Erklärung zur Benutzerverwaltung für Administratoren Benutzerverwaltung für Administratoren Sachbearbeiter anlegen...

Transkript

1 Anleitung Benutzerverwaltung für Administratoren Inhalt Erklärung zur Benutzerverwaltung für Administratoren... 2 Benutzerverwaltung für Administratoren... 3 Sachbearbeiter anlegen... 4 Personendaten der Sachbearbeiter bearbeiten... 7 Berechtigungen für Abrechnungsstellen bearbeiten...12 Einmalpasswörter...16 Benutzerprofile deaktivieren / aktivieren...19 Seite 1 von 22

2 Erklärung zur Benutzerverwaltung für Administratoren Der Administrator ist der direkte Ansprechpartner für die von ihm angelegten Sachbearbeiter. Sachbearbeiter die bisher noch nicht für die Portalnutzung berechtigt sind, können erstmalig einen Zugang über Ihren Administrator erhalten. Das Anlegen und die Bearbeitung von Benutzerprofilen der Sachbearbeiter erfolgt in der Benutzerverwaltung für Administratoren. Der zuvor registrierte Administrator meldet sich unter > Zugang Administrator mit seinem Benutzernamen und (Einmal-)Passwort an. Er kann in seinem administrativen Bereich Sachbearbeiter erstmalig anlegen Einmalpasswörter der Sachbearbeiter einsehen (bei erstmaligem Anlegen oder bei Passwort vergessen) Personendaten der Sachbearbeiter bearbeiten (Namensänderung, Änderung der -Adresse) Nutzungsrechte für Abrechnungsstellen festlegen und bearbeiten (z.b. wenn neue Abrechnungsstellen hinzukommen) Benutzerprofile deaktivieren (z.b. bei Ausscheiden des Mitarbeiters oder längerer Abwesenheit) Benutzerprofile aktivieren (z.b. bei Rückkehr nach längerer Abwesenheit oder Elternzeit) Der Administrator trägt die Verantwortung für die Vergabe und Verwaltung der Berechtigungen seiner Sachbearbeiter, sowie für jede Änderung in der Benutzerverwaltung. Er kann dies ausschließlich im Rahmen der Mitglieds-/Abrechnungsstellennummern tun, für die er sich zuvor registriert hat. Seite 2 von 22

3 Im Folgenden erhalten Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die einzelnen Service-Funktionen in der Benutzerverwaltung: Benutzerverwaltung für Administratoren 1. Rufen Sie in Ihrem Browser die Webseite auf und melden Sie sich in der Benutzerrolle Administrator an (Registrierung vorausgesetzt). Für die Registrierung und den Login als Administrator haben wir eigene Anleitungen bereitgestellt. 2. Nach erfolgreichem Login als Administrator befinden Sie sich im administrativen Bereich. ABBILDUNG 1: ADMINISTRATIVER BEREICH NACH LOGIN Seite 3 von 22

4 Sachbearbeiter anlegen 1. Melden Sie sich in der Rolle Administrator in der Benutzerverwaltung an. 2. Drücken Sie den Menüpunkt Verwaltung. ABBILDUNG 1: ADMINISTRATIVER BEREICH NACH LOGIN 3. Drücken Sie hier Benutzer verwalten. ABBILDUNG 2: AUFRUF BENUTZERVERWALTUNG 4. Um einen neuen Sachbearbeiter anzulegen, drücken Sie Neu. ABBILDUNG 3: TEILANSICHT BENUTZERVERWALTUNG Seite 4 von 22

5 5. Füllen Sie in der Eingabemaske alle Pflichtfelder mit den dienstlichen Daten des Sachbearbeiters aus. ABBILDUNG 4: BENUTZER ANLEGEN 6. Setzen Sie einen Haken hinter der Abrechnungsstellennummer, für die der Sachbearbeiter berechtigt werden soll. Hinweis: Ein Sachbearbeiter hat vollen Zugriff auf die Abrechnungsstellen für die Sie ihn berechtigen. Das bedeutet er erhält sowohl lesende, als auch schreibende Rechte. Unter lesenden Rechten versteht man u.a. die Möglichkeit, Versicherungsverläufe der unter einer Abrechnungsstelle gemeldeten Personen (Versicherte) einsehen zu können. Schreibende Rechte ermöglichen es dem Sachbearbeiter, Meldungen für Versicherte einzugeben, zu korrigieren und zu löschen. 7. Prüfen Sie noch einmal Ihre Eingaben und drücken Sie anschließend Speichern. Seite 5 von 22

6 ABBILDUNG 5: BENUTZER ANLEGEN NACH SPEICHERN 8. Nachdem Sie Ihre Eingaben gespeichert haben wird eine Erfolgsmeldung am oberen Bildschirmrand angezeigt. Die Ansicht wird um die Punkte Einmalpasswort und Status erweitert. Teilen Sie dem Sachbearbeiter das angezeigte Einmalpasswort mit. Der von Ihnen angelegte Sachbearbeiter erhält außerdem eine Bestätigung an die angegebene Adresse. Darin wird er darauf hingewiesen, sich wegen des Einmalpassworts an seinen Administrator zu wenden. 9. Drücken Sie Zurück um zur Übersicht der Sachbearbeiter zu gelangen. Wiederholen Sie die Schritte 4 bis 8 wenn Sie weitere Benutzer anlegen möchten. Seite 6 von 22

