Vollkostenrechnung. für Forschungsprojekte. unter besonderer Berücksichtigung des 7. FRP der EU

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1 Vollkostenrechnung für Forschungsprojekte unter besonderer Berücksichtigung des 7. FRP der EU 1

2 Bedin- gungen abrechenbar belegbare Kosten mit Projektbezug: Gebäude, Räume Miete Bewirtschaftung Personal enschaftlich nicht-enschaftlich bewegliches Vermögen Sachmittel nicht abrechenbar indirekte Steuern [ Flughafengebühr [Ausnahme: projektfremde Anteile Lehre Dienstleistungen andere Forschungsprojekte Zölle Rückstellungen Schuldzinsen Wechselkursverluste Verbindlichkeiten 2

3 Bedin- gungen Bauamt H o c h s c h u l e Bauinvestitionen Buchführung K-L-R EU-Projekt- Kam Kfm Kalk/Abrech Bauamt Landesamt für Besoldung/ Vergütung/ Finanzen bzw. Landeshaushalt Kaltmiete BewirtschKosten, netto VermögGegenst, netto Sachmittelkosten, netto Bezüge/Vergüt/SozAbg VersorgZuschl Beamte Klaus-Peter Rieger, Beihilfe Uni Tübingen Beamte und Bettina Floß, HS 10/2008 kalkulatorisch kalkulatorisch bilanziell kalkulatorisch kalkulatorisch kalkulatorisch durchschnittlich kalkulatorisch 3 Kalkulatorisch/durchschnittlich nur mit Methodenzertifikat

4 Bedin- gungen Methodenzertifikat Methode der Ermittlung indirekter Kosten Kann Regelung Methode zur Berechnung von Personaldurschnittskosten Muss - Regelung 4

5 Bedin- gungen Methodenzertifikat - Voraussetzungen multiple beneficiaries mindestens acht Projekte > im FP 6 die zu zertifizierende Methode für die Berechnung der - - indirekten Kosten muss bereits etabliert sein und angewandt werden 5

6 Bedin- gungen Methodenzertifikat Beantragung und Wirkung Anfrage bei der Kommission [indirekte Kosten] Annahme oder Ablehnung bei der Kommission Einreichung des Antrags gem. Annex V Form E Bewilligung oder Ablehnung durch die Kommission Gültigkeit für alle Projekte der Einrichtung während der Laufzeit des 7. Rahmenprogramms 6

7 Bedin- gungen direkte Kosten diverse Kosten, sofort auf Projekt gebucht, zunächst auf Kostenstelle gebucht und dem Projekt proportional zu Zeitanteilen zugerechnet in Buchführung nachweisbar >> Abrechnung relativ einfach indirekte Kosten = -Kosten anteilige Management- und nfrastrukturkosten, gebucht auf technischen Verrechnungs-, Verwaltungs-, Servicekostenstellen [ nstituten anteilige Kosten, gebucht auf Endkostenstellen [z.b. über K-L-R zu ermitteln oder als Pauschale zuzurechnen >> Berechnungs- und Begründungsaufwand hoch 7

8 Bedin- gungen Erstattung direkter + indirekter Kosten max. 75 % Abrechnungsmethoden bei Vollkostenrechnung als belegbare indirekte Kosten sofern Buchhaltungssystem dentifizierung indirekter Projektkosten erlaubt [Umlageschlüssel!] über Pauschale bis 12/2009 auf Basis aktueller direkter Kosten Vollkostenrechnung ab 2010 nach vereinfachter Methode auf Basis tatsächlicher indirekter Kosten aus Vorjahresabschlüssen für die Einrichtung insgesamt nur sofern Buchhaltungssystem keine exakte Berechnung Klaus-Peter der Rieger, indirekten Uni Tübingen und Kosten Bettina Floß, zulässt HS 10/2008 Erstattung max. 100 % Erstattung 60 % bezogen auf direkte Kosten Erstattung min. 40 % bezogen auf direkte Kosten +++ Hoher Anteil direkter Kosten 8

