Umstellung von LSV auf LSV +

Transkript

1 Umstellung von LSV auf LSV + Einleitung Wenn Sie das LSV-Inkasso verwenden, müssen Sie Ihr System bis spätestens November 2006 auf LSV + umstellen. LSV + ist ein verbessertes Verfahren, bei welchem die Vorgänge automatisiert werden können. Z.B. können mit LSV + Annullierungen von Inkassi bis 30 Tage automatisch erfasst werden. Das LSV + kann frühestens ab November 2005 verwendet werden. Neue Dateien Zum Paket LSV + gehören folgenden Heimsoft-Programmdateien (Stand Mitte Februar 2005): HSDbTool.dll HsInkass.exe HsAdress.exe HsBewo.exe HsKredi.exe HsLohn.exe Sie können diese Dateien als Paket von unserer Homepage herunterladen oder sie auf einer Installations-CD bei uns bestellen. Versuchen Sie nicht, nur einen Teil dieser Dateien zu installieren, Heimsoft könnte dadurch nicht mehr lauffähig sein. Kunden, welche Heimsoft im Client-Server- oder Terminalserverbetrieb installiert haben, setzen sich bitte mit unserem Support in Verbindung. Abklärungen und Verträge mit der Bank Die Umstellung müssen Sie mit Ihrer Bank absprechen und neue Verträge unterschreiben. Sie müssen dabei Ihre Kontonummer in der IBAN-Form sowie eine neue LSV + -Referenznummer erhalten. Die IBAN-Nummer ist 21-stellig und beginnt mit CH, falls Sie ein Konto auf einer schweizerischen Bank haben. Erkundigen Sie sich auch nach der Internetadresse, an welche Sie Ihre LSV + -Dateien übermitteln müssen. Sie erhalten also von der Bank folgende Angaben: IBAN-Nummer LSV + -Referenznummer Internetadresse für die Übermittlung der LSV + -Datei Art und Format der Rückmeldung

2 Neue Einstellungen in BHS Öffnen Sie die Bezugsadressen Ihres Mandanten und wählen Sie die aktuelle Bankverbindung. Tragen Sie die neu erhaltene IBAN-Nummer und die neue LSV + -Referenznummer in den entsprechenden Feldern ein. Die Option aktuelle muss gesetzt sein. Speichern Sie die korrigierten Daten und schliessen Sie das Adressenmodul. Wählen Sie die Bank Ihres Mandaten und kontrollieren Sie im Register Programm, dass die Teilnehmernummer eingegeben wurde. Die Teilnehmernummer ist immer 9-stellig.

3 Öffnen Sie das Fenster der Rechnungsstellung im Debitorenmodul und wählen Sie das Register Gruppen verwalten. Im Unterregister Untertitel finden Sie ein neues Feld LSV + Datei. Hier wird der Name der LSV + -Datei für jede Rechnung gespeichert. Beim Öffnen des Dialogs LSV-Datei erstellen wird dieser Dateinname neu erzeugt. Sie können einen beliebigen neuen Namen eingeben, jedoch empfehlen wir Ihnen, diese Namen eindeutig zu vergeben. Damit ist gewährleistet, dass keine Dateien überschrieben werden und die LSV + -Daten zu jedem späteren Zeitpunkt nochmals betrachtet und ausgedruckt werden können. Eindeutige Namen erhalten Sie z.b. bei folgender Dateinamensform: LSVPlus_JJJJ_MM_DD_LLLLL.txt, wobei JJJJ : Jahreszahl, z.b MM : Monatszahl, z.b. 02 für Februar DD : Tag des Monats, z.b. 15 LLLLL : die LSV + Identität, z.b. QRE7Z Dies ergibt z.b. einen Namen wie LSVPlus_2005_02_15_QRE7Z.txt. Diese Namensgebung hat den Vorteil, dass sie einfach nach Datum sortiert werden kann. LLLLL ist nur notwendig, wenn Sie verschiedene Mandanten haben, welche verschiedene LSV-Identitäten aufweisen. Wenn Sie eine Sortierung zuerst nach Mandant und dann nach Datum wünschen, ist ein Format wie LSVPlus_LLLLL_JJJJ_MM_DD.txt vorteilhaft.

4 Für jeden Bewohner können Sie eine Bemerkung in die LSV + -Datei schreiben. Diese Bemerkung erhält der Bewohner in seiner Belastungsmeldung. Es macht also Sinn, die erste Kommentarzeile z.b. mit Rechnung Januar 2005 zu füllen. Beachten Sie, dass alle vier Felder Kommentare LSV jeweils nur 35 Zeichen enthalten können. Mit einem Klick der rechten Maustaste auf das jeweilige Kommentarfeld öffnet sich das Kontextmenu. Damit können auf einfache Weise die Kommentare für alle LSV + -Rechnungen erstellen.

