Mediationsordnung der Deutsch-Amerikanischen Handelskammer New York (AHK USA New York)

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1 Mediationsordnung der Deutsch-Amerikanischen Handelskammer New York (AHK USA New York) Präambel 1. Die Deutsch-Amerikanische Handelskammer in New York (AHK USA New York) hat die Aufgabe, die Handels- und Wirtschaftsbeziehungen zwischen Deutschland und den USA zu fördern. Dazu gehört auch, bei der Beseitigung von Streitigkeiten zwischen Unternehmen, die am bilateralen Wirtschaftsverkehr beteiligt sind, mitzuwirken. Zu diesem Zweck hat die Rechtsabteilung der AHK USA New York die vorliegende Mediationsordnung erarbeitet. 2. Nach dieser Mediationsordnung soll auf freiwilliger und vertraulicher Basis mit Unterstützung eines ausgebildeten Mediators die Ausräumung von Meinungsverschiedenheiten durch Unterzeichnung einer entsprechenden Vereinbarung zwischen den Parteien angestrebt werden (Mediationsverfahren). 3. Die Rechtsabteilung der AHK USA New York fungiert als Mediationsstelle und nimmt die ihr nach dieser Mediationsordnung übertragenen Aufgaben wahr. Sie stellt den Mediator. 4. Die Beteiligten des Mediationsverfahrens (Parteien, Mediationsstelle, Mediator sowie von ihnen hinzugezogene Dritte) bemühen sich, zu einer schnellen Durchführung des Mediationsverfahrens und zu dessen Erfolg beizutragen. Art. 1 Vertraulichkeit 1. Die Beteiligten des Mediationsverfahrens sind verpflichtet, über die Einleitung des Mediationsverfahrens, das Mediationsverfahren selbst, dessen Inhalt und

2 seine Beendigung strengste Vertraulichkeit zu wahren, es sei denn, die genannten Tatsachen und Informationen können unabhängig vom Mediationsverfahren in Erfahrung gebracht werden oder ihre Offenlegung ist gesetzlich vorgeschrieben. Die Parteien können darüber hinaus durch ausdrückliche Erklärung auf die Vertraulichkeit verzichten. 2. Keiner der am Mediationsverfahren Beteiligten darf von einer der Parteien als Zeuge in einem behördlichen oder (schieds-)gerichtlichen Verfahren über direkt oder indirekt mit dem Mediationsverfahren zusammenhängende Tatsachen benannt werden. 3. In Einzeltreffen von einer Partei übermittelte Informationen dürfen von der Mediationsstelle nur mit dem ausdrücklichen Einverständnis der übermittelnden Partei gegenüber der anderen Partei offengelegt werden. 4. Nach Abschluss des Mediationsverfahrens hat die Mediationsstelle den Parteien die von ihnen ausgehändigten Dokumente mitsamt eventuell angefertigter Kopien zurückzureichen. Aufzeichnungen und jegliche andere Nachweise zum Inhalt des Mediationsverfahrens sind von der Mediationsstelle zu vernichten, soweit dem nicht gesetzliche Vorschriften entgegenstehen. Davon ausgenommen sind solche Dokumente, die für die Mediationsstelle selbst bestimmt sind, wie z. B. der Antrag auf Einleitung des Mediationsverfahrens. Art. 2 Der Mediator 1. Der Mediator fördert nach bestem Wissen und Gewissen die möglichst schnelle Findung einer endgültigen, tragfähigen und durchsetzbaren Einigung zwischen den Parteien. Dabei muss er unparteiisch und unabhängig sein und geltendes Recht beachten. Er berücksichtigt die Parteiinteressen, deren Rechte und Pflichten, sowie eventuell zwischen den Parteien bestehende oder allgemeine Handelsbräuche. 2. Ist der Mediator in der Vergangenheit für eine der Parteien beratend oder in anderer Eigenschaft tätig gewesen, so muss er dies der anderen Partei vor Annahme des Amtes mitteilen.

