3745-FBAF-215F. ECDL - Europäischer Computer Führerschein. Peter Wies. 1. Ausgabe, März 2014

Transkript

1 Webcode Übungsdateien 3745-FBAF-215F ECDL - Europäischer Computer Führerschein Peter Wies 1. Ausgabe, März 2014 Modul Tabellenkalkulation Advanced (mit Windows 8.1 und Excel 2013) Syllabus 2.0 ECDLAM4-13-2_CH

2 I ECDL - Modul Tabellenkalkulation Advanced (mit Windows 8.1 und Excel 2013) 1 Überblick Der Europäische Computer Führerschein Zu diesem Buch Professionell mit Tabellenblättern arbeiten Bereich als Tabelle formatieren Tabellen nach Zellinhalten sortieren Benutzerdefinierte Zahlenformate nutzen Formatcodes nutzen Spalten bzw. Zeilen aus- oder einblenden Benutzerdefinierte Listen verwenden Tabellen mit Kommentaren versehen Spezielle Einfügeoptionen für die Zwischenablage Mit kopierten Werten Berechnungen durchführen Schnellübersicht Formatierung an Bedingungen knüpfen Grundlagen zur bedingten Formatierung Individuelle Regeln aufstellen Zellen abhängig von Bedingungen formatieren Regeln bearbeiten Mit mehreren Regeln arbeiten Schnellübersicht Übung Tabellen gliedern Gliederungen erstellen Mit gegliederten Tabellen arbeiten Gliederungen entfernen Mit Teilergebnissen arbeiten Schnellübersicht Übungen Arbeitsmappen effektiv nutzen Namen vergeben Namen in Formeln einsetzen Nützliche Techniken beim Einsatz von Namen Namen verwalten Was sind Excel-Vorlagen? Arbeitsblätter verschieben und kopieren Anzeige der Arbeitsblätter festlegen Mit Tabellenansichten arbeiten Zellbezüge auf andere Tabellenblätter verwenden Zellbezüge auf andere Arbeitsmappen nutzen Arbeitsmappen schützen Arbeitsblätter und Zellen schützen Schnellübersicht Übungen Daten filtern Den AutoFilter verwenden Vordefinierte Suchkriterien im AutoFilter verwenden Die Liste des AutoFilters nutzen Schnellübersicht Übung Den Spezialfilter verwenden Grundlagen zum Spezialfilter Suchkriterien für den Spezialfilter Den Spezialfilter einsetzen Schnellübersicht Übung Spezielle Funktionen einsetzen Gemischte Bezüge verwenden Verschachtelte Funktionen erstellen Aufbau und Einsatzgebiete der WENN- Funktion Verschachtelte WENN-Funktionen einsetzen Mathematische Funktionen verwenden Statistische Funktionen verwenden Finanzmathematische Funktionen einsetzen Mit Datums- und Uhrzeitfunktionen arbeiten Textfunktionen verwenden Datenbankfunktionen einsetzen Die Funktionen SVERWEIS und WVERWEIS Übungen Formeln überwachen Fehler in Formeln finden Fehlerwerte in Formelzellen Die Formelüberwachung verwenden Datenüberprüfung bei der Eingabe vornehmen Zellinhalte überwachen Schnellübersicht Übung HERDT-Verlag

