kennzeichen steuert, ob bei der Verarbeitung des Zyklus eine kumulierte Verrechnung durchgeführt wird. Wird ein Zyklus mit aktiviertem Kumulationskennzeichen ausgeführt, so werden die bis zur aktuellen Periode gebuchten Senderbeträge aufgrund von Bezugsbasen verrechnet, die von der Periode 1 an kumuliert werden. In der aktuellen Periode werden die ermittelten Verrechnungsbeträge abzüglich der in den Vorperioden verrechneten Beträge gebucht.