Administration Erste Schritte im Brainloop Datenraum

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1 Administration Erste Schritte im Brainloop Datenraum Inhalt 1. Überblick Limits anpassen Anzahl der Benutzer Lizenzen anpassen Zusätzlichen Speicherplatz anpassen Gruppe anlegen Sicherheitseinstellungen vornehmen Anmeldungssicherheit Verschlüsselung Berechtigungen für Objekte setzen Berechtigungen eines Benutzers prüfen Daten hochladen Hochladen über die Schnittstelle zum Windows- Explorer Hochladen direkt im Datenraum Brainmark-Versionen erzeugen Benutzer einladen Brainloop Secure Dataroom Version 8.0 Seite 1 von 14

2 1. Überblick Diese Anleitung beschreibt die ersten Schritte, die der Administrator eines Brainloop Datenraums ausführen und Einstellungen, die er überprüfen sollte. Des Weiteren werden einige Tipps zu häufig benötigten Einstellungen genannt. Für weiterführende Informationen und Details lesen Sie bitte die Hilfe im Brainloop Datenraum. Sie erreichen diese durch Klick auf Hilfe: Gerne können Sie auch an einer unserer Online Schulungen teilnehmen. Dort wird gezielt auf die Einrichtung der Datenräume und die Sicherheitseinstellungen eingegangen. Weitere Informationen zu den Schulungen finden Sie hier: Brainloop - Training Für sonstige Fragen können Sie sich gerne an den Brainloop Support wenden: Telefonisch: Innerhalb Deutschlands: / (kostenfrei) Innerhalb USA: 800 / (kostenfrei) Ansonsten: / support@brainloop.com 2. Limits anpassen In der Datenraum-Center-Administration können Sie selbstständig je nach Bedarf den zusätzlichen Speicherplatz und die Anzahl der Lizenzen anpassen. Bitte beachten Sie, dass eine Anpassung direkt an das Brainloop Abrechnungssystem übertragen und taggenau berechnet wird. Nicht benötigte Lizenzen sollten deshalb vom Datenraum-Center-Administrator frühzeitig minimiert werden Anzahl der Benutzer Lizenzen anpassen 1. Gehen Sie in die Datenraum- Center Administration > Überblick > Bestellen. Brainloop Secure Dataroom Version 8.0 Seite 2 von 14

3 2. Klicken Sie auf Lizenzen Anpassen. 3. Geben Sie die neue Anzahl der Lizenzen ein. 4. Bestätigen Sie mit Bestellen Zusätzlichen Speicherplatz anpassen 1. Gehen Sie in die Datenraum- Center Administration > Überblick > Bestellen. 2. Klicken Sie auf Plattenplatz Ändern. Brainloop Secure Dataroom Version 8.0 Seite 3 von 14

4 3. Klicken Sie auf den Pfeil und wählen Sie die gewünschte Veränderung. 4. Bestätigen Sie mit Bestellen. 3. Gruppe anlegen Um den einzelnen Benutzergruppen eines Datenraums unterschiedliche Berechtigungen zuweisen zu können, sollten zunächst verschiedene Gruppen angelegt werden. Die Gruppe DR_ADMINS ist standardmäßig vorgegeben. 1. Gehen Sie in der Datenraum-Administration auf Benutzer und Gruppen > Gruppen. 2. Klicken Sie auf Gruppe Hinzufügen. 3. Im nächsten Fenster geben Sie den Gruppennamen an. Optional können Sie eine Beschreibung verfassen. 4. Wenn gewünscht, aktivieren Sie die Option Gruppe für alle Benutzer sichtbar machen. Hinweis: Die gesamte Kommunikation, s, Aufgaben, Fragen, etc., der Gruppe wird dadurch für alle anderen Datenraum-Mitglieder sichtbar! 5. Wählen Sie bei Kopieroptionen > Gruppe neu anlegen. 6. Aktivieren Sie die Option Anzeige-Berechtigungen zu den Wurzelordnern für Dokumente, Aufgaben oder Diskussionen hinzufügen. Dadurch erhält die neue Gruppe die Berechtigung Objekt anzeigen im Wurzelordner des Datenraums. 7. Klicken Sie auf Weiter. 8. (Optional) Fügen Sie bereits bestehende Datenraum-Mitglieder zur neuen Gruppe hinzu. 9. Klicken Sie auf Weiter. Brainloop Secure Dataroom Version 8.0 Seite 4 von 14

5 10. Setzen Sie in den nächsten beiden Schritten die gewünschten Gruppenberechtigungen. Hinweis: Die Rechte im Abschnitt Ändern und Verwalten sollten Datenraum- Administratoren vorbehalten sein. 11. Klicken Sie auf Weiter. 12. Im letzten Schritt werden Sie aufgefordert, die Einschränkungen zum Herunterladen für die Sicherheitskategorien zu setzen. Hinweis: Wenn Sie eine Sicherheitskategorie auf einem Dokument oder Ordner verwenden, überschreibt diese dort die Berechtigungen zum Download, die diese Gruppe im Datenraum erhalten hat. 13. Klicken Sie auf Fertig, um die neue Gruppe anzulegen. Brainloop Secure Dataroom Version 8.0 Seite 5 von 14

