Anschriftenprüfung Datei Check Schritt für Schritt - Bedienungsanleitung

Transkript

1 Hinweis: Die unterstrichenen Begriffe weisen auf die Punkte hin, die Sie während der Durchführung anklicken müssen. 1. Registrierung Um registrierter Datei-Check Anwender zu werden, füllen Sie bitte das Formular auf unserer Website unter dem Menüpunkt Datei Check / Anmelden aus und senden es unterschrieben an die auf dem Formular angegebene Anschrift zurück. Sie erhalten dann in Kürze zwei s mit Ihren individuellen Zugangsdaten (Username, Passwort und Registrierungsschlüssel) und Ihrer Transaktionsschlüssel-Datei. 2. ADC.exe Zugangssoftware downloaden, installieren und registrieren Laden Sie sich unter dem Menüpunkt Datei Check / Systemvoraussetzungen und kostenloser Download der Software das Installationsprogramm adc.exe herunter. Die Software speichern Sie in einer von Ihnen benannten Datei. Nach Erhalt der Zugangsdaten über speichern Sie bitte den Registrierungsschlüssel und den Transaktionsschlüssel in einem von Ihnen benannten Verzeichnis. Starten Sie nun das Installationsprogramm adc.exe und folgen Sie den Anweisungen. Starten Sie das Programm Anschriften-Datei Check. Ist das Programm Anschriften-Datei Check gemäß Anweisung installiert worden, finden Sie es unter Start/Programme/Deutsche Post. Bitte geben Sie Ihre persönlichen Daten ein. Unter dem Menüpunkt Registrierung klicken Sie bitte Ändern an. Es erscheint dann das Öffnen-Dialogfeld. Öffnen Sie nun den von Ihnen abgespeicherten Registrierungsschlüssel ( Key.a2Blaster-Session-... ) Ihr Username und der Registrierungsschlüssel werden dann automatisch in die vorgesehenen Felder eingetragen. Bitte bestätigen Sie mit OK. WICHTIG: Stellen Sie sicher, dass Ihre Adress-Datei (mit den zu prüfenden Adressen) in einem der nachstehenden Dateiformate abgespeichert ist. Textdatei variabel [*.csv, *.txt] Textdatei fix [*.dat] dbase II Dateien [*.dbf] dbase III/IV Dateien[*.dbf] Access-Datenbanken [*.mdb]

2 3. Ein neues Projekt anlegen Klicken Sie im Menü Projekte den Button Neu. Geben Sie im Projekt- Dialogfeld eine Projekt-Bezeichnung an und das Verzeichnis in dem das Projekt abgespeichert werden soll. In dem Feld Eingabedatei unter dem Menüpunkt Eingabedatei geben Sie den Pfad an, wo sich die Anschriften befinden, die überprüft werden sollen. Klicken Sie hierfür bitte auf den Button >> Doppelpfeil und öffnen Sie Ihre Adressdatei. Beachten Sie bitte, dass sich bei der Anschriftenprüfung die Schreibweisen der zu prüfenden Anschriften verändern können, z.b. aufgrund von Korrekturen. Kennzeichnen Sie deshalb ggf. jede Anschrift vor der Überprüfung mit einer eindeutigen Ident-Nr. (Schlüssel). Dies kann erreicht werden, indem Sie z.b. in Ihrem Adressdokument eine Spalte einfügen, in der alle Einträge durchnumeriert werden. Diese Spalte kennzeichnen Sie unter dem Menüpunkt Einstellungen in dem Feld Funktionalität des Feldes als Benutzerdefiniertes Feld (benutzerdefiniert 1, benutzerdefiniert 2,...). Dieses wird durch das gesamte Projekt mitgeführt und im Abgleichprozess nicht verändert. 4. Projekt vorbereiten Dateistruktur zuordenen Dateiformat definieren Das Programm wird in der Regel die von Ihnen eingelieferte Dateistruktur automatisch erkennen. Im Menü Eingabedatei können sie dies überprüfen. Das Sichtfenster zeigt Ihnen, welche Datei Sie zur Bearbeitung definiert haben (Änderungen sind an dieser Stelle noch möglich). Die Dateistruktur können Sie selber Schritt für Schritt anpassen. Bestätigen Sie jeden Vorgang mit dem Schaltknopf Übernehmen. Unter dem Menüpunkt Einstellungen müssen Sie in dem Feld Funktionalität des Feldes die einzelnen Spalten der Adressenliste den Adressbestandteilen (z. B. Feld 1 - Name, Feld 2 Vorname,...) zuordnet. 5. Auftragsdatei erzeugen Unter dem Obermenüpunkt Auftrag / Auftragsdatei erzeugen veranlassen Sie die Generierung einer verschlüsselten Auftragsdatei.

