WAS BEDEUTET REVISIONSSICHERHEIT?

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1 WAS BEDEUTET REVISIONSSICHERHEIT? Revisionssicherheit bezieht sich in Deutschland auf eine verfälschungssichere langzeitige Archivierung elektronischer Informationen: Unternehmen müssen steuerrelevante Dokumente wie Geschäftsbriefe und Mitarbeiterdokumente für einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren jederzeit vollständig vorlegen können. Diese Maßnahmen sollen den Finanzbehörden einen wahlfreien Zugriff auf alle gespeicherten Daten einschließlich der Stammdaten und Verknüpfungen mit Sortier- und Filterfunktionen gewährleisten. Festgelegt sind diese Anforderungen in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Während des Archivierungszeitraumes muss gewährleistet sein, dass Unbefugte keinen Zugriff auf geschäftskritische und vertrauliche Daten erhalten. Mehr Infos: Seite 1

2 CHECKLISTE WIE REVISIONSSICHER IST MEIN ARCHIVSYSTEM? Testen Sie Ihr Archivsystem auf Herz und Nieren und entdecken Sie Verbesserungspotenziale rund um das Thema Revisionssicherheit! Je mehr Kriterien Sie erfüllen, umso sicherer ist Ihr Archiv. Rechtliche Maßgaben Sind die Dokumente vollständig im Archiv abgelegt? Ist die Archivierung aller abgeschlossenen Geschäftsvorfälle lückenlos erfasst? Sind die Dokumente rechtskonform nach Maßgabe der rechtlichen Vorschriften archiviert? Stimmt jedes Dokument mit seinem Original überein? Wird jedes Dokument erst nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist aus dem Archiv gelöscht? Ist gewährleistet, dass keine Dokumente im Archiv verloren gehen oder innerhalb der vorgesehenen Archivierungszeit zerstört werden? Kann das Archiv jederzeit von einem sachverständigen Dritten geprüft werden? Gibt es eine Suchfunktion, um innerhalb des Archivs in angemessener Zeit an relevante Dokumente zu gelangen? Ist durch ein zukunftsgeeignetes Format sichergestellt, dass die archivierten Dokumente auch in zehn Jahren noch lesbar sind? Ist die Einhaltung aller notwendigen Grundsätze auch bei sämtlichen Migrationen und Änderungen am Archivsystem sichergestellt? Organisation Liegt ein Konzept zur Aufbewahrungszeit vor? Gibt es ein integriertes System zur Verwaltung von Datensätzen von der Erstellung über die Wartung bis zur Datenvernichtung? Ist die einwandfreie Funktion des eingesetzten Archivs jederzeit überprüfbar? Werden bei der Archivierung auch organisationsinterne Vorschriften beachtet? Wird jedes Dokument automatisch zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt archiviert? Werden Geschäftsbriefe, Rechnungen und aufgezeichnete Kundenanfragen sowie alle geschäftskritischen und vertraulichen Dokumente vollständig archiviert? Wird das ursprüngliche Format beibehalten? Werden die Farben bei Bildern beibehalten? (Netto-Imaging) Ermöglichen Verfahrensdokumentation und Systemprotokolle über alle Aktionen im Archiv die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes der Dokumente? Werden auch Dokumentverarbeitungszeiten und -beteiligte im Archiv festgehalten? Sind Offenlegungs- und Reporting- Prozesse effizient und kostenarm konzipiert? Sicherheit Ist eine Migration ohne Informationsverlust gewährleistet? Gibt es physische und logische Zugriffskontrollen, damit jedes Dokument nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden kann? Ist der Zugriff streng genug geregelt, um zudem Verlust und Verfälschung zu verhindern? Lässt sich die Wirksamkeit des systematischen Verfahrens zur Datensatzarchivierung problemlos belegen? Steht die digitale Kopie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist den Finanzbehörden zur Verfügung? Ist eine elektronische Ausgabe und ein elektronischer Export gesichert? Werden regelmäßig Sicherungskopien erstellt? Ist gewährleistet, dass Änderungen während der Archivzeit nur an Kopien und nicht an Originalen vorgenommen werden können? Gibt es Lesbarkeitskontrollen? Werden die Dokumente erst nach einem Vollständigkeitstest gelöscht? Mein Archivsystem... ist revisionssicher hat Verbesserungsbedarf ist unzureichend revisionssicher / nicht GoBD-konform und sollte verbessert werden Mehr Infos: Seite 2

