Was bedeutet die Einführung des SAP Geschäftspartners für eine Organisation?

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1 Was bedeutet die Einführung des SAP Geschäftspartners für eine Organisation? Zeno Schmid, Senior Manager BearingPoint 29. Mai 2018

2 Geschäftspartner? Ausgangslage Simplification List Die Vorteile des Geschäftspartner-Datenmodells Was heisst Konsolidierung? Nicht jeder Kunde ist Lieferant und nicht jeder Lieferant Kunde Organisatorische Auswirkungen Pflegeprozesse Kontrollierte Einführung Standardisierte Prozesse und Werkzeuge Geschäftspartner! SAP Public Services Forum

3 Geschäftspartner? Wenn schon Daten, dann mit Statistik. Ein kleiner Fragebogen Frage Ja Nein Haben sie S/4HANA bereits eingeführt? Haben sie bereits mit der Planung für S/4HANA begonnen? Haben Sie den SAP Geschäftspartner bereits irgendwie eingeführt? Kennen Sie die Anzahl der Lieferanten und Kundenstamsätze? Haben Sie den Geschäftspartner bereits für Kunden und Lieferanten eingeführt? Kennen Sie die Überschneidungen zwischen Kunden und Lieferanten? Haben Sie einen Plan zur umfassenden Einführung des Geschäftspartners? SAP Public Services Forum

4 Die Ausgangslage Der Geschäftspartner wird mit der Einführung von S/4HANA verpflichtend Die «Simplification List» für S/4 HANA ist 900 Seiten lang. 55 Kapitel mit total 530 einzelnen Punkten Kapitel 3 Punkt 16 «Business Partner Approach» There are redundant object models in the traditional ERP system. Here the vendor master and customer master is used. The (mandatory) target approach in S/4HANA is the Business Partner approach. Was bedeutet das ganz konkret: Die heutigen Transaktionen zur Pflege von Kunden und Lieferanten, Debitoren und Kreditoren werden durch die Transaktion «BP» ersetzt. SAP Public Services Forum

5 Mit dem Geschäftspartner werden Kunden und Lieferanten «Digitalisiert» Vorteile des Geschäftspartners Datenschutz Identifikation von Personen Datenschutz Sichtbarkeit von Personendaten Zeitsteuerung Adressänderungen, Bankverbindungen können terminiert gepflegt werden Integration Flexible externe und Interne Schlüssel Neu Alternative Adressen für einen Geschäftspartner Aus Daten werden Informationen Beziehungen: Personen zu Organisationen Organisation zu Organisation Besserer Durchgriff bei «Gefahr im Verzug» Transparenz Mapping von Nummern zu Umsystemen SAP Public Services Forum

6 Die Einführung des Geschäftspartners ist nicht ohne Tücken Ohne Konsolidierung entstehen Duplikate, Verwirrung und kein Nutzen Heute Debitor Debitor BearingPoint Switzerland AG Morgen Erfolgreiche Konsolidierung Geschäftspartner : BearingPoint Switzerland AG mit Rolle Kreditor und Debitor Kreditor Kreditor BearingPoint Switzerland AG Fehlgeschlagene Konsolidierung 2 Geschäftspartner: BearingPoint Switzerland AG mit Rolle Debitor mit Rolle Kreditor SAP Public Services Forum

7 Nicht jeder Kunde ist ein Lieferant, nicht jeder Kreditor auch ein Debitor Die Vielfalt der Beziehungen nimmt zu, und es sind die kritischen Geschäftspartner Standard Geschäftsvorfälle Retouren, Gutschriften Organisationsübergreifende Integration Intercompany Geschäft Neue Geschäftsmodelle Rückeinspeisung Energie Der Bürger als Leistungsbezüger und Leistungserbringer Zwischen 10 und 20 Prozent der heutigen Geschäftspartner sind sowohl Kunden als auch Lieferanten Die Identifikation ist selten eindeutig Eindeutige Identifikation Anzahl Debitoren pro Kreditor Datensatz Unterschiedliche Standards und Governance Die getrennte Pflege führt zu Mehrfachbeziehungen < 90% > 90 % < 95% > 95 % < 98% > 98 % < 100% 1 Debitoren 2 Debitoren 3 bis 4 Debitoren 5 bis 10 Debitoren Mehr als 10 Debitoren Mehr als 100 SAP Public Services Forum

