Vorbereitung auf Solvency II: Prüfung der fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit

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1 Page 1 of 5 Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht Willkommen auf der Seite der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht Sie sind hier: Startseite Daten & Dokumente Meldungen Aufsicht Vorbereitung auf Solvency II: Prüfung der fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit Vorbereitung auf Solvency II: Prüfung der fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit 24. März 2014 Prüfung der fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit von Personen, die das Unternehmen tatsächlich leiten oder andere Schlüsselaufgaben verantwortlich innehaben oder für Schlüsselaufgaben tätig sind einschließlich der Mitglieder des Aufsichtsrats, während der Vorbereitungsphase auf Solvency II Auf dieser Seite: I. Begrifflichkeiten II. Adressatenkreis III. Personenbezogener Anwendungsbereich IV. Allgemeiner Ansatz der BaFin in Bezug auf die Anforderungen an Personen, die das Unternehmen tatsächlich leiten oder andere Schlüsselaufgaben verantwortlich innehaben oder für Schlüsselaufgaben tätig sind V. Proportionalität hinsichtlich der fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit VI. Sicherstellen der Anforderungen durch die Unternehmen VII. Schriftliche interne Leitlinien VIII. Ausgliederung von Schlüsselaufgaben IX. Zukünftige Beurteilung der Anforderungen durch die BaFin Die von dieser Veröffentlichung betroffenen Unternehmen können bis zum 04. April 2014 zu dem Dokument Ergänzungs - und Erklärungswünsche sowie sonstige Kommentare per an vorbereitungsphase@bafin.de abgeben. I. Begrifflichkeiten 1 Die Richtlinie 2009/138/EG (Solvency II Richtlinie, im Folgenden Richtlinie ) legt in Artikel 42 Absatz 1 fest, dass alle Personen, die das Unternehmen tatsächlich leiten oder andere Schlüsselaufgaben verantwortlich innehaben oder für Schlüsselaufgaben tätig sind, jederzeit die zwei Anforderungen fachliche Qualifikation und persönliche Zuverlässigkeit zu erfüllen haben. Die beiden Umschreibungen entsprechen den im VAG normierten Begriffen fachliche Eignung und Zuverlässigkeit, für die in der Terminologie des VAG der Oberbegriff Qualifikation besteht. 2 Der Oberbegriff Schlüsselaufgabe umfasst einerseits die in Titel I, Kapitel IV, Abschnitt 2 der Richtlinie zwingend vorgeschriebenen vier Schlüsselfunktionen (interne Revisionsfunktion, versicherungsmathematische Funktion, Risikocontrollingfunktion und Compliance-Funktion). Andererseits kann es neben diesen vier Schlüsselfunktionen weitere Schlüsselaufgaben geben. Weitere Schlüsselaufgaben können Bereiche sein, die für den Geschäftsbetrieb des Unternehmens von erheblicher Bedeutung sind.

2 Page 2 of 5 3 Die Verantwortung für eine Schlüsselaufgabe kann nur bei einer einzelnen natürlichen Person liegen (im Folgenden Verantwortlicher Inhaber der Schlüsselaufgabe bzw. Verantwortlicher Inhaber der Schlüsselfunktion ). Daneben können weitere Personen für die Schlüsselaufgabe tätig sein. Artikel 42 Absatz 1 der Richtlinie umfasst beide Konstellationen. Der Verantwortliche Inhaber der Schlüsselaufgabe ist operativ verantwortlich für die ordnungsgemäße Erfüllung des Auftrags der jeweiligen Schlüsselaufgabe. Die Letztverantwortung liegt bei der Geschäftsleitung. II. Adressatenkreis 4 Diese Veröffentlichung richtet sich an alle inländischen Versicherungsunternehmen, die ab 1. Januar 2016 in den Anwendungsbereich der Richtlinie fallen sowie an alle Versicherungsgruppen, für welche die BaFin unter der Geltung der Richtlinie die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde sein wird (im Folgenden Unternehmen ). 