Konzept für die Einführung von Telearbeit an der Stiftung Universität Hildesheim

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1 Konzept für die Einführung von Telearbeit an der Stiftung Universität Hildesheim Dr. Silvia Lange & AG-Personal [Stand ]

2 Seite (1) Präambel 2 (2) Grundsätze der Telearbeit 2 (3) Teilnahmevoraussetzungen 2 (4) Arbeitsplatztauglichkeit 3 (5) Anforderungen an die Mitarbeiterin/den Mitarbeiter 4 (6) Anforderungen an den Arbeitsplatz 4 (7) Ausstattung des Arbeitsplatzes und Kosten 4 (8) Arbeitszeiten und ihre Erfassung 5 (9) Datenschutz 6 (10) Versicherungsschutz 6 (11) Benachteiligungsverbot 6 Anlagen Leitfaden zur Beantragung von Telearbeit Antrag auf Alternierende Telearbeit Checkliste zur Überprüfung der Tauglichkeit eines Arbeitsplatzes für die Telearbeit Checkliste zum Datenschutz Checkliste zum Arbeitsschutz Nebenabrede zum Arbeitsvertrag über die Einrichtung eines außerbetrieblichen Arbeitsplatzes in der Wohnung einer/eines Beschäftigten im Rahmen der alternierenden Telearbeit 1

3 (1) Präambel In ihrem Leitbild verpflichtet sich die Stiftung Universität Hildesheim, die Vereinbarkeit von Studium, Familie und Beruf für die Mitglieder der Hochschule zu gewährleisten, familienfreundliche Arbeits- und Studierbedingungen zu schaffen und ein soziales Umfeld zu entwickeln, in dem Studieren, Arbeiten und Forschen mit Familie möglich ist. In diesem Sinne möchte die Universität Hildesheim mit der Einführung von Telearbeit die Vereinbarkeit von Beruf und Familie fördern und der Vielfalt von Lebensentwürfen gerecht werden. Darüber hinaus soll durch die Flexibilisierung der Arbeitsorganisation und die höhere Selbstverantwortung der Beschäftigten sowohl die Arbeitsqualität und Produktivität als auch die Arbeitszufriedenheit gesteigert werden. Die Universität Hildesheim führt Telearbeit zunächst als Pilotprojekt ein. Die Erprobungsphase beträgt zwei Jahre. Auf Basis der ersten Erfahrungen soll im Anschluss an die Erprobungsphase eine Dienstvereinbarung zur Telearbeit abgeschlossen werden. (2) Grundsätze der Telearbeit Telearbeit bedeutet an der Universität Hildesheim alternierende Telearbeit, das heißt, die Arbeit wird im Wechsel am Telearbeitsplatz zu Hause und in der Dienststelle erledigt. Die Arbeitszeit am Telearbeitsplatz kann bis zu 40% der wöchentlichen Arbeitszeit betragen. Innerhalb dieses Rahmens hängt der prozentuale Anteil der Telearbeit von den Wünschen der betroffenen Person und den dienstlichen Erfordernissen des Arbeitsplatzes ab. In der Regel sollen nicht mehr als zwei Telearbeitstage je Kalenderwoche eingeplant werden. Andere Vereinbarungen sind in Absprache mit der/dem Vorgesetzen möglich. Telearbeit ist grundsätzlich freiwillig, es besteht kein Anrecht auf einen Telearbeitsplatz. (3) Teilnahmevoraussetzungen Die Einrichtung eines Telearbeitsplatzes erfolgt auf schriftlichen Antrag beim Dezernat für Personal- und Rechtsangelegenheiten (Dezernat 1). Antragsberechtigt sind alle Angestellten, Beamtinnen und Beamten, die keinen Antrag auf Befreiung von der Anwesenheitspflicht stellen können. Die Antragstellung erfolgt in Absprache mit der/dem direkten Vorgesetzen (im Folgenden Vorgesetzte/Vorgesetzter) und der 2

