26. SAP-Anwendertag in Berlin. Änderung der kreditorischen Belegbearbeitung im GASAG - Konzern

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1 26. SAP-Anwendertag in Berlin Änderung der kreditorischen Belegbearbeitung im GASAG - Konzern

2 Chart 2 factory mit nachfolgenden Anwendungen im GASAG-Konzern: Elektronischer Posteingang GWS Elektronische Kundenakte Vertrieb Elektronisches Dokumentenmanagement Vertrieb Netznutzungsmanagement NBB Monitoring der Abschlussprozesse Konzernweit (K-RW) Rechnungsprüfungsworkflow Konzernweit (K-RW)

3 Chart 3 Inhaltsverzeichnis Dienstleister SSC Rechnungswesen Zielsetzung des Projektes Timeline Prozess-Grobdarstellung und Benutzeroberflächen Web-basierter Freigabeworkflow Matching im SAP (Zuordnung Rechnungs- zu Bestellpositionen) Einbindung von Nicht-SAP-Usern

4 Chart 4 Dienstleister SSC Rechnungswesen Kaufmännische Betreuung der Gesellschaften des GASAG- Konzerns Hauptbuch Anlagenbuchhaltung, Auftragsabrechnung Energiewirtschaft Kontokorrent (Kreditorisches Belegaufkommen in Höhe von Belegen/Jahr) Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen für alle Gesellschaften Je 10 Monatsabschlüsse und je 2 Jahresabschlüsse (Hard Close- und Jahresabschluss) Konzernabschluss nach IFRS

5 Chart 5 Zielsetzung des Projektes I Ablösung der individuellen Anpassungen durch den weitestgehenden Einsatz des Standards (SER) Verbesserung der Klassifikation und Lieferantenerkennung durch die Erkennung zusätzlicher ID-Kriterien (z.b. UstID und Bankdaten) Einsatz einer Pipeline zur automatisierten Verarbeitung von Abrechnungen und Zahlungsanweisungen Ablösung der manuellen Statistiken schneller Rückgriff und 100 % ige Auskunftfähigkeit zum Bearbeitungsstatus Monitoring des Rechnungsprüfungsprozesses Standardisierung der Produkte des SSC Rechnungswesen

6 Chart 6 Zielsetzung des Projektes II vollständige Weiterleitung digitalisierter Belege Revisionssichere Integration der Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozesse Anbindung eines elektronischen Rechnungsaustauschs Verringerung der Durchlaufzeiten von Belegen im gesamten Bearbeitungsprozess Verringerung der Mahnungen bzw. Tagfertigkeit der Buchhaltung Transparente Adressierung der Zuständigkeiten Erhöhung der Transparenz in Bezug auf Durchlaufzeiten und Kosten der Rechnungsbearbeitung

7 Chart 7 Inhaltsverzeichnis Dienstleister SSC Rechnungswesen Zielsetzung des Projektes Timeline Prozess-Grobdarstellung und Benutzeroberflächen Web-basierter Freigabeworkflow Matching im SAP (Zuordnung Rechnungs- zu Bestellpositionen) Einbindung von Nicht-SAP-Usern

8 Chart 8 Timeline Erklärung Testbereitschaft (Teilabnahme) Übergabe Pflichtenheft Workshop mit forcont KickOff 44. KW Produktivsetzung 36. KW 43. KW Schulung + Tests Diverse Change Request Ápril Mai Juni Juli August September Oktober

9 Chart 9 Inhaltsverzeichnis Dienstleister SSC Rechnungswesen Zielsetzung des Projektes Timeline Prozess-Grobdarstellung und Benutzeroberflächen Web-basierter Freigabeworkflow Matching im SAP (Zuordnung Rechnungs- zu Bestellpositionen) Einbindung von Nicht-SAP-Usern

10 MM-Rechnungen mit Bestellbezug SAP Gericht- vollzieher- Belege Prozess-Grobdarstellung Rechnungseingang und Scan der Rechnungen Chart 10 Fi-Rechnungen ohne Bestellbezug SAP Abrechnung & Zahlungsanweisung OCR (Optical Character Recognition) / SER Bei Bedarf Bearbeitung am Verifier (SER) Rechnungseingangsbuch Fi-Rechnungen MM-Rechnungen GV-Belege Abr. & ZA

11 SER-Verifier Benutzeroberfläche Chart 11

12 Selektionsmaske Rechnungseingangsbuch Chart 12

13 Trefferliste Rechnungseingangsbuch Chart 13

14 Chart 14 Inhaltsverzeichnis Dienstleister SSC Rechnungswesen Zielsetzung des Projektes Timeline Prozess-Grobdarstellung und Benutzeroberflächen Web-basierter Freigabeworkflow Matching im SAP (Zuordnung Rechnungs- zu Bestellpositionen) Einbindung von Nicht-SAP-Usern

15 Workflow-Ablauf FI, webbasierte Freigabe Chart 15 automatische Benachrichtigungsmail über Benachrichtigungsdienst

16 Workflow-Ablauf FI, webbasierte Freigabe Chart 16 Anmeldung am System für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen Anklicken des Links in der Mail oder über das Intranet, unter Anwendungen Rechnungsfreigabe

