Mareon-Webservices-Schnittstelle der Mareon Handwerkeranbindung für Webservice-Hersteller Version 2.3 Stand: November 2013

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1 Dokumentation Mareon-Webservices-Schnittstelle der Mareon Handwerkeranbindung für Webservice-Hersteller Version 2.3 Stand: November 2013

2 Die in diesen Unterlagen enthaltenen Angaben und Daten können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Jede Ähnlichkeit mit bestehenden Firmen, Organisationen, Produkten, Personen etc. ist rein zufällig. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis der Aareon AG darf kein Teil dieser Unterlagen für irgendwelche Zwecke vervielfältigt, verarbeitet oder verbreitet werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln elektronisch, mechanisch, durch Fotokopieren, Aufzeichnen usw. dies geschieht. Die aufgeführten tatsächlichen Produktbezeichnungen, Firmennamen und Logos sind zugunsten der jeweiligen Hersteller bzw. Firmen als Marken oder eingetragene Marken geschützt Aareon. Alle Rechte vorbehalten. Seite 2 von 100

3 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Überblick über die Mareon-Schnittstelle Was ist die Mareon-Webservices-Schnittstelle und was kann diese? Wie läuft eine Zertifizierung ab? Was benötigt man für eine Zertifizierung? Glossar: Mareon-spezifische Fachbegriffe Auftrag Rechnung EPA FPA EPA-Auftrag UNR Sub-UNR PN SOAP Leistungsnachweis Qualifiziert digital signierte elektronische Rechnung Grundlagen der Mareon-Schnittstelle Änderungen der Mareon-Schnittstelle von Version 2.2 zu Version Aufträge Auftragserteilung: Wo kommen Mareon-Aufträge her? Auftragsarten Auftragsstatus Auftragsstatusablauf Auftragsdetails Unterscheidung Auftragspositionen/Leistungspositionen Einheitspreisabkommen Ziel eines Einheitspreisabkommens Stammdaten Freie Positionen Nicht-freie Positionen Gültigkeitszeitraum UNR- und Sub-UNR-bezogene EPAs Auftragsanhänge Fax-Barcode Aufträge löschen/archivieren Rechnungen und Leistungsnachweise Rechnungen Rechnungsstatus Seite 3 von 100

4 3.2 Rechnung/Leistungsnachweis erstellen Allgemeine Rechnungsdaten Rechnungspositionen erfassen Rechnungsanhänge erstellen Löschen von Rechnungsanhängen Erweiterte Bemerkungstexte Rechnungen und Rechnungspositionen löschen Rechnung weiterleiten Bestandsdatenmanagement Rechnungsübersichten Monatsabrechnung Sammelübersicht Besonderheiten Rabatte und Zuschläge Gutschriften Gewährleistungsaufträge Aufträge mit pauschalierter Leistung Erklärung: Was ist die Digitale Signatur? Digital signierte Rechnungen bei Mareon Webservices-Schnittstelle Beschreibung der verfügbaren Aktionen getcompanylist getorderlist getorder setorderstate putinvoice Rückgabeparameter putinvoice getinvoice Übergabeparameter getinvoice Rückgabeparameter getinvoice getinvoicelist forwardinvoice deleteinvoice getfpanames getfpa getfpalastmodificationdate putattachment listattachments getattachment deleteattachment Seite 4 von 100

5 5.17 Datumsformate Beschreibung der verwendeten Datentypen articletype articletypetype attachmentinfotype contacttype invoicefreefpapositionrequesttype invoicenonfreepositionrequesttype invoicepositionrequesttype invoicepositiontype invoicestatetype invoicetypetype listofids order orderpositiontype orderstatetype ordertype personrole persontype projecttype settingstype Seite 5 von 100

6 1 Einführung Herzlich willkommen bei Mareon! Wir freuen uns, dass Sie sich entschlossen haben, eine Schnittstelle zur Mareon Handwerkeranbindung für Ihre Software zu erstellen. Über die Handwerkeranbindung des Service-Portals Mareon werden Wohnungsunternehmen und angeschlossene Handwerksunternehmen miteinander vernetzt. In Zukunft werden Sie also Aufträge der Wohnungsunternehmen, die auch Mareon im Einsatz haben, nur noch über das Internet an den angeschlossenen Handwerksbetrieb übertragen. Im Gegenzug werden auch die Rechnungen auf Mareon erstellt und über das Internet an den Auftraggeber weitergeleitet. Mareon automatisiert also die Abwicklung von Aufträgen und Rechnungen, um diese erheblich zu beschleunigen. Lästiges Ausdrucken und Postwege entfallen. Diese Dokumentation beschreibt die Mareon-Webservices-Schnittstelle und soll Ihnen helfen, mögliche Fragen bei der Entwicklung der Schnittstelle bereits im Vorfeld zu beantworten. Da wir unser Produkt stets weiterentwickeln, können Sie die aktuellste Version der Dokumentation jederzeit in elektronischer Form auf unserer Homepage einsehen, herunterladen oder ausdrucken. Die Dokumentation wird begleitend zur aktuellen Version des Produkts angepasst. Haben Sie Anregungen oder Wünsche zu unserem Produkt oder diesem Handbuch, dann senden Sie uns bitte eine an Gerne beantwortet Ihnen unsere Kundenbetreuung auch Fragen unter der Telefonnummer: Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Arbeiten mit Mareon! Seite 6 von 100

7 1.1 Überblick über die Mareon-Schnittstelle Was ist die Mareon-Webservices-Schnittstelle und was kann diese? Die Mareon Webservices bieten die Möglichkeit, die Funktionen der Mareon Handwerkeranbindung direkt von einem lokalen Handwerkerprogramm aus zu nutzen. So können Aufträge bearbeitet und Rechnungen geschrieben und an Mareon übermittelt werden. Es gibt keine unnötige Doppelerfassung von Daten und Handwerker können in Ihrem vertrauten Programm weiterarbeiten wie bisher. Die Anbindung an Mareon erfolgt mittels eines Webservice, der den Datenaustausch inklusive ggf. vorhandener Anhänge ermöglicht Wie läuft eine Zertifizierung ab? Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Entwicklungsleistung zur Anbindung an Mareon so weit vollendet ist, dass diese von Mareon-Mitarbeitern geprüft werden kann, dann wenden Sie sich bitte an unser Mareon-Webservice-Team und vereinbaren Sie einen Zertifizierungstermin Bitte beachten Sie, dass Sie evtl. eine gewisse Vorlaufzeit für den Termin einplanen müssen und nutzen Sie den Zertifizierungskalender auf der Homepage, der Ihnen die freien verfügbaren Termine langfristig anzeigt. Im Vorfeld wird es eine Vorab-Abnahme der Entwicklungsleistung per Telefonkonferenz geben (in der Regel eine Woche vor dem Zertifizierungstermin), um zu prüfen, ob alle wesentlichen Bestandteile des Funktionskatalogs abgearbeitet worden sind und funktionieren. Anschließend erfolgt die persönliche Abnahme. Für den gesamten Zertifizierungsaufwand fallen einmalig 500,-- an. Die Nutzung der Schnittstelle selbst ist kostenfrei. Die Zertifizierung erfolgt in der Regel per Fernwartungssoftware, eine Anreise zu unserem Dienstgebäude nach Mainz ist i.d.r. nicht notwendig Was benötigt man für eine Zertifizierung? Sie benötigen mindestens einen vom Mareon-Webservice-Team erstellten Testbenutzer. Diesen können Sie kostenfrei bei uns anfordern. Der Benutzername, das Passwort und das herstellerspezifische Zertifikat müssen bei allen Aktionen, die an den SOAP-Server übermittelt werden, angegeben werden. 1.2 Glossar: Mareon-spezifische Fachbegriffe Auftrag Durch den Auftrag verpflichtet sich der Beauftragte, die ihm übertragenen Geschäfte (rechtlicher oder tatsächlicher Art) oder Dienste vertragsgemäß zu besorgen. Auftraggeber sind in der Regel Wohnungsunternehmen, die aus Ihrem ERP-System über Mareon Aufträge an die Auftragnehmer (i.d.r. Handwerksunternehmen) vergeben. Aufträge können über Mareon pauschal (Auftragstyp H) oder per EPA (Auftragstyp HE) erteilt werden. Seite 7 von 100

