Telefon-Informations-Modul

Transkript

1 Seite 1

2 Inhalt Voraussetzungen...3 Installation...3 Aufbau des Anruffensters...4 Aufbau des Wählfensters...4 Einstellungen...5 Allgemeines...6 Beispiel der CSV...8 Update...9 INKS Weitere Informationen Anwenderfragen Seite 2

3 Voraussetzungen Folgende Komponenten müssen auf jedem Arbeitsplatz, der TIM nutzen können soll, installiert bzw. eingestellt sein, bevor mit dem (TIM) gearbeitet werden kann: lokaler TAPI-Treiber Ihrer Telefonanlage,.NET Framework 4, User-Ident in die Systemvariable. Installation - Laden Sie das Programm TIM von unserer Homepage herunter und kopieren Sie den Inhalt der Zip-Datei in einen erstellten TIM-Ordner auf dem Laufwerk C. - Starten Sie die TIM.exe, das Programm weist Sie darauf hin, dass Sie noch keine Grundeinstellungen vorgenommen haben, was Sie nun tun können (in den folgenden Punkten beschrieben: Einstellungen (Allgemeines, Update, INKS). - Auf Wunsch können Sie in den Einstellungen festlegen, dass TIM automatisch nach dem Start von Windows gestartet wird. - In den Standortinformationen im Betriebssystem wählen Sie Ihr Land aus, die Ortskennzahl, sowie ggf. Ihre Amtskennziffer. Seite 3

4 Aufbau des Anruffensters Button: Audio-Aufnahme Button: Zur Belegerstellung Button: Meldung schließen Anzeige: Kundenummer(n) Anzeige: Rufnummer mit INKS-Farbkennung Anzeige: Adress-Daten Anzeige: Ansprechpartner Anzeige: Gesprächsdauer Button: zur Adresse springen Button: Rückruf erzeugen Aufbau des Wählfensters Textfeld für die Telefonnummer Liste aller bestehenden Verbindungen Button zum Wählen oder Annehmen von Gesprächen Button zum Halten und wieder Holen von Gesprächen Button zum Auflegen oder Ablehnen von Gesprächen Seite 4

5 TIM in Aktion Einstellungen Die Einstellungen erreichen Sie mit der rechten Maustaste, wenn Sie auf das TIM-Symbol im Infobereich klicken. Info: Hier wird Ihnen die Versions-Nr. der bei Ihnen installierten TIM-Version angezeigt. Release Informationen: Hier können Sie die letzten Veränderungen und Neuerungen von TIM einsehen. Kontakte neu lesen: Hier haben Sie die Möglichkeit, die Kontakte aus INKS per Neustart des Tools neu einzulesen. Dies ist notwendig, wenn in INKS neue Adressen mit Telefonnummern eingefügt wurden. Update: Falls die TIM- Updates sich nicht automatisch installieren lassen, können Sie dieses mit diesem Button selbst starten. Seite 5

6 Nicht stören: TIM öffnet sich, wenn eingeschaltet, nicht mehr automatisch, sondern nur, wenn das Gespräch angenommen wurde und ein Doppelklick auf das TIM- Symbol getätigt wird. Einstellungen: Über diesen Punkt legen Sie die nötigen Einstellungen fest. Beenden: Schließt das Programm TIM Allgemeines Seite 6

7 - Ausgehende Anrufe melden = Dieser Punkt bietet Ihnen die Möglichkeit, ausgehende Gespräche anzeigen zu lassen. - Die ersten (X) Stellen der Telefonnummer ignorieren = Bei den in INKS eingetragenen Nummern werden die ersten (X) Stellen beim Vergleich mit der Anrufnummer ignoriert. So können evtl. eingetragene Amtswahlen ignoriert werden. - führende Null aus der Telefonanlage für Erkennung ignorieren: Einige Telefonanlagen der Telekom übermitteln die Telefonnummer mit einer zusätzlichen führenden Null. Um eine Erkennung durch Tim dennoch zu gewährleisten gibt es diese Option. - Gesprächsdauer anzeigen: Zeigt Ihnen die aktuelle Gesprächszeit des Telefonates an, ab dem Zeitpunkt der Abnahme. - Anrufe in Abwesenheit: Auflistung aller entgangenen Anrufe. - Verfügbarkeit der anderen Leitungen im Tray anzeigen: Stellt alle Leitungen dar und zeigt Ihnen an, ob der jeweilige Teilnehmer frei ist oder bereits ein Gespräch führt. - Aussehen: Die Schriftart der Texte im TIM-Fenster. Seite 7