5 Dies sind alle inländischen Erst und Rückversicherungsunternehmen im Sinne des 1 Absatz 1 Nr. 1 VAG, soweit sie nicht Sterbekassen im Sinne des Artikel 10 der Richtlinie oder Pensionskassen sind, aufgrund ihres Volumens nach Artikel 4 der Richtlinie von deren Anwendungsbereich ausgeschlossen sind oder als Rückversicherungsunternehmen ihre Tätigkeit nach Artikel 12 der Richtlinie eingestellt haben. 6 Außerdem sind dies alle Versicherungsgruppen, die ausschließlich aus inländischen Erst- und Rückversicherungsunternehmen bestehen sowie Versicherungsgruppen mit Erst- oder Rückversicherungsunternehmen in anderen Mitgliedstaaten, für die nach den in Artikel 247 Absatz 2 der Richtlinie genannten Kriterien die Aufgabe der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde der BaFin zufallen wird sowie Versicherungsholdinggesellschaften i.s.v. Artikel 257 der Richtlinie (im Folgenden auch Unternehmen ). III. Personenbezogener Anwendungsbereich 7 Personen, die das Unternehmen tatsächlich leiten i.s.v. Artikel 42 Abs. 1 der Richtlinie, sind die Personen, die befugt sind, für das Unternehmen wesentliche Entscheidungen zu treffen. Dies sind in erster Linie die Geschäftsleiter (soweit aus Gründen der Lesbarkeit auf natürliche Personen bezogene Bezeichnungen nur in männlicher Form angeführt sind, beziehen diese sich auf Frauen und Männer in gleicher Weise). 8 Geschäftsleiter sind natürliche Personen, die nach Gesetz oder Satzung oder als Hauptbevollmächtigte einer EU-/EWR -Niederlassung eines inländischen Unternehmens zur Führung der Geschäfte und zur Vertretung des Unternehmens berufen sind ( 7a Abs. 1 Satz 4 VAG und 13b Abs. 2 Satz 1 VAG). Hierzu gehören auch die Mitglieder des entsprechenden Geschäftsführungsorgans bei öffentlich-rechtlichen Versicherungsunternehmen ( 3 VAG) sowie Vertreter für die Schadenregulierung ( 13c Abs. 1 Satz 3 Nr. 2 VAG). 9 Außerdem gehören hierzu weitere von den Unternehmen identifizierte Personen, die das Unternehmen tatsächlich leiten, weil sie auf Unternehmensentscheidungen einen erheblichen Einfluss haben. 10 In den Anwendungsbereich fallen auch die Personen, die andere Schlüsselaufgaben verantwortlich innehaben bzw. für eine andere Schlüsselaufgabe tätig sind. Hiervon sind allerdings nur die Verantwortlichen Inhaber der Schlüsselaufgabe anzeigepflichtig. 11 Auch bei Aufsichtsratsmandaten handelt es sich um andere Schlüsselaufgaben, so dass die Mitglieder von Aufsichtsräten ebenfalls von dieser Veröffentlichung erfasst sind. IV. Allgemeiner Ansatz der BaFin in Bezug auf die Anforderungen an Personen, die das Unternehmen tatsächlich leiten oder andere Schlüsselaufgaben verantwortlich innehaben oder für Schlüsselaufgaben tätig sind 12 Die BaFin erwartet von allen Unternehmen, dass sie im Rahmen der Vorbereitung auf Solvency II alle Anforderungen, die bereits nach geltendem Recht bestehen, umsetzen und sich auf die durch Solvency II künftig zu erfüllenden Anforderungen im Laufe der Vorbereitungsphase einstellen. 13 Die Anforderungen an die fachliche Eignung und Zuverlässigkeit der unter III. genannten Personen, deren Einhaltung die BaFin im Laufe der Vorbereitungsphase von den betroffenen Unternehmen erwartet, gehen nicht über die bestehenden gesetzlichen Vorgaben hinaus.