8 1.2.2 Rechnung Eine Rechnung oder auch Faktura ist ein Dokument, das eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Warenlieferung oder eine sonstige Leistung enthält. Diese enthält Angaben über die Leistung, die Zahlung und den Aussteller. Die elektronischen Rechnungen von Mareon werden mit einer qualifizierten digitalen Signatur versehen EPA Ein Einheitspreisabkommen (kurz EPA) ist ein Vertrag zwischen einem Auftraggeber und einem Auftragnehmer über pauschalisierte Kosten bei der Erbringung von Dienstleistungen. In der Regel werden EPA in der Immobilienwirtschaft zwischen großen Wohnungsunternehmen als Auftraggeber und Handwerkern als Auftragnehmer abgeschlossen und bestehen für einen fixen Zeitraum. Das EPA wird auch als Leistungspreisabkommen oder Festpreisvereinbarung bezeichnet FPA Fixed Price Agreement, identsich zu EPA, siehe EPA EPA-Auftrag Bei einem EPA-Auftrag ist ein Einheitspreisabkommen zur späteren Rechnungsstellung fix hinterlegt. Diese Art des Auftrags ist durch den Typ HE gekennzeichnet UNR Dient zur eindeutigen Kennzeichnung eines Wohnungsunternehmens. UNR können zu Mandanten zusammengefasst werden, die dann auch als Mandanten-UNR bezeichnet werden. Zugeordnete UNR heißen Sub-UNR, siehe nächsten Abschnitt Sub-UNR Die Sub-UNR ist die tiefere Zuordnungsebene der UNR. Einer UNR können beliebig viele Sub-UNR zugeordnet sein. Die Mandaten-UNR ist gleichzeitig eine Sub-UNR PN Innerhalb eines Wohnungsunternehmens stellt die PN in Verbindung mit der UNR eine eindeutige Identifizierung eines Handwerkers dar. Ein Handwerker kann beliebig viele UNR-PN-Kombinationen haben SOAP SOAP (ursprünglich für Simple Object Access Protocol) ist ein Netzwerkprotokoll, mit dessen Hilfe Daten zwischen Systemen ausgetauscht und Remote Procedure Calls durchgeführt werden können. SOAP stützt sich auf XML zur Repräsentation der Daten und dem HTTP-Protokoll zur Übertragung der Nachrichten. Seite 8 von 100

9 Leistungsnachweis Der Leistungsnachweis stellt in Kombination mit der Monatsabrechnung (händisch zu unterzeichnende Übersicht aller innerhalb eines Monats erstellten Leistungsnachweise an einen Auftraggeber) die steuerrechtliche Rechnung des Handwerkers gegenüber dem Wohnungsunternehmen dar, wenn dieses keine qualifizierte, digitale Signatur nutzt, um sich elektronische Rechnungen durch den Handwerker zusenden zu lassen. Vom inhaltlichen Aufbau her unterscheiden sich Leistungsnachweis und Rechnung nicht. Die Zahlung zu einem Leistungsnachweis erfolgt steuerrechtlich im Gutschriftenverfahren Qualifiziert digital signierte elektronische Rechnung Hierbei handelt es sich um Rechnungen, die mit einer qualifizierten digitalen Signatur durch Mareon versehen werden und somit einer Papierrechnung gleichgestellt sind. 1.3 Grundlagen der Mareon-Schnittstelle Die Mareon Webservices bieten die Möglichkeit, Funktionen der Mareon Handwerkeranbindung direkt von einem lokalen Programm aus zu nutzen, ohne ein Browserfenster zu öffnen. So können Aufträge geholt und akzeptiert oder abgelehnt werden und Rechnungen geschrieben und im Anschluss an Mareon übermittelt werden. Damit entfallen die Doppelerfassung von Rechnungen und der damit verbundene Mehraufwand bei der Nutzung der Mareon Handwerkeranbindung. Diese Dokumentation richtet sich an Softwareentwickler, die eine Anbindung an die Mareon HWA- Webservices implementieren möchten. Die Mareon HWA-Webservices sind durch ein WSDL- Dokument spezifiziert, das Sie auf der Mareon-Homepage herunterladen können. Die Datenübertragung muss SSL-verschlüsselt über die folgende URL erfolgen: Die im SOAP-Request übergebenen Daten müssen utf8-codiert werden. Ebenso werden die Antworten utf8-codiert zurückgegeben. Grundsätzlich erhalten Sie zu jedem Funktionsaufruf die im WSDL-Dokument angegebenen Rückgabewerte. Im Fehlerfall wird stattdessen ein SOAP-Fault ausgelöst, der einen Fehlercode und eine textuelle Beschreibung des Fehlers enthält. Die Grundlage der Mareon-Schnittstelle bildet die Aktion <getcompanylist>. Diese können Sie direkt nach Erstellung eines Testusers mit Benutzernamen, Passwort und Zertifikat ohne weitere Informationen oder Parameter aufrufen. Die Antwort auf diese Anfrage enthält grundlegende Informationen über diesen Benutzer, dessen Auftraggeber (Wohnungsunternehmen) und bestimmte Einstellungen der Wohnungsunternehmen (UNR). Die Informationen, die Sie über <getcompanylist> erhalten, sind Grundlage aller anderen Aktionen, insbesondere UNR und PN, da diese Pflichtfelder bei allen anderen Aktionen sind. Detaillierte Informationen zu dieser Aktion finden Sie in Kapitel 5.1. Seite 9 von 100

10 1.4 Änderungen der Mareon-Schnittstelle von Version 2.2 zu Version 2.3 Die Änderungen sind im gesonderten Dokument Änderungen HWA Webservices Version 2.3 detailliert beschrieben. Seite 10 von 100