9 Bedin- gungen Vereinfachte Methode Mindestanforderungen indirekte Kosten können nicht detailliert, aber insgesamt auf Ebene der Rechtsperson zusammengefasst werden Abzug aller direkten nicht erstattungsfähigen Kosten Zurechnung mittels eines fairen Mechanismus [z.b. Gesamtproduktivstunden, Personalausgaben] Durchführung ist das Buchführungssystem feiner als die Mindestanforderungen, so ist dessen Anwendung verpflichtend keine vorherige Registrierung/Bestätigung erforderlich Methodenzertifikat möglich [ Verfahren Prüfer beschreibt und bestätigt die Methode [individuelles 9

10 Bedin- gungen Erstattung [direkte[ und indirekte [ Kosten Erhöhter Erstattungssatz von 75 % für öffentliche Einrichtungen kleine und mittlere Unternehmen [ KMU ] non profit Organisationen Erstattungen allgemein Forschung und Entwicklung 75 % Demonstrationsmaßnahmen 75 % Management 100 % andere Aktivitäten 100 % u.a. Auditkosten, Methodenzertifikat, Koordination 10

11 Bedin- gungen Erstattungssätze tze der nachgewiesenen gesamten Kosten Maximum reimbursement rates of eligible costs Research and technological development(*) Demonstration activities Training activities Management of the consortium activities Other activities (**) Network of excellence 100% 100% Collaborative project 50% 75% (***) 50% 100% 100% 100% Research project for the benefit of specific groups (SMEs) 50% 75% (***) 50% 100% 100% 100% Coordination and support action 100% (****) 100% (****) 100% (****) Kappung der indirekten Kosten bei 7% 11

12 Bedin- gungen Rechenbeispiele aus F+E Erstattungsmaximum gemäß 6. FRP Direkte Kosten Pauschale für indirekte Kosten 20 % = Gesamtkosten 120 Erstattung von 100% = 120 Erstattungsmaximum gemäß 7. FRP bis Direkte Kosten Pauschale für indirekte Kosten 60 % = Gesamtkosten 160 Erstattung von 75% = 120 Erstattungsmaximum gemäß 7. FRP ab mit Pauschale Direkte Kosten Pauschale für indirekte Kosten 40 % = Gesamtkosten 140 Erstattung von 75% = 105 Erstattungsmaximum gemäß 7. FRP ab mit Vollkostenrechnung Direkte Kosten tatsächliche indirekte Kosten 80 = Gesamtkosten 180 Erstattung von 75% =

13 Bedin- gungen Garantiefonds sofern die ausgezahlten Beträge nicht mit den tatsächlichen Kosten übereinstimmen, werden die noch nicht eingesetzten Gelder zunächst in Garantiefonds gehalten die Empfänger sind Eigentümer ihres Fonds ein Koordinator ist von der Gemeinschaft zur Fondsverwaltung bevollmächtigt sofern ein Empfänger einer [Rück-] Zahlungsaufforderung nicht fristgerecht nachkommt, kann der Koordinator Geld aus dem Fonds entnehmen kein potentieller Abzug u.a. für Hochschulen 13

14 Aus Drittmitteln oder Landesmitteln auf Projekt kontiert [EU-Proj, DFG-Proj, Proj, ] Kosten für Personal Mit Zeitnachweis! Abschreibung Miete Sachmittel Direkte ohne Steuer 1 Forschungsprojekt [EU] Forschungsprojekt [DFG] Lehre 14

15 Projektdefinition Projekt der Forschung Drei Mitarbeiter EU als Mittelgeber 15

16 Abschreibungen K-L-R-Konto nst Mikrobiologie EU_

17 Steuertabtrennung in Grundrechnung [steuerbare Projekte] Bruttobetragsbuchung und automatische Umbuchung des Steuerbetrages [Steuer auf Kontenklasse 2/4] EU_1106 Mittelgeberangabe ermöglicht Zusatzauswertungen nst Mikrobiologie EU_1106 KLR- Konto 17

18 Steuertabtrennung in Grundrechnung [nicht steuerbare Projekte] Netto- und Steuerbetrag als Splitbuchung auf separaten Konten [Steuer auf Kontenklasse 7] EU_1106 Mittelgeberangabe ermöglicht Zusatzauswertungen nst Mikrobiologie EU_1106 KLR- Konto 18

19 Wissenschaftliches Personal Abraham Adam!! nst Mikrobiologie EU_1106 KLR-Konto Mittelgeberangabe ermöglicht Zusatzauswertungen EU 100 Zusätzliche Erklärung/Nachweis über die Arbeitszeit notwendig! 19