8 Was bedeutet dies für die Organisation? Eine funktionsübergreifende Governance ist notwendig Finanzen Debitorenbuchhaltung Verkauf Service Gemeinsame Standards Gemeinsame Daten Gemeinsame Regeln Zentrale Kontrolle Zentrale Governance Finanzen Kreditorenbuchhaltung Einkauf Audit und Compliance Finanzen Kreditmanagement Finanzen Controlling und Reporting SAP Public Services Forum

9 Lieferant / Kreditor Kunde / Debitor Wie ändern sich die Pflegeprozesse? Eine kontrollierte Pflege des Geschäftspartners erfordert gesteuerte Pflegeprozesse Zentral Wieviele Benutzer haben heute Zugriff auf die Pflegetransaktionen? XD01 XD02 Finanzen Wieviele Benutzer haben heute Zugriff auf die Pflegetransaktionen? FD01 FD02 Logistik Wieviele Benutzer haben heute Zugriff auf die Pflegetransaktionen? VD01 VD02 Wieviele Benutzer haben heute Zugriff auf die Transaktionen? XK01 XK02 Wieviele Benutzer haben heute Zugriff auf die Transaktionen? FK01 FK02 Wieviele Benutzer haben heute Zugriff auf die Transaktionen MK01 MK02 Gesteuerter Pflegeprozess Antrag Sachbearbeiter 1-n Qualitätskontrolle Freigabe SAP Public Services Forum

10 Risiken GP Ansatz Der S/4HANA Ansatz bestimmt die Einführungsstrategie des Geschäftspartners Conversion, Brownfield, Greenfield und so weiter Einführungsansatz S/4HANA System Conversion Brownfield Konsolidierung Greenfield Das bestehende SAP ECC System wird 1:1 in ein S/4HANA System überführt. Ein bestehendes SAP ECC System wird als Vorlage für das S/4HANA System genommen. In dieses System werden verschiedene SAP Systeme konsolidiert Das S/4HANA System wird aufgrund standardisierter Prozesse neu aufgebaut. Existierende SAP und non-sap Systeme werden in dieses System integriert Die Einführung des Geschäftspartners im heutigen SAP ECC System ist zwingend notwendig Die Konsolidierung findet bevorzugt während der Migration in einem temporären Hub statt Die Konsolidierung findet bevorzugt in einem Stammdaten Hub statt, um die Koexistenz zu unterstützen Heutige (partielle) Nutzung von Geschäftspartnern Konflikte im heutigen System Umstellung im laufenden Betrieb Aufwand für Bereinigung versus Zeitfenster für Migration Aufbau und Unterhalt temporärer Hub Gesamtaufwand und Zeit für Greenfield Komplexität SAP Public Services Forum

11 Best Practice: Gesteuerte Datenqualität während Übergang und Betrieb Mit dem Einsatz von SAP Standardmodulen wird der Geschäftspartner kontrolliert eingeführt 1 Gemeinsame Governance Verantwortlichkeiten Pflegeprozess Qualitätsregeln SAP Public Services Forum

12 Best Practice: Gesteuerte Datenqualität während Übergang und Betrieb Mit dem Einsatz von SAP Standardmodulen wird der Geschäftspartner kontrolliert eingeführt 1 Gemeinsame Governance Verantwortlichkeiten Pflegeprozess Qualitätsregeln Aktiver Geschäftspartner 2 Pflegeprozess Geschäftspartner Antrag Prüfung Pflege Freigabe SAP Public Services Forum

