Personal-Aufnahme. Prozesseinheit 2 /Januar-April Lernende: Berufsbildner:

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1 Personal-Aufnahme Lernende: Berufsbildner: Prozesseinheit 2 /Januar-April 2007 Faïza Chouffaï KV-Intensivkurs NSH-Bildungszentrum 2. Lehrjahr, E-Profil Mario Poncioni eidg. dipl. Marketingleiter Geschäftsleiter Personal Contact St. Jakobs-Strasse Muttenz 1

2 INHALTSVERZEICHNIS Flussdiagramm... 3 Kurzbericht... 6 Einführung... 6 Prozesserklärung... 6 Schlusswort und Erfahrungsbericht... 7 Vorgehensplan... 9 Auswertungsbogen (Zusammenfassung der Lernjournale) Anhang Musterdokumente:

3 Flussdiagramm START Eingang Post / Bewerbungsunterlagen Verteilung an Disposition Analyse der Bewerbungsunterlagen Entscheidung / "Wie Weiter?" JA NEIN Deckblatt Absage / Retournierung der Unterlagen Kontaktaufnahme / Terminvereinbarung ENDE 1 3

4 1 Termin eintragen im Outlook Unterlagen samt Deckblatt in Hängeregister Kommt der Kandidat? JA NEIN Empfang am Sekretariat Archivieren der Unterlagen Erfassen im System ENDE Kandidat fotographieren 2 4

5 2 Erstellen des Dossiers Telefon an Disposition Begrüssung Kandidat wird in die Interview-Kabine geführt Vorstellungsgespräch ENDE 5

6 Kurzbericht Einführung Seit dem 1. Februar 2007 arbeite ich für die Personal Contact Group AG in Muttenz (Hauptsitz) und absolviere hier mein einjähriges Praktikum. Meine kaufmännische Ausbildung dauert insgesamt zwei Jahre (statt den üblichen drei Jahren) inklusive diesem Jahr Praktikum. Ich absolviere den Intensiv-Kurs im NSH-Bildungszentrum in Basel, angefangen habe ich im August In diesem Intensiv-Kurs, geht alles doppelt so schnell, wie bei einer gewöhnlichen KV- Ausbildung, was bedeutet, dass wir für den Schulstoff von 4 Semestern nur 2 Semester zur Verfügung haben. Dies wäre also die zweite Prozesseinheit, ist aber meine erste, da wir die erste überspringen. Mein Berufsbildner und ich haben schon mehrere Besprechungen über die Arbeit und dem Modellehrgang geführt. Am Anfang besprachen wir mehrere verschiedene Themen für eine mögliche Prozesseinheit und wir konnten uns kaum entscheiden. Manche Themenbereiche waren zu frugal, andere zu komplex. Der Prozess welchen wir nun ausgewählt haben ist nur ein Teilprozess. Ich habe a- ber schon mit dem Ganzen Prozess, also vom Eingang der Bewerbung, bis zur Vermittlung mitgewirkt. Wir haben ihn nun beschränkt bis zum Vorstellungstermin. Prozesserklärung Zuerst wird am Empfang die Post entgegen genommen. Die Post wird geöffnet und wenn darunter eine Bewerbung vorkommt, wird sie je nach Beruf an die für diesen Beruf zuständigen Disponenten weitergegeben. Dieser liest die Bewerbung aufmerksam durch, analysiert die verschiedenen Zeugnisse und sein Werdegang. Nun muss entschieden werden wie es weiter gehen soll. Dafür benötigt man das Merkblatt "Wie weiter?". Auf diesem Blatt müssen je nach Entscheidung diverse Kreuze gesetzt werden, ob die Unterlagen bei Ablehnung zurück gesendet werden, oder ob ein "Deckblatt" erstellt werden muss. Bei Annahme des Bewerbers werden die Unterlagen zum Sekretariat gebracht, dieser erstellt ein gelbes Deckblatt mit welchem der PB (Personalberater) weiterarbeiten kann. Auf diesem Ballt wird das Datum und Art des Eingangs der Bewerbung vermerkt, sowie auch der telefonische Kontakt. Der PB ruft den Bewerber an und lädt ihn zu einem Gespräch ein. Ist dieser telefonisch nicht erreichbar, wird er schriftlich zu einem Gespräch eingeladen. Ansonsten wird am Telefon einen Termin vereinbart. Dieser Termin wird im Outlook-Kalender eingetragen, damit für alle sehbar ist, wer und wann an einem Gespräch bzw. abwesend ist. Nun werden die Unterlagen samt Deckblatt in eine Sichtmappe gesteckt und in ein Hängeregister am Empfang versorgt. Dieses Hängeregister ist nach Datum sortiert, 6

