E-Rechnung für die öffentliche Verwaltung in der Schweiz

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1 E-Rech nung E-Rechnung für die öffentliche Verwaltung in der Schweiz E-Rechnung für die öffentliche Verwaltung in der Schweiz Ein Vorhaben der E-Government-Strategie Schweiz, 6. Mai 03

2 Die E-Rechnung in der Verwaltung Der Online-Kontakt mit der Behörde ist erstmals bedeutender als der telefonische Quelle: E-Government für Firmen auf gutem Kurs, Studie des gfs Bern im Auftrag des Seco, November 0

3 Die E-Rechnung in der Verwaltung Online-Aktivitäten für private Zwecke in den letzten zwölf bzw. drei Monaten Quelle: BFS-Aktuell, Internet in den Schweizer Haushalten,

4 E-Government-Strategie Schweiz Anfang 007 lanciert Von Bund und Kantonen getragen Drei Hauptziele:. Die Wirtschaft wickelt ihren Verkehr mit den Behörden elektronisch ab.. Die Behörden haben ihre Geschäftsprozesse modernisiert und verkehren untereinander elektronisch. 3. Die Bevölkerung kann die wichtigen Geschäfte mit den Behörden elektronisch abwickeln. 4

5 Vorhaben E-Rechnung Teil der E-Government-Strategie Schweiz Die elektronische Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung ist Teil des Kataloges priorisierter Vorhaben (Nr. B.08). Vorhaben E-Rechnung E-Rechnungseingang (Kreditoren) E-Rechnungsausgang (Debitoren) E-Payment (Kartenzahlung im Internet) Seit 00 ist die EFV federführende Organisation (ffo) für das Vorhaben E-Rechnung. E-Rechnung für die öffentliche Verwaltung in der Schweiz E-Rech nung 5

6 Vorhaben E-Rechnung Vision der ffo EFV Die schweizweite Durchdringung der E-Rechnung auf sämtlichen föderalen Stufen der öffentlichen Verwaltung ist Realität. Ziele Bis Ende 06 sollen 00% der öffentlichen Verwaltungen der Schweiz fähig sein, E-Rechnungen zu erstellen oder zu empfangen. Bis Ende 06 soll der Anteil der E-Rechnungen am Total aller in die öffentlichen Verwaltungen der Schweiz eingehenden Rechnungen mindestens 60% betragen. 6

7 Dienstleistungen ffo EFV E-Rechnung Dienstleistungen ffo EFV E-Rechnung* Einsitz in Gremien Motivator und Initiator Politik - Layer Unterstützung Konzeption Unterstützungs - Layer Dokumente und Instrumente Nationale und internationale Entwicklung Informations - Layer Projektmonitoring Koordination Basis - Layer * Federführende Organisation Eidgenössische Finanzverwaltung des Vorhabens E-Rechnung im Rahmen der E-Government-Strategie Schweiz 7

8 Programm E-Government FI Einführung der E-Rechnung beim Bund Start 009 Abschluss 0 Einführung von E-Billing In, E-Billing Out und E-Payment Standardisierung und Referenzlösung Maximal ein Dienstleistungszentrum pro Departement Rollout 0 bei rund 80 Bundesämter 8

9 E-Rechnungsversand beim Bund RECHNUNGSSTELLER Kundenstamm Auftrag Lieferung Fakturierung Zahlungseingang Verbuchung VERKAUF/PRODUKTION/LOGISTIK RECHNUNGSFÜHRUNG Digitale Signatur Dienstleister E-Rechnung Zahlungsprotokoll Bank, PostFinance Registrierung zur E- Rechnung Bestellung Bezahlung E-Rechnung RECHNUNGSEMPFÄNGER Organisations-Sicht 9

10 E-Rechnungsempfang beim Bund RECHNUNGSSTELLER Papierrechnung E-Rechnung Post Dienstleister E-Rechnung Digitale Signatur Empfangen, AVOR Einlesen, Erkennen Nachbearbeiten Vorerfassen Genehmigen Genehmigen Verbuchen Zahlen EINGANGSPROZESS GENEHMIGUNGSPROZESS VERARBEITUNGSZENTRUM ORGANISATIONSEINHEITEN RECHNUNGSEMPFÄNGER 0

11 Die E-Rechnung in der Verwaltung 0 und 0 Kontaktgespräche mit Kantone und Städte. Erkenntnisse nach den Besuchen: Die E-Rechnung ist überall ein Thema. Die E-Rechnung hat nicht erste Priorität. Die E-Rechnung ist oft schon dort realisiert, wo grosse Volumina sind (Steuer- und Strassenverkehrsämter).

12 Anzahl E-Rechnungsprojekte bei den Kantonen AG AI AR BE BL BS FR GE GL GR JU LU NE NW OW SG SH SO SZ TG TI UR VD VS ZG ZH E-Rechnungseingang E-Rechnungsausgang E-Payment

13 E-Rechnungsprojekt im Kanton TG 3

14 Entwicklung E-Rechnungsprojekte bei den Kantonen E-Rechnungseingang E-Rechnungsausgang E-Payment 4

15 Projektanteile nach Themen bei den Kantonen 0-0 E-Payment 36% E-Rechnungseingang 8% E-Payment 33% E-Rechnungseingang 9% E-Rechnungsausgang 36% E-Rechnungsausgang 38% 0 0 5

16 Anzahl E-Rechnungsprojekte bei den Städten 0 (> Einwohner) k.a. k.a. E-Rechnungseingang E-Rechnungsausgang E-Payment 6

17 Projektanteile nach Themen bei den Städten 0 (> Einwohner) E-Payment 0% E-Rechnungseingang 37% E-Rechnungsausgang 43% 7

18 E-Rechnung in Sutz-Lattrigen Ausgangslage Rund 350 Rechnungen pro Jahr Buchhaltungssystem Abacus Software auf aktuellem Release Projekt Projektdauer -3 Wochen Kosten rund CHF Belohnung Lessons learned ICT-Provider wecken Gut verhandeln Werbung machen 8

19 E-Rechnung in Sutz-Lattrigen 9

20 0

21 Herausforderungen Das Gute ist der Feind des Besseren Belohnung / Zwang PDF-Rechnung Digitale Signatur Gebühren / Kosten Service Provider u.a.

22 Argumentarium Steigerung der Qualität Fehlerquellen Buchführung / Kontierung Prozessmonitoring Steigerung der Effizienz Papierfluss Genehmigungsprozess Zahlfristen / Mahnungen Archivierung Steigerung der Kundenzufriedenheit

23 Was können Sie tun? Den Druck auf Ihren Softwareanbieter erhöhen, wenn er noch keine E-Rechnungen verarbeiten kann. Befähigung Sich selber für den E-Rechnungsempfang, die E-Rechnungsstellung und E-Payment fit machen. Befähigung Den Druck auf Ihre Lieferanten und Kunden erhöhen, damit diese E-Rechnungen und E-Payment nutzen. Ausbreitung 3

24 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Christian Gnägi Leiter E-Government FI Finanz- und Rechnungswesen F+RW Bundesgasse Bern T M

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