3 GoBD: Das ändert sich für Sie Ende letzten Jahres legte das Bundesfinanzministerium die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vor. Für Unternehmen gilt es jetzt, den Aufbewahrungs- und Archivierungsprozess ihrer Unterlagen sorgfältig und zügig an die GoBD anzupassen, denn die neuen Spielregeln gelten bereits für das Steuerjahr Durch die GoBD werden die Anforderungen an die Unveränderbarkeit von Belegen und Aufzeichnungen konkretisiert und verschärft. Belege, die noch nicht endgültig gebucht wurden, können verändert werden, aber die Änderungen müssen protokolliert werden. Wenn Belege endgültig gebucht sind, setzt die Anforderung der Unveränderbarkeit ein. Änderungen an endgültig gebuchten Rechnungen sind damit unzulässig. Dabei muss das EDV- System die Unveränderbarkeit des Datenbestandes gewährleisten. Mehr Infos: Seite 3 5

4 Was ist bei der digitalen Belegarchivierung zu beachten? An den aktuellen Steuergesetzen, insbesondere der Abgabenordnung (AO), haben die GoBD nichts geändert. Deshalb gelten bei der digitalen Belegarchivierung die gleichen Spielregeln wie beim traditionellen Aktenordner: 1. Unveränderbarkeit: Dokumente und Daten sind so zu speichern, dass sie sich nachträglich nicht verändern lassen. Sollte es egal, aus welchen Gründen dennoch zu Änderungen kommen, sind diese exakt zu protokollieren. Zusätzlich müssen alle Versionen aufbewahrt werden, damit Änderungen nachvollziehbar bleiben. 2. Vollständigkeit: Steuerlich relevante Informationen sind vollständig über den gesamten Zeitraum aufzubewahren. 3. Nachvollziehbarkeit: Hier spricht das Steuerrecht von einer geordneten Aufbewahrung, die es einem sachverständigen Dritten erlaubt, die Unterlagen in angemessener Zeit zu prüfen. Über die Frage, was ordentlich ist, kann man durchaus streiten. Die Betriebsprüfer dürften jedenfalls sauber strukturierte, indizierte Einträge erwarten, die sich zeitlich und logisch leicht einordnen lassen. 4. Verfügbarkeit: Verfügbar sind die Daten dann, wenn sie über den geforderten Zeitraum aufbewahrt werden. Als zweite Voraussetzung gilt ein effizienter Zugriff. Betriebsprüfer dürfen sich die notwendigen Informationen wahlweise direkt aus den Systemen ziehen, von einem Mitarbeiter des Unternehmens recherchieren lassen oder die Aushändigung eines maschinenlesbaren Datenträgers verlangen. Die eingesetzten IT-Systeme müssen auf alle drei Varianten vorbereitet sein. Wie lange sind elektronische Belege aufzubewahren? Auch hier gelten die gleichen Spielregeln wie beim klassischen Aktenordner: Bilanzen, Belege, Vor- und Nebenrechnungen sind zehn Jahre aufzubewahren. Für steuerlich relevante Handelsbriefe beträgt die Frist sechs Jahre. Aber Achtung: Der Timer startet erst, wenn das betreffende Geschäftsjahr abgeschlossen ist. Das passiert in aller Regel erst im Folgejahr. Laufende Steuerverfahren unterbrechen den Fristablauf. Gleiches gilt für Steuerbescheide, die vorläufig erteilt werden. Probleme bereitet oft die Frage, welche Dokumente relevant sind. Das sind all jene Informationen, die zur steuerrechtlichen Bewertung eines Unternehmens beitragen. Unverfänglichkeiten wie zum Beispiel: erfolglose Angebote Prospekte Werbebriefe Terminkalender zählen dazu eher nicht und können entsprechend getrost vernichtet werden. Scannen, aber nicht vernichten! Nicht jedes Dokument eignet sich für die digitale Archivierung teils aus rechtlichen Gründen, teils wegen der physikalischen Beschaffenheit. Hierzu gehören beispielsweise: Notariell beurkundete Verträge Wertpapiere Vollmachten Dokumente mit besonderer Heftung, Siegel, Prägestempel oder Wasserzeichen Dokumente, bei denen die Papierform der persönlichen Beweissicherung dient Mehr Infos: Seite 4

