Feldlängen von Sach- und Personenkonten ändern

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1 Feldlängen von Sach- und Personenkonten ändern Bereich: FIBU - Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Vorgehensweisen 2.1. Bei Jahresübernahme ab Wirtschaftsjahr Bei bebuchtem Wirtschaftsjahr ab Bei Jahresübernahme bis Wirtschaftsjahr Bei bebuchten Wirtschaftsjahren bis Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt die Umstellung der Feldlängen von Sach- und Personenkonten Vorgehensweisen Bei Jahresübernahme ab Wirtschaftsjahr 2018 Automatische Erweiterung der Kontenlänge Im Rahmen der Jahresübernahme kann die Länge der Sach- und Personenkonten verlängert werden. Alle Buchungen und Stammdaten werden erweitert. Die Feldlängen der Sach- und Personenkonten sind aneinander gekoppelt: Die Personenkonten sind immer eine Stelle länger als die Sachkonten. Es ist somit nicht möglich, nur die Sachkonten oder nur die Personenkonten zu verlängern. Eine Verkürzung ist nicht vorgesehen. Feld Standardlänge Maximale Länge Mögliche Längen Standard-SKR Sachkonten Personenkonten bis 8 5 bis 9 Branchenpakete ab 2015 Sachkonten Personenkonten bis 8 7 bis 9 Vorgehensweise 1.»Bestand Jahresübernahme«. 2. <Weiter> klicken. 3. Wirtschaftsjahr festlegen und <Weiter>. 4. Option <Länge der Sach- und Personenkonten erweitern> aktivieren. 5. Neue Feldlänge der Sach- und Personenkonten festlegen. 6. Jahresübernahme durchführen. Nr Jahresübernahme im Rechnungswesen: Agenda FIBU, BILANZ und ANLAG

3 Seite Auswirkungen beachten e Die EB-Werte werden auf die verlängerten Konten des Folgejahres gebucht. Stammdaten wie wiederkehrende Buchungen oder Vergleichstexte des Kontoauszugs- Managers werden angepasst. Vorjahresvergleiche in BWA und Jahresabschluss sind möglich. Erweiterung der Kontenlänge in Verbindung mit den Cloud-Anwendungen 1. Stammdaten der Cloud-Anwendungen manuell anpassen In den Cloud-Anwendungen verwendete Stammdaten müssen manuell umgestellt werden (z. B. Buchungsvorlagen in Kassenbuch Online). 2. Kontonummer in Kassenbuch Online anpassen Vorgehen: 1. Das Kassenbuch muss im Agenda Unternehmens-Portal kopiert werden. 2. Beim Kopiervorgang muss die Kontonummer geändert werden: Weitere Informationen: Nr Schnelleinstieg Kassenbuch Online 3. Digitales Belegbuchen Beim ersten Abruf der Belege mit den erweiterten Sachkonten/Personenkonten werden noch Buchungsvorschläge mit der alten Kontenlänge erzeugt. Die Belege müssen einmal mit der neuen Länge verbucht werden. Beim nächsten Abruf werden für die Buchungsvorschläge dann die neuen Konten mit den erweiterten Stellen verbucht. Erläuterungstexte im Jahresabschluss»Auswertungen Jahresabschluss Wertekontrolle/Erläuterungen«Erläuterungen zu Sachkonten in der Wertekontrolle des Jahresabschlusses werden bei der Erweiterung der Sach- und Personenkonten nicht in das Folgejahr übernommen. Diese müssen im Folgejahr neu erfasst werden. Weitere Informationen: Nr Wertekontrolle in Agenda FIBU-Jahresabschluss Platzhalter für Kontenwerte im Jahresabschluss Platzhalter für Kontenwerte (z. B. in freien Auswertungen) werden nicht automatisch verlängert. Diese müssen nach der Jahresübernahme manuell angepasst werden.

4 Seite Bei bebuchtem Wirtschaftsjahr ab 2019 Es wurde bereits eine Jahresübernahme von Wirtschaftsjahr 2018 in das Wirtschaftsjahr 2019 durchgeführt. Achtung Erstellen Sie unbedingt eine Datensicherung, bevor Sie die nachfolgenden Schritte ausführen:»tools Aktuellen Mandanten sichern«. Vorgehensweise Buchungen auslesen 1.»Transfer Daten auslesen Auslesen Buchungen«. 2. Abrechnungsnummer erfassen. Mehrere Abrechnungsnummer lesen Sie über in einem Schritt aus. Auslesen aller Abrechnungsnummern (gesamtes Wirtschaftsjahr): Erfassen Sie bei zusammenhängenden Abrechnungsnummern zwischen den beiden Zahlen zwei Punkte (ohne Leerzeichen). Beispiel: Auslesen der Abrechnungsnummern 0 bis Keinen Buchungskreis erfassen, damit alle Buchungen aller Buchungskreise ausgelesen werden. 4. Option <Agenda-Format> aktivieren. Grund: Beim Einlesen von Buchungen im Agenda-Format (*.agf) werden die Feldlängen automatisch erweitert.

