Numiga. Numiga Untertitel Implementierungs-Methodik

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1 Numiga Numiga Untertitel Implementierungs-Methodik eingeben

2 Einführung Technology Organisation Communication Das im Folgenden dargestellte Konzept beschreibt einen Lösungsansatz, um ein Unternehmen gezielt und strukturiert auf die Dienstleistungen der Numiga im Gesamt-Bereich der Reiskostenabrechnung vorzubereiten und um durch einen durchgängigen Prozess die Implementierungs- und Betriebssicherheit zu optimieren. Seite 2

3 Definition und Bedeutung Technology Organisation Communication TOK steht für Technik, Organisation und Kommunikation und beschreibt ein methodisches Vorgehen im Bereich des Veränderungs- Managements (Change Management). Mit dieser Methodik werden nicht nur Themen in Bezug auf die Systeme (Technik) und Prozesse (Organisation) behandelt. Gleichwertig werden auch internen und externen Schnittstellen (Kommunikation) thematisiert. Seite 3

4 Geschäftsreisekosten - Prozesskette Für die Beurteilung der Geschäftsreisekosten ist die Betrachtung der gesamten erforderlichen Prozesskette notwendig Planung und Vorbereitung: Indirekte Reisekosten durch Durchführung: Direkte Reisekosten durch Abrechnung und Verwaltung: Indirekte Reisekosten durch Reise Bedarf Reiseabschluss Genehmigung Vorschuss Planung & Buchung Durchführung Reise Erstellung Abrechng- Genehmigung Abrechng. Durchführung Abrechng. Kostenerstattung Genehmigung Anweisung Auszahlung Abstimmung mit Reiserichtlinien Externes Reisebüro - Reiseplan - Buchung - Zustellung / Abholung - Tickets - Bezahlung Flug / Bahn, Mietwagen, Hotelkosten, Taxi / ÖPNV, Spesen usw. Belege sammeln, Abrechnung erstellen usw. Prüfung, Rückfragen usw. Abrechnung freigeben, Beleg versenden Auszahlung der Reisekosten Bank / Gehalt Schnittstellen erzeugen, ggf. Auswertungen Die Reihenfolge sowie der Umfang der einzelnen Teilprozess-Aufgaben kann in geringem Ausmaß variieren. Seite 4

5 Lösung individueller Kunden-Aufgaben Numiga kombiniert Produkte und Prozesslösungen zur Lösung für die individuellen Aufgaben der Kunden Prozess- Lösungen: Reise- und Buchungsprozessanalyse, individuelle Bedarfs- und Potenzialermittlung Analyse von Reiserichtlinien, Abrechnungsprozess-Workflow, Schnittstellen ERP-System Implementierungs-Management beim Kunden Qualifizierung der Mitarbeiter beim Kunden (Benutzerschulungen OBE, RKA) Entwicklung und Integration von Reiserichtlinien und Regelwerken in das Kundensystem SAP - gestützte Reisekostenabrechnung Geschäftsreise - Gesamt-Prozess des Kunden Produkt- Beispiele: Online-Buchung der Reisemittel (Hotel, Flug, Bahn, Mietwagen) User Helpdesk und Support, Onlinebuchungsunterstützung, mehrsprachige Mitarbeiter Reisekostenabrechung, Genehmigungs-Workflow, RKA-Audit Company Credit Card, Corporate Credit Card, digitales online Beleg-Archiv Auszahlung der Reiskosten direkt an den Reisenden, Lieferung aller Schnittstellen Kundenindividuelles Reporting VAT Reclaim für Auslandsbelege Seite 5

6 Einführung neuer Prozesse Neue Prozesse müssen beim Kunden sowie bei den Mitarbeitern sorgfältig und nachhaltig eingeführt werden Bei der Implementierung neuer Produkte und Prozesslösungen in eine bestehende Organisationsstruktur werden in der Organisation verwurzelte, von den Mitarbeitern gewohnte und bisher akzeptierte kulturelle und strukturelle Themen berührt. Eine Veränderung der Abläufe, Anlaufpunkte, Ansprechpartner, der Einsatz neuer technischer Medien usw. stellen eine Veränderung des gewohnten und vertrauten Status und somit Risikofaktoren für den erfolgreichen Einsatz dar. Die Veränderungen werden von Numiga sorgfältig geplant und gemeinsam mit dem Kunden im Kundensystem eingeführt. Seite 6

7 Einführung neuer Prozesse Neue Prozesse müssen beim Kunden sowie bei den Mitarbeitern sorgfältig und nachhaltig eingeführt werden Kunde Produkte und Prozesslösungen: inhaltlich - Fachliches Know-how - Produkte und Lösungen - Software-Systeme - Externe Partner Neuer Geschäftsreise-Prozess des Kunden Bisheriger Prozess: organisatorisch / technisch - Alte Gewohnheiten - Erwartungen,Befürchtungen - Teilwissen - Verflechtungen - Emotionale Aspekte Seite 7

8 Implementierungs-Management Numiga unterstützt die Veränderungen beim Kunden durch ein kundenorientiertes, ganzheitliches Implementierungs- Management Statt einer rein technischen Implementierung der Produkte und Prozesslösungen ermöglicht das Implementierungs-Management von Numiga eine gezielte und strukturierte Harmonisierung beider Prozesswelten - technisch und fachlich. Das Ziel ist es, die Dienstleistungen von Numiga und die neuen Kundenprozesse technisch, organisatorisch und kommunikativ optimal einzuführen und dann dauerhaft erfolgreich zu betreiben. Seite 8

