CHARGEN- UND SERIENNUMMERNVERWALTUNG MIT ORGAMAX

Transkript

1 CHARGEN- UND SERIENNUMMERNVERWALTUNG MIT ORGAMAX 1 Sie Seriennummernverwaltung Seriennummern im Artikelstamm eintragen Weitere Funktionen -> Schnellerfassung Weitere Funktionen -> Historie Weitere Funktionen - > Lagerbewegung zuordnen Weitere Funktionen - > Import Darstellung der Seriennummer über die Artikelbeschreibung Zuweisung und Darstellung der Seriennummer auf einem Vorgang Zuweisung und Darstellung der Seriennummer auf Lieferschein Seriennummer im Lieferschein ändern Zuweisung und Darstellung der Seriennummer auf Rechnung Seriennummer in der Rechnung ändern Seriennummer über eine Bestellung einbuchen Seriennummer in der Bestellung ändern Seriennummern suchen Die Chargenverwaltung Chargen im Artikelstamm eintragen Weitere Funktionen -> Schnellerfassung Weitere Funktionen -> Historie Weitere Funktionen - > Lagerbewegung zuordnen Weitere Funktionen - > Import Darstellung der Charge über die Artikelbeschreibung Zuweisung und Darstellung der Chargen auf einem Vorgang Zuweisung und Darstellung der Chargen auf Lieferschein Chargen im Lieferschein ändern Zuweisung und Darstellung der Chargen auf einer Rechnung Charge in der Rechnung ändern Chargen über eine Bestellung einbuchen Charge in der Bestellung ändern Chargen suchen

2 1 Sie Seriennummernverwaltung Die Seriennummernverwaltung bietet die Möglichkeit, einzelne Exemplare eines Artikels zu erfassen und diese sowohl im Einkauf als auch im Verkauf nachverfolgen zu können. 1.1 Seriennummern im Artikelstamm eintragen Die Seriennummern müssen selbstständig eingetragen werden. Dies geschieht entweder direkt bei der Vorgangsbearbeitung oder im Vorfeld in den Artikelstammdaten. Wir schauen uns zuerst die Möglichkeit der Vergabe in den Stammdaten an. Öffnen Sie dazu den gewünschten Artikel, darin den Reiter Sonstiges, wählen dann bei Rückverfolgung Seriennummernverwaltung aus und klicken dann direkt darunter auf Seriennummern: 2

3 Folgendes Fenster öffnet sich: Durch Klick auf Neu, Bearbeiten oder Löschen können neue Seriennummern angelegt, vorhandene bearbeitet oder gelöscht werden. Bei neuen Seriennummer kann optional auch eine Anmerkung hinterlegt werden. 3

4 1.2 Weitere Funktionen -> Schnellerfassung Die schnellste Möglichkeit zur Erfassung von mehreren Seriennummern besteht neben dem Import über die Funktion Weitere Funktionen -> Schnellerfassung. Klicken Sie dazu in die Spalte Klicken Sie hier um eine weitere Seriennummer hinzuzufügen, geben die Seriennummer ein und bestätigen die Seriennummer mit der Entertaste. Nun können Sie sofort die nächste Seriennummer eingeben, erneut mit Enter bestätigen und so weiter: 4