3 3. Soweit der Mediator dies für den erfolgreichen Ausgang des Mediationsverfahrens förderlich hält, kann er Mitarbeiter seines Vertrauens hinzuziehen, für die er unmittelbar und vollumfänglich verantwortlich ist und die sich ebenfalls zur Vertraulichkeit verpflichten. 4. Der Mediator hat Anspruch auf Zahlung eines Honorars, das sich nach der Gebührenordnung (Anlage 1 zu dieser Mediationsordnung) bestimmt. Art. 3 Einleitung des Mediationsverfahrens 1. Das Mediationsverfahren wird durch Einreichung eines schriftlichen Antrags einer Partei auf Durchführung eines Mediationsverfahrens bei der Mediationsstelle eingeleitet. 2. Der Antrag soll folgende Angaben enthalten: die genaue Bezeichung der anderen Partei(en) samt Anschrift(en) und sonstiger Kontaktdaten eine zusammenfassende Schilderung des Sachverhalts, der Meinungsverschiedenheit und der Forderung der antragstellenden Partei eine mindestens annäherungsweise Angabe des Streitwertes die ggf.unterzeichnete Mediationsklausel oder der Auszug aus dem Vertrag, aus dem sich die Durchführung eines Mediationsverfahrens bei auftretenden Konflikten ergibt. 3. Nach Einleitung des Verfahrens tritt die Mediationsstelle an die andere(n) Partei(en) heran, um diese zur Teilnahme an dem Mediationsverfahren zu bewegen. Die Bereitschaft zur Teilnahme ist innerhalb einer Frist von drei Wochen schriftlich gegenüber der Mediationsstelle zu erklären. 4. Bei Meinungsverschiedenheiten zwischen mehreren Parteien, von denen sich lediglich einige auf das Mediationsverfahren einlassen, entscheiden jene Parteien, welche sich eingelassen haben, ob das Mediationsverfahren fortgeführt wird. Die Parteien teilen ihre Entscheidung der Mediationsstelle frühstmöglich

4 mit. Auf Wunsch der Parteien informiert die Mediationsstelle die am Verfahren nicht teilnehmenden Parteien über die Aufnahme des Verfahrens. 5. Die Mediationsstelle kann das Mediationsverfahren für beendet erklären, falls die andere Partei die Mediation ausdrücklich ablehnt oder auf den Antrag zur Durchführung des Mediationsverfahrens nicht innerhalb der dreiwöchigen Frist erwidert. 6. Sofern die Parteien die Sprache, in der das Mediationsverfahren geführt werden soll, nicht übereinstimmend festlegen, wählt der Mediator die Sprache des Mediationsverfahrens. Art. 4 Gang des Mediationsverfahren 1. Der Mediator bestimmt unter Berücksichtigung der Parteiinteressen den Zeitpunkt und den Ort der Mediationssitzungen, wobei diese grundsätzlich in den Räumlichkeiten der Mediationsstelle stattfinden sollen. Alternativ können die Mediationssitzungen per Telefon- oder Videokonferenz geführt werden. Der Mediator kann sowohl Zusammenkünfte aller Parteien als auch Einzelsitzungen einberufen. 2. Die Parteien nehmen persönlich oder in Ausnahmefällen durch hinreichend bevollmächtigte Vertreter an den Mediationssitzungen teil. 3. Die Parteien können sich auf eigene Kosten durch einen Rechtsanwalt oder eine andere Vertrauensperson bei den Mediationssitzungen begleiten lassen, welche die Bestimmungen dieser Mediationsordnung wie die Parteien selbst zu beachten haben. 4. Der Mediator leitet das Mediationsverfahren nach seinem fachmännischen Urteil und unter Berücksichtigung seiner Pflichten aus dieser Mediationsordnung. 5. Der Mediator kann von den Parteien weitere mündliche oder schriftliche Auskünfte und Informationen anfordern.