7 Personendaten der Sachbearbeiter bearbeiten Der Administrator kann bei Bedarf Vorname, Nachname, -Adresse und Telefonnummer der angelegten Sachbearbeiter bearbeiten. Dadurch lassen sich die Benutzerprofile der Sachbearbeiter immer aktuell halten. Wie das funktioniert erfahren Sie in den folgenden Schritten: 1. Melden Sie sich in der Rolle Administrator in der Benutzerverwaltung an. 2. Drücken Sie den Menüpunkt Verwaltung. ABBILDUNG 1: ADMINISTRATIVER BEREICH NACH LOGIN 3. Drücken Sie hier Benutzer verwalten. ABBILDUNG 2: AUFRUF BENUTZERVERWALTUNG Seite 7 von 22

8 4. Drücken Sie neben dem gewünschten Sachbearbeiter Bearbeiten. ABBILDUNG 3: TEILANSICHT BENUTZERVERWALTUNG 5. Sie gelangen in die Detailansicht des Benutzers. ABBILDUNG 4: BENUTZERDETAILS Seite 8 von 22

9 6. Führen Sie unter Daten zur Person die gewünschten Änderungen durch. ABBILDUNG 5: ÄNDERUNG DER DATEN 7. Bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Speichern. Seite 9 von 22

10 ABBILDUNG 5: SPEICHERN UND ERFOLGSMELDUNG 8. Nachdem Sie Ihre Eingaben gespeichert haben wird eine Erfolgsmeldung am oberen Bildschirmrand angezeigt. Hinweis: Wenn Sie die -Adresse eines Benutzers ändern, ändert sich dadurch auch der Benutzername für die Anmeldung. Informieren Sie den Sachbearbeiter in diesem Fall über seinen neuen Benutzernamen. 9. Drücken Sie Zurück um zur Übersicht der Sachbearbeiter zu gelangen. Seite 10 von 22

11 Wie lassen sich die Daten eines registrierten Administrators bearbeiten? Änderungen des Namens oder der -Adresse eines Administrators können nur durch erneute Registrierung durchgeführt werden. Der Administrator erhält in diesem Fall neue Zugangsdaten für die Anmeldung (wie bei Erstregistrierung). Teilen Sie uns bitte Änderungswünsche zur Korrespondenzanschrift (für den Versand von Zugangsdaten) mit an: BVK Zusatzversorgung Mitgliederbetreuung G München Der Administrator ist verpflichtet, die BVK Zusatzversorgung über jede relevante Änderung (z.b. Arbeitsplatzwechsel, Änderung der Zuständigkeiten) rechtzeitig zu informieren. Seite 11 von 22

12 Berechtigungen für Abrechnungsstellen bearbeiten Einmal festgelegte Berechtigungen für Abrechnungsstellen sind nicht abschließend und können bei Bedarf durch den Administrator angepasst werden. Wie das funktioniert erfahren Sie in der folgenden Anleitung: 1. Melden Sie sich in der Rolle Administrator in der Benutzerverwaltung an. 2. Drücken Sie den Menüpunkt Verwaltung. ABBILDUNG 1: ADMINISTRATIVER BEREICH NACH LOGIN 3. Drücken Sie hier Benutzer verwalten. ABBILDUNG 2: AUFRUF BENUTZERVERWALTUNG Seite 12 von 22

14 6. Unter Berechtigte Abrechnungsstellen können Sie die Berechtigungen für den angezeigten Sachbearbeiter anpassen. ABBILDUNG 5: ÄNDERUNG DER BERECHTIGUNGEN 7. Entfernen Sie den Haken, wenn Sie die Berechtigung für die angezeigte Abrechnungsstelle entziehen wollen. Setzen Sie einen Haken neben der Abrechnungsstelle für die Sie eine Berechtigung erteilen wollen. Hinweis: Ein Sachbearbeiter hat vollen Zugriff auf die Abrechnungsstellen für die Sie Ihn berechtigen. Das bedeutet er erhält sowohl lesende, als auch schreibende Rechte. Unter lesenden Rechten versteht man u.a. die Möglichkeit, Versicherungsverläufe der unter einer Abrechnungsstelle gemeldeten Personen (Versicherte) einsehen zu können. Schreibende Rechte ermöglichen es dem Sachbearbeiter Meldungen für Versicherte einzugeben, zu korrigieren und zu löschen. 8. Prüfen Sie noch einmal Ihre Eingaben und drücken Sie anschließend Speichern. Seite 14 von 22

