Die Software Hausverwaltung

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1 Tabellenexport Die Software Hausverwaltung

2 Inhaltsverzeichnis 1. TABELLENEXPORT E/A Abrechnung Abrechnung Abrechnung für ein Miethaus / Betriebskostenabrechnung Abrechnung für eine WEG/ Hausgeldabrechung Wirtschaftsplan...4 Herausgeber: Deflize und Partner GmbH, Ludwigshafen am Rhein 3. Auflage September 2008 Copyright Deflize und Partner GmbH Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten.

3 1. Tabellenexport Das Zusatzmodul "Tabellenexport" ermöglicht Ihnen den erweiterten Export der E/A Abrechnung, der Jahresabrechnung und des Wirtschaftsplans. Insbesondere die Kombination von Anschreiben und Abrechnung / Wirtschaftsplan macht das nachträgliche einsortieren beider Ausdrucke unnötig. Weiterhin können bspw. die Abrechnung und der Wirtschaftsplan in einem Dokument vereint werden. Auch hier mussten bisher beide Dokumente nachträglich zusammengeführt werden. Folgende Programmteile beinhalten den erweiterten Word Export: E/A Abrechung für Objekteigentümer Betriebskostenabrechnung für Mieter Hausgeldabrechnung für Wohnungs und Teileigentümer Wir stellen Ihnen hierfür diverse Serienbriefvorlagen zur Verfügung. Diese Dokumente finden Sie entweder nach dem Update auf SIDOMO 2008 im Ordner "\SIDOMO\Musterbriefe" oder sie können diese von unserer Homepage unter "Downloads\SIDOMO\Musterbriefe und Vorlagen" herunterladen. Auf unserer Homepage stellen wir Ihnen weiterhin unter "Downloads\SIDOMO\Module\Tabellenexport" entsprechende Beispielausdrucke zur Verfügung. Den Funktionsumfang möchten wir Ihnen anhand der folgenden Tabelle veranschaulichen: Programmteil Bestandteile Musterbriefvorlagen E/A Abrechnung E A Abrechnungsbrief inkl. Auszug und OPs.doc Zusammenfassung Kontoauszug des Objekts Offene Posten Liste Abrechnung (Miethaus) Betriebskostenabrechnung Anpassung der Vorauszahlungen Betriebskostenabrechnung Kontoauszug der Vorauszahlungen Abrechnungsbrief inkl. NK.doc Abrechnungsbrief inkl. NK und VZ.doc Abrechnung (Wohnanlage) Hausgeldabrechnung Wirtschaftsplan 1.1 E/A Abrechnung Hausgeldabrechnung Kontoauszug der Vorauszahlungen Wirtschaftsplan Tagesordnung / TOPs Wirtschaftsplan Abrechnungsbrief inkl. NK.doc Abrechnungsbrief inkl. NK und VZ.doc Abrechnungsbrief inkl. NK, VZ und WP.doc Abrechnungsbrief inkl. NK, VZ, WP und TOP.doc Wirtschaftsplanbrief inkl. WP.doc In die Einnahmen Ausgaben Abrechnung für die Objekteigentümer können Sie jetzt zusätzlich den Kontoauszug sowie die OP Liste integrieren. Folgende Bestandteile fließen in die E/A Abrechnung ein: Abschreiben Zusammenfassung inkl. Objekt und Banksalden Kontoauszug des Objekts (detaillierte Auflistung sämtlicher Buchungen im Zeitraum) Offene Posten Liste (sämtliche OPs zum Ende des Zeitraums) Anwendung / Besonderheiten Lassen Sie wie gewohnt die E/A Abrechnung durchlaufen und rufen die Exportfunktion über «Drucken Exportieren E/A Abrechnung» auf Deflize und Partner GmbH Ludwigshafen am Rhein 1 5

4 Wählen Sie anschließend die von SIDOMO zur Verfügung gestellte Serienbriefvorlage "E/A Abrechnungsbrief inkl. Auszug und OPs.doc". Möchten Sie unsere Vorlage anpassen, dann deaktivieren Sie die Option "Seriendruck in neues Dokument" und starten den Export über. Folgende Serienbriefvorlage können Sie verwenden: E/A Abrechnungsbrief inkl. Auszug und OPs.doc 1.2 Abrechnung Abrechnung für ein Miethaus / Betriebskostenabrechnung In den Export der Abrechnung können zum Abrechnungsbrief ebenfalls die Betriebskostenabrechnung sowie die angepassten Vorauszahlungen integriert werden. In die Betriebskostenabrechnung können folgende Bestandteile übernommen werden: Anschreiben Anpassung der Vorauszahlungen (gemäß Nutzerstaffeln) Betriebskostenabrechnung Kontoauszug der Vorauszahlungen Anwendung / Besonderheiten Damit auch die neu veranschlagten Vorauszahlungen im Abrechnungsschreiben ausgewiesen werden können, müssen diese im Nutzerstamm hinterlegt worden sein. Wird bspw. die Abrechnung mit «Brief Datum» erstellt, werden zukünftige Staffeln (bspw. zum ) als neue Vorauszahlungen übernommen. TIPP: Die Anpassung der Betriebskostenvorauszahlungen kann automatisch über das Modul "Staffeländerung" berechnet und in den Nutzerstamm eingetragen werden. Hierbei werden die für den Abrechnungszeitraum (i.d.r. ein Jahr) angefallenen Kosten der Einheit (wichtig bei Nutzerwechseln) auf die Periode (bspw. monatlich) heruntergerechnet (nur Modul "Staffeländerung" bzw. "Mietanpassung"). Wählen Sie anschließend die von SIDOMO zur Verfügung gestellte Serienbriefvorlage "E/A Abrechnungsbrief inkl. Auszug und OPs.doc". Möchten Sie unsere Vorlage anpassen, dann deaktivieren Sie die Option "Seriendruck in neues Dokument" und starten den Export über. Folgende Serienbriefvorlagen können Sie verwenden: Abrechnungsbrief inkl. NK.doc Abrechnungsbrief inkl. NK und VZ.doc 2008 Deflize und Partner GmbH Ludwigshafen am Rhein 2 5