6 4. Sicherheitseinstellungen vornehmen 4.1. Anmeldungssicherheit Um Ihre Daten bestmöglich zu schützen, rät Brainloop Ihnen die doppelte Authentifizierung d.h. Anmeldung sowohl über Benutzernamen und Passwort als auch über PIN zu verwenden. 1. Gehen Sie in der Datenraum-Administration auf Sicherheit. 2. Wählen Sie Anmeldungssicherheit. 3. Klicken Sie auf Bearbeiten. 4. Im nächsten Fenster wählen Sie die Option PIN Anmeldung aktiviert. 5. Legen Sie außerdem fest, wie oft eine PIN Authentifizierung stattfinden muss. 6. Für Benutzer, die kein Mobiltelefon zur Verfügung haben, kann der PIN-Versand via erfolgen. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, werden Benutzer ohne Mobiltelefon gezwungen, dieses erst einzurichten, bevor sie den Datenraum betreten können. 7. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern. Brainloop Secure Dataroom Version 8.0 Seite 6 von 14

7 4.2. Verschlüsselung Um Ihre Dokumente im Datenraum bestmöglich abzusichern, empfehlen wir, die Verschlüsselung im Datenraum d.h. auf Server-Ebene zu aktivieren. 1. Gehen Sie in der Datenraum-Administration auf Sicherheit. 2. Wählen Sie Sicherheits-Funktionen aus. 3. Klicken Sie auf Bearbeiten. 4. Wählen Sie bei der Option Datenraum-Verschlüsselung: Erzwungene Verschlüsselung und bestätigen Sie mit OK. 5. Berechtigungen für Objekte setzen Im Datenraum wird ein Wurzelordner standardmäßig vorgegeben. Dort können Sie direkt Ihre Dokumente einstellen oder je nach Bedarf Unterordner anlegen und die Berechtigungen für die Ordnerstruktur festlegen. 1. Markieren Sie im Datenraum Explorer einen Ordner. 2. Klicken Sie auf den Link Aktionen. 3. Wählen Sie Rechte anzeigen aus. Ein neues Fenster öffnet sich. Brainloop Secure Dataroom Version 8.0 Seite 7 von 14

8 In diesem Fenster sehen Sie die Gruppen, für die bereits Berechtigungen hinterlegt sind. Markieren Sie die gewünschte Gruppe, damit Sie deren Berechtigungen sehen können. Hinweis: Gruppen, die keine Berechtigungen besitzen, werden nicht angezeigt. 4. Klicken Sie nun auf Rechte verwalten, wenn Sie Berechtigungen ändern oder Gruppen hinzufügen möchten. 5. Im nächsten Fenster klicken Sie auf Mehr um eine weitere Gruppe hinzuzufügen. 6. Geben Sie den Namen der Gruppe ein, wählen Sie die Gruppe aus der Liste und klicken Sie auf Anwenden. Brainloop Secure Dataroom Version 8.0 Seite 8 von 14

9 7. Sie gelangen zurück in das Rechte verwalten Fenster und können hier die Berechtigungen für die neue Gruppe setzen. Stellen Sie sicher, dass die gewünschte Gruppe links markiert ist. 8. Aktivieren Sie die Option Auf existierende Unterobjekte anwenden, wenn der Ordner bereits weitere Unterordner oder Dokumente enthält. Damit werden die nun gesetzten Rechte auf die Unterobjekte vererbt. 9. Setzen Sie die Berechtigungen, indem Sie die Schieberegler auf An oder Aus setzen. Im o.g. Bild sind Objekt anzeigen und Brainmark Dokument herunterladen aktiviert und Original- Dokument herunterladen deaktiviert. Hinweis: In den Schaltereinstellungen sind die gegrauten Felder aktiviert, siehe unten: 10. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen auszuführen. Hinweis: Sie können an dieser Stelle mehrere Gruppen auf einmal bearbeiten. Wählen Sie dazu eine weitere Gruppe aus und setzen Sie die Berechtigungen pro Gruppe. Erst ganz am Schluss klicken Sie auf OK und speichern somit alle Änderungen in einem Schritt. Brainloop Secure Dataroom Version 8.0 Seite 9 von 14

10 6. Berechtigungen eines Benutzers prüfen 1. Wählen Sie den Ordner oder das Dokument aus. 2. Klicken Sie auf Aktionen. 3. Wählen Sie Rechte anzeigen. 4. Öffnen Sie die Gruppe, indem Sie auf den Pfeil klicken. 5. Markieren Sie auf den jeweiligen Benutzer um dessen Rechte anzuzeigen. Hinweis: um einen Benutzer auszuwählen, können Sie einen Teil seines Namens auch im Eingabefeld eingeben. Brainloop Secure Dataroom Version 8.0 Seite 10 von 14