3 Inhalt I 10 Pivot-Tabellen erstellen Daten in Pivot-Tabellen auswerten Empfohlene Pivot-Tabellen aus Excel-Daten erstellen Individuelle Pivot-Tabellen aus Excel-Daten erstellen Berechnungen im Wertebereich ändern Vorgefertigte Berichtslayouts und Formate nutzen Pivot-Tabellendaten filtern Daten einer Pivot-Tabelle individuell gruppieren Daten einer Pivot-Tabelle aktualisieren bzw. ändern Schnellübersicht Übung Szenarien und Datentabellen einsetzen Grundlagen zu Szenarien Szenarien erstellen und schützen Mit Szenarien arbeiten Datentabellen für die Datenanalyse verwenden Datentabelle mit einer Variablen nutzen Datentabelle mit zwei Variablen nutzen Schnellübersicht Übung Professionell mit Diagrammen arbeiten Diagrammelemente markieren und bearbeiten Diagrammelemente formatieren Diagramme beschriften und bearbeiten Verbunddiagramme einsetzen und bearbeiten Dargestellten Tabellenbereich verändern Diagramm auf ein Diagrammblatt verschieben Beschriftung der Wertachse formatieren Einteilung der Wertachse ändern Sekundärachse einblenden Diagramme mit Grafiken und Texturen aufpeppen Schnellübersicht Übung Kommunikation mit anderen Anwendungen Links nutzen Textdateien nach Excel importieren Schnellübersicht Übung Makros verwenden Makros aufzeichnen Makros absolut oder relativ aufzeichnen Makros ausführen und speichern Gespeicherte Makros ausführen Symbol für die Ausführung eines Makros bereitstellen Makros löschen Schnellübersicht Übungen Im Team arbeiten Grundlagen zur Teamarbeit Arbeitsmappen für die Teamarbeit vorbereiten Arbeitsmappen überarbeiten Änderungen verfolgen Freigabe einer Arbeitsmappe aufheben bzw. schützen Schnellübersicht Übung So finden Sie die Inhalte zu den Lernzielen Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 1 ECDL - Modul Tabellenkalkulation Advanced (mit Windows 8.1 und Excel 2013) 1 Überblick In diesem Kapitel erfahren Sie was der ECDL (Europäische Computer Führerschein) ist welche Lehrplaninhalte das Modul Tabellenkalkulation Advanced hat wie Sie mit diesem Buch arbeiten können Sehr geehrte Leserin, sehr geehrter Leser, Sie haben eine gute Entscheidung getroffen. Mit dem Erwerb dieses Buches sind Sie auf dem richtigen Weg, Ihre bisherigen digitalen Fertigkeiten zu optimieren. Denn die nachfolgenden Lerninhalte stellen einen wichtigen Baustein im Zertifizierungsprogramm des ECDL (European Computer Driving Licence / Europäischer Computer Führerschein) dar. In nahezu allen Berufszweigen werden solide Computer-Kenntnisse vorausgesetzt. Dass der Erwerb des ECDL die richtige Antwort auf diese Anforderung ist, beweisen die mehr als 13 Millionen Teilnehmer/innen in 148 Ländern, die das international anerkannte Zertifikat besitzen oder anstreben. Wer über den ECDL als Nachweis fundierter ICT-Kompetenz verfügt, hat einen klaren Wettbewerbsvorsprung auf dem Arbeitsmarkt. Möchten Sie wissen, wie es um Ihre digitalen Fähigkeiten bestellt ist? Über die ECDL Diagnosetests können Sie bequem via Internet von zu Hause aus prüfen, wo Ihre Stärken liegen und wo noch Defizite bestehen. Mit den Demotests können Sie sich ansehen, wie eine ECDL Prüfung aufgebaut ist und welche Art der Fragestellung Sie in den praxisorientierten Tests vorfinden. Aktuelle Informationen dazu finden Sie auf Sie haben die Möglichkeit, an 300 ECDL Prüfungsstandorten bzw. Test Centern in der Schweiz und dem Fürstentum Liechtenstein Ihr erworbenes ICT-Wissen zu vertiefen und zertifizieren zu lassen. Die ECDL Prüfungen sind modular aufgebaut und kommen damit modernen und flexiblen Ausbildungsformen entgegen. Heute stehen Ihnen 13 ECDL Module zur Auswahl. Mit einer einmaligen Registrierung können Sie diese sowie künftig verfügbare ECDL Module absolvieren. Nach dem Ablegen der vier ECDL Base Module in einem unserer Test Center erhalten Sie das Zertifikat ECDL Base. Dieses können Sie mit drei ECDL Standard Modulen nach Wahl zum ECDL Standard Zertifikat ausbauen. Für fortgeschrittene Office- Anwender eignen sich die vier ECDL Advanced Module. Weitere Informationen zum ECDL sowie eine Übersicht der ECDL Test Center finden Sie auf Wir sind sicher, dass Sie Ihre mit dem ECDL nachgewiesene ICT-Qualifikation künftig in Ihrem Arbeitsleben gewinnbringend einsetzen können. Viel Erfolg wünschen Ihnen Max Lüthi Julia van Wijnkoop Geschäftsleitung ECDL Switzerland AG 4 HERDT-Verlag

