- Leseprobe - Integrierte Managementsysteme. Praxiswissen Qualitätsmanagement. Tipps und Empfehlungen zum Aufbau, Dokumentenbeispiele

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1 Praxiswissen Qualitätsmanagement Tipps und Empfehlungen zum Aufbau, Dokumentenbeispiele Integrierte Managementsysteme

2 Inhaltsverzeichnis Zur Nutzung dieser Broschüre Einleitung Die Basis integrierter Managementsysteme Der formale Vergleich von Managementnormen Die Sinnhaftigkeit paralleler Managementsysteme Vorteile integrierter Managementsysteme Vorgehensweise beim Aufbau integrierter Managementsysteme Beispiele für Dokumente eines integrierten Managementsystems Weiterführende Literatur, Normen und Standards Anhang A: Vergleichsmatrix DIN EN ISO 9001, DIN EN ISO 9004, DIN EN ISO 14001, OHSAS Anhang B: Vergleichsmatrix DIN EN ISO 14001, DIN EN ISO 9001, OHSAS Anhang C: Vergleichsmatrix OHSAS 18001, DIN EN ISO 14001, DIN EN ISO Anhang D: Vergleichsmatrix DIN EN ISO 9001, DIN EN 16001, DIN ISO Anhang E: Beispielhafte Gliederung einer Managementsystemdokumentation Anhang F: Beispiel für einen internen Auditplan Anhang G: Beispiel für die Gliederung eines Managementreviews Anhang H: Beispiel für eine integrierte Verfahrensanweisung Schulung Anhang I: Beispiel für eine integrierte Verfahrensanweisung Beschaffung TÜV Media GmbH 3

3 Zur Nutzung dieser Broschüre Diese Broschüre richtet sich an Unternehmer, Managementbeauftragte, Berater sowie an alle, die am Aufbau und der Pflege eines integrierten Managementsystems beteiligt sind. Neben der Betrachtung von Vor- und Nachteilen der Integration von Managementsystemen sowie möglichen Fehlern, die gemacht werden können, werden wichtige Hinweise für den Aufbau eines integrierten Managementsystems und Tipps für eine empfehlenswerte Vorgehensweise gegeben. Die aufgeführten Dokumentationsbeispiele sollen den Praxischarakter dieser Broschüre unterstreichen und deutlich machen, dass die Umsetzung der Normenforderungen immer unternehmensspezifisch zu sehen ist. Insofern können die hier genannten Beispiele durch eigene Erfahrungen ergänzt werden. Die Redaktion nimmt gerne entsprechende Anregungen für weitere Auflagen entgegen. Zur weiteren Unterstützung sind in den Anhängen Vergleichsmatrizes der zurzeit gängigsten Normen bzw. Standards zu finden. Bei Fragen zur Zertifizierung: Redaktion: Prof. Dr. Hans Willi Bailly, Dipl.-Geogr. Peter Maczey TÜV Media, Redaktion Umwelt und Energie, Franziska Merle 4 TÜV Media GmbH

