03/15 Infoblatt. Mindestlohn

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1 03/15 Infoblatt Mindestlohn Aufzeichnungs und Dokumentationspflichten Einladung zu einer Informationsveranstaltung am

2 Mindestlohn Aufzeichnungs und Dokumentationspflichten Das Mindestlohngesetz (MiLoG) ist nun schon seit einigen Wochen tägliche Praxis in vielen Betrieben. Über die wesentlichen Inhalte informierten wir im November 2014 mit einer ausführlichen Mandanteninformation. Doch auch Arbeitgeber, die aufgrund des MiLoG keine Gehaltsanpassungen vornehmen mussten, können von den Aufzeichnungs und Dokumentationspflichten betroffen sein, die mit dem MiLoG eingeführt wurden und deren Nichtbeachtung harte Konsequenzen nach sich ziehen kann. Auch wenn derzeit noch offen ist, nach welchen Kriterien die Zollverwaltung bzw. die Sozialversicherungsprüfer die Einhaltung der Mindestlohn Regelungen prüfen werden, wollen wir mit diesem Rundschreiben noch einmal auf die schon seit bestehenden Aufzeichnungs und Dokumentationspflichten hinweisen. Wer ist zu Aufzeichnungen verpflichtet? Arbeitgeber hinsichtlich eigener Arbeitnehmer Entleiher, denen ein Verleiher einen oder mehrere Arbeitnehmer zur Arbeitsleistung in bestimmten Branchen (siehe Für welche Mitarbeiter sind Aufzeichnungen zu führen? ) überlässt Für welche Mitarbeiter sind Aufzeichnungen zu führen? Minijobber ( 450 Job, Ausnahme: Privathaushalte) kurzfristig Beschäftigte gemäß 8 Abs. 1 SGB IV (max. 3 Monate / 70 Arbeitstage pro Kalenderjahr) sämtliche Arbeitnehmer folgender Wirtschaftszweige: Baugewerbe Gaststätten und Beherbergungsgewerbe Speditions, Transport und damit verbundenes Logistikgewerbe Schaustellergewerbe Unternehmen der Fortwirtschaft Gebäudereinigungsgewerbe Unternehmen, die sich am Auf und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen Fleischwirtschaft Ausnahme (seit ): Der Arbeitnehmer erhält ein verstetigtes monatliches Arbeitsentgelt über 2.958,00 brutto UND der Arbeitgeber kommt seinen Aufzeichnungs und Aufbewahrungspflichten nach 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) nach.

3 Was ist aufzuzeichnen? Für die genannten Arbeitnehmer ist für jeden Arbeitstag Folgendes elektronisch oder schriftlich festzuhalten: Beginn der Arbeitszeit Ende der Arbeitszeit Dauer der Arbeitszeit (ohne Pausen) Ausnahme (seit ): Soweit ein Arbeitgeber Arbeitnehmer mit ausschließlich mobilen Tätigkeiten beschäftigt und diese keinen Vorgaben zu Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit unterliegen (Vorgabe eines zeitlichen Rahmens ist unschädlich) und sich ihre tägliche Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen, genügt es, nur die Dauer der tatsächlichen täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen. Eine ausschließlich mobile Tätigkeit liegt insbesondere bei der Zustellung von Briefen und Paketen und Druckerzeugnissen, der Abfallsammlung, der Straßenreinigung, dem Winterdienst, dem Gütertransport und der Personenbeförderung vor. Eine eigenverantwortliche Einteilung der Arbeitszeit liegt vor, wenn die Arbeitnehmer während ihrer täglichen Arbeitszeit regelmäßig nicht durch den Arbeitgeber oder Dritte Arbeitsaufträge entgegennehmen oder für entsprechende Arbeitsaufträge zur Verfügung stehen müssen. Die zeitliche Ausführung des täglichen Arbeitsauftrags muss in der Verantwortung der Arbeitnehmer liegen. Beispiel: Schriftliche Arbeitszeitaufzeichnungen können beispielsweise nach folgendem Muster erfolgen. Es empfiehlt sich, die Aufzeichnungen sowohl von Arbeitgeber als auch Arbeitnehmerseite unterzeichnen zu lassen. Name des Arbeitnehmers: Datum Beginn Ende Arbeitszeit (abzügl. Pausen) :30 Uhr 17:00 Uhr 8: :45 Uhr 16:30 Uhr 7:15 Datum, Unterschrift Arbeitgeber: Datum, Unterschrift Arbeitnehmer: Bis wann müssen die Aufzeichnungen erfolgen? Für jeden Arbeitstag müssen die Aufzeichnungen spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Tages erfolgen. Beginn, Ende und Dauer der beispielsweise am (Montag) geleisteten Arbeitszeit sind also spätestens am (Montag) aufzuzeichnen.

4 Wie lange müssen die Unterlagen aufbewahrt werden? Die Aufzeichnungen müssen mindestens 2 Jahre lang aufbewahrt werden. Für Zwecke der Sozialversicherung ist es jedoch sinnvoll, die Aufzeichnungen mindestens für 4 Jahre nach Ablauf des AufzeichnungsKalenderjahrs aufzubewahren. Welche Konsequenzen drohen bei Nichtbeachtung? Ein Verstoß gegen die Aufzeichnungs und damit verbundenen Aufbewahrungspflichten kann mit einer Geldbuße von bis zu geahndet werden. Bei einer Geldbuße ab oder in Einzelfällen sogar schon vor Durchführung eines Bußgeldverfahrens droht darüber hinaus der Ausschluss von der Vergabe öffentlicher Aufträge. Ihr Ansprechpartner für weitere Informationen: Sebastian Menke LL.M. Rechtsanwalt, Fachanwalt für Arbeitsrecht Vierhaus Rechtsanwaltsgesellschaft mbh Sarrazinstraße Berlin Telefon: Telefax: [email protected] Die in diesem Infoblatt enthaltenen Angaben und Mitteilungen sind ausschließlich zur Information bestimmt. Die Inhalte wurden mit größter Sorgfalt erstellt. Sie stellen jedoch keine rechtliche oder steuerrechtliche Beratung dar. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte können wir keine Gewähr übernehmen.

5 Einladung Informationsveranstaltung zum Thema Mindestlohn Unsere Referenten werden Sie beispielsweise über folgende Themen im Zusammenhang mit dem Mindestlohn informieren: Berücksichtigung von besonderen Gehaltsbestandteilen beim Mindestlohn Haftungsfragen Melde und Aufzeichnungspflichten Besonderheiten bei MiniJobs Gestaltungsmöglichkeiten Wir freuen uns auf eine interessante und lebendige Diskussionsrunde! Wann: , 17 Uhr Wo: Sarrazinstraße 1115, Berlin Die Teilnahme ist für unsere Mandanten kostenlos. Bitte teilen Sie uns bis zum mit, ob Sie teilnehmen werden. Bitte senden Sie die ausgefüllte Anmeldung per oder per Fax: an uns zurück. An der Informationsveranstaltung zum Thema Mindestlohn am nehme(n) ich/wir teil: 1. Name, Vorname 2. Name, Vorname