Eine Online-Befragung durchführen Schritt für Schritt

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1 Anleitung für Schulleitende Eine Online-Befragung durchführen Schritt für Schritt 20. September 2010 IQES online Tellstrasse Winterthur Schweiz Telefon

2 Inhalt 1 Fragebogen auswählen Vorbereitungen Einladung per Zugangscode Teilnehmende Teilnehmende zur Befragung einladen Die laufende Befragung verfolgen Aktionen während der laufenden Befragung Evaluation abschliessen Einladung per Teilnehmende Begleitmail Befragung starten Die laufende Befragung verfolgen Aktionen während der laufenden Befragung Evaluation abschliessen Anleitung: Eine Online-Befragung durchführen und auswerten Seite 2

3 1 Fragebogen auswählen Eine Online-Befragung führen Sie mit einem Fragebogen aus dem Evaluationscenter durch. Entweder verwenden Sie einen Fragebogen, der von IQES online zur Verfügung gestellt wird (unter «IQES-Evaluationsinstrumente») oder Sie haben einen eigenen Fragebogen erstellt (unter «eigene Fragebogen»). Bei Fragebogen, die für eine Online-Befragung bereit sind, finden Sie die Schaltfläche «Befragung durchführen». Klicken Sie auf diese Schaltfläche. Sie gelangen in den Bereich «In vier Schritten zur Befragung». Anleitung: Eine Online-Befragung durchführen und auswerten Seite 3

4 2 Vorbereitungen Hier können Sie verschiedene Eigenschaften der Befragung wie die Bezeichnung, Zielgruppen, Befragungsart etc. festlegen. Name der Befragung Geben Sie Ihrer Befragung einen aussagekräftigen Namen. Er erscheint auf dem Fragebogen und auf dem Auswertungsbericht. Als Vorschlag steht in diesem Feld der Name des Fragebogens, den Sie ausgewählt haben. Wollen Sie diese Befragung vorerst nur probehalber durchführen? Wählen Sie «Ja», wenn Sie die Befragung als Test mit wenigen Leuten durchführen wollen. Wie möchten Sie die Teilnehmer/innen zur Befragung einladen? Es gibt zwei Möglichkeiten, die Teilnehmenden einzuladen: per Zugangscode oder per . Je nachdem für welche Variante Sie sich entscheiden, verlaufen die darauf folgenden Schritte unterschiedlich. Einladung per Zugangscode Pro Teilnehmer/in wird vom System ein Zugangscode erstellt. Dieser dient als eine Art Passwort, mit dem die Teilnehmenden via Internet auf den Online-Fragebogen zugreifen können. Als Durchführender der Befragung müssen Sie den Teilnehmenden den vom IQES-System generierten Weblink zur Online-Befragung sowie einen Zugangscode mitteilen, damit diese an der Online-Befragung teilnehmen können. Diese Form empfiehlt sich, wenn die Befragten Zugang zu einem Computer mit Internetanschluss haben. Der Vorteil ist, dass Sie die -Adressen der Teilnehmenden nicht kennen müssen. Anleitung: Eine Online-Befragung durchführen und auswerten Seite 4

5 Lesen Sie auf Seite 6 (Kapitel 3) weiter, wenn Sie die Teilnehmenden per Zugangscode einladen wollen. Einladung per Mail Jede Teilnehmerin/jeder Teilnehmer bekommt eine mit einem persönlichen Link zum Fragebogen. Wenn Sie alle -Adressen der Teilnehmenden zur Verfügung haben, ist diese Form der Befragung das Mittel der Wahl. Lesen Sie auf Seite 11 (Kapitel 4) weiter, wenn Sie die Teilnehmenden per einladen wollen. Haben Sie alle Felder ausgefüllt? Dann klicken Sie auf die Schaltfläche «Weiter», Anleitung: Eine Online-Befragung durchführen und auswerten Seite 5

