FM-Einzelpostenbericht

Transkript

1 FM-Einzelpostenbericht Im Unterschied zu den bisher bekannten FM-Berichten (Budgetüberwachung, Auftragsbericht und PSP-Bericht für 27-Projekte) bringt der Einzelpostenbericht (Transaktionscode: ZIBK_EPBER) folgende Optimierung in der Anwendung mit sich: Alle Fonds (UNI, EIN, P27) können gleichzeitig abgefragt werden. Alle untergeordneten Finanzstellen (z.b. zugeordnete Bereiche der Institute, Berufungsmittel etc.) können durch Anklicken eines Auswahlkriteriums in die Abfrage mit aufgenommen werden. Ein beliebiger Zeitraum kann selektiert werden. Die Listenaufbereitung der Einzelposten ist nicht nach Finanzpositionen gegliedert. Deshalb können alle Einzelposten, egal welcher Finanzposition die Buchungen zugeordnet sind, im Belegjournal gleichzeitig angezeigt werden. Besonders die letztgenannte Funktionalität bietet den großen Vorteil, dass alle Einzelposten im gleichen Belegjournal abgefragt werden können. Dies ermöglicht Ihnen Bestellungen, Rechnungen, Refundierungsanträge etc. anhand des Gesamtbetrages zu kontrollieren. Den Einzelpostenbericht finden Sie entsprechend den gewohnten Budgetberichten im Benutzermenü für Berichtsuser unter dem Menübaum > FM-Berichte. Selektionsmenü:

2 Finanzkreis: Finanzkreis: HHM-Kontierung: Fonds: IBK1 Hier den Fonds (UNI / EIN / P27) eintragen. Wenn Sie mehrere Fonds auswählen möchten, klicken Sie auf um in der Mehrfachselektion für Fonds über Einzelwerte oder Intervalle die gewünschten Fonds zu selektieren - anschließend auf. Finanzstelle: Stichtag: Finanzposition Sie können auch hier eine bestimmte oder mehrere Finanzstellen über die Mehrfachselektion auswählen. Im Regefall wird hier das bereits vorgegebene Tagesdatum verwendet. Eine Änderung des Datums ist lediglich dann erforderlich, wenn Sie Finanzstellen abfragen, die zum Zeitpunkt der Abfrage nicht mehr e- xistieren. Z.B.: Aufgrund des neuen Organisationsplanes der Universität wurde eine Organisationseinheit mit Jahresende aufgelöst. Um nun die Einzelposten dieser alten Finanzstelle abfragen zu können, muss der als Stichtag eingetragen werden. Hier können Sie wie gewohnt Finanzpositionen ausblenden (z.b. Personalbuchungen) oder auf bestimmte Finanzpositionen für die Abfrage einschränken; siehe dazu Kapitel 'Mehrfachselektionen und Intervalle im Handbuch. Untere Kontierungen: Die Selektion ermöglicht auf einfache und schnelle Weise die Auswahl aller untergeordneten Finanzstellen (z.b. dem Institut zugeordnete Bereiche, Berufungen etc.). Voraussetzung: Die Berechtigung für die jeweilige Finanzstelle!

3 Obligo/Ist: Geschäftsjahr/Periode: Dieses Selektionskriterium bietet Ihnen die Möglichkeit nicht nur die Geschäftsjahre variabel zu bestimmen sondern die Abfrage auch auf eine oder mehrere Perioden (= Monate) einzugrenzen. Bitte beachten Sie, dass sog. Abschlussbuchungen in der Doppelten Buchhaltung in den Perioden 13 bis 16 erfolgen können. Damit Ihre Abfrage alle Buchungen zum Jahresabschluss erfasst, wurde hier die Periode 16 als Standardwert hinterlegt. Layout: Hier ist das Standardlayout Userjournal fix hinterlegt. Wie gewohnt wird der Bericht über gewünschten Selektionskriterien über ausgeführt. Sie können auch Varianten der abspeichern und bei Ihrer nächsten Sitzung über wieder aufrufen (siehe dazu Kapitel Varianten im Selektionsmenü ). Belegjournal Einzelpostenübersicht: Der Einzelpostenbericht enthält keine Berichtsübersicht, sondern Sie steigen sofort in das Belegjournal der einzelnen Buchungen ein.