5 Seite 5 5. Speicherort sowie Dateinamen über wählen und <Starten>. Die Buchungen werden mit fortlaufenden Nummern in einzelnen Dateien gespeichert: Wirtschaftsjahr löschen 6.»Bestand Mandant schließen«. 7.»Bestand Mandanten-Auswahl«. 8. Entsprechendes Wirtschaftsjahr markieren und. Jahresübernahme durchführen 9.»Bestand Jahresübernahme«. 10. Jahresübernahme mit Feldlängenerweiterung durchführen. Buchungen einlesen 11.»Transfer Daten einlesen Einlesen Buchungen (Freies Format)«. Die Erläuterungstexte im Jahresabschluss müssen im neuen Wirtschaftsjahr neu erfasst werden.

6 Seite Bei Jahresübernahme bis Wirtschaftsjahr 2017 Im Folgejahr sollen die Feldlängen von Sach- und Personenkonten erweitert werden. Sie haben die Jahresübernahme noch nicht durchgeführt und befinden sich noch im Vorjahr. Legen Sie ein neues Wirtschaftsjahr an. Achtung Wird für den Mandanten die Anwendung ANLAG genutzt, ist die Umstellung auch dort durchzuführen: Nr Sachkontenlänge ändern in ANLAG Bei bebuchten Wirtschaftsjahren bis 2018 Sie haben die Jahresübernahme bereits durchgeführt. Es gibt bereits EB-Buchungen und weitere Buchungen, in denen die Sach- und Personenkonten kurze Feldlängen haben. Nach Umstellung der Feldlängen ist ein Vorjahresvergleich oder eine erneute Übernahme der EB-Werte nicht möglich. Achtung Wird für den Mandanten die Anwendung ANLAG genutzt, ist die Umstellung auch dort durchzuführen: Nr Sachkontenlänge ändern in ANLAG. Achtung Erstellen Sie unbedingt eine Datensicherung, bevor Sie die nachfolgenden Schritte ausführen:»tools Aktuellen Mandanten sichern«. Vorgehensweise Buchungen auslesen 1.»Transfer Daten auslesen Auslesen Buchungen«.

7 Seite 7 2. Abrechnungsnummer erfassen. Klicken Sie auf, um mehrere Abrechnungsnummern in einem Schritt auszulesen. Auslesen aller Abrechnungsnummern (gesamtes Wirtschaftsjahr): Erfassen Sie bei zusammenhängenden Abrechnungsnummern zwischen den beiden Zahlen zwei Punkte (ohne Leerzeichen). Beispiel: Auslesen der Abrechnungsnummern 0 bis Keinen Buchungskreis erfassen, damit alle Buchungen aller Buchungskreise ausgelesen werden. 4. Option <Agenda-Format> aktivieren. Grund: Beim Einlesen von Buchungen im Agenda-Format (*.agf) werden die Feldlängen automatisch erweitert. 5. Speicherort sowie Dateinamen über wählen und <Starten>. Die Buchungen werden mit fortlaufenden Nummern in einzelnen Dateien gespeichert: Wirtschaftsjahr löschen 6.»Bestand Mandant schließen«. 7.»Bestand Mandanten-Auswahl«. 8. Entsprechendes Wirtschaftsjahr markieren und. Neues Wirtschaftsjahr anlegen 9.»Bestand Mandanten-Auswahl«und. Der Assistent zur Neuanlage des Mandanten wird geöffnet.

8 Seite Option <Programmdaten FIBU für einen bestehenden Mandanten anlegen> aktivieren und <Weiter>. 11. Dem Assistenten folgen. Nach der Auswahl des Wirtschaftsjahres erscheint die Abfrage, ob die Jahresübernahme aufgerufen werden soll. Bestätigen Sie die Abfrage mit <Nein>. 12. Feldlängen der Sach- und Personenkonten festlegen und <Weiter>. Die Feldlängen der Sach- und Personenkonten sind aneinander gekoppelt. Dabei sind Sachkonten immer eine Feldlänge kürzer als Personenkonten. 13. Dem Assistenten weiter folgen und FIBU-Programmdaten anlegen. Anschließend steht der Mandant im betroffenen Wirtschaftsjahr wieder zur Verfügung.

9 Seite 9 Stammdaten aus Vorjahr duplizieren Durch das Duplizieren übernehmen Sie die Stammdaten aus dem Vorjahr (z. B. individuelle Sachund Personenkonten). Dabei werden die Konten automatisch auf die richtige Feldlänge erweitert: 14. Neu angelegtes Wirtschaftsjahr öffnen. 15.»Stammdaten Stammdaten duplizieren«(z. B. Sachkonten/Personenkonten). 16. Als Quelle das Vorjahr des Mandanten wählen. Buchungen einlesen 17.»Transfer Daten einlesen Einlesen Buchungen (Freies Format)«. Fibu-Konto für Kontoauszugsmanager ändern 18.»Stammdaten Mandanten-Adressdaten Register: Bank«.»Stammdaten Mandanten-Adressdaten Register: PayPal«. Ändern Sie das Fibu-Konto in der Hausbank, wenn alle Kontoauszüge des Vorjahres in die Anwendung FIBU importiert sind. Das gilt sowohl für das Einlesen via Bank Online als auch den Import von MT940-Dateien. Ändern Sie auch das Fibu-Konto im PayPal-Konto. Importieren Sie die Kontoauszüge und PayPal-Aktivitäten für das neue Jahr erst, wenn das Fibu- Konto in der Hausbank bzw. im PayPal-Konto geändert wurde. 3. Wichtige Informationen Nr Sachkontenlänge ändern in ANLAG Nr Buchungstexte in Agenda FIBU Nr Branchenpaket für Hotels und Gaststätten Nr Branchenpakete für Zahnärzte/Ärzte