6 3 Einladung per Zugangscode 3.1 Teilnehmende Geben Sie in diesem Schritt die Zahl der Teilnehmenden an, die Sie per Zugangscode zur Befragung einladen wollen. Hinweis: Sie können an dieser Stelle auch einige Codes mehr generieren lassen als sie voraussichtlich benötigen. Während einer laufenden Befragung können Sie die Zahl der tatsächlich per Zugangscode eingeladenen Teilnehmer/innen jederzeit manuell anpassen. Umgekehrt können Sie sich auch jederzeit zusätzliche Codes erstellen lassen. Wie? Alle Informationen dazu finden Sie auf S. 8 (Abschnitt 3.3.1). Klicken Sie anschliessend auf «Zugangscodes generieren». 3.2 Teilnehmende zur Befragung einladen Im IQES Evaluationscenter ist die Befragung jetzt gestartet. Sie brauchen jetzt nur noch den Teilnehmerinnen und Teilnehmern den Weblink und den individuellen Zugangscode mitzuteilen, damit diese die Fragen an einem beliebigen Internet-PC beantworten können. Wenn Sie die Einladung per Serienbrief verschicken wollen, finden Sie dafür auf dieser Seite diverse Musterbriefe und eine entsprechende Anleitung. Anleitung: Eine Online-Befragung durchführen und auswerten Seite 6

7 3.3 Die laufende Befragung verfolgen Sobald Sie die Befragung gestartet haben, finden Sie diese unter dem Reiter «Laufende Evaluationen» im Evaluationscenter. Klicken Sie auf den Titel der Befragung: Es wird Ihnen eine Liste mit Informationen und möglichen Aktionen angezeigt. Name des Instruments Hier sehen Sie den Namen des verwendeten Fragebogens. Sie können den Fragebogen zudem als pdf-datei herunterladen. Einladungsart Sie haben die Teilnehmenden per Zugangscode eingeladen Anzahl per Zugangscode eingeladene Teilnehmende Bevor Sie die Evaluation abschliessen, müssen Sie hier die korrekte Zahl eintragen (vgl. Abschnitt 3.4 auf Seite 9). Anzahl verschickter Papierfragebogen Falls Sie einzelne Teilnehmende mit einem Papierfragebogen befragt haben, tragen Sie hier vor Abschluss der Evaluation deren Anzahl ein (vgl. Abschnitt 3.4 auf S. 9). Einladungsbrief Falls Sie den Weblink und den Zugangscode zusammen mit einem Brief verschickt haben, können Sie diesen hier zu Ihrer Information oder zwecks Wiederverwendung speichern. Wenn Sie z. B. zu einem späteren Zeitpunkt zusätzliche Personen zur Anleitung: Eine Online-Befragung durchführen und auswerten Seite 7

8 Befragung einladen wollen, steht Ihnen der Brief hier zum Herunterladen und Bearbeiten zur Verfügung. Angefangene Fragebogen Sie sehen hier, wie viele Personen angefangen haben, den Fragebogen auszufüllen, ihn aber noch nicht abgeschlossen haben. Abgeschlossene Fragebogen So viele Personen haben den Fragebogen fertig ausgefüllt. Anhand dieser Angaben können Sie entscheiden, ob Sie den Teilnehmenden eine Erinnerung schicken wollen. Link zur Online-Befragung, Zugangscodes Diese beiden Zellen zeigen Ihnen den Weblink zur Befragung sowie in chronologischer Reihenfolge die generierten Zugangscodes an Aktionen während der laufenden Befragung Zusätzliche Zugangscodes generieren Es kann sein, dass im Laufe der Befragung zusätzliche Teilnehmer/-innen dazukommen oder dass Zugangscodes verloren gegangen sind. In diesem Fall klicken Sie auf die Schaltfläche «Zusätzliche Codes generieren» und tragen dann die gewünschte Zahl ein. Anschliessend werden Ihnen wie bei der erstmaligen Erstellung der Codes der Weblink und die Datei mit der Codeliste angezeigt. Die zusätzlich erstellte Codeliste trägt den Namen Codeliste2.xls. Unter «Laufende Evaluationen» werden Ihnen alle Codelisten angezeigt, die Sie generiert haben. Papierfragebogen eingeben Falls Sie einzelne Teilnehmende mit einem Papierfragebogen befragt haben, können Sie mit dieser Funktion deren Antworten ins IQES-Evaluationscenter eingeben. Sie werden dann ebenfalls in den Auswertungsbericht der Befragung einbezogen. Anleitung: Eine Online-Befragung durchführen und auswerten Seite 8

9 3.4 Evaluation abschliessen Bevor Sie die Evaluation abschliessen, kontrollieren Sie bitte, ob die Zahl der per Zugangscode eingeladenen Teilnehmenden und die Zahl der Papierfragebogen richtig eingetragen sind. Die beiden Angaben sind unerlässlich, um die Rücklaufquote korrekt zu berechnen. Anzahl per Zugangscode eingeladene Teilnehmende Möglicherweise haben Sie mehr Zugangscodes generiert als sie schliesslich Personen zur Befragung eingeladen haben. Tragen Sie hier ein, wie viele Personen sie tatsächlich per Zugangscode eingeladen haben. Anzahl verschickter/verteilter Papierfragebogen Wenn Sie einzelnen Teilnehmenden einen Papierfragebogen gegeben haben, tragen Sie hier deren Anzahl ein. Schliessen Sie dann die Evaluation ab, in dem Sie auf «Evaluation abschliessen» klicken. Anleitung: Eine Online-Befragung durchführen und auswerten Seite 9