11 2 Aufträge 2.1 Auftragserteilung: Wo kommen Mareon-Aufträge her? Aktion: getorderlist Die über Mareon vergebenen Aufträge werden durch den Auftraggeber in einem wohnungswirtschaftlichen ERP-System von Aareon erteilt. Diese ERP-Systeme sind an Mareon angebunden und ermöglichen somit die elektronische Vergabe von Aufträgen an Auftragnehmer. Hierbei handelt es sich immer um eine 1:1-Beziehung. Preisanfragen oder Preisangebote sind über dieses System nicht möglich. 2.2 Auftragsarten Über Mareon können verschiedene Arten von Aufträgen versendet werden, die ein unterschiedliches Verhalten bei der Auftrags- und/oder Rechnungsbearbeitung hervorrufen können. Standardaufträge Telefonisch erteilte Aufträge: Telefonisch erteilte Aufträge können je nach Auftraggeber bereits im Status bestätigt ankommen. Diese Aufträge sind dann nicht im Status erteilt. Aufträge mit EPA: Hier sind Ihre Möglichkeiten bei der Rechnungslegung begrenzt. Der Handwerker muss nur noch die Mengen der im EPA definierten Leistungspositionen angeben. Die mit dem Auftraggeber vereinbarten Einheitspreise können direkt mit dem Auftrag als Leistungspositionen vom Auftraggeber mitgeliefert werden. Das genaue Verhalten ist hier vom verwendeten ERP-System des Auftraggebers abhängig und davon, wie der Auftrag dort erteilt wird. Gewährleistungsaufträge: Hier ist die Möglichkeit, eine Rechnung zu dem Auftrag zu stellen, unterbunden. Der Auftrag ist mit der Meldung des Auftragsstatus Leistung erbracht erledigt. Projektaufträge: Meist handelt es sich hierbei um Aufträge mit einem größeren Auftragsvolumen. Daher ist es meist gewünscht, zu diesen Aufträgen mehrere Abschlags- und eine Schlussrechnung zu stellen. Der Auftrag enthält außerdem diverse Zusatzinformationen. Der übergeordneten Massnahme sind üblicherweise mehrere Projektaufträge zugeordnet. Versicherungsaufträge: Der Handwerker erhält den Auftrag zwar von seinem Auftraggeber, doch können die Leistungen auch direkt von der Versicherung bezahlt werden. Standardaufträge mit pauschalierter Leistung: Aufträge mit Wert true bei Kennzeichen <flatrateorder>. Hier ist eine Rechnungsstellung nicht möglich. Wichtig hierbei ist zu beachten, dass bei allen Auftragsarten eine Erteilung mit oder ohne EPA möglich ist. Seite 11 von 100

12 2.3 Auftragsstatus Aufträge können folgende Status haben (Auszug): E: erteilt der Auftrag ist neu eingetroffen G: gesehen die Detailansicht des Auftrags wurde bereits aufgerufen F: bestätigt der Auftrag wurde angenommen N: Leistung erbracht die beauftragten Arbeiten wurden ausgeführt V: erledigt für diesen Auftrag wurde eine Rechnung/ein Leistungsnachweis erstellt oder der Gewährleistungsauftrag wurde durchgeführt C: abgelehnt der Auftrag wurde durch den Handwerker abgelehnt X: storniert der Auftrag wurde durch den Auftraggeber storniert PP: geparkt UV: unter Vorbehalt angenommen Neue Aufträge haben den Auftragsstatus erteilt. Sollte der Auftraggeber dem Handwerker einen Auftrag allerdings schon telefonisch erteilt haben, so erhält der Handwerker den neuen Auftrag bereits mit dem Status bestätigt. Änderungen des Auftragsstatus werden immer auch an den Auftraggeber weitergeleitet. 2.4 Auftragsstatusablauf Aktion: setorderstate Basis eines jeden Auftrags ist der Status E. Wird dieser durch den Handwerker angesehen, wechselt der Status auf G. Bei der Annahme erfolgt dann der Übergang zum Status F. Nachdem die Leistung ausgeführt wurde und der Auftrag erledigt ist, wird mit Kennzeichnung des Auftrags als erledigt der Auftragsstatus N gesetzt. Mit Erstellung der Rechnung zum Auftrag wird der Rechungsstatus V gesetzt. Sollte es in Ihrer Software nicht die Möglichkeit geben, einen Auftrag als erledigt zu kennzeichnen, wird automatisch mit der Rechnungsstellung der Status V gesetzt. Sollte ein Auftrag durch den Auftragnehmer abgelehnt werden dies ist nur bei erteilten oder bereits gesehenen Aufträgen möglich, wird der Auftragsstatus auf C gesetzt. Im Falle des Auftragsstornos durch das Wohnungsunternehmen handelt es sich um den Auftragsstatus X. Eine Auftragsstornierung ist nur bis zum Status Auftrag angenommen möglich. Zusätzlich existieren Statusübergänge zum Parken und Annehmen unter Vorbehalt. Diese Statusübergänge sind allerdings nur erlaubt, wenn die entsprechenden Kennzeichen <enableparkingorder> bzw. <enableconditionalacceptancefororder> in <getcompanylistresponse> den Wert true enthalten. Ein Auftrag kann unter Vorbehalt angenommen werden, wenn er im Status erteilt ist. Von diesem Status aus sind Statusübergänge zu angenommen und abgelehnt möglich. Seite 12 von 100

13 Ein Auftrag im Status geparkt kann wiederum in den Status Leistung erbracht (= ausgeführt ) versetzt werden. Mit der Aktion <setorderstate> können Sie den Status eines Auftrags in der oben genannten Reihenfolge setzen. Eine Rücknahme eines Status in den vorherigen Zustand ist generell nicht möglich. Beachten Sie, dass eine Rechnungsstellung erst ab dem Status bestätigt erfolgen kann und eine Auftragsablehnung nur erfolgen kann, wenn der Status erteilt oder gesehen ist. 2.5 Auftragsdetails Aktion: getorder Einige Auftragsdetails werden hier kurz erläutert: EP: Anhand des Kennzeichens <allfpa> in <getcompanylistresponse> ist es möglich zu entscheiden, welche Positionstypen eine Rechnung enthalten darf. Der Wert true bedeutet, dass für die Rechnungsstellung alle dem Handwerker zugeordneten EPA genutzt werden dürfen. Analog bedeutet false, dass bei der Rechnungsstellung nur Positionen des im Auftragskopf vorhandenen EPA zur Rechnungslegung genutzt werden dürfen. Für den Wert false gilt das Standardverhalten für die Rechnungslegung von EPA Aufträgen: - ist ein EPA im Auftrag vorgegeben, dann darf nur dieser Katalog benutzt werden - ist KEIN EPA im Auftrag vorgegeben, dann dürfen alle Kataloge verwendet werden. Auftraggeber: Die Autraggeberdaten sind aus der Struktur <subcompany> in der Antwort zu <getcompanylist> zu entnehmen. Eine Besonderheit stellt der Fall der Fremdverwaltung dar. In diesem Falle weichen die Angaben der Person mit Rolle OWNER von den Angaben in <getcompanylistresponse> ab. Dies muss per String-Vergleich untersucht werden. Im Falle von Fremdverwaltung vertritt der Auftraggeber den Eigentümer. Die Rechnung muss in der Druckfunktion ihrer Software einen abweichenden Eigentümer ausweisen. Auftragswert: Der Auftragswert kann die Summe aller Leistungspositionen oder die Schätzkosten des Auftragsgebers beinhalten. Unter Umständen hat der Auftraggeber eine Prüfmöglichkeit aktiviert, die verhindert, dass Rechnungen mit Rechnungssumme > Auftragswert gestellt werden dürfen. Weitere Erläuterungen zu den Auftragsdetails finden Sie in der Beschreibung der Schnittstelle am Ende dieses Dokuments. Seite 13 von 100

