CSR-Berichtspflicht - Hinweise für betroffene Unternehmen

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1 Information, März 2018

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3 Information März 2018 Vorwort Informationen zur CSR-Berichtspflicht Mit Beginn des Geschäftsjahrs 2017 müssen bestimmte Unternehmen in Deutschland erstmals über ihr Engagement zu Corporate Social Responsibility (CSR) berichten und sind aufgefordert, nichtfinanzielle Informationen im Rahmen des Lageberichts oder eines gesonderten Nachhaltigkeitsberichts offenzulegen. Betroffen sind davon große kapitalmarktorientierte Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten sowie Banken und Versicherungen. Verlangt werden Angaben zu Umweltbelangen, Arbeitnehmer- und Sozialbelangen sowie zur Achtung der Menschenrechte und zur Bekämpfung von Korruption und Bestechung. Zudem sind die betroffenen Unternehmen verpflichtet, zu beschreiben, welche Maßnahmen und Konzepte zu CSR ergriffen bzw. vorgelegt wurden. Unsere Informationsbroschüre gibt einen Überblick zu den Anforderungen und Inhalten dieser nichtfinanziellen Berichterstattung. Bertram Brossardt März 2018

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5 Information März 2018 Inhalt 1 Hintergrund 1 2 Anwendungsbereich 3 3 Offenlegung der Informationen 5 4 Inhalt der nichtfinanziellen Erklärung 7 5 Prüfung der Angaben 9 Ansprechpartner / Impressum 11 Hinweis Diese Information ersetzt keine rechtliche Beratung im Einzelfall. Eine Haftung übernehmen wir mit der Herausgabe dieser Information nicht. Um die Information an einen sich wandelnden Rechtsrahmen und an die höchstrichterliche Rechtsprechung anzupassen, überarbeiten wir unsere Broschüre regelmäßig. Bitte informieren Sie sich über die aktuelle Version auf unserer Homepage Diese Publikation darf nur von den Mitgliedern des bayme Bayerischer Unternehmensverband Metall und Elektro e. V. und des vbm Verband der Bayerischen Metall- und Elektroindustrie e. V. zum internen Gebrauch genutzt werden. Eine darüber hinausgehende Nutzung insbesondere die Weitergabe an Nichtmitglieder oder das Einstellen im öffentlichen Bereich der Homepage stellt einen Verstoß gegen urheberrechtliche Vorschriften dar.

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7 Information März 2018 Hintergrund 1 1 Hintergrund Die CSR-Berichtspflicht geht auf eine EU-Richtlinie zurück Im Herbst 2014 wurde auf europäischer Ebene ein Kompromiss zur Erweiterung der Bilanzierungsrichtlinie um nichtfinanzielle Informationen erzielt. Die Intention war, dass große Unternehmen im öffentlichen Interesse künftig nichtfinanzielle Informationen offenlegen und Angaben zu Diversity 1 machen sollen. Für die Umsetzung der europäischen Vorgaben in nationales Recht galt eine zweijährige Übergangsfrist. Der entsprechende Gesetzentwurf für das CSR-Richtlinien- Umsetzungsgesetz wurde daher im Herbst 2016 im Bundeskabinett verabschiedet, die Beschlussfassung im Bundestag erfolgte im März Das CSR-Richtlinien-Umsetzungsgesetz gilt rückwirkend zum 01. Januar 2017 und wird damit für das Geschäftsjahr beginnend nach dem wirksam. Die von dem Gesetz betroffenen Unternehmen müssen daher für das Geschäftsjahr 2017 bereits entsprechende Angaben machen. Das CSR-Richtlinien-Umsetzungsgesetz ändert die bilanzrechtlichen Vorschriften des HGB und führt neue handelsbilanzrechtliche Berichtspflichten für nichtfinanzielle Informationen ein. Für den Lagebericht und den Konzernlagebericht werden die in der CSR-Richtlinie vorgesehenen nichtfinanziellen Berichtspflichten durch die neuen 289b bis 289e, 315b bis 315c HGB ergänzt. 1 Bestimmte, insbesondere börsennotierte, Unternehmen müssen ihre (Konzern-)Erklärung zur Unternehmensführung durch Angaben zu den Diversitätskonzepten bei der Besetzung von Leitungsorganen der Unternehmen ergänzen ( 289f Abs. 2 Nr. 6 HGB).