9 Implementierungs-Management Numiga unterstützt die Veränderungen beim Kunden durch ein kundenorientiertes, ganzheitliches Implementierungs- Management Produkte und Prozesse für den neuen Geschäftsreise- und RKA-Prozess Individuelle Anpassung und Unterstützung: Produkt- und Prozessanpassung Prozess- und Implementierungs- Management beim Kunden Qualifizierung der Mitarbeiter für die neuen Prozesse Vollständige Dokumentation Vorteile für den Kunden: Schnelle und dauerhafte Erreichung der Kosten-, System- und Prozessvorteile Klare und reibungslose Umsetzung der Numiga-Dienstleistungen und Kundenprozesse Technische und kulturelle Abstimmung und nachhaltige Stabilität des Gesamtprozesses Qualifizierung der Kunden für für die neuen Kosten- und Prozessvorteile Synchronisierung der unterschiedlichen Systemsichten und Voraussetzungen Seite 9

10 Arbeitsmodell für die Implementierung Die Balance zwischen Technik, Organisation und Kommunikation ist das Herzstück des Arbeitsmodells von Numiga Bei der Implementierung der Numiga-Dienstleistungen bei den Kunden hat sich die TOK-Methode (Technik, Organisation und Kommunikation) bewährt. TOK Veränderungs-Management in 3 aufeinander abgestimmten Schwerpunkten: 1. Technik Systeme, Soft-/Hardware, Netzwerke etc. 2. Organisation Interne Prozesse, Numiga/Kunde, Abwicklung BTM, RKA etc. 3. Kommunikation Schnittstellen intern/extern, Qualifikation, Rollout, Eskalationen etc. Seite 10 Analyse und Lösung möglicher technischer Probleme. Gemeinsam mit den Kunden Handlungsbedarf erkennen und Maßnahmenpläne zu technischen Verbesserungen und Veränderungen entwickeln. Analyse der Bereiche in der Organisation der Kunden, die in Bezug zu den Numiga- Dienstleistungen stehen. Erkennen von organisatorischen Hindernissen und Beratung bei der Beseitigung durch den Kunden. Analyse der vorhandenen und erforderlichen internen Kommunikationsstrukturen. Beratung und Durchführung von kommunikativen Maßnahmen zur Unterstützung der Akzeptanz und der Implementierung beim Kunden (Schulungen, Medien usw.).

11 Veränderungs-Management in 3 Stufen TOK-Methode (grafischer Verlauf) 1. Technik Systeme, Soft-/Hardware, Netzwerke etc. 2. Organisation Interne Prozesse, Numiga/Kunde, Abwicklung BTM, RKA etc. Aufwand 3. Kommunikation Schnittstellen intern/extern, Qualifikation, Rollout, Eskalations-Management Organisation Technik Kommunikation vor Implementierung nach Implementierung Zeit Seite 11

12 Anwendung der TOK-Methode Die TOK-Methode wird in einem nachvollziehbaren und erprobten Prozess gemeinsam mit dem Kunden angewendet Implementierungs- Prozess mit TOK: Phase 1: Auftragsklärung Phase 2: Audit / Analyse - Was will der Kunde? - Was erwartet er? - Was erhofft er sich? - Was kann er selbst umsetzten? - Welche verdeckten Erwartungen bestehen? Was braucht der Kunde zur Implementierung - Ist-Stand? - Technik - Organisation - Kommunikation TOK Planung Phase 3: Angebot - Welche Leistungen kann Numiga - ausgerichtet auf den ermittelten Kundenbedarf - anbieten? - Was ist dazu notwendig? - Gemeinsam die Erfolgskriterien vereinbaren TOK Planung Seite 12

13 Anwendung der TOK-Methode Die TOK-Methode endet erst mit der erfolgreichen Implementierung auf Basis gemeinsam definierter Erfolgskriterien Implementierungs- Prozess mit TOK: Phase 4: Realisierung Umsetzung in interdisziplinären Gruppen: - Definition von Arbeitspaketen - Definition von Verantwortlichen und Umsetzungsteams - Realisierung TOK Umsetzung Phase 5: Implementierung Phase 6: Review - Pilotbetrieb, Analyse und Anpassungen - Qualifizierung und Schulung - System- und Prozessbeschreibung für den Kunden - Sicherung der Erfahrungen - Rollout - Analyse der Erfahrungen aus Rollout und Regelbetrieb - Dokumentation der Ergebnisse/Anpassungen - Überführung in den Regelbetrieb, Übergabe der Verantwortung - Synchronisation von Unebenheiten in den Prozessen - Projektabschluss TOK Umsetzung TOK Umsetzung Seite 13

14 numiga: wir machen es einfach Sie haben noch Fragen oder wollen mehr über das TOK-Konzept - die Implementierungs-Methodik von Numiga - erfahren? Ihre Fragen beantworten wir gerne: T +49 (0) F +49 (0) contact@numiga.de Oder Sie wählen einfach einen direkten Ansprechpartner auf unserer Kontakt- Seite aus. Seite 14