10 Die Evaluation ist jetzt zu finden unter «Abgeschlossene Evaluationen» Sie haben die Möglichkeit, den Ergebnisbericht online in Ihrem Webbrowser anzuschauen oder als PDF herunterzuladen. Zudem sehen Sie die Chronologie Ihrer Befragung (Anzahl Teilnehmende, Rücklauf, generierte Zugangscodes etc.). Sie können die Evaluation auch löschen. Achtung: Mit diesem Befehl löschen Sie sämtliche Daten zu Ihrer Befragung, inklusive Ergebnisbericht. Anleitung: Eine Online-Befragung durchführen und auswerten Seite 10

11 4 Einladung per 4.1 Teilnehmende Als erstes müssen Sie die -Adressen der Teilnehmenden im IQES-System erfassen. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten. Variante 1: Hochladen einer Excel-Liste Laden Sie dazu bitte unsere Vorlage herunter. Ihre Adressliste muss genau diese Form aufweisen: Das erste Feld mit dem Vermerk « » darf nicht überschrieben werden. Tragen Sie die Adressen in der Spalte A ein. Anleitung: Eine Online-Befragung durchführen und auswerten Seite 11

12 Ihre Adressliste können Sie unter einem beliebigen Namen abspeichern. Wenn Sie die -Adressen darin erfasst und gespeichert haben, gehen Sie zurück zum IQES-System und klicken Sie auf die Schaltfläche «Durchsuchen». Im Fenster das jetzt erscheint, wählen Sie Ihre Adressdatei auf Ihrem Computer aus. Anschliessend laden Sie sie mit dem Befehl «Hochladen» auf die Website. Die Adressen der Teilnehmenden werden nun aufgelistet. Ist das Format einer E- Mail-Adresse falsch, so wird diese farbig angezeigt. Das System kann aber nicht feststellen, ob eine Mailadresse tatsächlich existiert. Zur Bearbeitung der Adressen stehen Ihnen folgende Werkzeuge zur Verfügung: Teilnehmende hinzufügen (wie oben beschrieben) Alle markierten Teilnehmenden löschen. Sie können alle Teilnehmenden markieren, indem Sie im Kästchen links einen Haken setzen. Adresse editieren Adresse löschen Anleitung: Eine Online-Befragung durchführen und auswerten Seite 12

13 Variante 2: Adressen direkt auf der Website erfassen Sie haben die Möglichkeit die -Adressen einzeln zu erfassen. Wählen Sie dazu «Teilnehmende einzeln hinzufügen». Tragen Sie die -Adresse ein. Sie erhalten eine Rückmeldung, dass die Adresse erfasst worden ist. Anschliessend wird Sie in der Liste der Teilnehmenden angezeigt. Die so erfassten -Adressen können Sie auf die gleiche Weise bearbeiten wie oben für Variante 1 beschrieben. 4.2 Begleitmail Als nächstes erfassen Sie die Angaben für das , das allen Teilnehmenden zugeschickt wird. Name des Absenders Dieser Name erscheint bei den Teilnehmenden als Absender des s Mail-Adresse für Rückfragen Tragen Sie hier Ihre -Adresse ein, damit die Teilnehmenden bei Unklarheiten eine Ansprechperson haben. Betreff Betreff des s Begleitmail-Text Geben Sie hier den Text des Mails ein, mit dem Sie die Teilnehmenden einladen wollen. Als Hilfe stehen Ihnen zwei Mustertexte (für Lehrpersonen und für Schüler/- innen) zur Verfügung. Sie die Texte einfügen und entsprechend Ihren Bedürfnissen anpassen. Anleitung: Eine Online-Befragung durchführen und auswerten Seite 13