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9 Information März 2018 Anwendungsbereich 3 2 Anwendungsbereich Von der CSR-Berichtspflicht sind große, kapitalmarktorientierte Unternehmen betroffen Die CSR-Berichtspflicht betrifft direkt nur einen verhältnismäßig kleinen Kreis von Unternehmen. Entsprechende Angaben müssen lediglich Unternehmen machen, die mehr als 500 Mitarbeiter beschäftigen (bezogen auf die durchschnittliche Beschäftigtenzahl im Jahr) und kapitalmarktorientiert sind, d. h. es werden Wertpapiere an einem organisierten Markt gehandelt ( 289b Abs. 1 HGB). Entsprechend sind hauptsächlich Aktiengesellschaft und unter Umständen Kommanditgesellschaften betroffen. Zudem gelten die Vorgaben für Banken und Versicherungen, die mehr als 500 Beschäftigte haben ( 340a, 341a HGB). Töchterunternehmen sind von der Berichtspflicht ausgenommen, wenn das Mutterunternehmen einen entsprechenden Bericht erstellt ( 289b Abs. 2, 315b Abs. 2 HGB). Nach Schätzungen sind deutschlandweit etwa 540 Unternehmen direkt von der CSR- Berichtspflicht erfasst. Es kann allerdings nicht ausgeschlossen werden, dass indirekt weitere Unternehmen die Auswirkungen der Berichtspflicht spüren werden. Gerade kleinere und mittlere Unternehmen, die als Zulieferer von großen Unternehmen tätig sind, können mittelbar betroffen sein, wenn große Unternehmen entsprechende Auskünfte bei ihren Zulieferern einholen, um selbst die Berichtspflichten zu erfüllen.

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11 Information März 2018 Offenlegung der Informationen 5 3 Offenlegung der Informationen Neben dem Lagebericht können die Information auch in einem gesonderten Bericht bereitgestellt werden Für die Berichterstattung können verschiedene Formate genutzt werden. Zum einen ist es möglich, die Informationen in den Lagebericht zu integrieren bzw. in einem gesonderten Abschnitt im Lagebericht darzulegen. Es besteht aber auch die Möglichkeit, einen eigenen (Nachhaltigkeits-)Bericht zu erstellen, der dann gesondert veröffentlicht wird ( 289b Abs. 3 HGB). Für solche Berichte gilt, dass sie spätestens vier Monate nach dem Abschlussstichtag öffentlich zugänglich gemacht sein müssen. Grundsätzlich können für die Erstellung der nicht finanziellen Erklärung auch entsprechende nationale, europäische oder internationale Rahmenwerke genutzt werden ( 289d HGB). Wird ein solches Rahmenwerk genutzt, muss angegeben werden, welches verwendet wurde. Ist kein Rahmenwerk zur Anwendung gekommen, muss erklärt werden, warum nicht. Wird z. B. ein Bericht nach den Vorgaben der Global Reporting Initiative (GRI) erstellt oder werden die Kriterien des Deutschen Nachhaltigkeitskodex (DNK) erfüllt, sind alle Anforderungen der Berichtspflicht abgedeckt. Kommen Unternehmen ihrer Pflicht zur Offenlegung der nichtfinanziellen Informationen nicht nach, drohen Straf- und Bußgelder. Die bestehenden Straf- und Bußgeldvorschriften ( 331, 334, 340n, 341j und 341n HGB) werden auf Verstöße gegen die nichtfinanzielle Berichtspflicht erweitert. Hierbei erfolgt eine Erhöhung der maximalen Bußgeldhöhe für Verstöße gegen die in 334 Abs. 1 HGB genannten Vorschriften von auf bis zu 10 Mio.. Zudem besteht die Möglichkeit einer umsatz- und gewinnbezogenen Geldbuße.

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13 Information März 2018 Inhalt der nichtfinanziellen Erklärung 7 4 Inhalt der nichtfinanziellen Erklärung Neben thematischen Aspekten sind auch Angaben zum strategischen Vorgehen nötig Die Offenlegung nichtfinanzieller Informationen umfasst zum einen konkrete Angaben zu bestimmten Themen, zum anderen ist es aber auch notwendig zu beschreiben, welche Verfahren und Konzepte im Unternehmen aufgesetzt wurden, um Nachhaltigkeitsaspekten Rechnung zu tragen. Thematisch sind zu den folgenden Aspekten Angaben nötig ( 289c Abs. 2 HGB): Umweltbelange, z. B. Ausstoß von Treibhausgasemissionen, Wasser- und Energieverbrauch Arbeitnehmerbelange, z. B. Angaben zur Geschlechtergleichstellung, Arbeitsbedingungen, Arbeitsschutz Sozialbelange, z. B. Vernetzung auf kommunaler und regionaler Ebene, Förderung lokaler Initiativen Achtung der Menschenrechte, z. B. Maßnahmen zur Vorbeugung und Verhinderung von Menschenrechtsverletzungen Bekämpfung von Korruption und Bestechung, z. B. Instrumente und Prozesse zur Bekämpfung von Korruption und Bestechung Bei der Bereitstellung dieser Informationen gilt der Wesentlichkeitsgrundsatz: entscheidend ist, welche Auskünfte für ein Verständnis von Geschäftsverlauf und Geschäftsergebnis, Lage des Konzerns sowie Auswirkungen der Geschäftstätigkeit notwendig sind. Um die Auswirkungen der Geschäftstätigkeit einzuschätzen, sind folgende Angaben erforderlich ( 289c Abs. 3 HGB): Beschreibung der verfolgten Konzepte einschließlich der Due-Diligence-Prozesse: welche Verfahren werden zur Erkennung, Verhinderung und Abschwächung negativer Auswirkungen der Geschäftstätigkeit eingesetzt und welche Ziele sollen wie erreicht werden? Ergebnisse der Konzepte: welche Ziele wurden bereits erreicht und welche geplanten Maßnahmen wurden umgesetzt? Wesentliche Risiken aus der Geschäftstätigkeit: welche Risiken sind mit der eigenen Geschäftstätigkeit verknüpft und können sehr wahrscheinlich schwerwiegende negative Auswirkungen auf die o. g. Aspekte haben und wie werden die Risiken gehandhabt? Wesentliche Risiken aus Geschäftsbeziehungen, Produkten und Dienstleistungen, sofern relevant: welche Risiken aus Geschäftsbeziehungen, Produkten und Dienstleistungen können sich ergeben und sehr wahrscheinlich schwerwiegende negative Auswirkungen auf die o. g. Aspekte haben und wie werden die Risiken gehandhabt?