5 Überblick Der Europäische Computer Führerschein Wissenswertes über den Europäischen Computer Führerschein Der Europäische Computer Führerschein (kurz ECDL) stellt ein in Europa standardisiertes Zertifikat über die Kenntnisse und Fertigkeiten der Computeranwender dar, das in ganz Europa gültig ist. Der ECDL wird von den der CEPIS (Council of European Professional Informatics Societies) angehörenden Computergesellschaften betreut. Die Europäische Union (EU) fördert die Entwicklung des ECDL, der die fundierte Vermittlung von Computerwissen zum Ziel hat. Der ECDL basiert auf einem einheitlichen europäischen Lehrplan (Syllabus). Dieser Lehrplan dient der Sicherstellung eines gemeinsamen europaweiten Standards im Bereich Computerwissen. Lehrplan für das Modul Tabellenkalkulation Advanced Syllabus 2.0 unter Windows 8.1 mit Microsoft Excel 2013 Die Teilnehmer sollen professionell mit Tabellenblättern arbeiten; Formatierungen an Bedingungen knüpfen; Tabellen gliedern; Arbeitsmappen effektiv einsetzen; Daten sortieren und filtern; Daten kombinieren und konsolidieren; spezielle Funktionen einsetzen; Formeln überwachen; Pivot-Tabellen erstellen; Szenarien erstellen; professionell mit Diagrammen arbeiten; mit anderen Anwendungen kommunizieren; Makros verwenden; im Team arbeiten. Lernziel Die Inhalte des vorliegenden Buches gehen teilweise über die geforderten Lehrplaninhalte hinaus, um dem Leser mit diesem Buch ein komplettes Nachschlagewerk zu allen Themen bieten zu können. HERDT-Verlag 5

6 1 ECDL - Modul Tabellenkalkulation Advanced (mit Windows 8.1 und Excel 2013) 1.2 Zu diesem Buch Mit Büchern aus der Classic-Reihe des HERDT-Verlags können Sie sich schnell und grundlegend in ein Programm einarbeiten bzw. Ihre Kenntnisse vertiefen. Lernziele Arbeitsanleitungen Vor jedem Kapitel sehen Sie die jeweiligen Lernziele und Voraussetzungen. Die effizientesten Wege zum Ziel werden Schritt für Schritt im Kapitel erklärt. Auf einen Blick Eine Übersicht der Funktionen erhalten Sie am Kapitelende. Übungen Ebenfalls am Ende des Kapitels festigen Sie Ihre erworbenen Kenntnisse. Sie können sich den Inhalt dieses Buches am besten aneignen, wenn Sie bereits über folgende Kenntnisse verfügen: Sie arbeiten sicher mit Maus und Tastatur.G Sie beherrschen den Umgang mit dem Windows-Startbildschirm und dem Desktop.G Sie können Fenster und den Explorer problemlos bedienen. Sie verfügen über Excel-Grundkenntnisse. Was bedeuten die Symbole im Buch? hilfreiche Zusatzinformation Praxistipp Warnhinweis leichte Übung mittelschwere Übung schwierige Übung zusätzliche Inhalte, die über das im Syllabus geforderte Wissen hinausgehen, aber zum Verständnis der Zusammenhänge nachhaltig beitragen 6 HERDT-Verlag