5 1.3 Weitere Funktionen -> Historie Über Weitere Funktionen -> Historie können Sie die einzelnen Lagerbewegungen Ihrer Seriennummern des aktuell ausgewählten Artikels nachverfolgen. Dargestellt werden alle Lagerbewegungen, die sich aus Lieferscheinen oder Bestellungen ergeben. Wiederum im Reiter Weitere Funktionen kann die Historie gedruckt, der dazugehörige Vorgang geöffnet oder die Lagerbewegung direkt zugeordnet werden. 1.4 Weitere Funktionen - > Lagerbewegung zuordnen Mit der Funktion Lagerbewegung zuordnen erhalten Sie eine Liste aller Lieferscheine und Bestellungen, in dem sich der ausgewählte Artikel befindet, um für bereits versendete oder bestellte Artikel eine Seriennummer zuzuordnen. So können Sie beispielsweise im Nachhinein noch eine Zuordnung zwischen neu angelegten Seriennummern und einem Vorgang erstellen, der schon vor der Aktivierung der Seriennummernvergabe in orgamax erstellt wurde. 1.5 Weitere Funktionen - > Import Über diesen weg können mehrere Seriennummern aus einer CSV-Datei nach orgamax importiert werden. Der Vorgang ist denkbar einfach. Erstellen Sie zuerst (beispielsweise mit Notepad) eine Textdatei, die als Inhalt die neuen Seriennummern untereinander aufgelistet hat: Speichern Sie diese Datei nun mit der Dateiendung.csv und wählen Sie die Datei über Weitere Funktionen -> Import aus. Ein Semikolon als Trennzeichen wird nicht benötigt. 5

6 2 Darstellung der Seriennummer über die Artikelbeschreibung Damit die Seriennummer später im Vorgang sichtbar ist, muss eine entsprechende Variable in die Artikelbeschreibung eingefügt werden. Dies geht bei der Vorgangserstellung oder im Vorfeld in der Artikelbeschreibung des Artikels in den Stammdaten. Öffnen Sie dazu den entsprechenden Artikel und klicken in die Artikelbeschreibung, dann auf Feld-Variablen. Zur Auswahl stehen (recht weit unten in der Liste) vier verschiedene Darstellungsarten der Seriennummern (Zeilenweise, kommagetrennt oder mit Stücklisteninformationen): 6

7 2.1 Zuweisung und Darstellung der Seriennummer auf einem Vorgang Die Seriennummern können bei Erstellung von Lieferschein, Rechnung und Bestellungen zugewiesen werden. Die Darstellung ist auf Lieferschein und Rechnung möglich. 2.2 Zuweisung und Darstellung der Seriennummer auf Lieferschein Erstellen Sie zuerst einen Auftrag über alle gewünschten Artikel und erstellen daraus wie gehabt Lieferschein oder Rechnung. Sofern ein Artikel mit aktiver Seriennummernverwaltung gefunden wird, öffnet sich ein Fenster für die Zuordnung der Seriennummer zu diesem Vorgang: Hier haben Sie die Möglichkeit, die Seriennummer direkt einzugeben, die Seriennummer aus der Auswahl der bestehenden Nummern auszuwählen oder nach dem First In First Out-Prinzip automatisch nach dem Erfassungsdatum auswählen zu lassen. Die Seriennummer sollte nun auf dem Ausdruck des Lieferscheins dargestellt werden. Dies ist unabhängig davon möglich, ob Sie einen 1 zu 1, oder Teil- und Sammellieferschein erstellt haben. 7

8 2.3 Seriennummer im Lieferschein ändern Sie können die Seriennummer zu einem bereits geschriebenen Lieferschein auch noch im Nachhinein ändern. Begeben Sie sich dazu in die Detailansicht des Lieferscheins und dort in den Reiter Seriennr./Chargen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste unten auf den gewünschten Artikel und dann auf Bearbeiten. Im folgenden Fenster können Sie dann die Seriennummer auswählen: 2.4 Zuweisung und Darstellung der Seriennummer auf Rechnung Die Darstellung der Seriennummer auf den Rechnungen erfolgt nach dem gleichen Muster wie bei den Lieferscheinen. Erstellen Sie aus einem Lieferschein, in dem sich ein Artikel mit Seriennummernverwaltung befindet eine Rechnung, so öffnet sich das Fenster für die Zuweisung der Seriennummer. Ein anderer Weg ist direkt über die Rechnungserstellung, ohne dass zuvor Auftrag oder Lieferschein erstellt wurden. Fügen Sie direkt in einer Rechnung einen Artikel mit aktiver Seriennummernverwaltung ein, öffnet sich das Fenster für die Seriennummernzuweisung. Hier können Sie, wie zuvor für den Lieferschein beschrieben, eine Seriennummer auswählen oder eine neue Seriennummer hinterlegen. 8