14 2.6 Unterscheidung Auftragspositionen/Leistungspositionen Die Auftragsposition ist die im Auftrag mitgegebene Position, der in der Rechnung 1 bis n Leistungspositionen zugeordnet sein können, die wiederum die Verknüpfung zum EPA darstellen. Als Leistungspositionen werden ausschließlich EPA-Positionen in der Rechnung bezeichnet. 2.7 Einheitspreisabkommen Aktion: getfpanames (liefert die zugeordneten EPAs) Aktion: getfpa (liefert die Artikel und Konditionen) Aktion: getfpalastmodificationdate (liefert das letzte Änderungsdatum eines EPA) Ziel eines Einheitspreisabkommens Einheitspreisabkommen dienen dazu, Leistungen und Preise von Instandhaltungsrechnungen zwischen Auftraggeber (Wohnungsunternehmen) und Auftragnehmer (Handwerker) für eine bestimmte Zeit festzulegen. Wenn der Handwerker dem Wohnungsunternehmen Rechnungen im Rahmen der laufenden Instandhaltung schickt, werden dann nicht mehr die tatsächlich angefallenen Preise abgerechnet, sondern die im EPA definierten Leistungen mit den vorher definierten Preisen. Die angegebenen Preise sind immer Nettopreise. Das Wohnungsunternehmen definiert diese EPAs in seinem eigenen ERP-System und schickt diese Daten an Mareon. Sie sollten dem Handwerker auch lokal die Möglichkeit geben, aus den ihm zur Verfügung stehenden EPA-Katalogen Artikel auszuwählen. Dabei sollten Sie beachten, dass sich Preise und Artikel auch in bestehenden EPAs ändern können. Es reicht dazu aus, eine manuelle Update- Möglichkeit durch den Handwerker vorzusehen. Ein regelmäßiges automatisches Update ist in der Regel nicht notwendig, kann aber mithilfe der Aktion <getfpalastmodificationdate> umgesetzt werden. Eine automatische Aktualisierung des referenzierten EPA beim Import der Daten aus <getorderresponse> ist nicht gewünscht, da die Datenmenge die Wartezeit für den Benutzer der Software unnötig erhöht und eine unnötige Systemlast auf unseren Systemen erzeugt. Manuelle Rabatte können auf Aufträge gewährt werden sofern die entsprechenden Unternehmenseinstellungen vorliegen (Kennzeichen <disablediscount> in <getcompanylistresponse> = false und <usesfpawithdiscount> in <getcompanylistresponse> = true. Rabatte können ausschließlich auf Positionsebene vergeben werden. Manuell definierte Zuschläge können durch den Handwerker nicht angegeben werden. Allerdings können im Rahmen eines EPA sowohl Rabatte als auch Zuschläge definiert sein. Diese sind gestaffelt definiert. Abschläge werden prozentual ab einem bestimmten Nettorechnungswert definiert, Zuschläge als fester Geldbetrag bis zu einer bestimmten Nettorechnungssumme. Die Zuund Abschläge werden bei der Rechnungsübermittlung an das Mareon-Portal automatisch berücksichtigt. Die Daten werden in den Einheitspreiskatalogen nur zur Nachvollziehbarkeit/Information zur Verfügung gestellt. Als Antwort auf die Aktion <putinvoice> wird der von Mareon berechnete Seite 14 von 100

15 Rechnungsbetrag zur Verfügung gestellt. Ihre Software muss darauf vorbereitet sein, dass es zu Abweichungen zum von Ihnen übertragenen Rechnungsbetrag kommen kann. Zusätzlich zu diesen genannten Rabatten hat der Auftraggeber weitere Möglichkeiten der Rechnungskürzung. Nach Rechnungsübermittlung sollten Sie deshalb über die Aktion <getinvoice> die Rechnung von Mareon abrufen und die Rechnungssummen vergleichen. Dies muss nur erfolgen wenn das in Ihrer Software gespeicherte letzte Änderungsdatum von der entsprechenden Angabe in <getinvoicelistresponse > abweicht. Sollten sich Abweichungen ergeben, empfehlen wir Ihnen bei einer Anbindung an eine FiBu Korrekturbuchungen, damit die Rechnungssumme in der FiBu und auf Mareon übereinstimmen. Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Mareon-Ansprechpartner Stammdaten EPAs haben in Mareon einen bis zu 14-stelligen Schlüssel und bestehen aus Leistungspositionen (LP), deren Schlüssel bis zu 18 Stellen lang sind und die den einzelnen EPAs zugeordnet sind. Eine LP hat folgende Eigenschaften: EPA-Schlüssel Typ Material (M), Dienstleistung (D) oder Frei (F) Kurztext Langtext Einheit Nettopreis Gültigkeitszeitraum (von/bis) Freie Positionen Freie Positionen dienen dazu, in einer EPA-Rechnung auch Leistungen abrechnen zu können, die nicht im EPA definiert sind. Dies widerspricht zwar der Idee eines EPA, feste Preise für Leistungen zu definieren, aber die meisten EPAs enthalten bei Weitem nicht alle Leistungen, die in der Praxis abgerechnet werden. Fast alle Kunden haben deshalb in ihren EPAs solche freien Positionen definiert. Wählt der Handwerker in einer Rechnung eine freie Position aus, kann er im Gegensatz zu nichtfreien Positionen den Positionstext und den Einzelpreis ( Netto) beliebig ändern. Eine freie Position kann generell dieselben Daten enthalten wie eine nicht-freie inklusive Preis Nicht-freie Positionen Nicht-freie Positionen sind Leistungspositionen, die als Typ Material (M) oder Dienstleistung (D) definiert sind, wobei diese beiden Typen auf Mareon ausschließlich als Information dienen und nicht weiter unterschieden werden. Seite 15 von 100