3 6. Auftragsdatei Verschlüsseln und Datei uploaden Klicken Sie im Schlüsseldatei-Dialogfeld auf den Button Suchen. Öffnen Sie die Datei mit den Transaktionsschlüsseln ( keys-kundenname-x.dat ) die Sie mit der Registrierung erhalten haben (es könnte sein, dass Sie den Schreibschutz aus dieser Datei nehmen müssen) und bestätigen Sie diesen mit OK. Wählen Sie unter dem Obermenüpunkt Auftrag / Browser zum Upload öffnen. Bitte geben Sie Ihre Benutzerangaben in das Datei Check Adress Upload Dialogfeld ein. In das Feld Datei geben Sie den Pfad zu der Auftragsdatei AdcOut.dat an. Die Auftragsdatei AdcOut.dat befindet sich immer in dem von Ihnen festgelegten Projektordner. Auftrag abschicken. 7. Anschriftenprüfung durch den Zusteller Ihre Anschriften werden den zuständigen Zustellern zugeteilt und innerhalb von 4-6 Werktagen überprüft. Sobald die ersten Ergebnisse verfügbar sind, werden Sie per informiert. 8. Prüfergebnisse downloaden und Ergebnisdatei einspielen Öffnen Sie das Programm Anschriften-Datei Check und klicken Sie auf den Obermenüpunkt Auftrag / Browser zum Download öffnen. Es öffnet sich die Internetseite Datei Check Adress Download. Geben Sie hier Ihre Benutzerdaten ein und klicken Sie auf Abschicken. Sie erhalten nun die Ergebnisdateien für Ihre jeweiligen Projekte. Klicken Sie auf eine Ergebnisdatei (Neue Ergebnisse) und speichern Sie diese in das dazu gehörige Projektverzeichnis zurück. Achten Sie auf die Zuordnung zum richtigen Projekt. Nach dem Speichervorgang kann der Internet-Browser geschlossen werden. Klicken (Doppelklick) Sie im Menü Projekte das Projekt an, in dass Sie die Ergebnisdatei abgespeichert haben. Klicken Sie nun auf Auftrag / Ergebnisdatei einspielen. Öffnen Sie die abgespeicherte Ergebnisdatei.

4 9. Ergebnisdatei entschlüsseln Es öffnet sich das Schlüsseldatei-Dialogfeld. Klicken Sie auf den Button Suchen und öffnen Sie die Datei mit den Transaktionsschlüsseln ( key-kundennamex.dat ). Bestätigen Sie dieses mit OK. 10. Ausgabefilter definieren (optional) Unter dem Menüpunkt Ausgabefilter ordnen Sie dem Projekt die Felder (Spalten) zu, die Sie weiterverarbeiten möchten. In dem Feld Statusinformation selektieren Sie die Anschriften, die für Ihre Weiterverarbeitung relevant sind. Wenn Sie im Menüpunkt Ausgabefilter die Option schon exportierte Sätze nicht noch einmal ausgeben wählen werden stets nur die aktuellen importierten Anschriften aus dem Projekt exportiert. 11. Ergebnisanzeige: alle aktuell vorhandenen Informationen immer verfügbar Nach dem Einspielen der Ergebnisdatei(en) in das Projekt, werden unter dem Menüpunkt Ergebnisanzeige die Anschriften angezeigt, die den im Ausgabefilter gewählten Stati entsprechen. Bei Auftragsbeginn haben alle Anschriften den Status In Bearbeitung. 12. Ausgabedatei erzeugen Für die Weiterverarbeitung Ihrer Adressdaten müssen Sie eine Ausgabedatei erzeugen. Klicken Sie den Menüpunkt Ausgabedatei an und wählen Sie anschließend, dass von Ihnen genutzte Dateiformat. Im Sichtfenster erhalten Sie eine Vorschau über die Adressausgabe. Klicken Sie nun auf den Button >> Doppelpfeil und wählen Sie für die Ausgabedatei einen Dateinamen und en Verzeichnis (beides frei wählbar) aus. Klicken Sie auf Speichern und anschließend auf Ausgabe erzeugen.

5 13. Prüfergebnis weiterverarbeiten Die von Ihnen exportierte Datei bildet die Basis für die Weiterverarbeitung der Prüfinformationen innerhalb Ihres Geschäftsprozesses. Sollten Sie weitere Fragen zum Datei Check haben beraten wir Sie gerne: Technische Hotline: (0621) Mo.-Fr. 9-16h Mail: