MEHRWERK. Automatische Belegverarbeitung mit SAP

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1 MEHRWERK Automatische Belegverarbeitung mit SAP

2 Situation Allgemein Der Verband der europäischen Papierindustrie (CEPI) verzeichnet weiter steigende Produktionszahlen. Das papierlose Büro ist auch in der ersten Dekade des 21. Jahrhunderts nicht zu realisieren. Unternehmenslage Der Posteingang findet immer noch zu einem wesentlichen Teil in Papierform statt. Prozesse ohne Systemunterstützung erhöhen in der heutiger Zeit die Komplexität und führen zur Intransparenz. Nachdem jahrzehntelang die Optimierung der Produktionsprozesse vorangetrieben wurde, liegt der Fokus heutzutage vermehrt auf den Einsparpotenzialen in den Verwaltungsbereichen. Seite 2

3 Eingangsrechnungsverarbeitung Die historisch gewachsenen Prozesse bieten einen Fundus an Optimierungsmöglichkeiten und Einsparpotenzialen. Manuelle Verarbeitung von Eingangsrechnungen in Papierform ist einer der Prozesse, die sich stabil automatisieren lassen. Bisher werden elektronische Eingangsrechnungen und Rechnungen in Papierform oftmals getrennt betrachtet. Fehlende Transparenz im Geschäftsprozess: Wo befindet sich welche Rechnung? Hoher Aufwand bei der Rechnungsklärung: Kopien, Hauspost, lange Warte- und Rücklaufzeiten, Seite 3

4 Einsparpotenziale im Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung Reduzierung der einfachen, zeitintensiven Routineaufgaben. Beschleunigung der Durchlaufzeiten. Reduzierung der Kosten pro Rechnung. Sicherstellung der Skontierung. Qualitativ Transparenz über den Bearbeitungsstand jedes einzelnen Vorgangs. Sicherstellung der Einhaltung von Freigaberichtlinien. Unternehmensvorgaben (z.b. Vier-Augen-Prinzip) SOX Compliance, etc. Verminderung des Belegverlustrisikos. Seite 4

5 Ist-Prozess: Gewachsene Strukturen Ablage Sortierung Posteingang Vorerfassung Buchung Klärung Freigabe Seite 5

6 Soll-Prozess der Eingangsrechnungsbearbeitung Prozessmanagement und Monitoring Archivierung Zentraler Posteingang Erkennung, Validierung Nachbearbeitung Klärung, Freigabe Endbuchung Option: Automatismus Seite 6

7 Klassische Lösungsansätze Außerhalb SAP Innerhalb SAP Eingangsrechnungen Kreditoren-/Bestelldaten aus SAP Workflow Scanner und ggf. Integration in das Umfeld eines Archivsystems Automatische Interpretation der kreditorischen Rechnungen: a) Rechnungsbasisdaten b) Einzelpositionen Vorerfassung/Buchung über FI und MIRO Transaktion Seite 7

8 Next Generation: SAP integriert als AddIn Innerhalb SAP Eingangsrechnungen Workflow OCR Scanner und ggf. Integration in das Umfeld eines Archivsystems Freiform-Erkennung, Matching, Validierung, Workflowsteuerung, Vorerfassung/Buchung über FI und MIRO Transaktion Seite 8

9 Architektur und Implementierung SAP ERP Lösungs AddIn SAP ERP Netweaver 7.0 Eingangsrechnungen Rechnungseingangsbuch Freiform-Erkennung, Matching Scanner Nachbearbeitung OCR Verarbeitungsstrategie Archivsystem Workflow Beleg buchen = Prozessende Webflow Seite 9

10 Architektur und Implementierung SAP alle Release Verarbeitungsmodul SAP ERP-System (alle Releases) Verarbeitungsmodul SAP Netweaver 7.0 Eingangsrechnungen Rechnungseingangsbuch OCR Beleginterpretation Scanner Bestell-/ Kreditorendaten RFC Load & Read Nachbearbeitung Workflow Verarbeitungsstrategie Archivsystem Beleg buchen = Prozessende Seite 10

11 Alternative Eingangsszenarien externe Systeme Proprietäre Formate File-Schnittstelle RFC, XML-IDOC PI-XI, XML, Soap, Belegleser, Raw-Data Binäre Dokumente, 1-n Zusatz Dokumente Konverter Verarbeitungsmodull SAP ECC 6.0 Netweaver 7.0 Option: Digitale Signatur Archivsystem Seite 11

12 Handling der digitalen Signatur (Szenario) Rechnungsteller Umwandlung in ein elektronische Format Signaturerstellung Digitale Signatur Signaturprüfung Empfänger Rechnung mit digitaler Signatur und Prüfbericht Prüfung Seite 12