14 8 Information Januar 2018 CSR-Berichtspflicht Inhalt der nichtfinanziellen Erklärung Nichtfinanzielle Leistungsindikatoren, die für die Geschäftstätigkeit von Bedeutung sind: welche nichtfinanziellen Leistungsindikatoren werden erhoben? Hinweis auf im Jahresabschluss ausgewiesene Beträge, wenn für das Verständnis erforderlich: werden im Jahresabschluss Beträge für entsprechende CSR-Maßnahmen ausgewiesen? Für die Berichterstattung ist die Identifikation von wesentlichen Risiken von besonderer Bedeutung. Diese gilt es zunächst herauszufiltern, denn nicht alle Risiken sollen Eingang in den Bericht finden. Maßgeblich ist, ob die Risiken mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit eintreten und zugleich schwerwiegende negative Auswirkungen haben. Nur über Risiken auf die diese Merkmale zutreffen, muss berichtet werden. Bei den Risiken die durch Geschäftsbeziehungen, Produkte und Dienstleistungen also entlang der Liefer- und Wertschöpfungsketten entstehen können, ist zudem die Verhältnismäßigkeit zu beachten. Das bedeutet, dass die Kosten der Informationsbeschaffung für Konzerne und Lieferanten in einem ausgewogenen Verhältnis stehen sollen zu dem Informationsnutzen. Ist die Informationsbeschaffung zu aufwendig, muss über die Risiken nicht berichtet werden. Der Deutsche Rechnungslegung Standard Nr. 20 gibt gezielte Hinweise zur Berichterstattung über Risiken und wurde an die Anforderungen der CSR-Berichtspflicht angepasst. Grundsätzlich ermöglicht es eine safe harbour clause den Unternehmen, in begründeten Ausnahmefällen, keine Angaben zu machen. Das gilt z. B., wenn Wettbewerber von den Informationen profitieren würden. Allerdings muss erklärt werden, warum keine Angaben gemacht werden ( 289e HGB). Zudem gilt der comply or explain Ansatz, d. h. ein Unternehmen muss entweder in den für die Berichtspflicht relevanten Bereichen Maßnahmen ergreifen, oder erklären, warum dies nicht erfolgt ist.

15 Information März 2018 Prüfung der Angaben 9 5 Prüfung der Angaben Ein Audit der Angaben muss nicht erfolgen Das CSR-Richtlinien-Umsetzungsgesetz verlangt keine inhaltliche Überprüfung der Angaben. Durch den Abschlussprüfer muss lediglich festgestellt werden, dass die nichtfinanziellen Informationen vorliegen. Ein Audit ist ausdrücklich nicht erforderlich ( 317 Abs. 2 S. 4, 5 HGB). Sollte allerdings freiwillig eine externe Prüfung beauftragt werden, besteht die Pflicht, die Ergebnisse der Prüfung offenzulegen. Zudem ist der Aufsichtsrat aufgefordert, die Inhalte der nichtfinanziellen Erklärung zu überprüfen.

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17 Information März 2018 Ansprechpartner / Impressum 11 Ansprechpartner / Impressum Beate Neubauer Abteilung Sozial- und Gesellschaftspolitik Telefon Telefax beate.neubauer@baymevbm.de Impressum Alle Angaben dieser Publikation beziehen sich grundsätzlich sowohl auf die weibliche als auch auf die männliche Form. Zur besseren Lesbarkeit wurde meist auf die zusätzliche Bezeichnung in weiblicher Form verzichtet. Herausgeber bayme Bayerischer Unternehmensverband Metall und Elektro e. V. vbm Verband der Bayerischen Metallund Elektro-Industrie e. V. Max-Joseph-Straße München bayme vbm März 2018