Arbeiten mit der Adressverwaltung Version / Datum V 1.0 /

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1 Software WISO Mein Geld Thema Arbeiten mit der Adressverwaltung Version / Datum V 1.0 / Das vorliegende Dokument gibt Ihnen Tipps zum Arbeiten mit der Software WISO Mein Geld, respektive der Adressverwaltung. Hiermit erhalten Sie die Antworten auf häufig gestellte Fragen, wie: Wie wird die Adressverwaltung aufgerufen? Kann die Adressübersicht angepasst werden? Wie können Adressdaten mit anderen Programm ausgetauscht werden? Wie können mehrfache Adresseinträge beseitigt werden? Wie wird die rote Markierung von Buchungen entfernt? Welche Informationen sind in den Adressdetails enthalten? Der Weg zur Adressverwaltung Die Adressverwaltung ist die zentrale Schaltstelle für Empfänger- und Auftraggeber-Daten und hat Einfluss auf die Darstellung der Buchungsliste. Sie können die Adressverwaltung zum Beispiel über das zugehörige Icon in der Symbolleiste aufrufen: In der Standardansicht ist das oben abgebildete Symbol der Adressverwaltung nicht enthalten, es kann aber nachträglich eingeblendet werden. Führen Sie dazu mit der Maus einen Rechtsklick in der Symbolleiste aus und wählen Sie Symbolleiste anpassen an. Im abgebildeten Dialog können Icons für verschiedene Bereich in der Software zusätzlich eingeblendet werden. Zusätzlich kann die Reihenfolge der Icons verändert werden und es stehen Trennlinien zur besseren Gliederung zur Verfügung. 1

2 Die Adressverwaltung (Übersicht) Bereits die Übersicht liefert Ihnen zahlreiche Informationen über die Empfänger- und Auftraggeber-Daten, die über die reine Bezeichnung hinausgeht. Die Bezeichnung ist diejenige, welche in der Buchungsliste als Empfänger/Auftraggeber einer Buchung ausgewiesen wird. Die Option Aktiver Empfänger zeigt Ihnen an, ob der Adresseintrag für einen Auftrag als Empfänger/Zahlungspflichtiger im Auftragsformular angeboten wird. Der Status des gerade markierten Adresseintrags kann durch die zugehörigen Optionen im Abschnitt Zahlungsempfänger gewechselt werden. An dem Plus -Zeichen können Sie erkennen, ob zu einem Adresseintrag mehrere Bankverbindungen vorliegen. Ist die Adresse als Aktiver Empfänger gekennzeichnet, werden auch alle Bankverbindungen im Auftragsformular zur Auswahl angeboten werden. 2

3 Das Anpassen der Ansicht Diese erste Ansicht lässt sich selbstverständlich erweitern, wenn Sie dies wünschen. Gehen Sie dazu über Ansicht > Anpassen und wählen Sie weitere mögliche Felder aus dem entsprechenden Dialog aus. Mit den Schaltflächen Nach oben und Nach unten können Sie die Reihenfolge der Spalten schon bei der Erweiterung angeben. Auch nachträglich können Spalten geändert werden. Ziehen Sie dazu die betreffende Spalte (Überschrift) per Drag&Drop an die neue Stelle. Der Datenaustausch von Adressen Die Funktionsleiste bietet Ihnen den Datenaustausch mit Microsoft Anwendungen an, unter anderem dem Programm Outlook, um Daten von dort in die Adressverwaltung zu importieren ( Import aus Outlook ) und/oder in diese Anwendung zu exportieren ( Export nach Outlook ). Es können einzelne Adresseinträge aktiviert werden und im Importdialog wird vorbelegt, ob die ggf vorhandene Anschrift unter Privat oder Geschäftlich übertragen wird. Andere Programme können über Export als vcard mit den Adressdaten aus der Software bedient werden. Die elektronische Visitenkarte ( *.vcf ) ist dazu in einem ersten Schritt unter einem eindeutigen Namen zu speichern. Rufen Sie dann in dem gewünschten Programm die entsprechende Import-Funktion auf. Die Funktion Excel-Datei erstellen wird ein Tabellen-Dokument erzeugen, welche der genutzten Darstellung der Adressverwaltung entspricht. Analoges gilt für die Funktion HTML-Datei erstellen. Ein Brief mit den Daten des markierten Eintrags in der Adressverwaltung der Software kann über Word mit Briefkopf erzeugt werden. 3

