Claim Management. Ahrens Herrmann Consulting GmbH. Claim Management in Projekten. PRINCE2 is a registered trade mark of the Cabinet Office

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1 Ahrens Herrmann Consulting GmbH Claim Management Claim Management in Projekten PRINCE2 is a registered trade mark of the Cabinet Office Das PMI Registered Education Provider Logo ist ein eingetragenes Warenzeichen des Project Management Institute, Inc.

2 Claim Management in Projekten Knapp kalkuliert, Arbeitsvoraussetzungen nicht erfüllt, Abweichungen in der Projektabwicklung, Nachforderungen? Alles Dinge, die das wirtschaftliche Projektergebnis gefährden. Durch kann man diese Problemstellungen gezielt angehen und ihre wirtschaftlichen Auswirkungen vermindern oder sogar vermeiden. In unserem kurzen Vortrag zeigen wir Ihnen, was ist und wie man vorgeht um den wirtschaftlichen Projekterfolg zu verbessern. Seite 2

3 Das Tagesgeschäft hält viele Herausforderungen für Projekte bereit. Claim Management hilft Ihnen, die brennenden Fragen zu löschen. Kunde mit installiertem Claim Management Abweichungen in der Projektabwicklung Fehlende Bereit- stellungen des Kunden Höhere Kosten durch zusätzliche Kundenanforderungen Sub-Unternehmer verursachen höhere Kosten Enger Zeit- und Kostenplan Projekt Unklares Projekt- Umfeld Nicht genügend detaillierter Auftrag Seite 3

4 Abgrenzung Claims / Change Requests Claims sind Forderungen im Zusammenhang mit einer Vertragsabweichung Geltendmachung liegt in der Verantwortung des Anspruchstellers (Beweispflicht) Basis: Vertragliche / gesetzliche Grundlage Beweispflicht in der Regel beim Anspruchssteller Erfolgt NACH der Leistungserbringung Change Request- Management Change-Requests sind Anforderungen einer Vertragspartei zur Änderung des zwischen den Parteien bestehenden Vertrages Die Partei, die eine Vertragsänderung wünscht, geht auf die andere zu Beide Parteien einigen sich auf eine Änderung / Anpassung des Vertrags Change Order Erfolgt VOR der Leistungserbringung Seite 4

5 Differenzierung der Projekt-Leistungen Mehrleistungen sind alle jene Leistungen, die über den geplanten bzw. kalkulierten Umfang hinaus dazu dienen, den zugesagten Vertragsgegenstand herzustellen oder zu erbringen. Zusatzleistungen sind für die Fertigstellung des Projektes zu erbringen und sind (zweifelsfrei) nicht im Vertragsumfang enthalten. Funktionalität zugesicherte Eigenschaft Qualität usw.? Seite 5

6 Aufgaben und Ziele des s bedeutet die Nutzung aller Möglichkeiten, mit Eigen-Claims vertragsgemäßes Verhalten aller Vertragspartner sicherzustellen, bzw. potenziellen ( drohenden ) Fremd-Claims frühzeitig entgegenzuwirken. Aufgabe des : Sicherstellung des vertragsgemäße Verhalten aller Vertragspartner Geltendmachung von Ersatz von Schäden aus nicht vertragskonformer Leistung Abwehr von unberechtigte Ansprüche der anderen Vertragspartner Oberstes Ziel des s: Frühzeitiges Analysieren, Aufbereiten, Dokumentieren und Verfolgen vertraglich relevanter Ansprüche um vertraglich nicht begründeten Forderungen der Vertragspartner besser begegnen und drohenden vertraglichen Abweichungen frühzeitig entgegenwirken zu können. bedeutet nicht: Ungerechtfertigte Forderungen gegenüber anderen Vertragspartnern durchsetzen oder die Erfüllung gerechtfertigter Forderungen anderer Vertragspartner verweigern zu wollen. Seite 6

7 Wie man grundsätzlich einen Claim erkennen kann Einen Claim erkennt man, indem man das vertragliche SOLL dem IST gegenüberstellt Soll ( Vertragliche Regelungen ) Ist ( Tatsächliche Gegebenheiten ) Die daraus resultierenden vertraglichen Abweichungen bilden die Grundlage eines Claims Seite 7

