Die Bestandserhebung 2019 kurz und kompakt

Transkript

1 Die Bestandserhebung 2019 kurz und kompakt 1. Login Bitte loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten (5-stellige Vereinsnummer und Passwort) im BLSV-Cockpit unter ein. Nach dem Login erscheint Ihre persönliche Startseite.

2 2. Bestandserhebung starten Die Bestandserhebung starten Sie mit einem Klick auf das Funktionsfenster Bestandserhebung Daraufhin öffnet sich das Hinweisfenster Ihre Bestandserhebung in 3 Schritten. Mit Klick auf den Button Ok beginnt die Bestandserhebung.

3 3. Überprüfung & ggf. Aktualisierung Ihrer Vereinsdaten Überprüfen Sie nun im ersten Teil die im BLSV-Cockpit hinterlegten Vereinsdaten und aktualisieren Sie diese bitte bei Bedarf. Liegen uns die korrekten Vereinsdaten vor? Sind die im Cockpit angegebenen Adressdaten noch gültig? Stimmen die Angaben zur Gemeinnützigkeit und zum Freistellungsbescheid? Liegt uns die richtige Bankverbindung Ihres Vereins vor? Sind die Vereins-Funktionäre noch aktuell? Haben Sie die einzelnen Punkte geprüft und aktualisiert, so bitte jeden Reiter mit Klick auf Bestätigen und Speichern bzw. OK abschließen. Am Ende muss bei jedem Punkt ein grüner Kreis mit Haken ersichtlich sein. Mit einem Klick auf Weiter zu 2. Mitgliederverwaltung kommen Sie zum nächsten Schritt.

4 4. Überprüfung und Aktualisierung Ihrer Mitglieder Der zweite Teil der Bestandserhebung, die Mitgliederverwaltung, erfolgt anhand der Erfassung aller Vereinsmitglieder zum Zeitpunkt der Bestandserhebung. Beim BLSV sind alle Mitglieder (Aktive, Passive, fördernde und Ehrenmitglieder) innerhalb des Vereins zu melden. Im Rahmen der Mitgliederverwaltung stehen Ihnen nun zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Variante 1: Automatischer Datenabgleich anhand Upload einer Excel-Liste mit den aktuellen Mitgliederdaten Variante 2: Manuelle Erfassung und Bearbeitung der vorhandenen Vereinsmitglieder in der BLSV-Datenbank bzw. Hinzufügen von neuen Vereinsmitgliedern

5 4.1 Automatischer Datenabgleich (Excel-Upload) Den Datenabgleich mittels Upload einer Excel-Liste mit allen Mitgliederdaten empfehlen wir bei vielen Veränderungen bei Ihren Mitgliedern. Klicken Sie dazu bitte auf den Button Datenabgleich starten. Daraufhin öffnet sich eine Übersichtsseite zum Thema Datenabgleich alles auf einen Blick.

6 (1) Hier finden Sie wichtige Hinweise zum Datenabgleich (2) Hier können Sie die PDF-Dateien mit den Sportfachverbandsnummern zur Zuordnung der Mitglieder zu Ihren Sportarten/ Disziplinen downloaden (3) Hier finden Sie die Vorlage der Excel-Liste (4) Hier geht s weiter zum Upload der aktuellen Excel-Liste mit den aktuellen Mitgliederdaten Damit der Upload und die Verarbeitung der Excel-Liste zum automatischen Datenabgleich einwandfrei funktioniert, müssen die Angaben wie in der folgenden Abbildung dargestellt, angeordnet werden: Die Excel-Liste muss dabei folgende Informationen der Vereinsmitglieder beinhalten: ggf. Titel Name Vorname ggf. Namenszusatz Geschlecht (m/w) Geburtsdatum (Format tt.mm.jjjj ) Spartennummer Hinweis: Name und Vorname des Mitglieds sind entsprechend der Schreibweise im Personalausweis einzutragen (keine Abkürzungen, keine Spitznamen) Mitglieder, die mehrere Sportarten im Verein ausüben, müssen in der Excel-Liste für jede Abteilungszugehörigkeit mit der jeweils zugehörigen Spartennummer ein weiteres Mal in einer eigenen Zeile (siehe Beispiel unten) angegeben werden. Die beiden Zeilen müssen nicht direkt untereinander stehen.