4 Das Beseitigen mehrfacher Adressen Haben Sie durch einen Tippfehler oder eine wechselnde Auftraggeber-Angabe seitens der Bank mehrfache identische Einträge, wie im obigen Screenshot dargestellt, hilft das Zusammenführen, um diese Einträge zusammen zu fassen. Markieren Sie dazu die betroffenen Adressen (Mehrfachauswahl: Mausklick mit gleichzeitig gedrückter STRG-Taste) und wählen Sie Zusammenführen aus der Funktionsleiste an. Wählen Sie im darauf folgenden Dialog, dann die Bezeichnung des Eintrags aus, welche künftig genutzt werden soll. Sollten bei einer Adresse mehrere Bankverbindungen vorliegen, werden diese selbstverständlich in den verbleibenden Eintrag übernommen. Die Funktion wird erst aktiv, wenn mehr als ein Eintrag markiert ist. Das Entfernen roter Buchungen durch Abbuchungserlaubnis Haben Sie in Ihrer Buchungsliste rot hinterlegte Buchungen zu Lastschriften, können Sie direkt in der Buchungsliste eine Legitimierung des Vorgangs vornehmen, wie der zugehörige Hinweis zeigt: Die Einstellung zu einer solchen Abbuchungserlaubnis wird in der Adressverwaltung, bzw. dem entsprechenden Eintrag vermerkt. Aus der Adressübersicht können Sie ebenfalls die Abbuchungserlaubnis erteilen oder entziehen. Lastschriften von legitimierten Auftraggebern werden dann nicht länger rot unterlegt in der Buchungsliste hervorgehoben. 4

5 Informationen in den Adressdetails Genauere Informationen zu Ihren Adressen können Sie einsehen und pflegen, wenn Sie die einzelne Adresse aufrufen, zum Beispiel mit einem Doppelklick auf den Eintrag in der Adressübersicht. Über die Karteikarte Privat können Angaben zur Privatanschrift des Adresseintrags erfasst werden, welche mit der Option Als Postanschrift verwenden beim Aufruf der Funktion Word mit Briefkopf übertragen wird. Analoges gilt für Geschäftlich im Fall eines geschäftlichen Adresseintrags. 5

6 Auf der Karteikarte Bankverbindungen werden die zu einem Adresseintrag bekannten und/oder manuell erfassten Bankverbindungen hinterlegt. Die Zahl auf der Karteikarte gibt dabei die Anzahl der bereits vorhandenen Einträge an. Hier besteht ein weiteres Mal, die Möglichkeit, die verschiedenen Bankverbindungen zu legitimieren, falsche /veraltete Daten zu löschen und den Empfängerstatus einzeln anzugeben. Neu in Version 2009 ist die Hinterlegung einer internationalen Bankverbindung, bestehend aus IBAN und BIC für EU-Überweisungen (möglich über FinTS (HBCI) PIN/TAN ). Unter Buchungen können die in der Datenbank enthaltenen Buchungen zum Adresseintrag eingesehen werden übergreifend über die verschiedenen Konten. Die Zahl auf der Karteikarte gibt dabei die Anzahl der bereits vorhandenen Einträge an. Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag wird die gewählte Buchung in der Buchungsliste des Kontos geöffnet. Wurde bei der Auftragserfassung eine Vorlage erzeugt, kann diese Auftragsvorlage zum betreffenden Adresseintrag hier eingesehen und geändert werden per Doppelklick.. Die Zahl auf der Karteikarte gibt dabei die Anzahl der bereits vorhandenen Einträge an. Mit Dokumente können die dem Adresseintrag zugeordneten Dokumente eingesehen werden dies unabhängig zur Kategorie der Dokumente. Die Zahl auf der Karteikarte gibt dabei die Anzahl der bereits vorhandenen Einträge an. Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag wird das gewählte Dokument im zugeordneten Programm geöffnet. Diese Zuordnung wird vom Betriebssystem festgelegt. Unter Sonstiges können weitere Informationen zum Adresseintrag hinterlegt werden. Diese haben rein informativen Charakter und werden nicht für Funktionen an anderer Stelle genutzt. 6