16 Bei der Verwendung von nicht-freien Positionen in einer Rechnung kann pro Position ausschließlich die Menge verändert oder übermittelt werden. Bezeichnung, Einheit und Preis werden automatisch ermittelt. Wenn das Wohnungsunternehmen den Elektronischen Aktenordner verwendet, steht zusätzlich das Feld PDF-Text zur Verfügung, das im PDF-Format mit abgebildet wird, jedoch nicht mit ins ERP- System übermittelt wird. Hierüber lassen sich in diesem Fall längere Texte übergeben. Es ist jedoch zu beachten, dass diese dann nur im elektronischen Rechnungsdokument und nicht im ERP- System des Auftraggebers erscheinen Gültigkeitszeitraum Bei EPA-Rechnungen ist das Erteilt-Datum des Auftrags ausschlaggebend für die Auswahl der LPs. Bei sich überschneidenden Gültigkeitszeiträumen von Leistungspositionen mit demselben Schlüssel zieht immer das jüngste Stichtagsdatum (=gültig ab), das vor dem Erteilt-Datum des Auftrags liegt. Wenn dies auf mehrere Leistungspositionen zutrifft, sind alle davon gültig, es kann also derselbe LP-Schlüssel mehrfach in der Artikelauswahl zu einer Rechnung angeboten werden UNR- und Sub-UNR-bezogene EPAs EPAs können auf Mareon UNR- oder Sub-UNR-orientiert hinterlegt werden, wobei das Speichern auf UNR-Ebene der Standardfall ist. Ist die Einstellung der EPAs auf Sub-UNR-Ebene gewählt, findet eine automatische Übertragung dieser statt, sodass diese zur Rechnungsschreibung zur Verfügung stehen. Welcher Modus für das jeweilige Wohnungsunternehmen gilt, kann aus der Antwort auf die Aktion <getcompanylist> über den Wert des Elements <usessubunrconditions> ermittelt werden. Alle oben genannten Aktionen erwarten eine UNR als auch eine Sub-UNR als Parameter. Je nach Auftraggeber stehen die EPA-Daten ausschließlich über die UNR (Mandant) zur Verfügung oder es gibt auch zusätzlich abweichende Angaben über die Sub-UNR. Wenn die EPA-Daten ausschließlich auf der Mandanten-UNR-Ebene zur Verfügung stehen, gelten diese für alle existierenden Sub-UNR. Wenn mit dem Unternehmensschalter usessubunrconditions die SubUNR- Konditionen aktiv sind, sucht Mareon für jede UNR einzeln die EPA-Stammdaten. Alle EPA-Stammdaten die in der Mareon-Datenbank existieren gelten dann ausschließlich für die jeweils angegebene UNR. Das Wohnungsunternehmen muss somit jedes EPA auf jeder Sub-UNR extra definieren. In der Regel werden ausschließlich EPA-Daten für die Mandanten-UNR zur Verfügung gestellt. 2.8 Auftragsanhänge Aktion: getattachment (liefert einen Anhang) Aktion: listattachments (liefert eine Liste von Anhängen) Aktion: putattachment (ermöglicht das Hochladen eines Dokuments zu einer Rechnung) Seite 16 von 100

17 Aktion: deleteattachment (ermöglicht das Löschen / als nicht vorgangsrelevant markierten Anhangs) Der Auftraggeber kann bei Nutzung des Elektronischen Aktenordners an jeden Auftrag beliebig viele Dokumente anhängen. Hierbei ist eine Dateigröße von bis zu 10 MB pro Datei zugelassen. Diese Anhänge können dem Handwerker mit Auftragsübermittlung zur Verfügung gestellt werden. Es ist zu beachten, dass auch nach Auftragserteilung noch Auftragsanhänge durch den Auftraggeber eingestellt werden können. Achtung: das nachträgliche Hochladen von Auftragsanhängen löst keine Aktualisierung des Datums LastModifiefDate aus. Die einzige Möglichkeit, neue Anhänge zu finden bleibt listattachments. Ebenfalls besteht die Möglichkeit, eingestellte Anhänge im Nachgang als nicht mehr vorgangsrelevant zu markieren. Diese Information muss ebenfalls an den Handwerker weitergeleitet werden, ohne dass es zur Löschung der Datei kommt, um die Historisierung zu gewährleisten. Für das Hochladen von Dokumenten gilt die gleiche Größenbeschränkung von 10 MB pro Dokument. 2.9 Fax-Barcode Handwerker haben die Möglichkeit, zu Ihrem Auftrag bzw. zur Rechnung einen Barcode (Strichcode) auszudrucken. Das ausgedruckte Dokument kann dann an die Fax-Nummer gefaxt werden und wird dort automatisiert in der Rechnung als Rechnungsanhang zur Verfügung gestellt. Der Barcode benutzt dabei den Standard Code39 und wird in der Aktion <getorder> als Element <barcode> zur Verfügung gestellt. In Ihrer Software sollten Sie die Möglichkeit zum Ausdruck eines Faxdeckblatts vorsehen Aufträge löschen/archivieren Aufträge können nicht gelöscht werden. Die Möglichkeit einer Archivierung auf Mareon ist gegeben. Über die Schnittstelle ist keine Archivierung möglich, allerdings werden Aufträge spätestens 14 Tage nach Bezahlung der Schlussrechnung automatisch archiviert und stehen danach nicht mehr über die Schnittstelle zur Verfügung (Aktion <getorderlist> liefert diese Aufträge nicht mehr). Dies gilt auch für die zum Auftrag gestellten Rechnungen (Aktion <getinvoicelist>). Seite 17 von 100

18 3 Rechnungen und Leistungsnachweise Der Gesetzgeber stellt an eine elektronisch weitergeleitete Rechnung sehr hohe Anforderungen. U. a. ist eine digitale Signatur zwingend notwendig und kann bei Mareon nur angeboten werden, wenn der Auftraggeber dies als Zusatzleistung bei Mareon bestellt. Sollte ein Auftragnehmer für mehrere Auftraggeber über Mareon tätig sein, kann es also vorkommen, dass er für einen Auftraggeber Leistungsnachweise und für andere Rechnungen erstellt. Ist die Digitale Signatur im Einsatz, werden auf Mareon Rechnungen erstellt. Wird keine Digitale Signatur eingesetzt, so werden durch Mareon Leistungsnachweise erstellt. Beide Arten der Rechnungslegung werden an den Auftraggeber über Mareon weitergeleitet. Eventuell sollten Sie den Unterschied bei der Anbindung an Ihre FiBu beachten. Für jede Rechnung erstellt Mareon automatisch nach Weiterleitung eine Rechnungsdatei im PDF- Format, die danach von Mareon auch automatisch mit einer elektronischen Signatur versehen wird. Die Rechnungsdatei wird beim Finanzamt als Originalrechnung anerkannt. Werden über Mareon Leistungsnachweise erstellt, so muss zusätzlich zu den einzelnen Leistungsnachweisen, die über Mareon an den Auftraggeber weitergeleitet werden, jeweils am Ende des Monats eine Monatsabrechnung erstellt, unterschrieben und auf dem Postwege dem Auftraggeber übersendet werden. Die Monatsabrechnung kann ausschließlich auf Mareon aufgerufen und gedruckt werden. 3.1 Rechnungen Aktion: getinvoice (liefert Details zu einer Rechnung) Aktion: getinvoicelist (liefert eine Liste der Rechnungen) Rechnungsstatus Rechnungen können folgende Status haben: A: Erfasst: Die Rechnung wurde erstellt und gespeichert, jedoch noch nicht an den Auftraggeber weitergeleitet. Die Rechnung ist nur für den Handwerker sichtbar und kann weiterhin beliebig geändert oder gar gelöscht werden (Überschreiben mit <putinvoice>, Löschen mit <deleteinvoice> jeweils unter Angabe der mareonid des bestehenden Entwurfs). B: Weitergeleitet: Die Rechnung wurde an den Auftraggeber weitergeleitet. Dieser kann die Rechnung nun einsehen. Änderungen an der Rechnung von Auftragnehmerseite können nun nicht mehr durchgeführt werden. Beachten Sie bitte, dass die Rechnungsnummer des Auftraggebers je nach verwendetem ERP-System und Einstellung des Auftraggebers erst nach einigen Minuten zur Verfügung steht. In Einzelfällen kann dies auch noch länger dauern. Eine Rechnung gilt erst dann als erfolgreich übermittelt, wenn diese Rechnungsnummer in Mareon sichtbar ist. Über die Aktion <getinvoicelist> und die dort enthaltene Angabe <lastmodificationdate> kann erkannt werden, ob die Rechnung seit dem letzten Abruf der Detailinformationen geändert wurde (z. B. Rückmeldung der Rechnungsnummer durch das Seite 18 von 100