4 Die Standardeinstellung im Bericht setzt sich aus folgenden Spalten zusammen: HHM-Budat. Referenz Belegnr. Vorgänger Belegnr. Belegdatum Ausgleich Werttyp-Text Zahlungsbudget Steuerkennzeichen Text Referenz Name 1 Kostenstelle Auftrag PSP-Element Finanzpositionstext Buchungsdatum (nicht verwechseln mit Erfassungsdatum!). Die SAP-Belegnummer Wenn eine Bestellung im VIS oder SAP angelegt wurde, und die daraus resultierende Rechnung bereits verbucht ist, wird hier die Bestellnummer angezeigt. Datum des Beleges z.b. Rechnungsdatum Datum des Zahlungsausgleichs (= Überweisungszeitpunkt) Hier wird die Art des Vorgangs angezeigt z.b. Bestellungen, Rechnungen etc. Dieser Wert zeigt den Bestellungs- oder Rechnungsbetrag an. Hier wird der Steuerschlüssel ausgewiesen. z.b. A0 für Ausgangssteuer 0%, E4 für Erwerbsteuer 20% (Aufwand erhöht), EX für Einfuhrumsatzsteuer 20 % oder V5 für Vorsteuer nicht abzugsfähig 20 % etc. Buchungstext aus der Buchhaltung Bei Rechnungen finden Sie hier die Rechnungsnummer, bei Bankbuchungen die Kontoauszugsnummer. Name des Kreditors / Debitors (Zahlungsempfänger/ - sender) Hier wird jenes Kontierungsobjekt angezeigt, welches belastet wird. Bezeichnung der bebuchten Finanzposition z.b. Materialkosten

5 Sachkontenlangtext Erfasser Erfasst am Fonds Finanzstelle Bezeichnung des Sachkontos der Finanzbuchhaltung, das bebucht wurde z.b. Büromaterial Sachbearbeiter, der den Geschäftsfall verbucht hat Datum der Erfassung Hier wird jener Fonds angezeigt, der belastet wird. Hier wird jene Finanzstelle angezeigt, die belastet wird. Standardlayout: Im Standardlayout wurden die Parameter so hinterlegt, dass die einzelnen Buchungszeilen wie folgt dargestellt werden: 1. Sortierreihenfolge a. Finanzstelle, b. Fonds, c. Buchungsdatum und d. Ref-Belegnummer. 2. Über die Ref-Belegnummer wird summiert, d.h. es wird in der gelb hinterlegten Zeile die Gesamtsumme pro Ref-Belegnummer ausgewiesen. Eine Änderung dieser Kriterien ist jederzeit möglich. Sie können sich ein benutzerspezifisches Layout anlegen und somit die Darstellung der Berichtssicht frei wählen (siehe dazu Kapitel Benutzerdefinierte Layouts anlegen). Navigation: Auch im Einzelpostenbericht stehen Ihnen die gewohnten Funktionen für die Navigation zur Verfügung siehe dazu die Kapitel unter auf- und absteigend sortieren, filtern Gesamtsumme bilden, Zwischensumme bilden Layout ändern, Layout auswählen, Layout sichern und anlegen Export der Liste ins Excel, Export ins Word, Liste sichern in Datei Bei eventuellen Fragen wenden Sie sich bitte an Sonja Spielmann Tel: 2272, Annemarie Larl Tel: 2277,

6 Anleitung anhand eines Beispiels: Ein Lieferant übersendet uns folgende Rechnung mit der Nummer 5487: Messgerät 2.013,00 über 400,00 daher Anlage Schüttler 218,00 unter 400,00 daher GWG Gesamter Rechnungsbetrag 2.226,00 Diese Positionen werden nun vom Buchhalter (aufgrund der Vorgaben des Handelsgesetzbuches) auf verschiedene Sachkonten verbucht und scheinen somit in den herkömmlichen Berichten auch auf unterschiedliche Finanzpositionen auf (siehe dazu Kapitel Finanzpositionen). Buchhaltungsbeleg: Beispiel Da im neuen Einzelpostenbericht die Gliederung nach Finanzpositionen wegfällt, finden Sie alle Teilpositionen sowie den Gesamtbetrag einer Rechnung im Belegjournal. Belegjournal Einzelpostenbericht: Beispiel Wie finde ich nun rasch und einfach den Rechnungsbetrag im Belegjournal? Das Feld Suchen anklicken und den Gesamtrechnungsbetrag in unserem Beispiel 2.226,00 (richtiges Format beachten!) unter Suchbegriff eingeben. Über die Suche ausführen. Das System zeigt Ihnen den gefundenen Wert im Bericht an. Sollte der angezeigte Wert nicht entsprechen über die Suche fortsetzen.