Jahresstatistik des DJF mit MP-FEUER erzeugen

Transkript

1 Der automatische Datentransfer in die Excel-Statistikdatei des DJF steht z.z. nicht mehr zur Verfügung, da uns dies vom DJF untersagt wurde. Nutzen Sie alternativ dazu die in diesem Merkblatt beschriebenen Funktionen. Mit MP-FEUER gibt es die Möglichkeit, die Jugendfeuerwehrdaten automatisch auszuwerten, zusammenzuführen und direkt auszudrucken oder per zu versenden. Hierzu müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein 1. Das kostenfreie MP-FEUER-Zusatz-Plugin Jahresstatistik der Jugendfeuerwehr muss im Menüpunkt Einstellungen System Erweiterungen Schnittstellen installiert und aktiviert sein (falls dies nicht der Fall ist, lesen Sie das Kapitel Neuinstallation bzw. Update des Plugins ). Ebenso müssen dort in den Einstellungen die Grundinformationen (entspricht dem Deckblatt der Statistik) zu der Jugendfeuerwehr hinterlegt sein. 2. Um die Alterseinteilung der Jugendlichen auswerten zu können, müssen alle Jugendlichen im Feld Geburtsdatum ( Stammdaten Jugend Zusatzdaten) das entsprechende Datum erfasst haben. Zur Berechnung des Alters wird der Stichtag des Berichtsjahres zu Grunde gelegt. 3. Um die Anzahl der Übernahmen auswerten zu können, müssen alle Jugendlichen die in die Einsatzabteilung übernommen wurden im Feld Aktiv-Bis ( Stammdaten Jugend Basisdaten) das jeweilige Übernahmedatum und zusätzlich im Feld Austrittsgrund die Info Übernahme in Personal erfasst haben. 4. Weitere Austrittsgründe für die Statistik wären: - Wohnortwechsel - Schul-/Berufsausbildung - anderer Verein - stärkere andere Interessen - keine Lust mehr - kein Interesse an Übernahme - Ausschluss - Übernahme in Personal Alle anderen (selbst definierten) Austrittsgründe werden dann in der Statistik automatisch als sonstige geführt. Seite 1 von 10 MP-SOFT-4-U GmbH 2015

2 5. Um die Anzahl der Wettbewerbe (Jugendflamme) auswerten zu können, müssen diese im Bereich Wettbewerbe ( Stammdaten Jugend Wettbewerbe) mit folgenden Kriterien erfasst sein: - Bezeichnung Jugendflamme Stufe 1, Jugendflamme Stufe 2 oder Jugendflamme Stufe 3 - Zeitraum Von-Datum muss erfasst sein (im entsprechenden Berichtsjahr der Statistik) - Handzeichen muss erfasst sein (dies ist der Hinweis, dass der Wettbewerb besucht wurde) - Bestanden-Merkmal muss gesetzt sein (dies ist der Hinweis, dass der Wettbewerb bestanden wurde) Alle anderen Schreibweisen oder Wettbewerbe werden nicht in die Statistik übernommen! 6. Um den zusätzlichen Zeitaufwand für alle Ausbilder auswerten zu können, müssen die entsprechenden Dienste im Bereich Jugendübungen ( Dienste Übungen (Jugend) Ausbilder) mit der jeweiligen Kategorie und Ebene erfasst sein. Diese beiden Spalten können Sie sich über das Plus in der linken oberen Ecke einblenden lassen. Um die Auswahl zu aktivieren, klicken Sie mit der Maus in die Zelle des entsprechenden Ausbilders. Hinweis: Die möglichen Ebenen sind Ort = eigene JF; Gemeinde = alle JF einer Gemeinde; Landkreis = Kreis-JF; Bezirk = Bezirks-JF; Land = Landes-JF oder Bundes-JF 7. Feuerwehrtechnische Ausbildungen müssen als Übung erfasst und das Merkmal FW.-Ausbildung gesetzt werden. Seite 2 von 10 MP-SOFT-4-U GmbH 2015

3 Statistik erstellen Zunächst müssen alle zuvor genannten Voraussetzungen erfüllt bzw. erfasst sein. Danach wechseln Sie im MP-FEUER-Hauptmenü in den Menüpunkt Zusatz Datentransfer MP-FEUER --> JF-Jahresbericht und starten diesen. Zum Erstellen einer Statistik wählen Sie in Punkt 1 die Funktion Neu erstellen aus. Nun wählen Sie beim Punkt 2. die gewünschte Abteilung(en). Danach können Sie mit dem Knopf [OK] die Auswertung starten. Hierbei werden nun alle vorhandenen Jugenddaten ausgewertet und Ihnen als Liste am Monitor angezeigt. Die erzeugten Daten können mit dem Knopf [speichern] als MP-FEUER Statistik-Datei abgespeichert werden. Diese wird im Transfer-Verzeichnis, welches in den Plugin-Einstellungen festgelegt werden muss, erstellt. Statistik bearbeiten Statistik-Dateien können nachträglich nochmals geöffnet und geändert werden. Hierzu wählen Sie im Fenster des Jahresberichts die Funktion bearbeiten aus. Im Punkt 2 können Sie dann eine Statistik-Datei angeben. Beachten Sie, dass das Speichern von Änderungen immer eine neue Statistik-Datei in Ihrem Transfer-Verzeichnis erstellt. Die Original-Datei wird nicht verändert! Seite 3 von 10 MP-SOFT-4-U GmbH 2015