7 Überblick 1 Nachhaltig lernen mit Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien Für die meisten Kapitel stehen Ihnen Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien zur Verfügung. Mithilfe der Beispieldateien können Sie die erläuterten App-Funktionen direkt nachvollziehen. Die Übungen am Ende der einzelnen Kapitel lassen sich ohne weitere Vorbereitungen mit den jeweiligen Übungsdateien durchführen. Anhand der Ergebnisdateien kontrollieren Sie schnell, ob Sie die entsprechenden Übungen korrekt ausgeführt haben. Mit dem Kauf dieses Buches haben Sie die Berechtigung erworben, diese Dateien von der Website des HERDT-Verlages unter herunterzuladen. Nutzen Sie hierzu den Webcode, der sich rechts oben auf der Titelseite dieses Buches befindet: Hier Webcode eingeben und mit Ü bestätigen Auf der nun geöffneten Webseite Datei downloaden anklicken Verwendete (Software-)Einstellungen Die Funktionsbeschreibungen des Buchs basieren auf der Nutzung von Windows 8.1 Pro (64-Bit-Version) mit einem lokalen Benutzerkonto und einem Benutzer, der in einem (Firmen-)Netzwerk angemeldet ist, einer Erstinstallation von Excel 2013 (64-Bit-Version) mit den empfohlenen Einstellungen, einer Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 Pixeln, G einer ständigen Verbindung zum Internet. Wenn Sie eine andere Bildschirmauflösung eingestellt haben, kann das Aussehen der Fenster von den Abbildungen im Buch abweichen. HERDT-Verlag 7

8 2 ECDL - Modul Tabellenkalkulation Advanced (mit Windows 8.1 und Excel 2013) 2 Professionell mit Tabellenblättern arbeiten In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie einen Bereich als Tabelle formatieren wie Sie Tabellen(teile) sortieren wie Sie benutzerdefinierte Zellformate erstellen wie Sie Spalten/Zeilen fixieren bzw. ein- und ausblenden wie Sie in Tabellen Kommentare verwenden Voraussetzungen Tabellen erstellen und bearbeiten Mit Formeln und Funktionen arbeiten 2.1 Bereich als Tabelle formatieren Bereich als Tabelle definieren In Excel können Sie einen beliebigen Bereich als sogenannte Tabelle definieren und ihn so anhand vorgegebener Muster (Tabellenformatvorlagen) schnell formatieren. Als Tabelle definierter Bereich Fixierte Überschriften Sie können die Daten mit den Schaltflächen in der Kopfzeile filtern. Außerdem werden beim Bewegen die Spaltenbezeichnungen (A, B, C ) durch die jeweiligen Einträge der Kopfzeile ersetzt. So bleiben die Tabellenüberschriften dauerhaft eingeblendet (fixiert). Variante 1 Markieren Sie den Bereich, den Sie als Tabelle definieren möchten. Klicken Sie auf die eingeblendete Optionsschaltfläche. TABELLEN wählen Tabelle anklicken 8 HERDT-Verlag

9 Professionell mit Tabellenblättern arbeiten 2 Variante 2 Markieren Sie den Bereich, den Sie als Tabelle definieren möchten, oder markieren Sie eine beliebige Zelle innerhalb eines zusammenhängenden Datenbereichs. Klicken Sie im Register START, Gruppe Formatvorlagen, auf Als Tabelle formatieren. Eine Liste der verfügbaren Tabellenformatvorlagen (Formatierungsmuster) wird eingeblendet. Wählen Sie eine Tabellenformatvorlage. Wenn der entsprechende Bereich nicht über Spaltenüberschriften verfügt, stellen Sie sicher, dass im nun geöffneten Dialogfenster das Kontrollfeld deaktiviert ist. Bestätigen Sie mit OK. Excel wandelt den markierten Bereich in eine Tabelle um und blendet im Menüband automatisch das Register ENTWURF ein. Um die speziellen Funktionen eines als Tabelle definierten Bereichs nutzen zu können, müssen Sie eine Zelle innerhalb des entsprechenden Bereichs markieren. Wenn Sie in eine - an die definierte Tabelle grenzende - Zeile bzw. Spalte Daten eingeben, werden diese sofort in die Tabelle integriert. Der Tabellenbereich wird ebenfalls automatisch erweitert, wenn Sie innerhalb der Tabelle Zeilen oder Spalten einfügen. Formatierung einer definierten Tabelle nachträglich ändern Markieren Sie eine beliebige Zelle innerhalb der definierten Tabelle. Wechseln Sie zum Register ENTWURF. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor: Sie möchten die erste bzw. letzte Spalte einer Tabelle hervorheben gerade und ungerade Zeilen bzw. Spalten unterschiedlich formatieren (abhängig von der genutzten Tabellenformatvorlage) der definierten Tabelle eine andere Tabellenformatvorlage zuweisen Aktivieren Sie in der Gruppe Optionen für Tabellenformat das Kontrollfeld Erste Spalte bzw. Letzte Spalte. Schalten Sie in der Gruppe Optionen für Tabellenformat das Kontrollfeld Verbundene Zeilen bzw. Verbundene Spalten ein. Wählen Sie in der Gruppe Tabellenformatvorlagen eine andere Tabellenformatvorlage. Definierte Tabelle in einen normalen Bereich umwandeln Markieren Sie eine beliebige Zelle innerhalb der definierten Tabelle. Klicken Sie im Register ENTWURF, Gruppe Tools, auf In Bereich konvertieren. Alternative: Kontextmenüpunkt Tabelle - In Bereich konvertieren Bestätigen Sie die eingeblendete Rückfrage mit Ja. HERDT-Verlag 9

