Frage Dich jeden Tag, was Du besser machen kannst. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) als Chance für dienstleistende Betriebe

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1 Frage Dich jeden Tag, was Du besser machen kannst. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) als Chance für dienstleistende Betriebe Fit For Success GmbH Gabriela Zimmermann Agenda 1. Einführung 2. Entwicklungen und Trends: Der Prozessgedanke Messbarkeit Zielorientierung 3. Methoden des KVP 4. Ressource Mitarbeiter

2 Mitarbeitergetragene Verbesserungen... befähigen Unternehmen zu schnellem Wandel nutzen das vorhandene Know How der Mitarbeiter bringen Flexibilität bringen die Prozessoptimierung in Gang sind Grundlage für Veränderungen schaffen bessere Information, Kommunikation und Transparenz Was ist KVP? KVP ist... das ständige, methodische Verbessern in kleinen, schnellen Schritten mit geringem Aufwand durch Teams aus Basis-Mitarbeitern. KVP - Das Prinzip der kleinen Schritte?

3 Zielsetzung des KVP Erhöhung der Kundenzufriedenheit Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit Reduzierung der Kosten Was sind KVP-Projekte? Konkret beschriebene Verbesserungsthemen (Zustandsbeschreibungen, Zielmessgrößen etc.) Methodische Abarbeitung in einem benannten KVP- Team (Arbeiten mit Zahlen, Daten, Fakten) Ausschließlich oder weit überwiegend (> 50 %) aus Mitarbeitern der Basis gebildetes KVP-Team Optimale Teamgröße: 3-6 Mitarbeiter Verwendung des einheitlichen KVP-Projektblattes für die Projektbeschreibung/Maßnahmen-/Ergebnisdarstellung Visualisierung vor Ort Typischer Zeitrahmen für KVP-Projekte: 4 bis 12 Wochen

4 Leitprinzipien zu KVP Probleme sind Schätze! Es gibt immer Raum für Verbesserungen! Selber machen, statt auf andere zu warten! Was ist neu? Weiterentwicklung des KVP-Gedankens:... früher bereichsbezogen/ funktionsbezogen nicht prozessübergreifend nur in produzierenden Bereichen heute... prozessorientiert unter Einbeziehung von messbaren Zielvereinbarungen auch in dienstleistenden Bereichen

5 Der Mitarbeiter Heute Morgen Spezialisten Arbeit auf Anweisung Einzelleistung Persönlicher Arbeitsplatz Bürobewohner mit festem Arbeitsplatz interdisziplinäre Generalisten Selbständige Aufgabenerfüllung Interdisziplinäre Teamarbeit Desk-Sharing Arbeitsplatz Büronomade an wechselnden Arbeitsplätzen Warum Orientierung an Prozessen? Funktionale versus prozessorientierte Sichtweise funktional fachorientiert teiloptimiert viele Funktionsverantwortliche Einbeziehung von Kundenwünschen schwierig! prozessorientiert produktorientiert gesamtoptimiert ein Prozessverantwortlicher Transparenz der Abläufe!

6 Prozess-Orientierung im KVP Input Kunde Aktivität 1 Aktivität 2 Aktivität 3 Output Kunde Prozessdarstellung So?

7 Beschaffung von Werkzeugen bei Auftrag Teilnahme Produktbesprechung Teilnahme Pflichtenhefterstellungen Anfragen bei Lieferanten Technische Abstimmungen Kostenverhandlungen Auswertung Angebote Beschaffen von Werkzeugen bei Auftrag (1/4) 1 Entscheidung unter Einbeziehung der Kostenverhandlungen Kaufvertrag oder Vereinbarung Auftrag erteilen Rechnungen prüfen Bankbürgschaft prüfen Fachabteilungen Beschaffen von Werkzeugen bei Auftrag (2/4) 2 Information über beigestellte Produkte an Liefertermine an Projektleiter Nachpflegen des Liefertermins Vorabnahme Werkzeuge lt. Protokoll Weitergabe der Information über Lieferung an Teilnahme Abspanngespräch Logistik Projektleiter Beschaffen von Werkzeugen bei Auftrag (3/4) 3 Mängelbericht an Werkzeugmacher Korrektur veranlassen (Termin) Info an Versand über Rücklieferung (an Rechnung freigeben Werkzeugbauer) oder lieber so? Beschaffen von Werkzeugen bei Auftrag (4/4) Was ist messbar? Wege Durchlaufzeiten Entfernung prozent. Verteilung Liegezeiten Fläche Störungen Fehler Häufigkeit Suchzeiten Zeitaufwand Zufriedenheit Anzahl Vorgänge Wartezeiten Kosten...

8 ... und im dienstleistenden Bereich? Aktuelle Studienergebnisse: nur ca. 1% der Zeit für wirkliche Wertschöpfung Verdoppelung der Kopier- und Druckkosten 30% von der Arbeitszeit in Sitzungen wieviel relevante s pro Tag? Beschreibung der Gesamtprozesse durch Mitarbeiter? optimale Büroabläufe schaffen den nötigen Freiraum für wertschöpfende Prozesse am Arbeitsplatz! Welche Bedeutung haben Ziele? Ziele müssen realistisch, messbar und erzielbar sein!

9 Zielformulierung im KVP Beispiel Versicherung: Bearbeitung einer Unfallmeldung Reduzierung der Bearbeitungszeit aller Unfallmeldungen um jeweils 30% im Monat Juli Methoden: Kreativitätstechniken Die Kopfstand-Methode Die Dinge auf den Kopf stellen!!! Wenn Sie zufriedene Kunden haben wollen, dann fragen Sie sich: Wie gelingt es uns, die Kunden möglichst unzufrieden zu machen?

10 Methoden: Kreativitätstechniken Mind-Mapping Durch Mind-Mapping wird das Gehirn produktiver! Methoden: Ursachenforschung: Ischikawa-Diagramm Mensch Ursache: Methode Ursache: Ursache: Material Ursache: Problem Maschine Ursache: Management Ursache: Milieu

11 Methoden: Ursachenforschung: 5-Warum-Analyse Warum ist der Mitarbeiter so wichtig? Belegschaften denken mit! Verbesserungsvorschläge Patentanmeldungen Ausbildungsstand der Mitarbeiter

12 Warum ist der Mitarbeiter so wichtig? Je höher die Qualifikation und die Motivation der Belegschaften, desto mehr tut sich in den Unternehmen in Sachen Innovation......oder?