ascom Ascotel Voice Mail System AVS 5150 Bedienungsanleitung

Transkript

1 ascom Ascotel Voice Mail System AVS 5150 Bedienungsanleitung

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3 Inhalt Kurzbedienungsanleitung Das Bedienkonzept Zugang zu den Verwaltungsfunktionen Sprachmenüs Mitteilungen hören Optionen: Passwort Optionen: Sprache Optionen: CLIP + Zeit Persönliche Begrüssung Name Anrufschutz Benachrichtigung Mitteilungen senden Zum Hauptmenü Voic -Bedienung mit konfigurierten Tasten Beispiele zur Tastenkonfigurierung

4 Kurzbedienungsanleitung Kurzbedienungsanleitung 1 ascom Kurzbedienungsanleitung Voice Mail System Zugang zu Ihrer persönlichen Mailbox: 1. Geben Sie die interne oder externe Rufnummer Ihres Voice Mail System ein. Interne Rufnummer Externe Rufnummer 2. Schalten Sie auf Transparent_Mode/DTMF um, falls nötig (das ist vom Telefontyp abhängig). 3. Betätigen Sie irgendeine andere Taste, falls nötig: 4. Folgen Sie den Systemanweisungen (Sprachmenü). Sprachmenüs Mitteilungen hören Passwort Sprache Nächste Optionen Hören Speichern Persönliche Begrüssung Name Anrufschutz Clip+Zeit Ein/Aus Aufspr., ändern Löschen Hören Aufspr., ändern Löschen Hören Ändern Hören Ändern Löschen Ein/Aus Wiederholen Weiterleiten Beantworten Benachrichtigung Tel-Nr. eingeben Mitteilung senden Tel-Nr. hören gültig ab SW-V5.0 Hinweis: Transparent_Mode/DTMF muss eingeschaltet sein (z.b. *-Taste lang drücken) Zum Hauptmenü Ein/Aus (Automatisierte Vermittlung) Bestell-Nr.: Dokumenten-Nr.: de_ka_000_b0 2

5 Das Bedienkonzept Das Bedienkonzept Als Voic -Teilnehmer besitzen Sie eine persönliche Mailbox. Diese funktioniert ähnlich wie ein Anrufbeantworter, d.h. Anrufer hören eine Begrüssung und können eine gesprochene Mitteilung hinterlassen. Das Voic -System AVS bietet Ihnen zusätzliche Möglichkeiten, die weit über die bekannten Beantwortungsfunktionen hinausgehen. Dazu zählen z.b. die "Automatisierte Vermittlung", die interne und externe Benachrichtigung, der gleichzeitige Versand von Mitteilungen an Gruppen, Mehrsprachigkeit usw. Die Benutzerführung erfolgt über Sprachmenüs, die verschiedene Möglichkeiten anbieten. Die Auswahl eines Menüpunktes erfolgt durch die Eingabe von DTMF- Wählzeichen (Dual Tone Multi Frequency) über die Tastatur Ihres Telefons. Dazu muss das Telefon in den Transparent/DTMF-Mode geschaltet sein. Die Telefone Office 10, 25, 35, 45 und 130 werden nach Aufbau einer Verbindung standardmässig automatisch in diesen Mode geschaltet. Die Telefone Office 20, 30, 40, 100 und 150 sind bei jedem Anruf von Hand in den Transparent/DTMF-Mode umzuschalten. Dies erfolgt mit einem langen Tastendruck der *-Taste oder mit der Fox-Taste. 3

6 Das Bedienkonzept Zugang zu den Verwaltungsfunktionen Für die Anwahl ihrer persönlichen Mailbox gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie die SAS-Nummer oder DDI-Nummer Ihres Voic -Systems. 2. Stellen Sie sicher, dass das Telefon DTMF-Wählzeichen sendet. Falls nötig können sie mit einem langen Tastendruck der *-Taste oder mit der Fox-Taste in den Transparent/DTMF-Mode umschalten. 3. Sie hören: "Bitte geben sie Ihr Passwort ein". Bei Erstbenutzung ist das Passwort auf den Defaultwert "1234" eingestellt. Es empfiehlt sich, das Passwort sofort zu ändern, damit kein Unbefugter ihre persönlichen Mitteilungen abhören kann. Hinweis: Hören sie nach Anwahl des Voic -Systems stattdessen einen allgemeinen Ansagetext, ist ihrer Teilnehmernummer keine Mailbox zugewiesen. Wenden sie sich in diesem Fall an den Systemadministrator. 4. Nach richtiger Eingabe des Passwortes hören sie: "Sie haben X neue Mitteilungen und Y gespeicherte Mitteilungen" oder "Sie haben keine (neuen) Mitteilungen". Sie befinden sich jetzt im Hauptmenü der Verwaltungsfunktionen ihrer Mailbox und können von hier aus Ihre Mitteilungen abhören, bearbeiten oder Ihre persönlichen Mailboxoptionen einstellen. In den folgenden Abschnitten sind diese Funktionen detailliert beschrieben. 4