5 Die Verfahrensdokumentation Das Ordnungsprinzip eines Aktenordners ist schnell erklärt, das eines elektronischen Archivs oder gar eines Dokumentenmanagementsystems ist sehr viel komplexer: zum einen, weil die gespeicherten Daten unterschiedlich ausfallen zum anderen, weil ein elektronisches Ablagesystem in integrierten Prozessen mit weiteren operativen Systemen wie der Finanzbuchhaltung verknüpft ist. Die Verfahrensdokumentation ist notwendig, damit der Betriebsprüfer die Abläufe in kürzester Zeit verstehen, nachvollziehen und prüfen kann. Folgendes ist dabei zu beachten: Die Aufzeichnungen sollten verständlich formuliert sein. Sie sollten die Prozesse transparent und lückenos beschreiben, wobei nicht nur manuelle Verfahren wie etwa das Scannen gemeint sind, sondern auch digitale Prozesse. Hierzu gehört beispielsweise die Art und Weise, wie selbst erstellte elektronische Belege aufbewahrt werden. Änderungen an den Abläufen sind zu dokumentieren und ältere Verfahrensdokumentationen aufzubewahren. Der Umfang der Verfahrensdokumentation hängt von vielen Faktoren ab. Hierzu gehören beispielsweise die eingesetzten Systeme oder die Komplexität der Abläufe. Eine für alle Betriebe gleichermaßen passende Blaupause kann es daher nicht geben. Mehr Infos: Seite 5 11

6 Möglichkeiten für Unternehmen Steuerlich relevante Dokumente sind grundsätzlich im Original aufzubewahren. Das ist die Form, in der sie das Unternehmen erreichen. Vereinfacht ausgedrückt: Kommt die Rechnung per Post, ist das Papier das Original; kommt sie per , ist es der digitale Anhang. Eine ausgedruckte PDF-Rechnung ist nach Auffassung der Finanzbehörden grundsätzlich kein Original. Ein steuerrechtlicher Formatwechsel ist in diesem Fall nicht vorgesehen. Eingescannte Papierdokumente können hingegen das Original in Papierform ersetzen, wenn dabei die Vorgaben der GoBD beachtet werden. Um rechtlich auf sicheren Füßen zu stehen, haben Unternehmen die Wahl zwischen drei Alternativen: 1. Keine steuerrelevante elektronische Dokumente annehmen Stattdessen wird alles in Papierform archiviert. Das ist nicht nur teuer und aufwendig, sondern im modernen Geschäftsverkehr auch schwer durchzusetzen. In einer Zeit, in der die betriebsübergreifende Prozessintegration zügig voranschreitet, kann eine solche Verweigerungshaltung im Zweifel Aufträge kosten. Ein Weg, der mittelfristig nur für wenige Kleinbetriebe in bestimmten Branchen gangbar erscheint. 2. Parallele Archivierung elektronisch und auf Papier Mit dieser Variante erspart man sich die Digitalisierung der Papierdokumente und damit auch die aufwendige Verfahrensdokumentation. Auf der anderen Seite ist die parallele Ablage in zwei Systemen aufwendig, teuer und bringt aus organisatorischer Sicht nichts als Nachteile mit sich: Informationen stehen nicht an einem Ort zur Verfügung, Recherchen sind umso komplexer. 3. Digitale Archivierung, Scan und Vernichtung eingehender Papierdokumente Keine Frage, Unternehmen, die ganz oder zumindest teilweise papierbasiert archivieren, beschert der Wechsel auf die digitale Archivierung jede Menge Arbeit. Doch der Aufwand zahlt sich aus, da elektronische Archive in aller Regel zu spürbaren Prozessverbesserungen führen. Nicht allein zur Freude der Betriebsprüfer, sondern auch für das operative Geschäft. Die Vorteile digitaler Belegarchivierung Sie kosten Platz, sind aufwendig zu verwalten und vergilben mit der Zeit Papierbelege haben im Vergleich zu digitalen Dokumenten das Nachsehen. Aus diesen Gründen lohnt sich elektronische Archivierung: ökologisch, weil kein Papier verbraucht wird keine Erstellungskosten für Kopien simple und schnelle Recherchen Backups schützen vor Verlustrisiken optimaler Schutz vor unberechtigten Zugriffen schnelle Verfügbarkeit und Verteilung dezentraler Zugriff von unterschiedlichen Orten Mehr Infos: Seite 6

7 Noch Fragen? Wir sind gerne für Sie da und stehen Ihnen tatkräftig zur Seite: Tel.: Weitere Infos zu dig. Archivierung: Weitere Infos zu GoBD: landing.sage.de/gobd 8