19 ERP-System), so das dann die Rechnungsnummer des ERP-Systems nachträglich in die Datenhaltung Ihrer Software eingespielt werden kann. H: Zur Prüfung vorgesehen: Der Auftraggeber prüft Ihre Rechnung. M: Geprüft: Die Prüfung der Rechnung ist abgeschlossen. U: Bezahlt: Die Zahlung der Rechnungen wurde durch den Auftraggeber angewiesen. Z: Storniert: Der Auftraggeber hat die Rechnung storniert. Es muss nun eine neue Rechnung erstellt werden können, um diese erneut an den Auftraggeber weiterzuleiten. W: Durch Versicherung bezahlt: Diese Rechnung wurde direkt durch den Versicherer des Auftraggebers bezahlt. Es gibt noch eine Reihe weiterer Rechnungsstatus. Für eine vollständige Liste schauen Sie bitte in das entsprechende Kapitel zum Element <invoicestatetype> in der detaillierten Beschreibung aller WSDL-Elemente. 3.2 Rechnung/Leistungsnachweis erstellen Aktion: putinvoice (speichert eine neue Rechnung auf Mareon) Allgemeine Rechnungsdaten Im Bereich allgemeine Rechnungsdaten können folgende Felder gefüllt werden. Bei Rechnungstyp besteht die Möglichkeit anzugeben, ob es sich bei der Rechnung um eine Abschlags- oder eine Schlussrechnung handelt. Abschlagsrechnungen sind dabei einzelne, unabhängige Rechnungen (Teilschlussrechnungen). Sie sind nicht(!) in der Schlussrechnung enthalten. Die Schlussrechnung enthält somit ausschließlich die offenen, noch nicht in Abschlagsrechnungen abgerechneten Leistungen. Das Feld interne Nummer für Handwerker ist über die Schnittstelle im Gegensatz zur Portallösung wo auch eine automatische Vergabe einer fortlaufenden Rechnungsnummer aktiviert werden kann zwingend erforderlich. Im Feld Bemerkung können zusätzliche Anmerkungen zur Rechnung getätigt werden. Je nach Einstellungen des Auftraggebers auf Mareon können erweiterte Bemerkungstexte zur Verfügung stehen. Des Weiteren sind folgende Informationen möglich: 13b UStG: Mit diesem Kennzeichen wird dem Auftraggeber mitgeteilt, dass diese Rechnung den Bedingungen des Umsatzsteuergesetzes 13b entspricht und die Rechnung als Nettorechnung verrechnet wird. In diesem Fall führt dann der Auftraggeber die Umsatzsteuer ab. o Achtung: Bei der Angabe von 0% MwSt darf nicht automatisch der 13b aktiviert werden. Es gibt rechtliche Körperschaften (z.b. besondere Ausprägungen bei Regiebetrieben), bei denen weder der Handwerker noch das Wohnungsunternehmen Mehrwertsteuer abführen müssen. In diesem Fall muss die Mehrwertsteuer mit 0% versendet werden können ohne dass dadurch eine Rechnung nach 13b ausgeführt wird. Seite 19 von 100

20 Mieterverschulden: Sollte bei der Reparatur des Schadens festgestellt werden, dass der Schaden durch den Mieter verursacht wurde, kann dies durch das Setzen dieses Flags dem Auftraggeber mitgeteilt werden. Versicherungsfall: Sollte bei der Reparatur des Schadens feststellt werden, dass es sich bei dem Schaden um einen Versicherungsfall handelt, kann dies dem Auftraggeber durch dieses Kennzeichen mitgeteilt werden. Es darf nicht automatisch gesetzt werden, wenn der Auftrag ein Versicherungsauftrag ist, da es eine gesonderte Einstellung für Wohnungsunternehmen gibt, ob Rechnungen mit aktiviertem Versicherungsfall-Kennzeichen angenommen werden (siehe <disableinsuranceclaims> in <getcompanylistresponse>) Rechnungspositionen erfassen Gemäß des Leistungsumfangs der von Ihnen zur Verfügung gestellten Software haben Sie folgende Möglichkeiten. Mareon übernimmt an dieser Stelle lediglich die übermittelten Daten. Die einzelnen Rechnungspositionen können mittels drei verschiedener Elemente in der Aktion <putinvoice> übermittelt werden: position: kann ausschließlich in Nicht-EPA-Rechnungen verwendet werden. Preis (Netto) und Text können beliebig übermittelt werden (Positionsrabatte möglich, wenn Kennzeichen <disablediscount> in <getcompanylistresponse> den Wert false hat). positionfpa: kann ausschließlich in EPA-Rechnungen verwenden werden. Preis und Text können nicht geändert werden (Positionsrabatte möglich, wenn Kennzeichen <usesfpawithdiscount> in <getcompanylistresponse> den Wert true hat). positionfree: kann ausschließlich in EPA-Rechnungen verwendet werden. Der Schlüssel der freien Position muss als <articlekey> mit übermittelt werden. Preis und Text können beliebig verändert werden (Positionsrabatte möglich, wenn Kennzeichen <usesfpawithdiscount> in <getcompanylistresponse> den Wert true hat). Wichtig: Zu jeder Einheitspreisposition muss immer der Einheitspreisschlüssel (fpa name) mitgeliefert werden. Hinweis: Aus technischen Gründen kann eine Rechnung maximal 99 Positionen enthalten. Sollten mehr Positionen benötigt werden, muss mit Abschlags- und Schlussrechnung gearbeitet werden. Außerdem können insgesamt maximal 99 Rechnungen pro Auftrag erstellt werden. Die letzte muss eine Schlussrechnung sein. 3.3 Rechnungsanhänge erstellen Aktion: putattachment Wenn ein Auftraggeber mit elektronischen Rechnungen auf Mareon arbeitet, besteht die Möglichkeit, den Rechnungen und Aufträgen beliebige Anhänge beizufügen. So können zum Beispiel vom Mieter unterschriebene Stundenzettel oder sonstige rechnungsrelevante Unterlagen zur Verfügung gestellt werden. Anhänge zu einer Rechnung kann der Handwerker auf zwei Wegen erzeugen: Seite 20 von 100

21 1. Per Faxübersendung: Hierbei ist, wie bereits oben erwähnt, ein Dokument mit Barcode als Deckblatt zur Rechnungsanlagenübermittlung zu generieren. Dieses Dokument sollte neben dem Barcode selbst möglichst noch Informationen zu Auftrag, Auftraggeber (UNR, Name) und Handwerker enthalten, da nicht alle Faxsendungen automatisch erkannt werden. Sie können sich am Faxdeckblatt, das auf dem Mareon-Portal zur Verfügung steht, orientieren. 2. Wenn rechnungsrelevante Informationen bereits in digitaler Form vorliegen, können diese auch direkt in Mareon hochgeladen werden. Rechnungs- und Auftragsanhänge können auch nach Weiterleitung einer Rechnung noch eingestellt werden. 3.4 Löschen von Rechnungsanhängen Aktion: deleteattachment Wenn die Rechnung an den Auftraggeber weitergeleitet wurde, können aus Sicherheits- und Dokumentationszwecken die Anhänge nicht mehr dauerhaft gelöscht werden. Anhänge können nach Weiterleitung nur noch als nicht mehr vorgangsrelevant gekennzeichnet werden. Die Anhänge werden dann standardmäßig durchgestrichen angezeigt, bleiben aber weiterhinsowohl für Auftragnehmer als auch Auftraggeber zum Download verfügbar. Diese Unterscheidung trifft der Mareon-Server selbstständig, d. h. eine Unterscheidung in der <deleteattachment>-anfrage ist nicht notwendig. Die Rechnung im PDF-Format lässt sich grundsätzlich nicht löschen und auch nicht als nicht vorgangsrelevant markieren. 3.5 Erweiterte Bemerkungstexte Element: pdftext Zusätzlich zu Rechnungsanhängen, die als gesonderte Dokumente einer Rechnung anghängt sind, besteht bei elektronischen Rechnungen auch noch die Möglichkeit, erweiterte Bemerkungstexte für jede einzelne Position einzugeben. Voraussetzung ist, dass der Auftraggeber mit digitaler Signatur arbeitet, was ein Großteil der Wohnungsunternehmen tut (erkennbar an den Werten der Elemente <archive> und <signature> in <getcompanylistresponse>). Ist dies der Fall, darf der Rechnungstext maximal Zeichen lang sein, wenn nicht nur 650 Zeichen. Es findet kein automatisches Abschneiden statt, sondern bei zu langem Text wird eine Fehlermeldung erzeugt. Die erweiterten Bemerkungstexte werden automatisch in das Rechnungs-PDF mit übernommen und stehen auf diesem Wege dem Auftraggeber zur Verfügung. Sie werden aber nicht in dessen ERP-System übertragen. Der Rechnungstext wird vollständig in das Rechnungs-PDF übernommen. Es werden aber nur maximal 650 Zeichen an der ERP-System des Wohnungsunternehmens übertragen. Seite 21 von 100

22 3.6 Rechnungen und Rechnungspositionen löschen Aktion: deleteinvoice Grundsätzlich können Rechnungen und Rechnungspositionen nur so lange gelöscht werden, wie diese noch nicht an Ihren Auftraggeber weitergeleitet wurden. Sind die Daten einmal an Mareon übermittelt und an den Auftraggeber weitergeleitet, lässt Mareon kein Löschen mehr zu. Hinweis: Der Auftraggeber hat die Möglichkeit, die Rechnung auf Wunsch des Auftragnehmers zu stornieren. Dann kann die Rechnung erneut geschrieben werden. Aus Dokumentationszwecken wird die alte Rechnung allerdings weiterhin mit Status storniert auf Mareon sichtbar bleiben. 3.7 Rechnung weiterleiten Aktion: forwardinvoice Ist eine Rechnung fertiggestellt, kann diese aus Ihrer Software über Mareon an den Auftraggeber vollautomatisch übermittelt werden. Ein Login auf Mareon ist nicht erforderlich, sofern der Auftraggeber nicht mit Bestandsdatenmanagement arbeitet. Der Einsatz von Bestandsdatenmanagement ist zurzeit der Ausnahmefall. In diesem Sonderfall wird die Schnittstelle eine entsprechende Fehlermeldung liefern und Ihr Kunde muss die Rechnung über das Mareon-Portal weiterleiten. Hierbei muss er zusätzliche Eingaben tätigen. Sobald die Rechnung beim Auftraggeber eingetroffen und erfolgreich in dessen ERP-System (= Auftrags- und Rechnungsbearbeitungssystem) importiert wurde, wird durch das ERP-System des Auftraggebers für die Rechnung eine zusätzliche Rechnungsnummer vergeben und an Mareon zurückgemeldet, die ERP Rechnungsnummer. Hinweis: Eine weitergeleitete Rechnung kann nicht mehr geändert werden. Seite 22 von 100

23 3.8 Bestandsdatenmanagement Mareon Bestandsdatenmanagement (BDM) ist ein Modul, das die Mareon Handwerkeranbindung (HWA) ergänzt und dem Handwerker die Möglichkeit bietet, zu eingebauten Materialien in einer Wohnung bzw. in einem Objekt dem Auftraggeber Informationen mitzuteilen. Neben wichtigen Daten zu neu eingebauten Materialien und Informationen zu Reparaturen werden auch das Erneuerungsdatum und die damit verbundene Gewährleistung übermittelt. Das Bestandsdatenmanagement wird in der Handwerkeranbindung automatisch aufgerufen, wenn eine Rechnung weitergeleitet wird, die bestandsverändernd ist. Da Art und Umfang dieser Daten extrem umfangreich sind, stehen diese generell nicht über die Schnittstelle zur Verfügung. Der Handwerker muss diese stattdessen manuell beim Weiterleiten der Rechnung ergänzen. Die Aktion <forwardinvoice> liefert in diesem Fall einen entsprechenden Fehler. Eine Weiterleitung von Rechnungen über die Schnittstelle ist dann nicht möglich. 3.9 Rechnungsübersichten Monatsabrechnung Hinweis: Nur für Leistungsnachweise! Die Monatsabrechnung wird benötigt, um die Umsatz- und Vorsteuer beim Finanzamt auszuweisen. Die Monatsabrechnung muss ausgedruckt und unterschrieben beim Wohnungsunternehmen eingereicht werden. Diese kann auf Mareon erstellt und gedruckt werden Sammelübersicht Hinweis: Nur für Rechnungen! Analog der Monatsabrechnung, jedoch ohne rechtliche Relevanz. Die Sammelübersicht dient der zusätzlichen Information für Auftragnehmer Besonderheiten Rabatte und Zuschläge Rabatte können ausschließlich auf Positionsebene vergeben werden. Rabatte können auch auf EPA Aufträge gegeben werden. Dies funktioniert nur bei dem ERP Typ Wodis und dann auch nur wenn folgende Konfiguration der Unternehmensschalter vorliegt: DISABLE_DISCOUNT EPA_MIT_RABATT NO YES Bei der Aktion putinvoice bedeutet der Wert discount im Rechnungskopf Skonto, der Wert discount auf Rechungspositionsebene bedeutet Rabatt. Seite 23 von 100