20 Aus Drittmitteln oder Landesmitteln Over- head Aus Landesmitteln auf Projekt kontiert [EU-Proj, DFG-Proj, Proj, ] Kosten für Personal Mit Zeitnachweis! Abschreibung Miete Sachmittel Direkte ohne Steuer Gemeinkosten auf End-KoSt kontiert [Lehr- und ForschEinh,, nst, ] Sekundärkosten 2 ohne Steuer über HLV zurechnen Management- und nfrastrukturkosten auf KoSt kontiert [Verwaltung, Service, Techn. Verrech-Kost] Kosten für Personal nichtwss Abschreibung Miete Sachmittel Bewirtschaftung ohne Steuer über HLV zurechnen 1 Forschungsprojekt [EU] Forschungsprojekt [DFG] Lehre 2 20

21 Over- head Steuerausschluss in KLR Zuordnung von Steuerkennzeichen zu den Konten [V 11.*] Kostenart Steuersatz SachKoA 19% AbschreibungsKoA 19% PersonalKoA 0% 21

22 Over- head Steuerausschluss in KLR R e p o r t m u s t e r V 11.* 60 - Aufwendungen für Material, Ene Prozentsatz Bruttobetrag Nettobetrag Rohstoffe / Fertigungsmaterial 6001 Tierfutter 7% , , sonstige Rohstoffe 19% , , Verbrauchsmaterial 19% 5.000, , Hilfsstoffe 19% , , Betriebsstoffe 19% 9.500, , Verpackungsmaterial (Materialb 19% 1.270, , Energie (Strom, Gas, Fernwärme 19% , , Material für Reparatur- und n 19% , , Lizenzen und Konzessionen 19% , , Zeitungen und Fachliteratur 7% , ,07 Summe 16,20% , ,89 Buchungsreport für Verwaltungs-, Service-, Verrechnungs-KoST, aber auch für KoTr/Projekte im nicht steuerbaren hoheitlichen Bereich 22

23 Over- head Steuerausschluss in KLR Verteilmodalitäten nur für diesen Verteilschritt Steueranteil wird aus Verteilrechnung ausgeschlossen 23

24 Aus Drittmitteln oder Landesmitteln Personal- kosten Aus Landesmitteln auf Projekt kontiert [EU-Proj, DFG-Proj, Proj, ] Kosten für Personal Mit Zeitnachweis! Abschreibung Miete Sachmittel Direkte ohne Steuer 1 Direkte Kosten gem Zeitanteilen zurechnen 3 Gemeinkosten auf End-KoSt kontiert [Lehr- und ForschEinh, nst, ] Kosten für Personal Personal nicht Sekundärkosten 2 ohne Steuer über HLV zurechnen Forschungsprojekt [EU] Forschungsprojekt [DFG] Lehre Management- und nfrastrukturkosten auf KoSt kontiert [Verwaltung, Service, Techn. Verrech-Kost] Kosten für Personal nichtwss Abschreibung Miete Sachmittel Bewirtschaftung ohne Steuer über HLV zurechnen 2 24

25 Personal- kosten Situation Zeiterfassung für die Abrechnung direkter ggü. der EU zwingend Zeiterfassung für die KLR an HS in Baden-Württemberg vom Ministerrat prinzipiell beschlossen bisher geringe Akzeptanz der Zeiterfassung Festlegungen/ Wer erfasst? WiMi / Professoren Umfang der Erfassung >> alle Zeitanteile [ Erfassung Beteiligungsverfahren [v.a. bei elektronischer 25

26 Personal- kosten EU-Timesheet 26

27 Personal- kosten Verfahren +++ Einbeziehung der Personalvertretung 27

28 Direkte Aus Drittmitteln oder Landesmitteln Over- head Aus Landesmitteln auf Projekt kontiert [EU-Proj, DFG-Proj, Proj, ] Kosten für Personal Mit Zeitnachweis! Abschreibung Miete Sachmittel Direkte ohne Steuer 1 Direkte Kosten gem Zeitanteilen zurechnen Gemeinkosten auf End-KoSt kontiert [Lehr- und ForschEinh, nst, ] 3 Kosten für Personal Personal nicht Kosten für [Personal] Abschreibung Miete Sachmittel Sekundärkosten ohne Steuer nach Variante A oder B zurechnen 4 2 ohne Steuer über HLV zurechnen Forschungsprojekt [EU] Forschungsprojekt [DFG] Lehre Management- und nfrastrukturkosten auf KoSt kontiert [Verwaltung, Service, Techn. Verrech-Kost] Kosten für Personal nichtwss Abschreibung Miete Sachmittel Bewirtschaftung ohne Steuer über HLV zurechnen 2 28