9 2.5 Seriennummer in der Rechnung ändern Auch in der Rechnung kann die Seriennummer noch im Nachhinein geändert werden. Öffnen Sie dazu die Rechnung und begeben sich in die Eingabemaske. Klicken Sie jetzt mit der rechten Maustaste ganz links auf die Positionsnummer des Artikels, zu der die Seriennummer geändert werden soll und dann auf Seriennummern / Chargen bearbeiten : 9

10 2.6 Seriennummer über eine Bestellung einbuchen Seriennummern können auch über Bestellungen erfasst werden. Erzeugen Sie dazu eine Bestellung mit einem Artikel, bei dem die Seriennummernverwaltung in den Stammdaten bereits aktiviert ist. Wird diese Bestellung von Ihnen als geliefert gesetzt, können Sie direkt die neuen Seriennummern eintragen: Möchten öder können Sie die Seriennummern zu diesem Zeitpunkt noch nicht eintragen, können Sie dieses Fenster durch Klick auf OK schließen und die Seriennummern bei Bedarf beim Artikel in den Stammdaten nachtragen. Hinweis: Eine Darstellung der Seriennummer auf der Bestellung ist nicht möglich. 10

11 2.7 Seriennummer in der Bestellung ändern In der Bestellung kann die Seriennummer ebenfalls noch geändert werden. Dazu ist es notwendig, dass entweder die komplette Bestellung oder zumindest der entsprechende Artikel bereits vollständig geliefert wurde. Wählen Sie die Bestellung aus, öffnen den Detailbereich und darin den Reiter Lagerbewegungen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Artikel und dann unten auf Seriennummer: 11

12 2.8 Seriennummern suchen Was wäre eine Seriennummernverwaltung ohne die Möglichkeit, die Seriennummern nachverfolgen zu können. Unter orgamax finden Sie die Suchfunktion durch Klick auf Stammdaten -> Artikel, dann unten auf Weitere Funktionen -> Seriennummer/Charge suchen : 12

13 Hier können Sie nach einer bestimmten Seriennummer suchen oder sich durch Klick auf Suche starten (ohne Eingabe einer Seriennummer) die Historie aller Seriennummern und Chargen anzeigen lassen: Im unteren Bereich finden Sie die Historie zur jeweiligen Seriennummer mit Informationen wie der Vorgangsart (Lieferschein oder Bestellung). Der Vorgang kann durch Rechtsklick geöffnet werden. Zusätzlich kann eine Historie zur jeweils ausgewählten Seriennummer gedruckt werden. Falls Sie eine individuelle Auswertung über Ihre Seriennummern wünschen, senden Sie einfach ein Muster und Ihre genauen Vorgaben an die Meine Kollegen aus dem Serviceteam werden sich innerhalb der nächsten Tage zwecks einer Kosten- und Machbarkeitseinschätzung bei Ihnen melden. 13

14 3 Die Chargenverwaltung Die Chargenverwaltung ermöglicht die Erfassung und Nachverfolgung kompletter Chargen mit Mindesthaltbarkeitsdatum. 3.1 Chargen im Artikelstamm eintragen Die Chargen müssen selbstständig eingetragen werden. Dies geschieht entweder direkt bei der Vorgangsbearbeitung oder im Vorfeld in den Artikelstammdaten. Wir schauen uns zuerst die Möglichkeit der Vergabe in den Stammdaten an. Öffnen Sie dazu den gewünschten Artikel, darin den Reiter Sonstiges, wählen dann bei Rückverfolgung Chargenverwaltung aus und klicken dann direkt darunter auf Chargen: 14

15 Folgendes Fenster öffnet sich: Durch Klick auf Neu, Bearbeiten oder Löschen können neue Chargen angelegt, vorhandene bearbeitet oder gelöscht werden. Bei neuen Chargen kann neben dem aktuellen Bestand optional auch ein Mindesthaltbarkeitsdatum hinterlegt werden, abgelaufene Chargen können zusätzlich gesperrt werden: 15