3 Page 3 of 5 14 Schon heute gibt es zur Qualifikation von Geschäftsleitern sowie Aufsichtsratsmitgliedern gesetzliche Regelungen in 7a Abs. 1 Satz 1 und Abs. 4 Satz 1 VAG. Diese Anforderungen werden durch Merkblätter der BaFin konkretisiert (vgl. das Merkblatt für die Prüfung der fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit von Geschäftsleitern gemäß VAG, KWG, ZAG und InvG vom 20. Februar 2013 und das Merkblatt zur Kontrolle der Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen gemäß KWG und VAG vom 3. Dezember 2012). 15 Auch sind bereits heute zwei der vier in Artikel 13 Nr. 29 der Richtlinie genannten Schlüsselfunktionen aufsichtsrechtlich vorgeschrieben: Die Unternehmen haben gemäß 64a Abs. 1 Satz 3 und Satz 4 Nr. 4, Abs. 7 Nr. 4 VAG eine interne Revision und gemäß 64a Abs. 1 Satz 3 und Abs. 7 Nr. 3 Buchstabe b) Doppelbuchstabe cc) VAG eine Risikocontrollingfunktion einzurichten. Im Übrigen wird auf die EIOPA-Leitlinie 5 zum Governance-System verwiesen, die die Einrichtung aller vier Schlüsselfunktionen während der Vorbereitungsphase vorsieht. 16 Die BaFin wird mit Blick auf die Geschäftsleiter und die Aufsichtsratsmitglieder 7a Abs. 1 und Abs. 4 sowie 64a VAG im Sinne der EIOPA-Leitlinien auslegen und erwartet bereits während der Vorbereitungsphase die Einhaltung der sich aus den gesetzlichen Vorschriften ergebenden Anforderungen von den Unternehmen. 17 In der Vorbereitungsphase erwartet die BaFin, dass im Rahmen einer ordnungsgemäßen Geschäftsorganisation nach 64a VAG nur qualifizierte Personen die bereits heute vorgeschriebenen Schlüsselfunktionen in den Unternehmen verantwortlich innehaben bzw. für sie tätig sind. Dies gilt auch bzgl. der bereits in der Vorbereitungsphase einzurichtenden versicherungsmathematischen Funktion und der Compliance-Funktion. Sofern die Unternehmen andere Schlüsselaufgaben identifizieren, erwartet die BaFin, dass Personen, die eine solche Schlüsselaufgabe verantwortlich innehaben bzw. für sie tätig sind, ebenfalls entsprechend qualifiziert sind. 18 Nach Inkrafttreten der neuen Regelungen werden die oben genannten Merkblätter entsprechend angepasst und auf die Verantwortlichen Inhaber von Schlüsselaufgaben und solche Personen, die für eine Schlüsselaufgabe tätig sind, erweitert. V. Proportionalität hinsichtlich der fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit 19 Die Anforderungen an die fachliche Eignung sind unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Proportionalität zu erfüllen. Dieser besagt, dass Anforderungen konkret immer unter Berücksichtigung der unternehmensindividuellen Risiken, der Art und des Umfangs des Geschäftsbetriebes des Unternehmens zu erfüllen sind. So sind die erforderlichen Kenntnisse immer bezogen auf das allgemeine Geschäfts-, Wirtschafts- und Marktumfeld, in dem das Unternehmen tätig ist, zu betrachten, wobei im Einzelfall eine von der Verantwortung der Person für das Unternehmen abhängige Einarbeitungszeit möglich ist. 20 Jedes einzelne Mitglied der Geschäftsleitung muss über ausreichende Kenntnisse aller Bereiche verfügen, um eine gegenseitige Kontrolle zu gewährleisten. Auch bei einer ressortbezogenen Spezialisierung von Geschäftsleitern bleibt die Gesamtverantwortung der Geschäftsleitung unberührt. Eine Aufgabendelegation innerhalb der Geschäftsleitung oder auf nachgeordnete Mitarbeiter lässt die Gesamt- bzw. Letztverantwortung nicht entfallen. 21 Als Mindestmaß für das kollektive Wissen der Geschäftsleitung setzt die BaFin Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen in den in der EIOPA-Leitlinie 11 genannten fünf Bereichen voraus. Ergänzend wird auf die Erläuterungen zu der EIOPA-Leitlinie 11 verwiesen. 