8 - Protokollierung bietet die Möglichkeit Anrufe zu protokollieren um diese später auszuwerten. In einer CSV werden Daten wie Gesprächspartner (Kundennummer) und Anrufdauer festgehalten. Beispiel der CSV A= Durchwahl B= Adresse C= Datum Start D= Zeit Start E= Datum Ende F= Zeit Ende G= Dauer H= Telefon 1 I= Telefon 2 - Rückruf Hier können Sie eine Vorlage für eine Rückrufanfrage aufrufen(sofern ein Standard- -Programm festgelegt ist). Seite 8

9 Update Allgemein = - auf Updates überprüfen = Hier legen Sie fest, ob das System überhaupt nach aktuelleren Versionen suchen soll. - Update automatisch durchführen = falls eine aktuellere Version gefunden wurde, wird diese entweder automatisch ohne nachzufragen installiert. Ist der Haken nicht gesetzt, werden Sie zuvor gefragt und sehen auch den Update- Inhalt. Prüfinterval = - bei jedem Programmstart auf Updates überprüfen = Hier stellen Sie die Prüfintervalle ein, Sie können auch nur bei Programmstart nach Updates prüfen lassen. Seite 9

10 Update-Ort = - manuell angeben = sollten einige Rechner keine Internetverbindung besitzen, dann können Sie die Updates auch manuell herunter laden. Wählen Sie dazu den Ordner, in dem Sie das heruntergeladene Update bereitstellen. INKS Allgemein = anbinden = Hier haben Sie die Möglichkeit, das TIM mit der Warenwirtschaft INKS zu verbinden. Es werden dann zu den Telefonnummern die Kundendaten angezeigt. Erweiterter Ansprechpartner = Der Reiter Partner/ im Adressenstamm ist durch das Modul erweiterter Ansprechpartner anders aufgebaut, sodass dies hier angegeben werden muss. Farbkennung anzeigen = Es werden nun die Farbkennungen aus INKS in Tim mit angezeigt, wenn eine Verbindung zu INKS aktiv ist. Kontakt erstellen = Bietet Ihnen die Möglichkeit bei einem noch unbekannten Kontakt, direkt einen neuen anzulegen. Pfad = geben Sie hier den entsprechenden INKS-Pfad ein, damit TIM die Anrufnummer mit dem Datenbestand aus INKS vergleichen kann. Seite 10

11 Sprung in Beleg = Sprung in Beleg aktivieren = durch Aktivierung des Häkchens können Sie direkt aus TIM neue Belege erstellen. Belegart = hier geben Sie an, in welcher Belegart Sie den neuen Beleg erstellen möchten. - Diverse-Adresse = Wenn TIM den Anrufer nicht identifizieren kann (neuer Kunde), wird ein Beleg mit dieser angegeben Adresse (meistens genutzt für diverse Kunden) erstellt. Aufnahme : - Telefonate können mit der Aufnahmefunktion mitgeschnitten werden. (Vorausgesetzt, Ihre Telefonanlage hat entsprechende Treiber. Wir bitten Sie die gesetzlichen Richtlinien bei dem Mitschnitt von Telefonaten zu beachten!) Weitere Informationen Wenn Sie die Tapi-Treiber installieren, können Sie auch die Wähl-Funktionen aus dem Adressenstamm nutzen, um den Kunden aus INKS heraus anzurufen. Seite 11

12 Die integrierten Wähl-Buttons in INKS Seite 12

13 Anwenderfragen Das Programm meldet einen Lizenzfehler Prüfen Sie, ob das Modul frei geschaltet ist. Evtl. ist die Zeitbegrenzte Lizenzierung abgelaufen. Unter 3. Einstellungen wurde entweder ein falscher INKS-Ordner oder gar keiner eingetragen. TIM zeigt die Telefonnummern aber keine INKS-Adressen an. Prüfen Sie Ihre Tapi-Einstellungen nach den übergebenen führenden Nullen, vergleichen Sie dies mit Ihren Eingaben im INKS-System und korrigieren Sie dies in 1.Einstellungen. Möglicherweise ist der Anrufer nicht mit dieser Nummer in INKS vermerkt. Seite 13