smartdox invoice app Die Standardlösung zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen

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1 smartdox invoice app Die Standardlösung zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen

2 Mit der von edoc entwickelten Best Practice Workflowlösung smartdox invoice app erhalten Sie einen vorgefertigten, standardisierten aber dennoch frei konfigurierbaren ganzheitlichen Workflow zur Verarbeitung und Prüfung von Eingangsrechnungen. Die smartdox invoice app berücksichtigt dabei sowohl Kostenrechnungen als auch Eingangsrechnungen mit Bestellbezug. Die Lösung orientiert sich durchgängig an einem Best Practice Ansatz, abgeleitet aus einer Vielzahl erfolgreich umgesetzter Workflow-Projekte sowie unserer langjährigen Erfahrung im d.3ecm Umfeld. Leistungsumfang und Prozessbausteine Ausgefeilte Benutzeroberflächen sorgen für einen hohen Benutzerkomfort und liefern die richtige Information zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle. Das spart Zeit, schafft Transparenz und beschleunigt Ihre geschäftskritischen Prozesse um ein Vielfaches. Und Sie werden eines sicher feststellen - Begeisterung bei Ihren Anwendern! Modularer Aufbau Die Gesamtlösung für die Eingangsrechnungsverarbeitung ist modular aufgebaut. Dies ermöglicht Ihnen einen gezielten und auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten Einsatz der Lösung. So kann diese beispielsweise auch ohne eine vorgeschaltete Beleglesung und Datenextraktion eingesetzt werden. Die Eingangsrechnung (Annahme Papier) würde in diesem Fall gescannt und direkt an die smartdox invoice app übergeben, wo die Erfassung der Daten im Rahmen des Workflowprozesses erfolgen kann. Eingang der Rechnung Die Lösung berücksichtigt verschiedene Arten des Rechnungseingangs: Papier: Erfassung via Scan-Prozess (mit Barcode/Trennblatt; Multifunktionsgeräte werden dabei unterstützt) Überwachung von Postfächern sowie automatische Übernahme und Verarbeitung der Eingangsrechnungen Datei: Übernahme von Eingangsrechnungen, die als Datei geliefert werden (ZUGFeRD, XML) smartdox invoice app Stand: Juni 2015 Seite 2 von 5

3 Verarbeitung der Rechnung Die Verarbeitung der Eingangsrechnung lässt sich in drei Bereiche untergliedern: Konvertierung: Überführung in Standardformate (z. B. in PDF) Extraktion von Daten aus den Dokumenten für die weitere Verarbeitung Analyse und Erkennung von Kreditor, Kopf- und Fuß- sowie Bestell- und Positionsdaten inkl. automatischer Validierung mit ERP Daten sowie der Möglichkeit eines automatischen Trainings in Bezug auf die Belegerkennung Workflow, Rechnungscockpit und Datenexport Über das Workflowdesign hinaus deckt die Lösung alle Bestandteile der Rechnungsprüfung ab: Verteilung der Rechnung (manuell oder anhand automatischer Regeln, basierend auf Kreditor, Bestellungen oder anderen fachlichen oder branchenspezifischen Regeln.) Sachliche Prüfung (auch positionsbezogen, mehrstufig) Genehmigung und Freigabe (auch positionsbezogen, mehrstufig, Freigabegrenzen werden dabei beachtet) Bereitstellung (Finale Übergabe bzw. Export der Workflowdaten an das jeweilige ERP System) Rechnungscockpit Auf Basis der in die Lösung integrierten Komponente smartdox cockpit erhalten Sie ein umfassendes Rechnungscockpit mit folgenden Funktionen: Eingangsrechnungsbuch out-of-the-box Überwachung von Skontofristen sowie Zahlungsfreigabeüberwachung Zentrale Workflowsteuerung mit direkten Weiterleitungs- und Freigabe-Funktionen Stapelverarbeitung von mehreren Rechnungen gleichzeitig Direkter Zugriff auf den d.3 Workflow mit dem technologischen Vorteil, dass keine eigene Workflow-Datenverwaltung benötigt wird. Dadurch entfällt eine zusätzliche Datenschnittstelle (z. B. für einen externen Rechnungsmonitor) Workflow mit Dokument und entsprechenden Verknüpfungen Export an das ERP System und Protokoll Unterstützung aller ERP Systeme zur Datenübernahme und Datenübergabe, sofern diese über eine Datenimport/-export oder Online-Datenbank-Schnittstelle verfügen Zugriff aus dem ERP System auf die Workflowdaten ist zu jeder Zeit möglich smartdox invoice app Stand: Juni 2015 Seite 3 von 5