14 Klicken Sie auf «Weiter», wenn Sie alle Texte zu Ihrer Zufriedenheit eingetragen haben. 4.3 Befragung starten An dieser Stelle können Sie noch einmal sämtliche Angaben überprüfen. Mit Klick auf die Schaltfläche «Zurück» gelangen Sie zur vorherigen Ansicht und können, falls nötig, die Angaben korrigieren. Wenn alles in Ordnung ist, starten Sie die Befragung mit «Befragung starten». Das System verschickt an alle Teilnehmenden ein mit Ihrer Nachricht und dem Link zum Online-Fragebogen. Anleitung: Eine Online-Befragung durchführen und auswerten Seite 14

15 4.4 Die laufende Befragung verfolgen Unter «Laufende Evaluationen» finden Sie im Evaluationscenter alle wichtigen Dokumente und Informationen zur laufenden Befragung. Name des Instruments Hier sehen Sie den Namen des verwendeten Fragebogens. Sie können zudem den Fragebogen als pdf-datei herunterladen. Einladungsart Sie haben die Teilnehmenden per eingeladen. Anzahl per eingeladene Teilnehmende Hier sehen Sie, wie viele Personen Sie per zur Befragung eingeladen haben. History Hier werden die für die Einladung verwendeten -Adressen der Teilnehmenden sowie die verschickten Begleit- und Erinnerungsmails chronologisch angezeigt. Anzahl verschickter Papierfragebogen Falls Sie einzelne Teilnehmende mit einem Papierfragebogen befragt haben, tragen Sie hier vor Abschluss der Evaluation deren Anzahl ein (vgl. Seite 17). Angefangene Fragebogen Sie sehen hier, wie viele Personen angefangen haben, den Online-Fragebogen auszufüllen, ihn aber noch nicht abgeschlossen haben. Abgeschlossene Fragebogen So viele Personen haben Ihren Fragebogen fertig ausgefüllt. In dieser Zahl sind auch allfällige Papierfragebogen enthalten, die Sie eingegeben haben. Anleitung: Eine Online-Befragung durchführen und auswerten Seite 15

16 4.4.1 Aktionen während der laufenden Befragung Zusätzliche Teilnehmende einladen Klicken Sie auf «Zusätzliche Teilnehmende einladen», um weitere -Adressen zu erfassen. Diese Aktion verläuft gleich wie die erstmalige Einladung von Teilnehmenden (vgl. Abschnitt 4.1 auf Seite 11). Erinnerungsmail senden Möchten Sie den Teilnehmenden eine Erinnerung senden? Klicken Sie auf «Erinnerungsmail senden». Geben Sie auf dem folgenden Bildschirm den Text des Erinnerungsmails ein. Auch hier stehen Mustertexte zur Verfügung, welche nach Bedarf geändert werden können. Mit Klick auf «Erinnerungsmail verschicken» erhalten jene Teilnehmenden, die Ihren Fragebogen noch nicht ausgefüllt haben, das . Hinweis: Aus Gründen der Vertraulichkeit und des Datenschutzes wird Ihnen als Durchführendem der Befragung vom System nicht mitgeteilt, an welche Teilnehmenden das System die s verschickt hat. Papierfragebogen eingeben Sollten einzelne Teilnehmende nicht über einen Internet-Anschluss verfügen, so haben Sie die Möglichkeit diese mit Papierfragebogen zu befragen. Unter «Name des Instruments» können Sie den Fragebogen in PDF-Form herunterladen. Um die Antworten auf den Papierfragebogen zu erfassen, klicken Sie auf die Schaltfläche «Papierfragebogen eingeben». Dadurch werden die Papierfragebogen ebenfalls in den Auswertungsbericht einbezogen. Anleitung: Eine Online-Befragung durchführen und auswerten Seite 16

17 4.5 Evaluation abschliessen Bevor Sie die Evaluation abschliessen, kontrollieren Sie bitte nochmals ob die Anzahl der verteilten Papierfragebogen korrekt ist, und vergewissern Sie sich, dass Sie alle Papierfragebogen, die Sie zurückerhalten haben, erfasst haben. Schliessen Sie dann die Evaluation ab, indem Sie auf «Evaluation abschliessen» klicken. Die Evaluation ist nun zu finden unter «Abgeschlossene Evaluationen». Sie haben die Möglichkeit, den Ergebnisbericht online in Ihrem Webbrowser anzuschauen oder als PDF herunterzuladen. Zudem sehen Sie die Chronologie Ihrer Befragung (z.b. Anzahl Teilnehmenden, Rücklauf, -History etc.). Sie können die Evaluation auch löschen. Achtung: Mit diesem Befehl löschen Sie sämtliche Daten zu Ihrer Befragung, inklusive Ergebnisbericht. Anleitung: Eine Online-Befragung durchführen und auswerten Seite 17

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