24 Manuell definierte Zuschläge können durch den Handwerker nicht angegeben werden. Allerdings können im Rahmen eines EPA sowohl Abschläge als auch Zuschläge definiert sein. Diese sind gestaffelt definiert. Abschläge werden prozentual ab einem bestimmten Nettorechnungswert definiert und Zuschläge als fester Geldbetrag bis zu einer bestimmten Nettorechnungssumme. Zusätzlich zu diesen genannten Rabatten und Abschlägen hat der Auftraggeber weitere Möglichkeiten der Rechnungskürzung. Nach Rechnungsübermittlung sollten Sie deshalb über die Aktion <getinvoice> die Rechnung von Mareon abrufen und die Rechnungssummen vergleichen. Sollten sich Abweichungen ergeben, empfehlen wir Ihnen bei einer Anbindung an eine FiBu Korrekturbuchungen, damit die Rechnungssummen in der FiBu und auf Mareon korrekt sind. Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Mareon-Ansprechpartner Gutschriften Über Mareon können leider keine Gutschriften übermittelt werden, da die ERP-Systeme der angeschlossenen Wohnungsunternehmen nicht dafür vorbereitet sind. Dies muss auf herkömmlichem Weg (außerhalb von Mareon) durchgeführt werden Gewährleistungsaufträge Zu Gewährleistungsaufträgen können keine Rechnungen erstellt werden. Ein Gewährleistungsauftrag wird mit der Rückmeldung Ausgeführt also der Mitteilung, dass die Leistung erbracht wurde abgeschlossen. Arbeitet der Auftraggeber mit Bestandsdatenmanagement (Sonderfall), kann dieser Statuswechsel nicht über ihre Software stattfinden. Dann erhält der Anwender eine Fehlermeldung und muss den Statuswechsel im Mareon-Portal durchführen Aufträge mit pauschalierter Leistung Es können keine Rechnungen erstellt werden und diese Aufträge werden mit der Rückmeldung Ausgeführt also der Mitteilung, dass die Leistung erbracht wurde abgeschlossen Erklärung: Was ist die Digitale Signatur? Mareon bietet den Wohnungsunternehmen die Funktion einer digitalen Signatur (Unterschrift). Das heißt, dass alle Rechnungen, die über Mareon von Ihnen abgerechnet werden, mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß deutschem Signaturgesetz versehen werden. Eine qualifizierte elektronische Signatur kann laut Signaturgesetz von 2001 in Geschäftsprozessen die eigenhändige Unterschrift ersetzen, um geschäftliche Dokumente zu unterschreiben, ihnen Rechtskraft zu verleihen und nachzuweisen, dass nach Erstellung des Dokuments dieses nicht mehr verändert wurde. Eine eigenhändige Unterschrift ist dann nicht mehr notwendig. Dokumente, die mit einer digitalen Signatur versehen sind, werden als Originaldokumente (im Fall von Mareon: Originalrechnung) vom deutschen Finanzamt anerkannt. Mareon hat sich die Rechtsgültigkeit des elektronischen Prozesses der digitalen Signierung von Rechnungen im Juni 2006 von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG bestätigen lassen. Dieses Zertifikat der KPMG können Sie auf der Homepage von Mareon abrufen und einsehen. Seite 24 von 100

25 3.12 Digital signierte Rechnungen bei Mareon Das deutsche Signaturgesetz verlangt von elektronisch übertragenen Rechnungen eine qualifizierte digitale Signatur, um erstens den Aussteller der Rechnung eindeutig identifizieren zu können und zweitens die Unversehrtheit der Dokumente zu bestätigen. Elektronisch übermittelte Rechnungen dürfen genau wie Papierrechnungen nach Rechnungsstellung nicht mehr verändert werden. Genau dies leistet die Digitale Signatur von Mareon. Mareon erstellt die digitale Signatur in Stellvertretervollmacht für den Auftragnehmer. Hier sind keinerlei Entwicklungsleistungen durch die lokale Software des Auftragnehmers zu leisten. Seite 25 von 100

26 4 Webservices-Schnittstelle Über die Mareon-Webservices-Schnittstelle der Handwerkeranbindung können derzeit folgende Aktionen getätigt werden: getcompanylist getorderlist getorder setorderstate putinvoice getinvoice getinvoicelist forwardinvoice deleteinvoice getfpanames getfpa getfpalastmodificationdate putattachment listattachments getattachment deleteattachment Seite 26 von 100

27 5 Beschreibung der verfügbaren Aktionen 5.1 getcompanylist Liefert eine Liste aller dem Handwerker zugeordneten Wohnungsunternehmen, inklusive der Einstellungen, Sub-Unternehmen und deren Einstellungen sowie der Personennummern (PN) des Benutzers. Die Kombination aus UNR und PN identifiziert einen Handwerker eindeutig. Ein Benutzer kann unter Umständen mehrere Personennummern haben (z. B. wenn er unterschiedliche Gewerke bedient). Die Aufträge und Rechnungen sind aber immer einer bestimmten PN zugeordnet. Deshalb müssen sowohl UNR als auch PN in allen Anfragen mit angegeben werden. Die Sub-UNR sind ausschlaggebend für die eindeutige Auswahl eines Auftrags oder einer Rechnung und können außerdem abweichende Rechnungsadressen definieren. Zu beachten ist, dass die Haupt-UNR auch gleichzeitig eine Sub-UNR ist. Übergabeparameter getcompanylist Name Typ Pflichtfeld j/n Beschreibung Rückgabeparameter getcompanylist Name Typ Häufigkeit Beschreibung company 0 - unbegrenzt Unternehmen unr 1 Mareon Haupt-UNR: Sie referenziert eden Mandanten eines Wohnungsunternehmens address persontype 1 Anschrift settings settingstype 1 Einstellungen subcompany 0 - unbegrenzt Subunternehmen subunr 1 Mareon-Sub-UNR: Sie referenziert ein Unter- Wohnungsunternehmen. address persontype 1 Anschrift settings settingstype 1 Einstellungen pn 0 - Mareon-Personennummer (wenn nicht angegeben, ist der Seite 27 von 100

28 Max. Länge 10 unbegrenzt Handwerker für dieses Unternehmen noch nicht freigeschaltet) Beispiel-Nachricht: Beispiel-Anforderung: <?xml version= 1.0 encoding= UTF-8?> <soap:envelope xmlns:soap= xmlns:xsi= xmlns:xsd= > <soap:header> <credentials xmlns= > <name>anmeldename</name> <pass>passwort</pass> <cert>zertifikat</cert> <lang>de</lang> </credentials> </soap:header> <soap:body> <getcompanylist xmlns= /> </soap:body> </soap:envelope> Beispiel-Response: <?xml version= 1.0 encoding= UTF-8?> <soap:envelope xmlns:soap= > <soap:header /> <soap:body> <getcompanylistresponse xmlns= > Seite 28 von 100