4 Leitung der Organisationseinheit. Die Antragstellung erfolgt formlos. Dem Antrag ist die Checkliste zur Überprüfung der Tauglichkeit eines Arbeitsplatzes für die Telearbeit beizufügen. Sie gibt Aufschluss über die Eignung des Arbeitsplatzes für Telearbeit und enthält eine Stellungnahme der Leitung der Organisationseinheit. Bei Antragsbewilligung wird Näheres in einer Nebenabrede zum Arbeitsvertrag über die Einrichtung eines außerbetrieblichen Arbeitsplatzes in der Wohnung einer/eines Beschäftigten im Rahmen der alternierenden Telearbeit (im Folgenden Nebenabrede zum Arbeitsvertrag ) zwischen Mitarbeiterin/Mitarbeiter und Vorgesetzter/Vorgesetztem geregelt. 1 Während der Pilotphase muss Telearbeit mindestens für ein Jahr und kann maximal für zwei Jahre beantragt werden. Beide Seiten können die Vereinbarung vorzeitig widerrufen. Die Widerrufsfrist beträgt grundsätzlich drei Monate, bei Vorliegen eines wichtigen Grundes 2 bis zu einem Monat zum Ende eines Kalendermonats. Saisonale, durch die variierenden Erfordernisse des akademischen Jahres bedingte, Telearbeit ist möglich. (4) Arbeitsplatztauglichkeit Als Telearbeitsplätze können nur Arbeitsplätze eingerichtet werden, die folgenden Kriterien genügen: Die Arbeitsleistungen sind klar definierbar und überprüfbar. Der Arbeitsplatz erfordert keine permanente persönliche Anwesenheit. Am Arbeitsplatz sind nicht ausschließlich streng vertrauliche Daten 3 verarbeiten. Diese dürfen nur in der Dienststelle bearbeitet werden. Der Arbeitsplatz erfordert selten den Zugriff auf zentral gelagerte nicht digitalisierte Ressourcen (wie z.b. Aktenordner). Die Arbeit lässt sich so organisieren, dass der dienstliche Informationsfluss gewährleistet ist. zu 1 Näheres zum Verfahren ist im Leitfaden zur Beantragung von Telearbeit erläutert. 2 Ein wichtiger Grund liegt z.b. vor, wenn der Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter die Fortsetzung der Telearbeit aus familiären oder gesundheitlichen Gründen oder aufgrund eines Unfalls nicht mehr zumutbar ist. Ebenso ist ein wichtiger Grund gegeben, wenn die Telearbeit nicht zu den vereinbarten Arbeitsergebnissen führt oder eine Rückkehr des/der Beschäftigten an den Arbeitsplatz aus arbeitsorganisatorischen Gründen, wie der Erkrankung anderer Teammitglieder, erforderlich wird. Diese Aufzählung ist nicht abschließend. 3 Als streng vertraulich gelten Daten, die im Schutzstufenkonzept des Landes Niedersachsen in die Kategorien D und E fallen. 3

5 (5) Anforderungen an die Mitarbeiterin/den Mitarbeiter Die/der Antragstellende ist zum Zeitpunkt der Antragstellung seit mindestens sechs Monaten für die Universität Hildesheim tätig. Die Person ist mit mindestens 50% der wöchentlichen Arbeitszeit beschäftigt. Sie ist erfahren darin, ihre Arbeit selbst zu organisieren und erzielt bei eigenverantwortlichem Arbeiten gute Ergebnisse. Sie verfügt über gute EDV-Anwenderkenntnisse. (6) Anforderungen an den Arbeitsplatz Der Arbeitsplatz muss den Anforderungen des Datenschutzes sowie des Arbeitsschutzes genügen. Sofern vertrauliche Daten bearbeitet werden, muss sich der Arbeitsplatz in einem abschließbaren Raum befinden. Akten sind vor der Einsichtnahme Dritter zu schützen. Der Zugang zu dienstlichen Daten muss durch ein Passwort geschützt sein. Den gesetzlichen Arbeitsschutzbestimmungen (z.b. Größe des Raums, Lüftung, Raumtemperatur, Tageslicht, Beleuchtung) ist Rechnung zu tragen. 4 (7) Ausstattung des Arbeitsplatzes und Kosten Bei der Telearbeit ist der häusliche Arbeitsplatz durch elektronische Kommunikationsmittel mit der Dienststelle verbunden. Die Kosten für die technische Ausstattung des Telearbeitsplatzes übernimmt die Dienststelle. Dazu gehören ein entsprechender Computer sowie die jeweils erforderlichen Peripheriegeräte. Die Kosten für die Wartung übernimmt ebenfalls die Dienststelle. Die Arbeitsmittel dürfen nicht für private Zwecke genutzt werden und sind nach Beendigung der Telearbeit wieder herauszugeben. Die Telearbeiterin/der Telearbeiter stellt den Raum, das Mobiliar sowie einen Telefon- und Internetanschluss. In begründeten Einzelfällen erstattet die Dienststelle die im Rahmen der Telearbeit anfallenden Kosten in Höhe einer Pauschale von 35 Euro pro Monat. 4 Vgl. dazu die Checkliste zum Arbeitsschutz. 4