29 Over- head Ausgangssituation Kosten, die nach den vorhergehenden Zurechnungsschritten auf der Lehr- und Forschungseinheit liegen, bilden mit Einschränkungen den konsequente Buchung von Kostenträgereinzelkosten bewirkt erhöhte Abrechnungsgenauigkeit durch minimierung bei fehlender Zeitaufschreibung gehen der Lehr- und Forschungseinheiten in den ein 29

30 Over- head bestimmung nur Kostenarten, auf denen gebucht wurde, gehen durch Nutzung eines alternativen Kostenarten-Baumes in die Verteilrechnung ein Aber: Ausschluss von arten, die bereits als direkte Kosten zugerechnet wurden Kostenstellen, auf denen kein angefallen ist, können aus der Verteilrechnung ausgeschlossen werden Eliminierung des Steueranteils in KLR-Modul 30

31 Over- head zurechnung nach Variante A Zurechnung zu den Produkten proportional zu den Zeitanteilen, die bereits im Schritt drei für die Verarbeitung der direkten herangezogen wurden Bewertung von Variante A kosten eines Projektes steigen mit tatsächlich geleistetem Tätigkeitsumfang der Projektmitarbeiter produktgenaue Zeiterfassung >> explizite Trennung von Forschung, Lehre und Dienstleistung Genauigkeit des Zurechnungsschlüssels >> präzise Ergebnisse Mehrfachverwendung des Zurechnungsschlüssels >> gering gehaltener Aufwand 31

32 Over- head zurechnung nach Variante B Ermittlung des durchschnittlichen -Anteils je Wissenschaftler der Lehr- und Forschungseinheit: Division des s der L+F-Einheit durch Anzahl Wissenschaftler in L+F-Einheit inkl. den dort bearbeiteten Forschungsprojekten Zurechnung des durchschnittlichen -Anteils je Wissenschaftler zu den Produkten in Forschung, Lehre, Dienstleistung proportional zu den ihnen vertraglich zugeordneten Wissenschaftler- Vollzeitäquivalenten 32

33 Over- head Bewertung von Variante B kosten eines Projektes steigen mit den ihnen vertraglich zugeordneten Wissenschaftlern und deren vertraglicher Arbeitszeit Trennung des s für Forschung, Lehre und Dienstleistung erfolgt durch die vertragliche Zuordnung der Wissenschaftler zu Produkten bzw. nstituten Personal auf Landesstellen verursacht keinen zusätzlichen, sofern es nicht dem Projekt, sondern dem nstitut zugeorndet ist forschungsintensive Organisationseinheiten verursachen hohe kosten auf Projekten mit zugeordnetem Personal mit zunehmender Zahl von Forschungsprojekten sinken die kosten des einzelnen Projektes 33

34 Over- head Abrechnungsergebnis Direkte Kosten ndirekte Kosten 34

35 Direkte Kostenübersicht nach Mittelherkunft für f r interne Zwecke Over- head Kosten, gedeckt aus EU-Mitteln 35

36 Over- head Methodik satz möglich je Hochschule [vereinfachtes Verfahren] Lehr- und Forschungseinheit [Methodenzertifikat] nstitut Differenzierung vorteilhafter, insbesondere für Hochschulen mit breitem Fächerspektrum HS-System System Kennzeichnung der zum gehörenden Kosten über alternative Kostenstellen- und Kostenartenbäume Alternativszenarien für Netto- vs. Bruttorechnungen möglich aber: usual accounting practice 36

37 Kontakt Bettina Floß Hochschul-nformations-System GmbH Unternehmensbereich: Hochschul-T Arbeitsbereich: Hochschulressourcen Tel.: 0511/ Fax: 0511/ Klaus-Peter Rieger Universität Tübingen Stabstelle Controlling und nnenrevision Tel.: 07071/ Fax: 07071/