7 Sprachmenüs Sprachmenüs In den folgenden Abschnitten sind die Verwaltungsfunktionen Ihrer persönlichen Mailbox beschrieben. Nach Anwahl Ihrer Mailbox werden Ihnen alle Möglichkeiten in der ersten Sprachmenü-Ebene mit Angabe der entsprechenden Tasten akustisch angeboten. Hinweis: Mit Hilfe der Kurzbedienungsanleitung (siehe Seite 2) können Sie mit entsprechender Tastenwahl jederzeit die gewünschten Verwaltungsfunktionen aufrufen, ohne die entsprechenden Sprechtexte abwarten zu müssen. Dies gilt für die Sprachmenüs in allen Ebenen. Mitteilungen hören In diesem Menü werden die Mitteilungen abgehört, gespeichert, mit oder ohne Kommentar intern weitergeleitet, direkt beantwortet oder gelöscht. Mitteilungen hören 1 haz1310aadea Nächste Speichern Wiederholen Weiterleiten Beantworten Löschen Hinweis: Beachten Sie, dass die Mitteilungen in Ihrer Mailbox normalerweise für 30 Tage gespeichert bleiben bevor sie automatisch gelöscht werden. Die Speicherdauer kann von Ihrem Systemadministrator verändert werden. Bitte folgen Sie den Sprachmenüs. 5

8 Sprachmenüs Optionen: Passwort Es empfiehlt sich, den Zugang zur eigenen Mailbox mit einem persönlichen Passwort zu schützen. Das Passwort besteht aus einer vierstelligen Zahl aus den Ziffern Die DTMF-Wählzeichen * und # dürfen nicht verwendet werden. Vergisst ein Mailboxbesitzer sein Passwort, kann es der Systemverwalter auf den Default-Wert "1234" zurücksetzen. Mit Eingabe des Wertes "0000" wird die Passwortabfrage deaktiviert. Bitte folgen Sie den Sprachmenüs. Option 2 1 Passwort haz1311aadea0 1 2 Hören Ändern 9 6

9 Sprachmenüs Optionen: Sprache Das Voic -System bietet 3 Systemsprachen zur Auswahl. Die 1. Sprache ist die Standard-Sprache. Sie können für Ihre Mailbox die Standard-Sprache wechseln. Danach sind alle Systemansagen in der neu gewählten Sprache zu hören. Dies gilt z.b. für das Sprachmenü der Verwaltungsfunktionen Ihrer Mailbox oder für die Standard-Begrüssung für Anrufer auf Ihre Mailbox. Bitte folgen Sie den Sprachmenüs. Option 2 2 Sprache haz1312aadea0 1 2 Hören Ändern 9 Optionen: CLIP + Zeit Beim Eingang einer Mitteilung wird automatisch die Zeit, das Datum sowie (falls verfügbar) die Rufnummer des Anrufers gespeichert. Mit dieser Option wählen Sie, ob Sie diese Informationen vor dem Abspielen einer Mitteilung hören wollen oder nicht Bitte folgen Sie den Sprachmenüs. Option 2 haz1314aadea0 1 2 Passwort Sprache 3 Clip+Zeit Ein/Aus 9 7

10 Sprachmenüs Persönliche Begrüssung Das Voic -System ordnet jeder Mailbox eine Standard-Begrüssung zu, z.b. "Sie sind mit der Mailbox-Nummer NNN verbunden". In diesem Menü können Sie eine persönliche Begrüssung aufsprechen. Die persönliche Begrüssung kann vom Mailbox-Besitzer jederzeit abgehört, geändert oder gelöscht werden. Persönliche Begrüssung 3 haz1313aadea0 1 Hören 2 Aufspr., ändern 8 Löschen 9 Hinweis: Anrufer können die Begrüssung mit der "#-Taste" überspringen und sofort eine Mitteilung hinterlassen. Bitte folgen Sie den Sprachmenüs. Name Sprechen Sie in diesem Menü Ihren Namen auf. Der Name ersetzt die Mailboxnummer in der Standard-Begrüssung. Der Anrufer hört dann: "Sie sind mit der Mailbox von "Name" verbunden. Der aufgesprochene Name wird zudem beim Weiterleiten einer Mitteilung automatisch eingesetzt. Bitte folgen Sie den Sprachmenüs. Name Hören Aufspr., ändern Löschen haz1315aadea0 8