4 Statistiken zusammenfassen Sie können mehrere Statistik-Dateien zusammenfassen. Hierbei werden die einzelnen Daten summiert und eine neue Statistik erstellt. Um Statistiken zusammenzufassen, wählen Sie im Fenster die Funktion zusammenfassen aus und geben in Punkt 2 alle Dateien an, die zusammengefasst werden sollen. Voraussetzung: Unter Einstellungen System Erweiterungen Schnittstellen Einstellungen muss in den Einstellungen der Schnittstelle der Eintrag für das Feld Jahresberichts-Ebene auf Gemeindeebene oder Kreisebene abgeändert werden. Mit dem Knopf [OK] wird eine neue Statistik erstellt und die Werte am Bildschirm angezeigt. Seite 4 von 10 MP-SOFT-4-U GmbH 2015

5 Das Wertefenster Die Daten der Statistik werden im Wertefenster angezeigt. Diese können hier nochmals bearbeitet oder überprüft werden. Die Werte sind dazu in vier Abschnitte untergliedert. Abschnitt 1: Dieser Abschnitt enthält die summierten Mitgliederzahlen sowie die Austrittsgründe. Diese Daten werden automatisch von MP-FEUER berechnet. Seite 5 von 10 MP-SOFT-4-U GmbH 2015

6 Abschnitt 2: Dieser Abschnitt enthält allgemeine Daten zur Jugendfeuerwehr. Die rot markierten Felder müssen manuell ausgefüllt werden. Seite 6 von 10 MP-SOFT-4-U GmbH 2015

7 Abschnitt 3: Dieser Abschnitt enthält die Angaben zu den Fortbildungen und Aktivitäten. Die rot markierten Felder müssen manuell ausgefüllt werden. Die weißen Felder werden automatisch von MP-FEUER befüllt, wenn man in dem Menüpunkt Dienste Übungen (Jugend) Ausbilder, die Ausbilder der Übung hinterlegt. Über zwei zusätzliche Spalten in der Ausbilderwahl (müssen erst eingeblendet werden) kann man dann die Vor-und/oder Nachbearbeitung auf Örtlicheebene, Gemeindeebene, Kreisebene, Bezirksebene und Landes- und Bundesebene einstellen. Seite 7 von 10 MP-SOFT-4-U GmbH 2015

8 Abschnitt 4: Dieser Abschnitt enthält die Angaben des Jugendfeuerwehrwartes. Diese Daten werden aus den Einstellungen des Plugins übernommen. Die rot markierten Felder müssen manuell ausgefüllt werden. Seite 8 von 10 MP-SOFT-4-U GmbH 2015

9 Statistik versenden Die Statistik-Daten können direkt aus dem Wertefenster heraus als versandt werden. Für den Versand muss zunächst ein Konto in den Benutzereinstellungen des aktuellen Benutzers hinterlegt sein (diese Einstellung kann nur der Benutzer selbst vornehmen). 1. Unter dem Menüpunkt Einstellungen Benutzer Benutzerkonten erstellen Sie mit dem Knopf [Konto neu] ein neues Zugangsdatenkonto. 2. Wählen Sie die Kategorie Konto und tragen Sie eine freie Bezeichnung für dieses Konto ein. 3. Tragen Sie die Zugangsdaten für Ihr -Konto ein. Beispielsweise: Benutzername und Passwort des privaten kontos. ACHTUNG: Es darf kein Proxy dazwischen geschaltet sein! Wenn Sie z.b. ein Googl -Konto mit 2-Wege Authentifizierung verwenden möchten, müssen Sie sich ein anwendungsspezifisches Passwort generieren lassen! Um die Statistik zu versenden, wählen Sie im Wertefenster [Versenden]. Hinweis: Der Empfänger kann als Vorlage bereits in den Plugin-Einstellungen für Statistik hinterlegt werden. Seite 9 von 10 MP-SOFT-4-U GmbH 2015

10 Neuinstallation bzw. Update des Plugins Zur Installation der Schnittstelle (MP-FEUER-Zusatz-Plugin) gehen Sie bitte folgendermaßen vor: 1. Laden Sie von dem MP-FEUER-SUPPORT-Wiki im Bereich Download die aktuelle Schnittstellen- Importdatei Jugendstatistik-Schnittstellendatei für Version 2014 herunter und speichern diese in ein beliebiges Verzeichnis auf Ihrem PC. Kunden mit der MP-FEUER Jugend Version finden den Download in dem internen Bereich auf unserer Homepage MP-FEUER. Für den Login werden die adresse und die Ordnungsnummer der Jugendfeuerwehr benötigt. 2. Wechseln Sie in den Menüpunkt Einstellungen System Erweiterungen Schnittstellen und wählen Sie im Feld Schnittstelle-Importdatei mit dem Knopf [+] die zuvor gespeicherte Datei aus. 3. Starten Sie nun mit dem Knopf [Schnittstelle importieren] die Installation und Aktivierung. Da dieses Plugin kostenfrei ist, wird die Aktivierung automatisch durchgeführt. 4. Über den Knopf [Einstellungen] müssen Sie nun die Grundinformationen (entspricht dem Deckblatt der Statistik) zu der Jugendfeuerwehr hinterlegen. Hinweis: Die Einstellung der Jahresberichts-Ebene beachten! Im Feld Gemeinde den Namen der Feuerwehr eintragen. Danach ist die Schnittstelle installiert und sollte in der Schnittstellen-Übersicht als installiert und aktiviert erscheinen. Bei weiteren Fragen hilft Ihnen gerne auch unsere Service-Hotline weiter: Kunden mit Software-Service-Vertrag: / Kunden ohne Software-Service-Vertrag: 0900 / * (* gebührenpflichtig für 1,49 /Min. aus dem dt. Festnetz, Mobilfunkpreise ggf. abweichend) Seite 10 von 10 MP-SOFT-4-U GmbH 2015