16 3.2 Weitere Funktionen -> Schnellerfassung Die schnellste Möglichkeit zur Erfassung von mehreren Chargen besteht neben dem Import über die Funktion Weitere Funktionen -> Schnellerfassung. Klicken Sie dazu in die Spalte Klicken Sie hier um eine weitere Charge hinzuzufügen, geben die Charge ein und bestätigen mit der Entertaste. Nun können Sie sofort die nächste Charge eingeben, erneut mit Enter bestätigen und so weiter: 16

17 3.3 Weitere Funktionen -> Historie Über Weitere Funktionen -> Historie können Sie die einzelnen Lagerbewegungen Ihrer Chargen des aktuell ausgewählten Artikels nachverfolgen. Dargestellt werden alle Lagerbewegungen, die sich aus Lieferscheinen oder Bestellungen ergeben. Wiederum im Reiter Weitere Funktionen kann die Historie gedruckt, der dazugehörige Vorgang geöffnet oder die Lagerbewegung direkt zugeordnet werden. 3.4 Weitere Funktionen - > Lagerbewegung zuordnen Mit der Funktion Lagerbewegung zuordnen erhalten Sie eine Liste aller Lieferscheine und Bestellungen, in dem sich der ausgewählte Artikel befindet, um für bereits versendete oder bestellte Artikel eine Charge zuzuordnen. So können Sie beispielsweise im Nachhinein noch eine Zuordnung zwischen neu angelegten Charge und einem Vorgang erstellen, der schon vor der Aktivierung der Seriennummernvergabe in orgamax erstellt wurde. 3.5 Weitere Funktionen - > Import Über diesen weg können mehrere Chargen aus einer CSV-Datei nach orgamax importiert werden. Der Vorgang ist denkbar einfach. Erstellen Sie zuerst (beispielsweise mit Notepad) eine Textdatei, die folgenden Inhalt hat: Charge;Menge;MHD (als Trennzeichen muss ein ; verwendet werden). Als Beispiel: Speichern Sie diese Datei nun mit der Dateiendung.csv und wählen Sie die Datei über Weitere Funktionen -> Import aus. 17

18 4 Darstellung der Charge über die Artikelbeschreibung Damit die Chargen später im Vorgang sichtbar sind, muss eine entsprechende Variable in die Artikelbeschreibung eingefügt werden. Dies geht bei der Vorgangserstellung oder im Vorfeld in der Artikelbeschreibung des Artikels in den Stammdaten. Öffnen Sie dazu den entsprechenden Artikel und klicken in die Artikelbeschreibung, dann auf Feld-Variablen. Zur Auswahl stehen (ganz unten in der Liste) zwei verschiedene Darstellungsarten der Chargen (mit und ohne Mindesthaltbarkeitsdatum): 18

19 4.1 Zuweisung und Darstellung der Chargen auf einem Vorgang Die Chargen können bei Erstellung von Lieferschein, Rechnung und Bestellungen zugewiesen werden. Die Darstellung ist auf Lieferschein und Rechnung möglich. 4.2 Zuweisung und Darstellung der Chargen auf Lieferschein Erstellen Sie zuerst einen Auftrag über alle gewünschten Artikel und erstellen daraus wie gehabt Lieferschein oder Rechnung. Sofern ein Artikel mit aktiver Chargenverwaltung gefunden wird, öffnet sich ein Fenster für die Zuordnung der Chargen zu diesem Vorgang: Hier haben Sie die Möglichkeit, die Charge direkt einzugeben, die Charge aus der Auswahl der bestehenden Chargen auszuwählen oder nach dem First In First Out-Prinzip automatisch nach dem Erfassungsdatum auswählen zu lassen. Die Charge sollte nun auf dem Ausdruck des Lieferscheins dargestellt werden. Dies ist unabhängig davon möglich, ob Sie einen 1 zu 1, oder Teil- und Sammellieferschein erstellt haben. 19