10 2 ECDL - Modul Tabellenkalkulation Advanced (mit Windows 8.1 und Excel 2013) Excel wandelt die Tabelle in einen normalen Bereich um, in dem die speziellen Tabellenfunktionen nicht mehr nutzbar sind. Die Formatierung der ehemaligen Tabelle bleibt jedoch auch nach der Umwandlung für den entsprechenden Bereich erhalten. 2.2 Tabellen nach Zellinhalten sortieren Verschiedene Sortierreihenfolgen nutzen Benötigen Sie die Daten einer Tabelle in einer anderen Reihenfolge, als sie eingegeben wurden, können Sie die Tabelle nach den Zellinhalten einer oder mehrerer Spalten sortieren. Mithilfe der Sortierfunktion lassen sich Texte von A nach Z bzw. Z nach A, Zahlen aufsteigend oder absteigend, Datums- bzw. Uhrzeitangaben vom aktuellsten bis zum ältesten Wert oder umgekehrt anordnen. In Excel haben Sie zusätzlich auch die Möglichkeit, Tabellen nach bestimmten Zellformatierungen zu sortieren, z. B. nach Füllfarben. Unsortierte Tabelle Sortierung nach Name Sortierung nach Station (innerhalb der Station nach Dienst) Tabellen nach den Zellinhalten einer Spalte sortieren Excel erkennt beim Sortieren automatisch einen zusammenhängenden Datenbereich als Tabelle. Die zu sortierende Tabelle darf deshalb keine komplett leeren Spalten oder Zeilen enthalten. Standardmäßig wird die erste Zeile einer Tabelle nicht mit sortiert, da sich hier in aller Regel die Spaltenüberschriften befinden. Markieren Sie innerhalb der Tabelle eine beliebige Zelle der Spalte, nach der Sie sortieren möchten. Möchten Sie beispielsweise den zuvor abgebildeten Einsatzplan nach den Nachnamen der Mitarbeiter sortieren, markieren Sie eine Zelle im Bereich A3:A HERDT-Verlag

11 Professionell mit Tabellenblättern arbeiten 2 Klicken Sie im Register DATEN, Gruppe Sortieren und Filtern, auf, um die Tabelle aufsteigend, bzw. auf, um sie absteigend zu sortieren. Ursprüngliche Datenreihenfolge wiederherstellen Direkt nach dem Sortieren können Sie den Ursprungszustand der Tabelle über in der Symbolleiste wiederherstellen. Mit dem folgenden Trick lässt sich die ursprüngliche Datenreihenfolge auch noch zu einem späteren Zeitpunkt wiederherstellen: Fügen Sie in Ihre Tabelle vor der Sortierung eine zusätzliche Spalte ein. Geben Sie in die Zellen der Spalte mithilfe der Ausfüllfunktion fortlaufende Nummern ein. Sie können nun jederzeit die Tabelle aufsteigend nach dieser zusätzlichen Spalte sortieren - und so den Ursprungszustand der Tabelle wiederherstellen. Einen als Tabelle definierten Zellbereich sortieren Wenn Sie einen Zellbereich als Tabelle definiert haben, werden neben den Spaltenüberschriften Schaltflächen eingeblendet. In der Spalte, nach der die Tabelle sortiert werden soll, auf klicken Sortierreihenfolge wählen Die entsprechende Schaltfläche zeigt nun die gewählte Sortierreihenfolge an: (aufsteigend) bzw. (absteigend). Tabellen sortieren, die von Excel-Standardtabellen abweichen Excel erkennt eine Tabelle automatisch, wenn sich über dem zusammenhängenden Datenblock Spalten- bzw. links daneben Zeilenüberschriften befinden und die Tabelle höchstens eine Tabellenüberschrift besitzt. HERDT-Verlag 11

