Ablaufbeschreibung für die Lademittelkonten

Transkript

1 Lavid-F.I.S. Ablaufbeschreibung für die Dauner Str. 12, D Mönchengladbach, Tel , Fax -15,

2 1. Inhalt 1. Inhalt Verwendbar für: Aufgabe Voraussetzungen / Entscheidungen Konfiguration / Vorbereitungen Konfiguration der Lademittel Anwendung Lademittel über einen Fahrtauftrag buchen Lademittel im Kontakte Dialog buchen Übersicht des Lademittelkontos eines Kontakts Paletten auf Lademittelkonto buchen Palettenabrechnung Verwendbar für: FIS KURIER FIS LOGISTIK 3. Aufgabe In dieser Ablaufbeschreibung wird gezeigt wie: Lademittel konfiguriert werden Lademittel über einen Fahrtauftrag gebucht werden Lademittel ohne Fahrtauftrag gebucht werden eine Palettenabrechnung gebildet wird 4. Voraussetzungen / Entscheidungen Für die Durchführung benötigen Sie das Modul Frachtinformationen sowie das Modul. Der Benutzer muss die Rechte für zugewiesen bekommen. Für die Nutzung der Lademittel benötigen Sie Benutzerrechte für Fahrten und Kunden

3 5. Konfiguration / Vorbereitungen 5.1. Konfiguration der Lademittel Rufen Sie im Menüpunkt EINSTELLUNGEN den Programmpunkt LADEMITTEL auf. Schritt 1 Schritt 4 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 1: a) Sofern Sie noch nicht das Lademittel konfiguriert haben, über welches Sie ein Konto führen möchten, legen Sie dieses über den Button Neu an. b) Wenn Sie bereits das Lademittel angelegt haben geben Sie in der Suche den Namen des Lademittels ein und bestätigen Return. Um das Lademittel zu ändern müssen Sie auf den Button Ändern klicken. Schritt 2: Geben Sie ein Kürzel und eine Bezeichnung für dieses Lademittel ein. Schritt 3: Setzen Sie den Haken bei Konto führen um für dieses Lademittel die Kontoführung einzurichten. Schritt 4: Speichern Sie ihre Konfiguration indem Sie auf den Button OK klicken oder mit F12 bestätigen

4 6. Anwendung 6.1. Lademittel über einen Fahrtauftrag buchen Öffnen oder erstellen Sie einen Fahrtauftrag: Schritt 1 Schritt 2 Schritt 1: Geben Sie die Frachtdaten mit dem Lademittel ein, für welches Sie das Lademittelkonto konfiguriert haben. Schritt 2: Klicken Sie anschließend auf den Button Palettenkonto um das Palettenkonto zu öffnen

5 Es öffnet sich ein Fenster mit dem Palettenkonto: Hier werden die Frachtdaten der aktuellen Fahrt angezeigt. Hier werden die einzelnen Palettenbuchungen der Fahrtangezeigt. Je Tausch-Ort ist ein Eintrag angelegt. Hier können die Anzahl der Erhaltenen, Abgegebenen oder Getauschten Paletten eingegeben werden. Hier kann die Anzahl der zu berechnenden Paletten eingeben werden. Bei Eingabe erscheinen weitere Felder bezüglich des Rechnungsempfängers Hier 4 Beispiele wie die Eingaben in Bereich 3 sich auf das Palettenkonto auswirken: Situation Eingang Abgang Getauscht Differenz Beladung: Fahrer bringt 10 Paletten und bekommt Beladung: Fahrer bringt 0 Paletten und bekommt Entladung: Fahrer bringt 5 Paletten und bekommt Entladung: Fahrer bringt 5 Paletten und bekommt Der Differenzwert besagt wie viele Paletten Sie dem Kunden in Rechnung stellen können. Ist der Wert negativ so schulden Sie dem Kunden die Anzahl der Paletten

6 Wird im Feld Berechnen eine Zahl eingegeben so erscheint folgende Formularzeile: Erklärung: Rechnung an Rechnungsinfo Preis Berechnet Berechnet mit/am: Hier wird der Kunde oder Fahrer eingegeben, welcher die Palettenrechnung erhalten soll. Hier können Rechnungsinformationen eingeben werden. Diese können später in der Rechnung im Feld Beschreibung geändert werden. Nettopreis einer Palette. Anzahl der in dieser Rechnung berechneten Paletten. Rechnungsnummer sowie Rechnungsdatum. Diese Daten erscheinen erst wenn die entsprechende Palettenabrechnung gebildet wurde Lademittel im Kontakte Dialog buchen Übersicht des Lademittelkontos eines Kontakts Gehen Sie über den Menüpunkt DATEN in das Untermenü KONTAKTE und wählen Sie die Kontaktart aus in der Ihr Kontakt erfasst ist. Öffnen Sie diesen Kontakt und klicken Sie auf den Reiter LADEMITTELKONTO. Sie sehen eine Auflistung aller Buchungen die auf diesem Lademittelkonto ausgeführt wurden. 1. Um die nicht ausgeglichenen Buchungen einzugrenzen setzen sie den Haken bei

7 6.2.2 Paletten auf Lademittelkonto buchen Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 Schritt 1: Klicken Sie auf den Button NEU um eine neue Buchung anzulegen. Schritt 2: Geben Sie die Lademittelart ein (z.b. Paletten ). Alternativ können Sie auch über die Lupe das entsprechende Lademittel heraussuchen. Schritt 3: Im Feld ERHALTEN tragen Sie die Anzahl der Paletten die Sie bekommen haben ein. Im Feld ABGEGEBEN tragen Sie die Anzahl der heraus gegebenen Paletten ein. Schritt 4: Alle weiteren Felder sind keine Pflichtfelder. Bestätigen Sie Ihre Buchung mit dem Button OK oder der Taste F

8 7. Palettenabrechnung Öffnen Sie im Menü den Punkt 6 Abrechnung / Palettenrechnungen bilden: Schritt 1 Schritt 2 Schritt 4 Schritt 3 Schritt 1: Grenzen Sie ggf. die abzurechnenden Kontakte ein. Schritt 2: Geben Sie den Zeitraum der Abrechnung an. Schritt 3: Ändern Sie ggf. das Rechnungs- bzw. Buchungsdatum und die Bezeichnung der Rechnung ab. Schritt 4: Bestätigen Sie mit OK oder F12 um den Abrechnungsvorgang zu starten. Anschließend öffnet sich der Druckdialog mit den gebildeten Rechnungen