4 1 Einleitung Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, neben einem Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 weitere Managementsysteme einzuführen. Hierbei handelt es sich in den meisten Fällen um ein Umweltmanagementsystem nach ISO und/oder um ein Arbeitsschutzmanagementsystem nach OHSAS Das daraus resultierende Managementsystem wird im Folgenden als integriertes Managementsystem (IMS) bezeichnet. Ein IMS umfasst somit Methoden und Instrumente zur Erfüllung von Anforderungen aus verschiedenen Normenbereichen in einer einheitlichen Struktur. Weitere in diesem Zusammenhang zu nennende Managementstandards sind z. B. die ISO/TS für die Automobilzulieferindustrie, die EN 9100 für die Luftfahrtindustrie, die ISO für Medizingerätehersteller, die noch recht junge DIN EN für Energiemanangementsysteme und viele weitere Standards und Normen. Diese Standards helfen den Unternehmen z. B. den Umweltschutz und den Arbeitsschutz in der täglichen Arbeit systematisch zu berücksichtigen und es nicht dem Zufall zu überlassen, ob nun die Umwelt- und Arbeitsschutzanforderungen eingehalten werden oder nicht. Unter integrierten Managementsystemen können aber auch Entwicklungen im Normungswesen verstanden werden, die Aspekte der Produktherstellung bzw. Produktkonformität mit prozessualen Managementsystemen verknüpfen. So beinhaltet die ISO-14000ff-Reihe bereits zahlreiche Normen, die auch Anforderungen an Beschaffung, Design und den Lebenszyklus von Produkten beinhalten. Jüngere Regelungen der EU fokussieren nicht mehr nur die Eigenschaften von Produkten (z. B. den Energieverbrauch), sondern auch den Herstellungsprozess (Ökobilanzierung). Hier ist also eine Verschmelzung von Managementsystemansätzen erkennbar. Für integrierte Managementsysteme gibt es keine Zertifizierungsnorm. Die enthaltenen Managementsysteme müssen einzeln zertifiziert werden. Große Zertifizierorganisationen bieten jedoch auch integrierte Zertifizierungen an, bei denen in einem Audit alle Managementsysteme auditiert werden. Die in den Anhängen dieser Broschüre aufgeführten Beispiele sind angepasst an ein integriertes Qualitäts-, Umwelt- und Arbeitsschutzmanagementsystem. Die EN ist aufgrund ihrer Nähe zur ISO und andere Normen sind aufgrund ihrer Nähe zur ISO 9001 ebenso leicht zu integrieren. 2 Die Basis integrierter Managementsysteme QM-Systeme sind meist die Basis Die meisten Unternehmen, die sich mit der Frage der Integration von Managementsystemen beschäftigen, haben bereits ein Qualitätsmanagementsystem eingeführt und umgesetzt. In diesen Fällen bietet es sich natürlich an, das bestehende Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 oder ISO/TS um weitere Aspekte, wie z. B. Anforderungen aus dem Umweltschutz oder Arbeitsschutz, zu erweitern, d. h. zu integrieren. Sogenannte Vergleichsmatrizes, denen die Entsprechungen zwischen z. B. ISO 9001, ISO und OHSAS zu entnehmen sind, können dabei sehr hilfreich sein. In den Anhängen A, B und C sind die häufigsten aufgeführt. TÜV Media GmbH 5

5 In den Fällen, in denen Unternehmen noch kein einer Norm entsprechendes Managementsystem aufgebaut haben und umsetzen, steht die Frage nach der Basisnorm im Raum. Folgende Beispiele zeigen einen möglichen Lösungsansatz: Ein Automobilzulieferer, der ohnehin die ISO/TS erfüllen muss, nimmt diese Norm als Basis. Wenn nicht alle Bereiche des Unternehmens für die Automobilindustrie arbeiten, können für die verbleibenden Bereiche die Anforderungen aus der ISO 9001 gelten. Ein Unternehmen mit hoher Umweltrelevanz (d. h. viele bedeutende Umweltaspekte) und vergleichsweise geringer Qualitätsrelevanz (kleine Produktpalette, geringe Qualitätsanforderungen) kann als Basis für sein integriertes Managementsystem die Umweltmanagementnorm ISO zugrunde legen. Vergleichbares Vorgehen ist bei Unternehmen der Pharmaindustrie und der Lebensmittelindustrie denkbar, weil in diesen Fällen erhebliche gesetzliche Anforderungen, z. B. an Qualität und Hygiene, gestellt werden. Hier können die passenden branchenspezifischen Standards bzw. gesetzlichen Anforderungen als Basis dienen. Auf der Grundlage dieser sogenannten Basisnormen oder -standards können dann weitere Anforderungen, wenn zutreffend, z. B. aus dem Qualitätsmanagement und/oder aus dem Umwelt- und/ oder Arbeitsschutz und/oder anderen Normen, entsprechend ergänzt werden. Integration minimiert den Aufwand Die Integration von Managementsystemen, d. h. das systematische Umsetzen von in Normen und Standards vorgegebenen vergleichbaren Anforderungen, verringert den Aufwand und die Belastung der betroffenen Personenkreise und führt somit zur Einsparung von Ressourcen. Folgende wesentliche Beispiele sind zu nennen: Die Formulierung einer sog. Unternehmenspolitik oder von Unternehmensleitlinien mit Aussagen zu Qualität, Umwelt- und Arbeitsschutz, eine Dokumentation bestehend aus Handbuch, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen und Formularen, einheitliche Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen, einheitliche Vorgehensweise bei der Ermittlung, Kommunikation, Umsetzung und Bewertung von Zielen, Dokumentation von Verantwortung und Befugnissen für die zutreffenden Managementsysteme, Konzentration von Beauftragtenfunktionen auf wenige Personen, gemeinsame interne und externe Audits, ein Managementreview für alle Normen bzw. Standards, gemeinsame Ermittlung des Schulungsbedarfs inkl. Schulungsbewertung und gegebenenfalls Wirksamkeitsprüfung, Prozessbeschreibungen, die neben den Produktanforderungen auch Anforderungen aus Umwelt- und Arbeitsschutz usw. enthalten, Einbeziehung aller Messmittel, auch der aus dem Umwelt- und Arbeitsschutz in die Messmittelüberwachung. 6 TÜV Media GmbH