11 7. Daten hochladen Sie haben mehrere Möglichkeiten, um Daten in Ihrem Datenraum zu hinterlegen. 7.1 Hochladen über die Schnittstelle zum Windows- Explorer 1. Klicken Sie im Datenraum auf Aktionen. 2. Wählen Sie Öffnen in Windows. a) Windows XP/Vista: Es öffnet sich der Windows-Explorer. Klicken Sie auf das Ordner-Symbol in der Symbolleiste, damit der Verzeichnisbaum auf der linken Seite des Fensters angezeigt wird. Sollten Sie kein Ordner- Symbol sehen, wählen Sie den Menüpunkt Ansicht > Explorer-Leiste > Ordner. Die Ordner des Datenraums sehen Sie im unteren Bereich des Verzeichnisbaums unter Web Folders. Sie können nun durch Drag & Drop oder die bekannten Windows Kopier-Funktionen Ihre Ordner in den Datenraum kopieren b) Windows 7: Es öffnet sich der Windows-Explorer. Auf der rechten Seite werden die Datenraum Ordner angezeigt. Öffnen Sie nun einen zusätzlichen Windows Explorer lokal am Computer. Sie können nun durch Drag & Drop oder die bekannten Windows Kopier-Funktionen Ihre Ordner in den Datenraum kopieren. Brainloop Secure Dataroom Version 8.0 Seite 11 von 14

12 7.2 Hochladen direkt im Datenraum 1. Wählen Sie den Ordner, in dem Dokumente eingespielt werden sollen, und klicken Sie auf Neues Dokument. 2. Hier können Sie die gewünschte Datei auswählen. 3. Benennen Sie die Datei. 4. Optional kann eine vorher festgelegte Sicherheitskategorie vergeben werden. 5. Optional kann eine Beschreibung der Datei hinterlegt werden. 6. Speichern Sie mit OK. 8. Brainmark-Versionen erzeugen Alle Benutzer mit der Berechtigung Brainmark-Dokument herunterladen erhalten nur Zugriff auf die geschützte Version. Der Brainmark-Schutz besteht (je nach Ihrer Konfiguration) aus folgenden Kombinationsmöglichkeiten: Brainloop Secure Dataroom Version 8.0 Seite 12 von 14

13 Konvertierung Ihrer Office-Dokumente in PDF Dateien Secure PDF: Kein Druck möglich, kein Entnehmen von Inhalten möglich Auslieferung mit benutzerindividuellem Wasserzeichen Keine Download-Möglichkeit (Darstellung seitenweise am Bildschirm, Nur Anzeige) Eindeutige Kennzeichnung mit Dokumenten-Fingerabdruck Brainmark-Versionen der Dokumente werden spätestens dann erzeugt, wenn ein Benutzer diese das erste Mal öffnet. Bei größeren Dokumenten kann die Konvertierung ggf. einige Minuten dauern. Um dem Benutzer Wartezeit zu ersparen und um eventuellen Problemen bei der Konvertierung einzelner Dokumente vorzubeugen, können Sie die Generierung der Brainmark- Versionen vorab ausführen. Hinweis: Die Generierung der Brainmark-Versionen wird in der folgenden Nacht ausgeführt, so dass sie am nächsten Morgen zur Verfügung stehen. 1. Gehen Sie in der Datenraum-Administration auf Betrieb. 2. Wählen Sie die Option Brainmark Management aus. 3. Klicken Sie auf Brainmark-Dateien erzeugen. 4. Im nächsten Fenster können Sie Optionen für die Generierung festlegen. Klicken Sie auf Erzeugen, um den Vorgang anzustoßen. 9. Benutzer einladen Um neue Benutzer in den Datenraum einzuladen, klicken Sie auf die Option Einladen: Brainloop Secure Dataroom Version 8.0 Seite 13 von 14

14 1. Geben Sie die -Adresse des Benutzers an. 2. Wenn bekannt, geben Sie die Mobilfunknummer des Benutzers an. Hinweis: Geben Sie die Ländervorwahl ohne 00 und ohne + an, z.b. für Deutschland: 49. Im 2. Feld geben Sie die Vorwahl ebenfalls ohne 0 an, z.b. 171, sowie die restliche Nummer. 3. Weisen Sie dem neuen Benutzer eine Benutzergruppe zu. Der Benutzer erhält somit automatisch alle Rechte dieser Gruppe. 4. Legen Sie fest, ob eine Einladungs- verschickt werden soll. 5. Wählen Sie die Sprache aus. Diese bestimmt, in welcher Sprache die Einladungs- verschickt wird. 6. Verfassen Sie bei Bedarf eine Nachricht an den Benutzer. 7. Versenden Sie die Einladung über einen Klick auf Einladen. Der Benutzer wird durch die einmalige Registrierung geleitet und kann den Brainloop Datenraum danach sofort betreten. Brainloop Secure Dataroom Version 8.0 Seite 14 von 14