22 Insbesondere hinsichtlich der Verantwortlichen Inhaber von Schlüsselaufgaben und der Personen, die für Schlüsselaufgaben tätig sind, richten sich die Anforderungen an die fachliche Eignung nach den jeweiligen Verantwortlichkeiten, Tätigkeiten und Zuständigkeiten der Person. Im Fall der Wahrnehmung von Leitungspositionen ist auch das Vorliegen entsprechender Leitungserfahrung zu prüfen. 23 Um ihrer Kontrollfunktion gerecht werden zu können, müssen auch Aufsichtsratsmitglieder über die hierzu erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen. Diese können entsprechend dem Merkblatt zur Kontrolle der Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen gemäß KWG und VAG vom 3. Dezember 2012 auch durch (Vor-) Tätigkeiten in anderen Branchen, in der öffentlichen Verwaltung oder aufgrund von politischen Mandaten erworben werden, wenn diese über einen längeren Zeitraum maßgeblich auf wirtschaftliche und rechtliche Fragestellungen ausgerichtet und nicht völlig nachgeordneter Natur waren oder sind. 24 Die Kenntnisse und Erfahrungen der anderen Organmitglieder bzw. anderer Mitarbeiter ersetzen nicht eine angemessene fachliche Eignung der unter III. dieser Veröffentlichung genannten Personen. 25 Für die Anforderungen an die Zuverlässigkeit gelten keine unterschiedlichen Standards, denn unabhängig von der Wesensart, dem Umfang und der Komplexität der mit der Geschäftstätigkeit einhergehenden Risiken des Unternehmens muss das Ansehen und die Integrität der Personen stets dasselbe angemessene Niveau haben.

4 Page 4 of 5 VI. Sicherstellen der Anforderungen durch die Unternehmen 26 Die BaFin erwartet, dass die Unternehmen die Einhaltung der unter V. dieser Veröffentlichung genannten Anforderungen sicherstellen. Die Beurteilung der fachlichen Eignung und der Zuverlässigkeit ist dabei nicht auf den Zeitpunkt der Bestellung bzw. Aufgabenzuweisung der betroffenen Personen beschränkt. Insbesondere erfordert die fachliche Eignung stetige Weiterbildung, so dass die Personen imstande sind, sich wandelnde oder steigende Anforderungen in Bezug auf ihre Aufgaben im Unternehmen zu erfüllen. Die Unternehmen müssen zumindest bei den in der EIOPA-Leitlinie 13 genannten Anlässen eine erneute Beurteilung der Qualifikation der Personen vornehmen. 27 Aus Sicht der BaFin sollten von den Unternehmen für die Sicherstellung der Erfüllung der Anforderungen geeignete Unterlagen herangezogen werden. Dabei kann z.b. auf einen detaillierten Lebenslauf, Arbeitszeugnisse und Fortbildungsnachweise, ein einfaches Führungszeugnis sowie auf einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister zurückgegriffen werden. Die Dauer der Vorwerfbarkeit von Verstößen, die in Registern erfasst sind, richtet sich nach den im Bundeszentralregistergesetz und in der Gewerbeordnung bestimmten Löschungs- und Tilgungsfristen für die Eintragungen. 28 Die Unternehmen sollen prüfen, ob es in ihrer Geschäftsorganisation weitere Personen gibt, die das Unternehmen tatsächlich leiten, und ob es neben den Schlüsselfunktionen weitere Schlüsselaufgaben gibt und welche Personen diesen zuzuordnen sind. Sie haben dafür Sorge zu tragen, dass alle Personen für die jeweilige Schlüsselaufgabe qualifiziert sind. Für diese Personen gelten dann die hier dargestellten Qualifikationsanforderungen entsprechend. VII. Schriftliche interne Leitlinien 29 Die Unternehmen müssen über schriftliche interne Leitlinien verfügen, in denen alle Schlüsselaufgaben und Zuständigkeiten aufgezählt sowie die Verfahren zur Beurteilung der fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit der Personen, die das Unternehmen tatsächlich leiten oder andere Schlüsselaufgaben verantwortlich innehaben bzw. für sie tätig sind, festgelegt werden. Hierin ist u.a. zu dokumentieren, anhand welcher Unterlagen das Unternehmen sicherstellt, dass die hier genannten Anforderungen erfüllt werden. 