6 Anhang A: Vergleichsmatrix mit Entsprechungen zwischen DIN EN ISO 9001, DIN EN ISO 9004, DIN EN ISO und OHSAS DIN EN ISO 9001:2008 DIN EN ISO 9004:2009 DIN EN ISO 14001:2005 OHSAS 18001: Einleitung Vorwort 0 Einführung 0 Vorwort 0.1 Allgemeines Einleitung Einleitung 0.2 Prozessorientierter Ansatz 0.3 Beziehung zu ISO Verträglichkeit mit anderen Managementsystemen 1 Anwendungsbereich 1 Anwendungsbereich 1 Anwendungsbereich 1 Anwendungsbereich 1.1 Allgemeines 1.2 Anwendung 3 Begriffe 3 Begriffe 3 Begriffe 3 Begriffe und Definitionen 4.1 Allgemeine Anforderungen 4.2 Dokumentationsforderungen 4 Qualitätsmanagementsystem 4 Leiten und Lenken für 4 Anforderungen an ein den nachhaltigen Erfolg Umweltmanagementsystem Allgemeines Prozessmanagement: Allgemeines 4.1 Allgemeine Forderungen 4 Anforderungen an ein A&G-Management- System 4.1 Allgemeine Forderungen Allgemeines Dokumentation Dokumentation Qualitätsmanagement- Handbuch Lenkung von Dokumenten Lenkung von Aufzeichnungen 5 Verantwortung der Leitung 5.1 Selbstverpflichtung der Leitung 5.2 Kundenorientierung Leiten und Lenken für den nachhaltigen Erfolg: Allgemeines Lenkung von Dokumenten Lenkung von Aufzeichnungen Lenkung von Dokumenten Lenkung von Aufzeichnungen Nachhaltiger Erfolg Interessierte Parteien, Erfordernisse und Erwartungen 4.2 Umweltpolitik 4.2 A&G-Politik Ressourcen, Aufgaben, Verantwortlichkeit und Befugnis Managementbewertung Ressourcen, Aufgaben, Verantwortlichkeit und Befugnis Managementbewertung Umweltaspekte Gefährdungserkennung, Risikobewertung und Festlegung der Lenkungsmaßnahmen Rechtliche Verpflichtungen und andere Anforderungen Rechtliche Verpflichtungen und andere Anforderungen TÜV Media GmbH 13

7 Anhang E: Beispielhafte Gliederung einer integrierten Managementsystemdokumentation 1 Einleitung und Anwendungsbereich 3 Begriffe, Definitionen, Abkürzungen 4 Das integrierte Qualitäts-, Umwelt- und Arbeitsschutzmanagementsystem 4.1 Allgemeine Anforderungen 4.2 Dokumentationsforderungen Allgemeines Qualitäts-, Umweltschutz-, Arbeitsschutzhandbuch Lenkung von Dokumenten Lenkung von Aufzeichnungen 5 Verantwortung der Leitung 5.1 Selbstverpflichtung der Leitung 5.2 Kundenorientierung und rechtliche Verpflichtungen 5.3 Qualitäts-, Umwelt- und A&G-Politik 5.4 Planung Qualitäts-, Umwelt- und Arbeitsschutzziele Planung des IMS 5.5 Verantwortung, Befugnis und Kommunikation Verantwortung und Befugnis Beauftragter der obersten Leitung Interne Kommunikation 5.6 Managementbewertung Allgemeines Eingaben für die Bewertung Ergebnisse der Bewertung 6 Management von Ressourcen 6.1 Bereitstellung von Ressourcen 6.2 Personelle Ressourcen Allgemeines Kompetenz, Schulung und Bewusstsein 6.3 Infrastruktur 6.4 Arbeitsumgebung 7 Produktrealisierung 7.1 Planung der Produktrealisierung 7.2 Kundenbezogene Prozesse Ermittlung der Anforderungen in Bezug auf das Produkt Bewertung der Anforderungen in Bezug auf das Produkt Kommunikation mit dem Kunden 7.3 Entwicklung Entwicklungsplanung Entwicklungseingaben Entwicklungsergebnisse Entwicklungsbewertung Entwicklungsverifizierung 24 TÜV Media GmbH