5 6. Falls der Mediator die Konsultation von Sachverständigen für förderlich hält, kann er diese unter Einverständnis der Parteien hinzuziehen. Die Parteien übernehmen die dadurch anfallenden Kosten. 7. Der Mediator kann Empfehlungen aussprechen, den Parteien jedoch keine Einigung aufzwingen. Art. 5 Beendigung des Mediationsverfahrens 1. Ist eine Einigung über die Meinungsverschiedenheit ganz oder teilweise erreicht worden, ist sie in einer schriftlichen Vereinbarung festzuhalten. Der Mediator soll die Parteien bei der Abfassung einer klaren und vollständigen Vereinbarung unterstützen. Mit Unterzeichnung der Vereinbarung zwischen den Parteien ist das Mediationsverfahren beendet. 2. Jede Partei kann jederzeit durch schriftliche Erklärung gegenüber der Mediationsstelle das Mediationsverfahren für beendet erklären. Hierüber informiert die Mediationsstelle umgehend die anderen Beteiligten des Mediationsverfahrens. 3. Der Mediator kann das Mediationsverfahren beim Vorliegen wichtiger Gründe beenden, insbesondere falls eine Einigung zwischen den Parteien nicht erzielt werden kann. Hierüber informiert die Mediationsstelle die Parteien schriftlich. 4. Die Mediationsstelle erklärt das Mediationsverfahren für beendet, falls die Parteien trotz schriftlicher Aufforderung die Grundgebühr gemäß der Gebührenordnung (Anlage 1 zu dieser Mediationsordnung) nicht bezahlen. Art. 6 Auswirkungen auf andere Verfahren 1. Die Parteien verpflichten sich, für die Dauer des Mediationsverfahrens, keine gerichtlichen oder schiedsgerichtlichen Verfahren zur Geltendmachung von Ansprüchen, die Gegenstand des Mediationsverfahrens sind, einzuleiten. Bei laufenden Gerichts- oder Schiedsgerichtsverfahren verpflichten sich die Parteien,

6 das Ruhen des Verfahrens für die Dauer des Mediationsverfahrens zu beantragen, falls die Dauer des Mediationsverfahrens das Gerichts- oder Schiedsverfahren beeinflusst. 2. Durch die Parteien vertraglich bestimmte Fristen für Rechte und Pflichten, die Gegenstand des Mediationsverfahrens sind, sind für die Dauer des Mediationsverfahrens gehemmt. Art. 7 Kosten des Mediationsverfahrens 1. Die Kosten des Mediationsverfahren bestimmen sich nach der Gebührenordnung (Anlage 1 zu dieser Mediationsordnung). 2. Die Parteien tragen die Kosten des Mediationsverfahrens zu gleichen Teilen, soweit sie keine abweichende schriftliche Vereinbarung getroffen haben. Sie haften gegenüber der Mediationsstelle gesamtschuldnerisch. 3. Die Grundgebühr wird fällig, sobald eine Partei den Antrag nach Art. 3 Nr. 1 dieser Mediationsordnung gestellt und die andere Partei ihre Bereitschaft zur Teilnahme nach Art. 3 Nr. 3 S. 2 dieser Mediationsordnung erklärt hat. Das (Teil-)Vergleichshonorar wird mit Unterzeichnung einer Mediationsvereinbarung nach Art. 5 Nr. 1 fällig. 4. Die Grundgebühr fällt auch an, wenn eine Einigung zwischen den Parteien ganz oder teilweise nicht erzielt wurde. Art. 8 Sprachliche Fassungen der Mediationsordnung 1. Die vorliegende Mediationsordnung liegt in einer deutschen und englischen Fassung vor, welche beide gleichwertig Gültigkeit beanspruchen. 2. In etwaigen Fällen von Divergenzen der beiden Fassungen obliegt es dem Mediator die fraglichen Normen so auszulegen, dass deren Inhalt zur

7 Übereinstimmung gebracht wird, wobei die gesamte Mediationsordnung zu berücksichtigen ist. 3. Falls eine Auslegung entsprechend den Vorgaben des vorstehenden Absatzes nicht möglich ist, gilt diejenige sprachliche Fassung der Mediationsordnung als maßgeblich, welche in der Sprache des Mediationsverfahrens abgefasst ist. Art. 9 Geltende Fassung Diese Mediationsordnung findet in der bei Einleitung des Mediationsverfahrens geltenden Fassung Anwendung.