20 4.3 Chargen im Lieferschein ändern Sie können die Chargen zu einem bereits geschriebenen Lieferschein auch noch im Nachhinein ändern. Begeben Sie sich dazu in die Detailansicht des Lieferscheins und dort in den Reiter Seriennr./Chargen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste unten auf den gewünschten Artikel und dann auf Bearbeiten. Im folgenden Fenster können Sie dann die Charge auswählen: 4.4 Zuweisung und Darstellung der Chargen auf einer Rechnung Die Darstellung der Chargen auf den Rechnungen erfolgt nach dem gleichen Muster wie bei den Lieferscheinen. Erstellen Sie aus einem Lieferschein, in dem sich ein Artikel mit Charge befindet eine Rechnung, so öffnet sich das Fenster für die Zuweisung der Chargen. Ein anderer Weg ist direkt über die Rechnungserstellung, ohne dass zuvor Auftrag oder Lieferschein erstellt wurden. Fügen Sie direkt in einer Rechnung einen Artikel mit aktiver Chargenverwaltung ein, öffnet sich das Fenster für die Chargenzuweisung. Hier können Sie, wie zuvor für den Lieferschein beschrieben, eine Charge auswählen oder eine neue Charge hinterlegen. 20

21 4.5 Charge in der Rechnung ändern Auch in der Rechnung kann die Charge noch im Nachhinein geändert werden. Öffnen Sie dazu die Rechnung und begeben sich in die Eingabemaske. Klicken Sie jetzt mit der rechten Maustaste ganz links auf die Positionsnummer des Artikels, zu der die Charge geändert werden soll und dann auf Seriennummern / Chargen bearbeiten : 21

22 4.6 Chargen über eine Bestellung einbuchen Chargen können auch über Bestellungen erfasst werden. Erzeugen Sie dazu eine Bestellung mit einem Artikel, bei dem die Chargenverwaltung in den Stammdaten bereits aktiviert ist. Wird diese Bestellung von Ihnen als geliefert gesetzt, können Sie direkt die neuen Chargen eintragen: Möchten öder können Sie die Chargen zu diesem Zeitpunkt noch nicht eintragen, können Sie dieses Fenster durch Klick auf OK schließen und die Chargen bei Bedarf beim Artikel in den Stammdaten nachtragen. Hinweis: Eine Darstellung der Chargen auf der Bestellung ist nicht möglich. 22

23 4.7 Charge in der Bestellung ändern In der Bestellung kann die Charge ebenfalls noch geändert werden. Dazu ist es notwendig, dass entweder die komplette Bestellung oder zumindest der entsprechende Artikel bereits vollständig geliefert wurde. Wählen Sie die Bestellung aus, öffnen den Detailbereich und darin den Reiter Lagerbewegungen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Artikel und dann unten auf Chargen: 23

24 4.8 Chargen suchen Ähnlich wie Seriennummern können auch Chargen unter orgamax nachverfolgt werden. Unter orgamax finden Sie die Suchfunktion durch Klick auf Stammdaten -> Artikel, dann unten auf Weitere Funktionen -> Seriennummer/Charge suchen : 24

25 Hier können Sie nach einer bestimmten Charge suchen oder sich durch Klick auf Suche starten (ohne Eingabe einer Charge) die Historie aller Seriennummern und Chargen anzeigen lassen: Im unteren Bereich finden Sie die Historie zur jeweiligen Charge mit Informationen wie der Vorgangsart (Lieferschein oder Bestellung). Der Vorgang kann durch Rechtsklick geöffnet werden. Zusätzlich kann eine Historie zur jeweils ausgewählten Charge gedruckt werden. Falls Sie eine individuelle Auswertung über Ihre Chargen wünschen, senden Sie einfach ein Muster und Ihre genauen Vorgaben an die Meine Kollegen aus dem Serviceteam werden sich innerhalb der nächsten Tage zwecks einer Kosten- und Machbarkeitseinschätzung bei Ihnen melden. 25