13 Best Practice: Gesteuerte Datenqualität während Übergang und Betrieb Mit dem Einsatz von SAP Standardmodulen wird der Geschäftspartner kontrolliert eingeführt 1 Gemeinsame Governance Verantwortlichkeiten Pflegeprozess Qualitätsregeln 3 Scope Kunden Analyse Massen- Extraktion Prüfung Massen-pflege Freigabe pflege Aktiver Geschäftspartner 2 Pflegeprozess Geschäftspartner Antrag Prüfung Pflege Freigabe SAP Public Services Forum

14 Best Practice: Gesteuerte Datenqualität während Übergang und Betrieb Mit dem Einsatz von SAP Standardmodulen wird der Geschäftspartner kontrolliert eingeführt 1 Gemeinsame Governance Verantwortlichkeiten Pflege-prozess Qualitätsregeln 3 Kunden Scope Analyse Extraktion Prüfung Massenpflege Freigabe Aktiver Geschäftspartner 2 Pflegeprozess Geschäftspartner Antrag Prüfung Pflege Freigabe SAP Public Services Forum

15 Best Practice: Gesteuerte Datenqualität während Übergang und Betrieb Mit dem Einsatz von SAP Standardmodulen wird der Geschäftspartner kontrolliert eingeführt 1 Gemeinsame Governance Verantwortlichkeiten Pflege-prozess Qualitätsregeln 3 Kunden Scope Analyse Extraktion Prüfung Massenpflege Freigabe 4 Lieferanten Scope Analyse Extraktion Prüfung Massenpflege Konsolidierung Freigabe Aktiver Geschäftspartner 2 Pflegeprozess Geschäftspartner Antrag Prüfung Pflege Freigabe SAP Public Services Forum

16 Best Practice: Gesteuerte Datenqualität während Übergang und Betrieb Mit dem Einsatz von SAP Standardmodulen wird der Geschäftspartner kontrolliert eingeführt 1 Gemeinsame Governance Verantwortlichkeiten Pflege-prozess Qualitätsregeln 3 Kunden Scope Analyse Extraktion Prüfung Massenpflege Freigabe 4 Lieferanten Scope Analyse Extraktion Prüfung Massenpflege Konsolidierung Freigabe Aktiver Geschäftspartner 2 Pflegeprozess Geschäftspartner Antrag Prüfung Pflege Freigabe SAP Public Services Forum

17 Mit der SIAM-Methodik von Bearingpoint wird der Geschäftspartner kontrolliert eingeführt Ziel ist es Daten Fit für die Nutzung in den Prozessen zu machen Datenqualitätsmanagement: Gleiche Standards für Einführung und Pflege Operational Excellence Abstimmung der Ziele und Ansätze: Leitplanken definieren ein gemeinsames Verständnis für den Strategy Geschäftspartner Konfiguration, Entwicklung Test, Migration, Go- Live Assessment Implementation Resultat orientierte Methodik Schaffen von Transparenz: Ist-Analyse und Business Case Funktionelle Beschreibung der Lösung: Technisch umsetzbares Konzept Design Concept Lösungsfindung; Architektur, Bereinigung, Migration, Prozesse, Organisation SAP Public Services Forum

18 Geschäftspartner? Wenn schon Daten, dann mit Statistik. Ein kleiner Fragebogen Frage Ja Nein Haben sie S/4HANA bereits eingeführt? Haben sie bereits mit der Planung für S/4HANA begonnen? Haben Sie den SAP Geschäftspartner bereits irgendwie eingeführt? Kennen Sie die Anzahl der Lieferanten- und Kundenstammsätze? Haben Sie den Geschäftspartner bereits für Kunden und Lieferanten eingeführt? Kennen Sie die Überschneidungen zwischen Kunden und Lieferanten? Haben Sie einen Plan zur umfassenden Einführung des SAP Geschäftspartners? SAP Public Services Forum

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