7 wen z. B. ein Termin am 16. Februar vereinbart wurde kommt es in das Register mit der Anschrift 16. Nun ist abzuwarten ob der Kandidat wirklich auftaucht, es gibt tatsächlich Fälle, in denen der Kandidat nicht kommt und sich nicht abmeldet. Diese Unterlagen werden in eine Schachtel Gesammelt und Archiviert. Wenn der Kandidat nun aber erscheint, erstellt der am Empfang ein Dossier. Dazu gehören: Foto (Kandidat wird gleich am Empfang fotografiert) Vor- und Nachname Personalien wie Geburtsdatum und Adresse Grauraster für Angaben wie z. B. Unfälle und Krankheiten (sind vom Bewerber auszufüllen) Kandidaten-Nummer Name vom PB die Angaben werden ebenfalls im System erfasst und gespeichert. Nun kann ein MA- Dossier gedruckt werden. Darin werden alle seine Unterlagen versorgt und aufbewahrt. Mit diesem Dossier wird Hauptsächlich gearbeitet, darin kommen die Verträge und hinten dran werden die Einsätze aufgelistet. Das Sekretariat kann nun dem PB anrufen, um ihn zu benachrichtigen, dass der Kandidat hier und bereit ist für das Gespräch. Der PB geht nach vorne um den Kandidaten zu begrüssen und führt ihn in die Interview-Kabine um mit dem Vorstellungsgespräch anzufangen. Schlusswort und Erfahrungsbericht Meine Erfahrungen sind noch beschränkt und zu Beginn dieses Prozesses wusste ich nicht wie ich anfangen sollte. Dies war meine erste PE und zuerst schaute ich mir an, was die anderen für Arbeiten geschrieben haben. Somit hatte ich schon eine bessere Idee wie so eine Arbeit aussehen könnte. Infolgedessen, fing ich einfach mal an und schaute was dabei rauskam. Nachdem ich mich auf die Arbeit stürzte und mitten drin war, spürte ich schon besser wo ich noch Schwierigkeiten hatte und bekam gute Unterstützung. Das habe ich unter anderem meinem Chef, sowie meinen Arbeitskollegen zu verdanken. Da ich genug Zeit hatte, konnte ich mich gut auf die Prozesseinheit konzentrieren und sie schnell fertig stellen, schneller als ich es eigentlich geplant hatte. Meine erste Erfahrung war, dass wenn ich einem Kandidaten anrief, dass er schon von einem anderen Temporärbüro vermittelt wurde. Meine zweite Erfahrung, welche ich machen durfte war, dass mein erster Kandidat an seinem Termin für sein Vorstellungsgespräch nicht aufgetaucht ist. Ich habe mich riesig darauf gefreut, musste jedoch feststellen, dass dies normal ist. 7

8 Eine weitere Erfahrung ist, dass es manche Kandidaten gibt, welche man sofort vermitteln kann, andere sind schon seit längerem bei uns und finden keine Arbeit. 8

9 Vorgehensplan 9

10 Auswertungsbogen (Zusammenfassung der Lernjournale) Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch weil... ich genügend Zeit bekommen habe und eine gute Rückendeckung. Man hat mir immer geholfen, wenn ich Hilfe brauchte. Am Anfang war meine Motivation nicht so hoch, da mir nicht so klar war, wie ich vorgehen musste. Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach weil... ich konnte immer bei jemanden mitarbeiten und mir wurde jeder Schritt einfach und vollständig erklärt. Ich war auch immer diesem Prozess konfrontiert. Er machte mir Spass, was mir ebenfalls die Arbeit erleichterte. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden sehr zufrieden Für das, dass es meine erste PE ist, bin ich zufrieden. Natürlich kann man es immer besser machen. Ich habe sie ein paar mal überarbeitet bis ich ziemlich zufrieden damit war. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich meine Erfahrungen Nichts alles weil... wenn man einen Fehler macht, muss man beinahe die ganze Arbeit noch mal überarbeiten und ändern. Dies ist sehr zeitaufwändig und mühsam. 10

11 Anhang Musterdokumente: "Wie weiter?" Fragebogen Deckblatt Mitarbeiter-Dossier 11