11 Sprachmenüs Anrufschutz In diesem Menü wird der Anrufschutz "Bitte nicht stören" ein- oder ausgeschaltet. Nach dem Einschalten vermittelt das Voic -System keine Anrufe mehr zu diesem Teilnehmer. Der Anrufer erhält dann einen speziellen Sprechtext, der ihm weitere Vermittlungsmöglichkeiten anbietet. Nach dem Ein- oder Ausschalten wird Ihnen die aktuelle Einstellung mitgeteilt. Anrufschutz 5 Ein/Aus haz1316aadea0 Benachrichtigung Die externe Benachrichtigung dient zur Signalisation eingegangener Mitteilungen Ihrer Mailbox auf einem externen Anschluss. In diesem Menü wird die Rufnummer des externen Anschlusses (bis zu 20 Ziffern) eingegeben sowie die externe Benachrichtigung ein- oder ausgeschaltet. Benachrichtigung 6 haz1317aadea Ein/Aus Tel.-Nr. eingeben Tel.-Nr. hören Hinweis: Es ist möglich, dass dieser Menüpunkt in Ihrem Sprachmenü nicht angeboten wird. Melden Sie sich in diesem Fall bei Ihrem Systemadministrator. Er kann Ihnen die Berechtigung zur externen Benachrichtigung erteilen. Bitte folgen Sie den Sprachmenüs. 9

12 Sprachmenüs Mitteilungen senden Diese Funktion dient zum Versand einer neuen Mitteilung an eine oder mehrere Mailboxen. Dies ist vor allem in folgenden Anwendungsfällen sinnvoll: Sie möchten einem Mailbox-Besitzer der nicht auf das Voic -System umgeleitet hat eine Mitteilung hinterlassen. Sie möchten eine Mitteilung gleichzeitig an mehrere oder alle Mailbox-Besitzer senden. Es gibt fünf Mailbox-Gruppen mit den Default-Nummern 000, 001, 002, 003 und 099. Der Systemverwalter kann den ersten vier Gruppen Mailboxen zuordnen. Die Gruppe 099 beinhaltet immer alle Mailboxen. Bitte folgen Sie den Sprachmenüs. Mitteilung senden 8 haz1318aadea0 Zum Hauptmenü Mit der Taste 9 können Sie vom Hauptmenü der Verwaltungsfunktionen Ihrer persönlichen Mailbox ins Hauptmenü der "Automatisierten Vermittlung" wechseln. Sie hören dann den Begrüssungstext des Eröffnungsmenüs für die gerade aktive Betriebsart (Tag, Pause, Nacht, Feiertag/Ferien). Der Systemverwalter kann die Taste umdefinieren. Zum Hauptmenü 9 (Automatisierte Vermittlung) haz1319aadea0 10

13 Voic -Bedienung mit konfigurierten Tasten Voic -Bedienung mit konfigurierten Tasten Zur komfortablen Bedienung häufig benutzter Voic Funktionen (z.b. Anrufumleitung oder Rufweiterschaltung zu Ihrer Mailbox aktivieren/deaktivieren, Abfrage der eingegangenen Mitteilungen usw.) können Sie die frei konfigurierbaren Tasten Ihres Office-Telefons nutzen. Diese werden mit Hilfe von Funktionsbefehlen selbstbelegend konfiguriert. Danach genügt ein einziger Tastendruck und die gewünschte Funktion wird ausgeführt. Die folgenden Konfigurationsbeispiele gelten für die Telefone Office 25, 30, 35, 40 und 45. Dabei wird automatisch die Leitung belegt und die konfigurierte Funktion ausgeführt. Die Funktionsbefehle in den nachfolgenden Beispielen haben folgende Bedeutung: Funktionsbefehl I X P N Z Bedeutung Leitung belegen Verbindung abbauen 1 Sekunde Pause vor nächster Aktion In Wahlvorbereitung eingegebene Rufnummer einsetzen Transparent/DTMF-Mode aktivieren 11