5 1.2.2 Abrechnung für eine WEG/ Hausgeldabrechung Die Hausgeldabrechnung kann komplett mit dem Anschreiben nach Word exportiert werden. Sie erhalten ein einziges Dokument, welches im Anschluss nicht mehr zusammengeführt werden muss. Weiterhin können Sie den Wirtschaftsplan, die Tagesordnungspunkte und den Kontoauszug der Hausgeldvorauszahlungen in die Hausgeldabrechnung integrieren. Folgende Bestandteile könnte die Serienbriefvorlage enthalten: Anschreiben Hausgeldabrechnung Kontoauszug der Vorauszahlungen (Auflistung sämtlicher geleisteter Hausgeldzahlungen) Tagesordnung / TOPs Alternativ dazu könnte bspw. auch folgende Variante als Einladung zur Eigentümerversammlung angelegt werden: Einladung zur Eigentümerversammlung Hausgeldabrechnung Kontoauszug der Vorauszahlungen Tagesordnung / TOPs Vollmacht Anwendung / Besonderheiten Grundsätzlich funktioniert dieser Export ohne zusätzliche Einstellungen setzen zu müssen. Um jedoch den Wirtschaftsplan in die Hausgeldabrechnung integrieren zu können, muss dieser zuvor erfasst und berechnet worden sein. Um ebenfalls die Tagesordnungspunkte in den Abrechnungsbrief übernehmen zu können, müssen diese zuvor in der TOP/Beschluss Sammlung angelegt worden sein (nur Modul "TOP/Beschluss Sammlung"). Im Dialog «Modus Reg. Variable» muss der gewünschte Alternativplan des Wirtschaftsplans ausgewählt werden, damit dieser in den Abrechnungsbrief einfließen kann. Im Export Dialog kann die gewünschte Serienbriefvorlage angewählt werden. Möchten Sie unsere Vorlage noch mit Ihrem unternehmensspezifischen Briefkopf und Ihren Kontaktdaten versehen, so deaktivieren Sie im Ausgabefenster die Option «Serienbrief in neues Dokument» und SIDOMO exportiert Ihnen die Daten in die Serienbriefvorlage. Hier können bspw. noch gewünschte Variablen eingefügt, geändert oder entfernt werden. Folgende Serienbriefvorlagen können Sie verwenden: Abrechnungsbrief inkl. NK.doc Abrechnungsbrief inkl. NK und VZ.doc Abrechnungsbrief inkl. NK, VZ und WP.doc Abrechnungsbrief inkl. NK, VZ, WP und TOP.doc 2008 Deflize und Partner GmbH Ludwigshafen am Rhein 3 5

6 1.3 Wirtschaftsplan Erstellen Sie bspw. ein separates Schreiben für den Wirtschaftsplan, so können Sie zum Anschreiben ebenfalls den Wirtschaftsplan anfügen. Hier sind keine weiteren Besonderheiten zu beachten. Folgende Bestandteile kann das Schreiben zum Wirtschaftsplan beinhalten: Anschreiben Anwendung Lassen Sie wie gewohnt den Berechnungslauf des Wirtschaftsplans durchlaufen und rufen die Exportfunktion über «Drucken Exportieren» auf. Wählen Sie anschließend die von SIDOMO zur Verfügung gestellte Serienbriefvorlage " Wirtschaftsplan inkl. WP.doc.doc". Möchten Sie unsere Vorlage anpassen, dann deaktivieren Sie die Option "Seriendruck in neues Dokument" und starten den Export über. Folgende Serienbriefvorlage können Sie verwenden: Wirtschaftsplan inkl. WP.doc 2008 Deflize und Partner GmbH Ludwigshafen am Rhein 4 5

7 Sollten Sie Interesse an einer ausführlichen Schulung haben, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. Die Deflize und Partner GmbH führt in regelmäßigen Abständen Kurse für Einsteiger und Fortgeschrittene durch. Ihr Team der... Deflize und Partner GmbH Hoher Weg Ludwigshafen Tel.: / Fax: / E MAIL: info@sidomo.de Internet: Deflize und Partner GmbH Ludwigshafen am Rhein 5 5