4 Einbindung mobiler Nutzer via App (ios und Android) Die Anforderungen an eine mobile Nutzung unserer Lösungen nehmen stark zu. Relevante Informationen und geschäftskritische Dokumente müssen zu jederzeit und auch mobil verfügbar sein. Die Antwort ist d.3 mobile. Die App bietet auch mobilen Nutzern einen schnellen und komfortablen Zugriff auf alle wichtige Funktionen: Suche im d.3ecm System sowie Anzeige von Dokumenten und Akten Teilnahme an Workflowprozessen Vollständige Workflowbearbeitung Revisionssichere Archivierung in d.3ecm Selbstverständlich werden alle Dokumente revisionssicher und rechtskonform im d.3ecm System archiviert. Revisionssichere Archivierung der Dokumente in d.3ecm Speicherung des Workflowprotokolls zur Eingangsrechnung im revisionssicheren Archiv Unterstützung von strukturierten d.3ecm Aktenplänen Vorteile auf einen Blick Schnelle und transparente Einführung, dadurch sofortiger Nutzen Auslieferung von Standardprozessen für folgende Szenarien: - Kostenrechnungen - Warenrechnungen mit und ohne Differenz Hinterlegung von Skontoinformationen in den Kopfdaten Konfiguration der Felddefinitionen (Pflichtfeld, Schreibschutz, Sichtbar) auf Workflow- und Schrittebene möglich Erstellung und Bearbeitung von Kontierungstemplates für die Buchung von Positionsdaten "on the fly" aus der Maske heraus Anbindung des edoc Lizenzservers (edoc license server) Mandanten können als Werteliste hinterlegt werden Effizientes Design für optimale Usability und Benutzerakzeptanz Keine Programmierung und grafischen Designkenntnisse erforderlich Aktuellste Workflowtechnologie: - d.ecs flow/d.ecs form smartdox cockpit 2.0 Generische Plattform, welche auch für die Umsetzung weiterer Geschäftsprozesse genutzt werden kann Maximale kfm. Sicherheit durch Implementierung zum Festpreis (Ausnahme: Datentransport vom/zum ERP System, der im Projekt definiert werden muss) smartdox invoice app Stand: Juni 2015 Seite 4 von 5

5 Wer wir sind Wir sind ein Spezialist für Dienstleistungen rund um das Management unternehmensweiter Informationen. Mit unserem Angebot aus einer Hand, von Hard- und Software bis Support, heben wir uns konsequent von vielen anderen mittelständischen Anbietern ab. Im Vergleich zu Großunternehmen, die eine ähnliche Leistungsbreite aufweisen, sind wir persönlicher, flexibler und effizienter. Was unsere Kunden und Partner erwarten können Wir bieten unseren Kunden Lösungen, die ihnen den größtmöglichen Nutzen bringen. Ausgehend von einer intensiven Beratung begleiten wir den Kunden von der technischen Umsetzung bis über das Projektende hinaus. Unseren Partnern gegenüber setzen wir auf eine langfristige Geschäftsbeziehung, die auf Vertrauen und überzeugender Kompetenz basiert. edoc solutions ag Metternicher Str Weilerswist T F info@edoc.de