Howto - Ball. Lea Timmerhaus. 2. Februar 2015

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1 Howto - Ball Lea Timmerhaus 2. Februar Finanzieller Rahmen Ausgaben: Miete: 300 e e Kaution Essen: 175 e (115 e haben für Heike und Leona gereicht) Versicherung: 220 e oder 150 e (vorher nachfragen, die Versicherung ist immer kommunikativ etwas schwierig mit den Versicherungsmenschen und mir völlig unklar, wann und warum wie teuer) Deko: 100 e Geschenke: 40 e Sachkosten: 95 e Evtl. Personalkosten, falls sich niemand im Bekanntenkreis findet Einnahmen: Eintritt: 3 e pro Person 1

2 Getränke: etwas teurer veranschlagen als Selbstkostenpreis (z.b. 2 e/ Bier) Preislisten der letzten Jahre sind auf FS-Rechner 2 Was ist vorher zu tun? Termin und Ort: Möglichst früh einen Termin festlegen, damit möglichst früh eine Tanzschule gebucht werden kann. Sind genug Kleiderbügel für die Garderobe vor Ort? Marken für die Garderobe besorgen. Getränke: Müssen von Getränke Daniels aus Königswinter angeliefert werden ( ) Getränke vorgekühlt während des Aufbaus liefern lassen Klären, ob und wann Getränke und Altglas abgeholt werden können Für unseren Ball brauchen wir normalerweise (ca. 140 Gäste) 5 Kästen Wasser 6 Kästen Kölsch 0,33l 4 Kästen Becks 0,33l 3 Kästen Cola 1l 5 Liter Orangensaft 2 Flaschen Sekt (überhaupt bestellen? Keller gucken!) 30 Flaschen Riesling halbtrocken 2

3 18 Flaschen Chardonnay Außerdem geben wir Kranwasser kostenlos raus 5 Flaschen Whisky (kaufen wir selber vorher) Rotwein wird wieder gewünscht, aber ist wegen Flecken auf Tanzfläche schwierig -> Lars Wallenborn fragen (er schenkt Rotwein bei Stadt-Land-Fest im Rondo aus) Essen: Waffeln werden immer gerne genommen und sind sehr günstig (Teig von 4kg Mehl). Problem: Es muss sie einer frisch während des Balls machen Fingerfood-Buffet: Pappteller, Servietten kaufen Deko: Wir haben bisher ein Budget von 100 e dafür gehabt. Da sie jedes Jahr anders ist, ist es schwierig mehr dazu zu sagen. Am besten an eine gute Fee delegieren, die ein Händchen dafür hat. Meistens ist das sehr viel Arbeit und sollte frühzeitig geklärt sein. Außerdem muss ein Verantwortlicher, der den Deko-Plan kennt, für den Aufbau festgelegt werden. Wie kommt die Deko zum Veranstaltungsort? Stehtische: Lockern die Atmosphäre auf. Wir nehmen dafür bisher 6 Stück. Geschenke: Wer soll welche bekommen (Tanzlehrer, DJ, Dekofee,...?) Geschenke kaufen Tanzkurs & Mitternachtspolka: Gibt es jemanden, der einen Kurs geben kann? Lars Wallenborn (Kontaktdaten erfragen oder googeln) Zeitlicher Rahmen: 19-20h Tanzkurs, danach offizieller Beginn (Buffet eröffnen und Eröffnungstanz!) Wer macht die Mitternachtspolka? (Ohne geht nicht! :D ) Hat derjenige Musik dafür? Gewünscht ist immer Cotton Eye Joe. 3

4 Musik: In Rondo gibt es einen Computer mit genug Tanzmusik. Diese hat den bisherigen Organisatoren aber nicht gefallen. Also entweder DJ buchen oder eine Playlist vorher erstellen. Geht für den Ballteil sehr gut. Nach der Mitternachtspolka -> After-Ball-Party: Entweder Spotify oder im Bekanntenkreis fragen, ob jemand einen DJ mit Mischpult und Co. Kennt, der Spaß daran hätte. Dieser braucht dann auch einen Tisch für sein Pult. Helferliste: In Vorlesungen und vor allem Tutorien/ Seminaren herumreichen Wir brauchen Schichten für Aufbau (wenn von 14-19h -> min 8 Leute + Auto notwendig) Abbau (5 Leute + Auto) Theke von 19:00 02:00h je 2 Leute pro Schicht Garderobe und Einlass von 18:30h 01:00h je 2 Leute pro Schicht Plakate/ Ankündigungen: Ankündigungen ungefähr 3 Wochen vorher 15 Plakate drucken und aufhängen (2-3 an dem Abend vor Ort am Eingang aufhängen) Professoren einladen 3 Am Tag des Balls Wir brauchen ein Auto für Deko, Stehtische, Kasse, Essen usw. Aufbau machen (wichtig: Die Helfer kommen vermutlich vorm Ball nicht noch einmal nach Hause -> etwas zum Abendessen für sie organisieren) 4 Am Ballabend Helferliste dabei haben Ball und Buffet müssen eröffnet werden, Eröffnungstanz, Helfern danken 4

5 Ansprechbar für alle kleinen und großen und vor allem unvorhersehbaren Katastrophen sein (z.b. Ist genug Seife/ Toilettenpapier vor Ort? Stehen immer genug Getränke kalt?... ) Wer bleibt bis zum Schluss und schließt ab? 5 Danach Abbau: Tanzverein wieder so herrichten, wie er vorher war (Auto!) Leergut abholen lassen Um die restlichen Rechnungen kümmern/ dem Finanzreferenten zukommen lassen 5

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