30 Sofern von den Unternehmen für die unter III. dieser Veröffentlichung genannten Personen unter Proportionalitätsaspekten Stellvertreter vorzusehen sind, müssen auch diese qualifiziert sein und angegeben werden. 31 Die schriftlichen internen Leitlinien sind regelmäßig zu überprüfen und ggf. den aktuellen Entwicklungen im Unternehmen anzupassen. Im Übrigen wird auf die EIOPA-Leitlinie 13 verwiesen. VIII. Ausgliederung von Schlüsselaufgaben 32 Bei der Ausgliederung von Schlüsselaufgaben auf einen Dienstleister oder Subdienstleister haben die Unternehmen sicherzustellen, dass die Personen beim Dienstleister bzw. Subdienstleister, die für Schlüsselaufgaben verantwortlich bzw. für sie tätig sind, eine hierfür ausreichende Qualifikation besitzen. Der Dienstleister bzw. Subdienstleister hat dazu seinen eigenen Prüfprozess darzulegen und dem Unternehmen eine schriftliche Bestätigung mit dem Prüfergebnis auszuhändigen. 33 Die Unternehmen haben jeweils einen künftig anzeigepflichtigen Ausgliederungsbeauftragten zu benennen, der die operative Verantwortung für die ordnungsgemäße Erfüllung des Auftrags der Schlüsselaufgabe trägt. Die Letztverantwortung liegt auch im Falle der Ausgliederung bei der Geschäftsleitung. 34 Der Ausgliederungsbeauftragte überwacht den Dienstleister bzw. Subdienstleister bei der Durchführung der ausgegliederten Schlüsselaufgabe. Dazu muss er zuverlässig sein und über eine mindestens seinem Überwachungsauftrag genügende fachliche Eignung hinsichtlich der ausgegliederten Schlüsselaufgabe verfügen. 35 Die allgemeinen Anforderungen an sämtliche Ausgliederungen gemäß den EIOPA-Leitlinien sind Gegenstand des Themenblocks 8, der 2015 in einer separaten Veröffentlichung behandelt wird. Erste organisatorische Aspekte der Ausgliederung von Schlüsselfunktionen werden im Rahmen des Themenblocks 1 behandelt.

5 Page 5 of 5 IX. Zukünftige Beurteilung der Anforderungen durch die BaFin 36 Zur Beurteilung der fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit von Geschäftsleitern und Aufsichtsratsmitgliedern verlangt die BaFin derzeit und auch zukünftig bei der Anzeige der Bestellungsabsicht bzw. der Bestellung mindestens die Vorlage von folgenden Unterlagen: einen detaillierten Lebenslauf, das ausgefüllte Formular Angaben zur Zuverlässigkeit im jeweiligen Anhang der anzuwendenden Merkblätter, ein Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde, Europäisches Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde oder entsprechende Unterlagen aus dem Ausland, einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister. Zusätzlich ist bei Geschäftsleitern eine Ressortverteilung einzureichen. 37 Die Anforderungen an die Qualifikation von Aufsichtsratsmitgliedern werden sich auch künftig an den Maßstäben gemäß des derzeit im VAG verwendeten Begriffes erforderliche Sachkunde orientieren. Die im Merkblatt zur Kontrolle der Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen gemäß KWG und VAG vom 3. Dezember 2012 dargelegten Besonderheiten für mitbestimmte Aufsichtsorgane und freigestellte Mitglieder des Betriebsoder Personalrats, die dem Aufsichtsorgan angehören sowie für die Arbeitnehmervertreter der Gewerkschaften gelten weiterhin. 38 Nach Inkrafttreten der gesetzlichen Regelungen zu Anzeigepflichten sowie zur fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit der Verantwortlichen Inhaber von Schlüsselaufgaben werden auch von diesen Personen mindestens die oben aufgeführten Unterlagen bei der BaFin vorzulegen sein. 39 Zudem kann die BaFin im Einzelfall weitere Unterlagen zu den Personen, die eine Schlüsselaufgabe verantwortlich innehaben oder für sie tätig sind, und die unternehmensinternen Leitlinien anfordern bzw. bei örtlichen Prüfungen einsehen. Zusatzinformationen Mehr zum Thema Veröffentlichungen zur Vorbereitung auf Solvency II: Hinweise und Zeitplan Datenschutz Impressum Nutzungsbedingungen Inhaltsverzeichnis Wegbeschreibung