14 Voic -Bedienung mit konfigurierten Tasten 3 Beispiele zur Tastenkonfigurierung Mit den folgenden drei Schritten gelangen Sie in das Menü zur Konfiguration einer Taste. Dieses Vorgehen gilt für alle nachfolgenden Beispiele: 1. Menütaste so oft drücken bis Konfigurierung (oder Programmierung) erscheint und mit der Foxtaste bestätigen oder Langer Tastendruck der Menütaste 2. Menütaste so oft drücken bis "Tasten" erscheint und mit der Foxtaste bestätigen 3. Die zu konfigurierende freie Taste drücken Weiter unter Punkt 4 der nachfolgenden Beispiele Beispiel 1 Hinweis: Mit einem langen Tastendruck der gewünschten Taste kann direkt in das Menü zur Konfiguration dieser Taste gesprungen werden. Anrufumleitung (AUL) oder Rufweiterschaltung (RWS) zur eigenen Mailbox 4. Mit der Foxtaste "Funktionstaste" wählen und mit "Ok" bestätigen 5. Mit der Foxtaste "Umleiten" und "Teilnehmer" oder "Rufweiterschaltung" (RWS) wählen und mit "Ok" bestätigen 6. Die angezeigten Funktionsbefehle im Speicher 1 und 2 entsprechen nun den gewählten Funktionen. Im Speicher 1 ist die Funktion zur Aktivierung und im Speicher 2 die Funktion zur Deaktivierung abgelegt. Mit "Ok" werden diese Funktionsbefehle gespeichert. Aktivieren (Speicher 1) Deaktivieren (Speicher 2) Anrufumleitung I*21N#PX I#21PX Rufweiterschaltung I*61N#PX I#61PX Zur Aktivierung der Anrufumleitung oder der Rufweiterschaltung geben Sie in der Wahlvorbereitung die Nummer Ihres Voic -Systems ein und drücken die entsprechende Funktionstaste. Bei erneutem Tastendruck wird die Funktion wieder deaktiviert. 12

15 Tipp: Voic -Bedienung mit konfigurierten Tasten Um die Nummer Ihres Voic -Systems auch auf die Funktionstaste zu legen wird der Inhalt von Speicher 1 entsprechend editiert: Anrufumleitung aktivieren Rufweiterschaltung aktivieren I*21nnnPX I*61nnnPX Dabei ist "nnn" die Nummer Ihres Voic -Systems. Die Nummer Ihrer Mailbox wird automatisch zugeordnet und muss daher nicht angegeben werden. Beispiel 2 Hinweis: Die aktivierte Funktion kann auch mit der Foxtaste unter "stellen" deaktiviert werden. Einstieg ins Hauptmenü der Verwaltungsfunktionen der eigenen Mailbox und Mitteilungen abfragen 4. Mit der Foxtaste "Nummerntaste" wählen und mit "Ok" bestätigen 5. Mit der Foxtaste den gewünschten Speicherplatz wählen 6. Die folgenden Funktionsbefehle eingeben: "InnnZNf" dabei ist: nnn f Nummer des Voic -Systems Verwaltungsfunktion (z.b. f=1 für Mitteilungen hören) Zur Aktivierung der Funktion geben Sie in der Wahlvorbereitung das Benutzer- Passwort Ihrer Mailbox ein und drücken die entsprechende Taste. 13

16 Voic -Bedienung mit konfigurierten Tasten Tipp: Um das Passwort Ihrer Mailbox auch auf die Funktionstaste zu legen wird der Inhalt von Speicher 1 folgendermassen editiert: "InnnZxxxxf" dabei ist: nnn xxxx f Nummer des Voic -Systems Benutzer-Passwort Verwaltungsfunktion (z.b. f=1 für Mitteilungen hören) Beispiel 3 Hinweis: Die Telefone Office 25, 35 und 45 schalten nach Aufbau einer Verbindung standardmässig automatisch in den Transparent/DTMF-Mode um. Der Funktionsbefehl "Z" kann daher weggelassen werden. Mitteilungen einer fremden oder einer virtuellen Mailbox abfragen 4. Mit der Foxtaste "Nummerntaste" wählen und mit "Ok" bestätigen 5. Mit der Foxtaste den gewünschten Speicherplatz wählen 6. Die folgenden Funktionsbefehle eingeben: "InnnZNP9Pfmmmxxxx" dabei ist: nnn 9 f mmm xxxx Nummer des Voic -Systems Wechsel ins Hauptmenü der "Automatisierten Vermittlung" DTMF-Wählzeichen für Mitteilungen hören im Hauptmenü Nummer der fremden oder virtuellen Mailbox Passwort der fremden oder virtuellen Mailbox Zur Aktivierung der Funktion geben Sie in der Wahlvorbereitung das Benutzer- Passwort Ihrer Mailbox ein und drücken die entsprechende Taste. 14

17 Tipp: Voic -Bedienung mit konfigurierten Tasten Um das Passwort Ihrer Mailbox auch auf die Nummerntaste zu legen, den Speicherinhalt entsprechend editieren. (Siehe Tipps der Beispiele 1 und 2) Hinweis: Wenn Sie diese Funktion auf einer Taste eines Telefons ohne eigene Mailbox konfigurieren kommen Sie direkt ins Hauptmenü der "Automatisierten Vermittlung". 15

18 Voic -Bedienung mit konfigurierten Tasten 16

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20 Liefermöglichkeiten und technische Änderungen vorbehalten. Der Leistungsumfang ist von der Software abhängig. by ascom Bestell-Nr.: Dokument-Nr.: de_ba_000_b0