5 LSV + -Datei erstellen Zum Erstellen der LSV + -Datei verwenden Sie den neuen Schalter LSV + im Register Zusatzangaben (er befindet sich direkt neben dem alten Schalter LSV ). Wenn der LSV + -Dateiname noch nicht definiert wurde, wird er vor dem Öffnen des LSV + -Dialogs automatisch erstellt. Sie erhalten dann den folgenden Hinweis:

6 Es öffnet sich danach der folgende Dialog: Hier können Sie den Namen der LSV + -Datei nochmals ändern. Wenn dies getan wurde, erscheint beim Schliessen des Fenster eine Abfrage, ob der neu eingegebene Name gespeichert werden soll. Wenn Sie das wünschen, beantworten Sie die Frage mit Ja. Beachten Sie, dass die LSV + -Dateien immer in Ihrem Sicherungsverzeichnis gespeichert werden (meistens c:\bhs32\sicher). Wählen Sie das Erstellungs- und das Verarbeitungsdatum. Beachten Sie, dass die Daten nicht mehr als 30 Tage in der Zukunft und nicht mehr als 10 Tage in der Vergangenheit liegen. Zwischen Erstellungs- und Verarbeitungsdatum sollten nicht mehr als 3 Werktage liegen. Das Verarbeitungsdatum sollte ein Werktag sein. Sie können auf einfache Weise auch einen Test mit Ihrer Bank durchführen, indem Sie die Option Testdatei erstellen setzen. Wenn Sie diese Datei an Ihre Bank weiterleiten, werden keine Transaktionen vorgenommen, Sie erhalten aber allfällige Fehlermeldungen von der Bank. Nach dem erfolgreichen Test können Sie diese Option wieder ausschalten und eine gültige Datei erstellen. Diese wird dann korrekt von der Bank verarbeitet. Mit den Schaltern LSV-Datei drucken können Sie neu erstellte und auch alte LSV + -Dateien ausdrucken. Dieser Ausdruck dient nur als Beleg für Sie, es können und müssen beim LSV + keine Ausdrucke an die Bank gesendet werden.

7 Übermittlung an die Banken Sie können die LSV + -Dateien direkt an Ihre Bank überweisen, oder Sie senden Sie zuerst an welche die Datei dann weiterleitet. Klären Sie mit Ihrer Bank, mit welcher Internetadresse Sie die Dateien übermitteln können. Rückmeldungen der Banken Nach Prüfung und Verarbeitung der übermittelten Datei erhalten Sie von der Bank eine Bestätigung zur Verarbeitung der Datei. Diese Bestätigung kann grundsätzlich in den folgenden drei Formen statt finden: LSV + -Rückmeldungsdatei im Textformat (ähnlich wie bei ESR-Dateien) LSV + -Rückmeldungsdatei im XLM-Format Ausgedruckte LSV + -Rückmeldung Die ersten beiden Rückmeldungsarten haben den Vorteil, dass mit diesen Dateien ein automatisches Einlesen als Zahlungsdatei in Heimsoft programmiert werden kann. Dies ist in der momentanen Version (Stand Mitte Februar 2005) noch nicht eingebaut, da uns das Format der Dateien zum Zeitpunkt des Erstellens dieses Dokuments noch nicht bekannt war. Bei der ausgedruckten Rückmeldung (dritter Punkt), müssen Sie die Inkassi manuell erstellen (wie Sie dies bis jetzt auch mit dem alten LSV gemacht haben) und allfällige Annullierungen manuell löschen. Klären Sie mit Ihrer Bank ab, welche Form die Bank anwendet, und leiten Sie diese Information an uns weiter. Wir müssen dann u.u. die notwendigen Anpassungen im Heimsoft vornehmen. Vorteilhaft wäre, wenn Ihre Bank das Format LSV + -Rückmeldungsdatei im Textformat anbietet. Dies könnten wir in einem ähnlichen Dialog wie beim Fenster ESR-Inkasso lösen, sodass auch für Sie wenig Neues zu erlernen wäre. Die Zahlung kann vom Bewohner innert 30 Tagen rückgängig gemacht werden, sodass Sie u.u. 30 Tage später ein LSV + -Inkasso löschen müssen. Es ist daher vorteilhaft, dass Sie das Inkasso erst 30 Tage nach Auslieferung der Datei verbuchen. Sie ersparen sich damit allfälliges Rückgängig-Machen der Verbuchungen. Weitere Programmentwicklungen Wir werden Ihnen eine Mitteilung machen, wenn wir die Verarbeitungen der LSV-Rückmeldungen programmiert haben.