Herzlich willkommen zu unserer Informationsveranstaltung Die digitale Betriebsprüfung - das gläserne Unternehmen?

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1 Herzlich willkommen zu unserer Informationsveranstaltung Die digitale Betriebsprüfung - das gläserne Unternehmen?

2 Grundsätze des Datenzugriffs und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GDPdU : Gesetzliche Grundlagen Manfred Meixner, Haubner - Schäfer & Partner Vorstellung ACP AG und Infos zu IT-Prüfungen Horst Nadjafi, ACP AG GDPdU : Fehlende Umsetzung in Ihrer EDV?! IDEA Live-Demonstration Hans-Peter Wolf, ACP AG

3 Gesetzliche Grundlagen Am traten die Grundsätze des Datenzugriffs und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) in Kraft! In der Praxis haben Außenprüfer nun die freie Wahl zwischen drei Zugriffsvarianten und können diese beliebig wechseln. 1. Der unmittelbare Datenzugriff (Z1-Verfahren) 2. Der mittelbare Datenzugriff (Z2-Verfahren) 3. NEU! Die Datenträgerüberlassung (Z3-Verfahren)

4 u a) Unmittelbarer Datenzugriff Recht des Prüfers, vor Ort Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und selbst das EDV-System (Hard- und Software) zu nutzen Keine Nutzung durch Analyseprogramm IDEA des FA Kein Überspielen der steuerrelevanten Daten auf Laptop des BP Lesen, Filtern, Sortieren und Auswerten anhand des bestehenden Systems Recht des Prüfers auf Einweisung in das System des Steuerpflichtigen Der Steuerpflichtige muss die Unveränderbarkeit der Daten gewährleisten FA haftet nicht für evtl. Verlust der Daten

5 zu b) Mittelbarer Datenzugriff - Auswertung der Daten auf System des Steuerpflichtigen - mit vorhandenen Möglichkeiten des Systems Wesentlicher Unterschied - auf Anweisung des BP - durch Steuerpflichtigen bzw. dessen Mitarbeiter oder beauftragten Dritten

6 zu c) NEU! Datenträgerüberlassung - Überlassung der steuerrelevanten Daten auf maschinell auswertbarem Datenträger an BP - Üblicherweise CD - Daten nach Prüfung zurückzugeben oder zu vernichten - Verschlüsselung? Wesentliche Unterschiede zum unmittelbarem und mittelbarem Zugriff: - die Auswertungsmöglichkeit mit Analysesoftware des FA (IDEA)

7 Um die gesetzlichen Änderungen nutzen zu können hat sich das Finanzamt für das Prüfprogramm IDEA für GDPdU 2002 entschieden Betriebsprüfer sind bundesweit mit dieser Prüfsoftware ausgestattet worden.

8 Gesetzliche Änderung Gesetz vom , AO 146 Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen - Stand: (5) 1 Die Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen; bei Aufzeichnungen, die allein nach den Steuergesetzen vorzunehmen sind, bestimmt sich die Zulässigkeit des angewendeten Verfahrens nach dem Zweck, den die Aufzeichnungen für die Besteuerung erfüllen sollen. 2 Bei der Führung der Bücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein, dass während der Dauer der Aufbewahrungsfrist die Daten jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können. 3 Dies gilt auch für die Befugnisse der Finanzbehörde nach 147 Abs. 6. Absätze 1 bis 4 gelten sinngemäß.

9 Gesetzliche Änderung Gesetz vom AO 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen Stand: (5) 1 Wer aufzubewahrende Unterlagen in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern vorlegt, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; auf Verlangen der Finanzbehörde hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen. (6) 1 Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. 2 Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. 3 Die Kosten trägt der Steuerpflichtige.

10 Für jede Firma / Steuerpflichtigen stellen sich die Fragen: Ist man auf die Digitale Betriebsprüfung bereits vorbereitet und kann Ihre Firma die Daten elektronisch überlassen? Ist bekannt welche Voraussetzungen hinsichtlich der GDPdU zu schaffen sind und was steuerlich relevante Datenbereiche sind? Denn von der neuen Regelung sind nicht nur die Bereiche FIBU, LOHN und ANLAG sondern auch die Bereiche Warenwirtschaft, Zeiterfassung, Dokumentenmanagement usw. betroffen!!!

11 Für jede Firma/Steuerpflichtigen stellen sich die Fragen: STEUERLICH RELEVANTE DATEN???? Wer hält diese Daten?? Der Steuerberater? nur zum Teil Das Unternehmen selbst!

12 Für jede Firma/Steuerpflichtigen stellen sich die Fragen: Erfüllt jedes in der Firma eingesetzte Softwareprodukt, das steuerlich relevante Daten enthält, die Anforderungen für alle drei Zugriffsarten? Wie lange sind die Aufbewahrungsfristen und wer trägt die Verantwortung?

13 GDPdU : Gesetzliche Grundlagen Manfred Meixner, Haubner - Schäfer & Partner Vorstellung ACP AG und Infos zu IT-Prüfungen Horst Nadjafi, ACP AG GDPdU : Fehlende Umsetzung in Ihrer EDV?! IDEA Live-Demonstration Hans-Peter Wolf, ACP AG

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