8 Vertrag des Projekts Change Requests Claim Management sind Vorgehensweisen, die der Absicherung des Projektes gegen die verschiedensten äußeren Einflüsse des Projektumfeldes dienen. Sie entfalten ihre Wirkung aber nur dann, wenn der Scope eindeutig definiert ist. Sowohl gegenüber dem Auftraggeber wie auch Sublieferanten und Partnern. Dies bedeutet: Es muss eine vom Auftraggeber genehmigten Projektvertrag und Projektplan geben. Die Aufträge an Sublieferanten müssen eindeutig und schriftlich formuliert sein. Aufgaben bzw. Arbeitsergebnisse müssen mit den Partnern eindeutig abgestimmt sein. Scope Projekt Vertrag Projekt Plan Arbeitspakete Ohne genehmigten Scope kein Change Request und Claim Management möglich Seite 8

9 Die Claim-Zwickmühle Kunde Kunde Abwehren Projekt Projekt Lieferant Lieferant Anmelden Seite 9

10 Claim - Anspruchsarten Auf Grund der Annahme, der andere ist von seinen Vertragserfüllungspflichten abgewichen. Arten der Ansprüche Finanzielle Ansprüche Sachliche Ansprüche Zeitliche Ansprüche Seite 10

11 Eigen- und Fremdclaims Erbrachte Leistung == Claim Arten Vertragliche Leistung Projekt zukünftige, potentielle Claim- Ereignisse Eintritt tatsächliche Claim- Ereignisse Vertragspartner Kunde / Lieferant Seite 11

12 Claim Strategie Aspekte Vertrag Eigen Claim Claim - schwelle Verhalten Defensives Claim Mangement Akzeptanz auftraggeber-freundlicher Verträge Claimen nur bei gravierenden Verstößen des Partners. Nur wenn ein Nachteil entsteht Offensives Claim Management Bestehen auf für das Projekt günstigen Vertragsansätzen. Einbau von Claim Ansätzen. Claimen bei allen Claim verdächtigen Ereignissen Auch ohne Nachteil bspw. Mehrkosten. Claim Maximal Kompensation Maximum fordern inhalt der Mehraufwendungen Kompensation plus Ergebnisbeitrag Seite 12

13 Aktives Claim Management Project Claimereignis Einigung m.d. Vertragspartner Claimver- handlung Claim - Analyse / Verification Entscheidung über den Claim Seite 13

14 Einzel-Claim oder Claim-Paket? VORTEILE NACHTEILE EINZEL-CLAIM Bearbeitung relativ einfach Schnelle Dokumentation Schneller Geldfluß Häufige zusätzliche Verhandlungen CLAIM-PAKET Alle Forderungen können in einer Verhandlung geklärt werden Gegenseitiges Aufrechnen der Forderungen möglich Umfangreiche Dokumentation erforderlich Einzelfälle lassen sich eventuell nur schwer rekonstruieren Pauschalierung zu Lasten des Projekts Seite 14

15 Der "ideale" Claimmanager Kaufmännische Vorbildung Juristische Vorbildung Seite 15 Technische Vorbildung

16 Gefahren durch Claim Management Change Request Management sind alle Maßnahmen die dazu dienen, alle Änderungen in einem geordneten Verfahren in das Projekt einzubringen. Claim Management sind alle Maßnahmen, die ein Vertragspartner vornimmt, um einen Anspruch durchzusetzen, abzuwenden oder präventiv zu verhindern. Denken Sie daran: All diese Vorgehensweisen sind wichtig und müssen vom Projektleiter innerhalb des Projektes angewendet werden. Ob sie aber auch in den Berührungspunkten zu Auftraggeber, Partnern und Lieferanten umgesetzt werden, sollte im Interesse eines störungsfreien Projektablaufs wohl überlegt werden. Setzt man diese Vorgehensweisen unbedacht ein, z.b. um sich einen möglichst großen Vorteil zu verschaffen, kann sehr schnell ein gutes Verhältnis zu Vertragspartnern belasten werden. Seite 16

17 Ansprechpartner für Projektmanagement- Beratung / Coaching / Qualifizierung / Zertifizierung Hans Ahrens Werner Lenk Mobil 0160 / Mobil 0173 / ahrens@ahrens-herrmann.de lenk@ahrens-herrmann.de Ahrens Herrmann Consulting GmbH Büro Hannover Triftkampstr. 18 c Springe Ahrens Herrmann Consulting GmbH Büro Düsseldorf Geißlerweg Düsseldorf PRINCE2 und das Swirl Logo sind eingetragene Warenzeichen des Office of Government Commerce Das PMI Registered Education Provider Logo ist ein eingetragenes Warenzeichen des Project Management Institute, Inc. Seite 17