12 2 ECDL - Modul Tabellenkalkulation Advanced (mit Windows 8.1 und Excel 2013) Entsprechen Ihre Tabellen nicht diesem Standard, können ungewollte Sortierungen entstehen, z. B. werden Spaltenbzw. Zeilenüberschriften mit sortiert. Es ist deshalb wichtig, in diesem Fall die zu sortierenden Daten vor dem Sortieren zu markieren. Markieren Sie den zu sortierenden Bereich inklusive der Spaltenüberschriften. Aktivieren Sie innerhalb des markierten Bereichs mit T eine beliebige Zelle in der Spalte, nach der sortiert werden soll. Führen Sie wie zuvor erläutert eine aufsteigende bzw. absteigende Sortierung durch. Tabellen nach den Zellinhalten mehrerer Spalten sortieren Um Tabellen nach den Zellinhalten mehrerer Spalten zu sortieren, müssen Sie die betreffenden Spalten mithilfe sogenannter Sortierebenen festlegen. Die einzelnen Sortierebenen besitzen dabei abnehmende Priorität, d. h., nur bei Übereinstimmung innerhalb der ersten Sortierebene (im Beispiel die Spalte Station) wird auch nach der in der zweiten Ebene (im Beispiel die Spalte Dienst) festgelegten Spalte sortiert usw. Markieren Sie eine beliebige Zelle der Tabelle. oder Falls die Tabelle von Excel-Standardtabellen abweicht, markieren Sie den zu sortierenden Bereich (inklusive der Spaltenüberschriften). Klicken Sie im Register DATEN, Gruppe Sortieren und Filtern, auf Sortieren. Sortierung nach Station und Dienst Spalte wählen, nach der zuerst sortiert werden soll Sortierreihenfolge festlegen Klicken Sie auf Ebene hinzufügen, um eine weitere Sortierebene hinzuzufügen. 12 HERDT-Verlag

13 Professionell mit Tabellenblättern arbeiten 2 Spalte wählen, nach der als Zweites sortiert werden soll Sortierreihenfolge festlegen Fügen Sie bei Bedarf über Ebene hinzufügen weitere Ebenen hinzu und wählen Sie auch für diese Ebenen die jeweilige Spalte und Sortierreihenfolge. Starten Sie den Sortiervorgang mit OK. 2.3 Benutzerdefinierte Zahlenformate nutzen Welche Vorteile bieten benutzerdefinierte Zahlenformate? Neben den vordefinierten Zahlenformaten (wie z. B. dem Buchhaltungs- oder Prozentformat) können Sie Zellen benutzerdefinierte Zahlenformate zuweisen, die sich bei Bedarf individuell Ihren Bedürfnissen anpassen lassen. Mithilfe solcher Formate ist es beispielsweise möglich, in einer Zelle eine Zahl zusammen mit einer Einheit (z. B. km) oder einem beschreibenden Text (z. B. Kartons) anzuzeigen, mit individuellen Formatvorgaben (z. B. einer bestimmten Anzahl von Dezimalstellen) anzuzeigen. Beispiele für individuell angepasste benutzerdefinierte Zahlenformate Für die Definition von benutzerdefinierten Zahlenformaten werden sogenannte Formatcodes genutzt. Benutzerdefinierte Formate werden zusammen mit der Arbeitsmappe gespeichert und sind in anderen Arbeitsmappen nicht verfügbar. Eigene benutzerdefinierte Zahlenformate erstellen und zuweisen Excel bietet bereits eine Auswahl vorgefertigter benutzerdefinierter Zahlenformate an. Sie können ein solches Format wie unten beschrieben individuell anpassen - und so ein neues (eigenes) benutzerdefiniertes Zahlenformat erstellen. HERDT-Verlag 13