17 Workflow-Ablauf FI, webbasierte Freigabe Chart 17 Eingangskorb in der forcont factory

18 Workflow-Ablauf FI, webbasierte Freigabe Chart 18

19 Chart 19 Workflow-Ablauf FI, webbasierte Freigabe Mögliche der möglichen Bearbeitungsschritte (Aktionen) für die Freigabe: Kontieren und sachlich richtig zeichnen des Gesamtbetrages Kontieren und sachlich richtig zeichnen von Teilbeträgen Prüfanfrage an einen anderen Benutzer Weiterleiten zur Sachlichen und Rechnerischen Prüfung durch einen anderen Benutzer (Weiterleitung zur Preislichen Bestätigung) (Weiterleitung zur Freigabe) Umleitung zur Buchung mit Bestellbezug Eingangsrechnung an Lieferanten zurücksenden Zurück an Buchhaltung wegen fehlerhafter Freigabe Notizen zur Eingangsrechnung Dokument anzeigen Auswahl der Bearbeitungsschritte durch Mausklick

20 Chart 20 Mehrstufiger WEB-basierter Freigabeworkflow Fi-Rechnung Folgende Angaben fehlen: Kontierung, sachliche Richtigkeit, Freigabe Zahlung Kontiert Rechnung, zeichnet sachlich Richtig, abhängig von Wertgrenze Erste Stufe leitet Rechnung weiter Gibt Zahlung frei, abhängig von der Wertgrenze Prüfungsanfrage? nein Wertgrenze überschritten? nein ja Zweite Stufe ja Zeichnet Sachlich Richtig auf Notizfeld Gibt Zahlung frei, abhängig von der Wertgrenze Buchhalter bucht Rechnung, Rechnung wird bezahlt

21 Workflow-Ablauf FI, webbasierte Freigabe Chart 21 Aktion: Kontieren und sachlich richtig zeichnen des Gesamtbetrages

22 Workflow-Ablauf FI, webbasierte Freigabe Chart 22 Aktion: Kontieren und sachlich richtig zeichnen des Gesamtbetrages wenn das System die Eingaben zur Freigabe akzeptiert, SRZ durchführen

23 Workflow-Ablauf FI, webbasierte Freigabe Chart 23 Aktion: Kontieren und sachlich richtig zeichnen des Gesamtbetrages Vorgang weiterleiten Auswahl des verantwortlichen Mitarbeiters für die Freigabe zur Zahlung (FZ) Mitarbeiter auswählen und bestätigen mit Favoriten-Funktion, merkt die letzten 5 Weiterleitungen

24 Workflow-Ablauf FI, webbasierte Freigabe Aktion: Zahlungsfreigabe erteilen für Gesamtbetrag Chart 24

25 Workflow-Ablauf FI, webbasierte Freigabe Chart 25 Aktion: Zahlungsfreigabe erteilen für Gesamtbetrag nach erfolgter FZ Weiterleitung zur Buchhaltung nach erfolgter Bestätigung wird der Vorgang mit dem Freigabeprotokoll nach SAP zurückgeschrieben und kann in der Buchhaltung gebucht werden

26 Chart 26 Inhaltsverzeichnis Dienstleister SSC Rechnungswesen Zielsetzung des Projektes Timeline Prozess-Grobdarstellung und Benutzeroberflächen Web-basierter Freigabeworkflow Matching im SAP (Zuordnung Rechnungs- zu Bestellpositionen) Einbindung von Nicht-SAP-Usern

27 Chart 27 Workflow-Ablauf MM automatische Mitarbeiterfindung: Anforderer aus erster Position der ersten Bestellung Dialogschritt im SAP WF-Eingangskorb: Zuordnung beim Anforderer automatische Dokumentenanzeige Aufruf des Dynpro für die Zuordnung beim Anforderer

28 Workflow-Ablauf MM Chart 28 Dynpro für die Zuordnung beim Anforderer

29 Workflow-Ablauf MM Chart 29 Funktionen im Dynpro für die Zuordnung beim Anforderer Bestellung ändern (wenn SAP-Berechtigung vorhanden) Bestellung hinzufügen (wenn SAP-Berechtigung vorhanden) Bestellung anlegen (wenn SAP-Berechtigung vorhanden) WE erfassen (wenn SAP-Berechtigung vorhanden) Rechnungsposition löschen Rechnungsposition hinzufügen Bestellposition in Rechnung übernehmen Rechnungs- zu Bestellposition zuordnen Weiterleitung zur Klärung an Einkauf Kreditor anzeigen Sichern = Bearbeitung abschließen, Weiterleitung zur Buchhaltung

30 Chart 30 Inhaltsverzeichnis Dienstleister SSC Rechnungswesen Zielsetzung des Projektes Timeline Prozess-Grobdarstellung und Benutzeroberflächen Web-basierter Freigabeworkflow Matching im SAP (Zuordnung Rechnungs- zu Bestellpositionen) Einbindung von Nicht-SAP-Usern

31 Einbindung von Nicht-SAP-Usern Chart 31 - Einbindung von Nicht-SAP-Usern zur Klärung bestellbezogener Vorgänge - Weiterleiten der Rechnung in elektronischer Form an einen Nicht-SAP-User (nachfolgende zwei Charts) zur Einholung von Informationen, um die Rechnung bearbeiten zu können

32 Weiterleiten an Nicht-SAP-User (I) im ixos-viewer im Menü <Dokument> <Referenz senden> oder in der Symbolleiste <Dokumentenverweis senden> Chart 32 Der Link wird per MS Outlook an den Empfänger gesandt, der diesen über die Hyperlinkfunktion öffnet...

33 Chart 33 Weiterleiten an Nicht-SAP-User (II) Option Erweitern wählen, um die gewünschten Informationen bereitzustellen und abschließend Absenden auswählen Der zu Benachrichtigende wird dann per Outlook o. ä. auf die getätigten Vermerke hingewiesen, um diese weiter zu verwenden.

34 Chart 34 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!