6 (8) Arbeitszeiten und ihre Erfassung Die Telearbeitszeiten müssen so liegen, dass dienstliche Belange nicht beeinträchtigt werden und die Erreichbarkeit innerhalb festgelegter Zeiten gewährleistet ist. Grundsätzlich gilt die Dienstvereinbarung zwischen dem Personalrat der Universität Hildesheim und der Universität Hildesheim zur Arbeitszeitregelung für die Beschäftigten der Universität Hildesheim vom Auf Antrag ist es möglich, die Arbeitsleistung abweichend von den Kernzeiten zu erbringen (vgl. 4, Abs. 2 der Dienstvereinbarung) bzw. Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit abweichend von den Regelungen der Dienstvereinbarung festzulegen (vgl. 2, Abs. 3). Die Dienststelle verlangt keine Nacht-, Wochenend- oder Feiertagsarbeit. Zuschläge für Arbeitsleistungen außerhalb der üblichen Arbeitsdauer oder -zeiten werden nicht gezahlt. Im Übrigen gelten die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes. Dieses sieht insbesondere vor, dass grundsätzlich keine Sonntagsarbeit zu leisten ist. Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu 10 Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden. Wird die werktägliche Arbeitszeit über 12 Stunden verlängert, muss im unmittelbaren Anschluss an die Beendigung der Arbeitszeit eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden gewährt werden. Es wird davon ausgegangen, dass eine derartig flexible Arbeitszeitgestaltung im Interesse der oder des Telearbeitenden liegt. Näheres wird individuell in der Nebenabrede zum Arbeitsvertrag festgelegt. Überstunden müssen im Vorfeld mit der/dem Vorgesetzten abgesprochen werden, es sei denn, in der o.g. Vereinbarung wird etwas anderes festgelegt. Die Arbeitszeiterfassung erfolgt auf Vertrauensbasis (Vertrauensarbeitszeit). Die Telearbeitenden tragen ihre Arbeitszeiten auf einem dafür vorgesehenen Bogen ein, der regelmäßig von der/dem Vorgesetzten abgezeichnet wird. Nach Einführung der elektronischen Zeiterfassung sind die Daten von der/dem Beschäftigten in das System selbst zu integrieren. Freigaben dieser Eintragungen erfolgen entsprechend der Dienstvereinbarung zur elektronischen Zeiterfassung. 5

7 (9) Datenschutz Grundsätzlich ist die Bearbeitung von Daten, die als streng vertraulich eingestuft sind, am Telearbeitsplatz nicht zulässig. Für die Arbeit notwendige Unterlagen dürfen unter Berücksichtigung der gebotenen Sicherheitsmaßnahmen von der Arbeitsstätte zum Telearbeitsplatz gebracht und aufbewahrt werden. Vertrauliche Daten und Informationen sowie Passwörter werden von den Beschäftigten so geschützt, dass Dritte keine Einsicht nehmen können. Die Aktenvernichtung erfolgt ausschließlich an der Dienststelle. Die Telearbeitenden erhalten von der Dienststelle eine Checkliste zum Datenschutz, die sie unterzeichnen. Näheres wird in der Nebenabrede zum Arbeitsvertrag geregelt. (10) Versicherungsschutz Für Unfälle am Arbeitsplatz bei der Verrichtung von Telearbeit sowie Unfällen auf dem Weg vom außerbetrieblichen Arbeitsplatz zum Betrieb besteht der Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung, wenn eine Nebenabrede zur Telearbeit abgeschlossen wurde und sich der Zusammenhang von Telearbeit und Unfall nachweisen lässt. Um die Gefahr einer Unterversicherung auszuschließen, sollten die Beschäftigten ihrer privaten Hausratversicherung mitteilen, dass die von der Dienststelle gestellten Gegenstände am Arbeitsplatz nicht zum versicherten Hausrat gehören. (11) Benachteiligungsverbot Die Telearbeit darf sich nicht nachteilig auf den beruflichen Werdegang der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters auswirken. Sie/er darf keine geringerwertigen Aufgaben übertragen bekommen oder vom dienstlich notwendigen internen Informationsfluss ausgeschlossen werden. Darüber hinaus muss die Möglichkeit zur Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen gewährleistet sein. 6