13 Beispiel: Rechnungseingangsbuch Seite 13

14 Beispiel: freiform Interpretation in SAP Seite 14

15 Merkmale: freiform-interpretation freiform-interpretation (kein grundsätzliches Anlernen, sondern direkte Einsetzbarkeit) kein Aufwand für Benutzer stabile Erkennungsquoten (Mandant/Buchungskreis, Kopfdaten, Einzelpositionen) Prozesskontrolle Nachvollziehbare Vorgänge mit Eröffnung/Eintritt ins R/3 Verarbeitungsmonitoring und Administration Workflow-Anschluss caseengine oder Kunden-Workflow Verbuchungsstrategien Prüfung von Buchungs- und Prozessdaten > customizingfähig Buchungsverlauf je nach Prüfungs-/Restriktionsergebnis Hintergrundbuchung, Vorerfassung, WI-Ersterfassung FI-Verarbeitung Buchungskreisübergreifende Buchungen Setzen Zahlsperre anhand Belegattributen (Kreditor, Betrag...) Kosten- und Anlagenrechnungen, Anzahlungsanforderungen MM-Verarbeitung Bestellbezogene und Sachkontenbuchungen, Mischbuchungen WE Wait-Step Warten auf Wareneingang (Intervall-Customizing) Automatische Ermittlung Lieferschein-/Materialbeleg-Bezug Seite 15

16 Besonderheiten: freiform-interpretation Allgemein Alle Belegprüfungen des SAP -Standards (Doppelte Rechnung...) Hinterlegbare Transaktionsvarianten Restart-Automatik (Job) für fehlgeschlagene Verarbeitungsschritte Benutzerspezifische Bearbeitungskontrolle MyMonitor Tagesstatistik für Buchhalter MyTeam -Monitor Tagesstatistik für Team Buchhaltung FI-Belege Debitorische Buchungen (Gegengeschäfte) Modulwechsel FI- <-> MM-Verbuchung MM-Belege Eigene Preis-/Mengen-Toleranzprüfungen auf Positionsebene Kontierungsprüfung/-änderung durch Rechnungsbuchung Seite 16

17 Klärungs- und Freigabeworkflow Bearbeitung einer FI-Rechnung Rechnungseingang Klärung und Freigabe Buchung Ende Eingangsrechnung ohne Bestellbezug Prüfung der Kontierungen und Freigaben Fachabteilung Freigabe II Fachabteilung Freigabe 1 Rechnungsprüfung Vorerfassung des Beleges in FI nein Vorgang in WF senden (Empfänger, Aufgabe,etc) Prüfung und Kontierung der Rechnung, sachliche Freigabe Rechnung ok? ja Prüfung der Rechnung, zweite Freigabe Rechnung ok? nein nein ja Rechnung ok? ja Auslösung der Buchung Prozessende Seite 17

18 Beispiel: Workflow Vorgangsoberfläche (1) Seite 18

19 Beispiel: Workflow Vorgangsoberfläche (2) Seite 19

20 Beispiel: Workflow Web Seite 20

21 Beispiel: Workflow Web-Oberfläche Seite 21

22 Merkmale: Workflow Generische Workflow-Engine Ein Vorgangsbildschirm. Absprünge in alle relevanten Transaktionen möglich. Zugriff auf alle zum Vorgang gehörigen Objekte/Anlagen. Ausbaufähig auf beliebige Geschäftsvorfälle. Vorgangsbearbeitung Workflow-User arbeiten auf Kopie der ERP-Daten/-Erfassung. Einholung von Kontierungen und Zusatzinformationen. Komplexe Bearbeitungsoptionen/-kombinationen. Kommentarfeld (unbegrenzt) incl. Vorgänger-Kommentare. Hinzufügen von Anlagen zum Vorgang. Webflow Prüfungs- und Freigabeschritte über im Web verfügbar Verarbeitung über SAP IST, Web-RFC-Tunnel, Webdynpro ABAP Identische Funktionen im ERP und im Web Bearbeiterfindung Über PD-Org und/oder eigenes Organigramm Beliebig definierbare Empfängerobjekte Workflow-Eingang ERP oder Web als Empfänger-Attribut Seite 22

23 Beispiele: Kreditorenbuchhalter Nachbearbeitung der Belege in der gewohnten SAP Umgebung Zugriff auf die aktuellen Stamm- und Bewegungsdaten Zugriff auf die gängigen SAP Funktionen Seite 23

24 Beispiele: Freigeber Darstellung aller Informationen auf einem Vorgangsbildschirm Absprünge in die gängigen SAP Transaktionen (Wareneingang, Bestellung, etc.) Seite 24

25 Beispiele: Leiter Kreditorenbuchhalter Anzeige aller Vorgänge in einem zentralen Monitoring Auswertungen nach verschiedenen Kriterien Verfolgung der Skontofälligkeiten Seite 25

26 Einführungsmethodik Methodik gemeinsam Customizing Leitfaden besprechen Basis Auslieferung mit Standard-Customizing Tests und Schulung Tools Corpus Extractor Test Workbench Prozessoptimierung Individuell konfiguriertes und lauffähiges System Projekt-Management Qualitätssicherung Seite 26

27 MEHRWERK Sprechen Sie uns an Mehrwerk AG