15 ABBILDUNG 5: SPEICHERN UND ERFOLGSMELDUNG 9. Nachdem Sie Ihre Eingaben gespeichert haben wird eine Erfolgsmeldung am oberen Bildschirmrand angezeigt. Hinweis: Der Sachbearbeiter kann unmittelbar im Anschluss auf die Abrechnungsstellen zugreifen, für die Sie ihn berechtigt haben. Bereits vorhandene Zugangsdaten behalten dabei ihre Gültigkeit. 10. Drücken Sie Zurück um zur Übersicht der Sachbearbeiter zu gelangen. Seite 15 von 22

16 Einmalpasswörter Die Aufgabe des Administrators ist es u.a., den Sachbearbeitern ihr Einmalpasswort mitzuteilen. Dies ist dann erforderlich, wenn der Sachbearbeiter zum ersten Mal angelegt wurde oder er die Aktion Passwort vergessen durchgeführt hat. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie als Administrator zum Einmalpasswort eines Sachbearbeiters gelangen: 1. Melden Sie sich in der Rolle Administrator in der Benutzerverwaltung an. 2. Drücken Sie den Menüpunkt Verwaltung. ABBILDUNG 1: ADMINISTRATIVER BEREICH NACH LOGIN 3. Drücken Sie hier Benutzer verwalten. ABBILDUNG 2: AUFRUF BENUTZERVERWALTUNG Seite 16 von 22

18 6. Unter Einmalpasswort erfahren Sie, ob ein Einmalpasswort vorhanden ist. ABBILDUNG 5: ÄNDERUNG DER BERECHTIGUNGEN 7. Teilen Sie dem Sachbearbeiter das angezeigte Einmalpasswort mit. Bei der ersten Anmeldung wird der Sachbearbeiter aufgefordert das Einmalpasswort in ein persönliches Passwort zu ändern. Hat er die Änderung abgeschlossen, ist das Einmalpasswort ab diesem Zeitpunkt ungültig. Der Administrator sieht anschließend in der Benutzerverwaltung (Abb. 5) anstelle des Einmalpassworts den Hinweis: Das Einmalpasswort ist nicht gesetzt. Führt ein Sachbearbeiter die Aktion Passwort vergessen für seine Benutzerrolle durch, wird automatisch ein neues Einmalpasswort gesetzt. Der Sachbearbeiter muss sich anschließend mit seinem Administrator in Verbindung setzen. Der Administrator führt dann die Schritte 1 bis 6 durch um an das Einmalpasswort für seinen Sachbearbeiter zu gelangen. Der Administrator kann auch über den Button Einmalpasswort setzen ein neues Einmalpasswort für seinen Sachbearbeiter erstellen. Dadurch wird das vorherige Passwort (egal ob Einmalpasswort oder persönliches Passwort) ungültig. Seite 18 von 22

19 Benutzerprofile deaktivieren / aktivieren Der Administrator kann Benutzerprofile der Sachbearbeiter deaktivieren (z.b. bei Ausscheiden des Mitarbeiters oder längerer Abwesenheit) und bei Bedarf auch wieder aktivieren (z.b. bei Rückkehr nach längerer Abwesenheit oder Elternzeit). Im Folgenden zeigen wir Ihnen wie das funktioniert: 1. Melden Sie sich in der Rolle Administrator in der Benutzerverwaltung an. 2. Drücken Sie den Menüpunkt Verwaltung. ABBILDUNG 1: ADMINISTRATIVER BEREICH NACH LOGIN 3. Drücken Sie hier Benutzer verwalten. ABBILDUNG 2: AUFRUF BENUTZERVERWALTUNG Seite 19 von 22

21 6. Der Status gibt Auskunft, ob sich ein Sachbearbeiter anmelden kann oder nicht. ABBILDUNG 5: ÄNDERUNG DER BERECHTIGUNGEN Möglicher Status eines Sachbearbeiters: Aktiv = Der Sachbearbeiter kann sich am Portal anmelden. Gesperrt = Der Sachbearbeiter wurde durch den Administrator deaktiviert und kann sich nicht am Portal anmelden. Das Benutzerkonto wurde aufgrund fünfmaliger Falscheingabe des Passworts deaktiviert. Die möglichen Aktionen durch den Administrator: Durch Drücken des Buttons Deaktivieren ändert sich der Status von aktiv in gesperrt. Der Sachbearbeiter kann sich nicht mehr am Portal anmelden. Seite 21 von 22

22 Durch Drücken des Buttons Aktivieren ändert sich der Status von gesperrt in aktiv. Der Sachbearbeiter kann sich wieder am Portal anmelden. Das letzte Passwort des Benutzers bleibt erhalten. Es wird kein neues Einmalpasswort gesetzt. Wenn sich der Sachbearbeiter durch zu häufige Falscheingabe seines Passworts gesperrt hat, kann der Administrator den Status durch Drücken Einmalpasswort setzen wieder in aktiv ändern. Der Zähler für die Eingabeversuche wird dabei zurückgesetzt. Es wird automatisch ein neues Einmalpasswort generiert. Seite 22 von 22