7 Wurde die Excel-Datei entsprechend oben stehender Hinweise erstellt, speichern Sie die Datei bitte ab und laden Sie sie dann über den Button Datei hochladen ins BLSV-Cockpit. Hinweis: Während des Hochladens muss die Excel-Datei gespeichert und geschlossen sein. Nach erfolgreichem Upload zeigt Ihnen das Cockpit die Veränderungen Ihrer Mitgliederdaten an. (1) Die Übersicht zeigt Ihnen die Unterschiede zwischen der BLSV-Datenbank und den Mitgliederdaten Ihrer aktuellen Excel-Liste an (2) Hier können Sie die einzelnen Menüpunkte zur Anzeige der entsprechenden Mitgliederdaten (Name, Geburtsdatum, Sportartenzuordnung) aufklappen (3) Sind die Daten nicht korrekt, haben Sie hier die Möglichkeit eines erneuten Uploads einer korrigierten Excel-Datei (4) Hier können Sie die angezeigten Daten übernehmen (5) Hierüber können Sie uns bei Fragen oder Problemen schnell kontaktieren

8 4.2 Manueller Datenabgleich oder Bearbeitung bestehender Mitglieder Der manuelle Datenabgleich (kein Upload einer Excel-Liste) bietet sich vor allem an, wenn Sie nur wenige Änderungen in Ihren Mitgliedsdaten vornehmen müssen. Bearbeitung oder Löschen von Mitgliedern Über das Symbol können einzelne Mitglieder bearbeitet werden.

9 Hinweis: Eine Änderung des Geburtsdatums ist nur über das Kontaktformular oder per E- Mail an möglich. Durch einen Klick auf Speichern werden die Änderungen im persönlichen Account des Sportvereins gespeichert, sind jedoch noch nicht an den BLSV übertragen. Zur endgültigen Abgabe der Daten bedarf es einer Übertragung der Daten in Teil 3 der Bestandserhebung Daten übertragen. Sind im BLSV-Cockpit Mitglieder hinterlegt, die ab 2019 kein Vereinsmitglied mehr sind, können diese über das vor Abgabe der Bestandserhebung 2019 gelöscht werden.

10 Manuelles Hinzufügen von neuen Mitgliedern Möchten Sie einzelne Mitglieder neu anlegen, dann können Sie dies über die manuelle Eingabemaske vornehmen. Dazu einfach die notwendigen Daten eintragen und auf Mitglied hinzufügen klicken. 4.3 Anzeige der Mitgliederstatistik Nach Korrektur Ihres Mitgliederbestands haben Sie nun noch die Möglichkeit, sich die neue Mitgliederstatistik anzusehen. Hierzu auf den Button Mitgliederstatistik klicken und aktualisierten Daten werden Ihnen angezeigt. (1) Hier erhalten Sie einen Überblick über die Anzahl der gemeldeten Vereinsmitglieder sowie der gemeldeten Sportarten (2) Klicken Sie auf Zurück, um Mitglieder zu bearbeiten (3) Klicken Sie auf Weiter zu 3. Daten bestätigen, um die Daten nach endgültiger Überprüfung an den BLSV zu übertragen

11 5. Finale Kontrolle der Daten und Abgabe der Bestandserhebung Zum Schluss haben Sie nun nochmals die Möglichkeit, die neu eingetragenen Daten im BLSV-Cockpit zu überprüfen. Schauen Sie sich die einzelnen Reiter bitte nochmals genau an, um etwaige Fehler zu vermeiden. Ist alles korrekt, dann bestätigen Sie bitte die Vollständigkeit der gespeicherten Daten durch Hakensetzung.

12 Mit einem Klick auf den Button Bestandserhebung abgeben übermitteln Sie nun Ihre Bestandserhebung an den BLSV. Die erfolgreiche Abgabe wird Ihnen im Anschluss mit folgender Nachricht bestätigt. Über den angezeigten Link Datei anzeigen/herunterladen können Sie sich die Daten der Bestandserhebung als PDF-Dokument aufrufen und downloaden. Über den Button Zurück zum Cockpit geht es zurück zu Ihrer persönlichen Startseite.