14 2 ECDL - Modul Tabellenkalkulation Advanced (mit Windows 8.1 und Excel 2013) Im Folgenden erstellen Sie das rechts abgebildete benutzerdefinierte Zahlenformat. Das Format fügt automatisch hinter allen Eingaben den Zusatz km hinzu und zeigt die eingegebene Zahl ohne Nachkommastellen an: Markieren Sie den Zellbereich, der mit dem benutzerdefinierten Format versehen werden soll (im Beispiel den Zellbereich B2:B4). Klicken Sie im Register START, Gruppe Zahl, auf. Wählen Sie im Dialogfenster Zellen formatieren im Register Zahlen die Kategorie Benutzerdefiniert. Wählen Sie im Feld ein vorhandenes Format, das Sie anschließend individuell anpassen. Im Beispiel wählen Sie das benutzerdefinierte Zahlenformat 0, das alle eingegebenen Zahlen ohne Nachkommastellen anzeigt. Das gewählte Format wird im Feld angezeigt. Um ein individuelles Format zu erstellen, das allen Eingaben den Zusatz km hinzufügt, tragen Sie im Feld hinter der Null in Anführungszeichen ein Leerzeichen und den Text km ein. Mit OK wird die Formatdefinition in das Feld übernommen und der zuvor markierte Zellbereich wird entsprechend formatiert. Das benutzerdefinierte Zahlenformat, auf dem das individuelle Format basiert (im Beispiel das Format 0), bleibt weiterhin im Feld verfügbar. Neu erstelltes Zahlenformat Mit den im nächsten Abschnitt beschriebenen Formatcodes lässt sich eine Vielzahl weiterer individueller benutzerdefinierter Zahlenformate erstellen. Individuelle benutzerdefinierte Zahlenformate löschen Sie können selbst erstellte benutzerdefinierte Zahlenformate bei Bedarf wieder löschen. Benutzerdefinierte Zahlenformate, die von Excel standardmäßig zur Verfügung gestellt werden, lassen sich hingegen nicht entfernen. Klicken Sie im Register START, Gruppe Zahl, auf, um das Dialogfenster Zellen formatieren zu öffnen. Wählen Sie im Register Zahlen die Kategorie Benutzerdefiniert. Markieren Sie das individuell erstellte Zahlenformat in der angezeigten Formatliste und klicken Sie auf Löschen. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK. Wird ein selbst erstelltes benutzerdefiniertes Format gelöscht, werden die Inhalte aller Zellen, denen dieses Format zugewiesen war, im Standardformat angezeigt. 14 HERDT-Verlag

15 Professionell mit Tabellenblättern arbeiten Formatcodes nutzen Formatcodes für benutzerdefinierte Zahlenformate Mithilfe sogenannter Formatcodes können Sie wie zuvor beschrieben weitere individuelle benutzerdefinierte Zahlenformate für Zahlen, Datums- und Zeitangaben bzw. Text erstellen. Spezielle Zeichen (Platzhalter) innerhalb der Formatcodes legen dabei fest, welche Formatierungen verwendet werden. Formatcode: [Blau]# ###,00 In der Abbildung sehen Sie z. B. ein individuelles benutzerdefiniertes Zahlenformat, das Zahlen als Eurobeträge mit zwei Nachkommastellen und in blauer Schriftfarbe anzeigt. Platzhalter für Ziffern in benutzerdefinierten Zahlenformaten Drei Zeichen dienen bei benutzerdefinierten Zahlenformaten als Zifferplatzhalter. Mit ihnen können Sie beispielsweise die Anzeige von Dezimalwerten festlegen. 0 Platzhalter für eine Ziffer. Wenn eine Zahl weniger Stellen besitzt als die festgelegten Stellen im benutzerdefinierten Format, werden diese mit Nullen belegt. # Platzhalter für eine Ziffer. Excel zeigt keine Nullen an, wenn die Zahl weniger Stellen besitzt als die festgelegten Stellen im benutzerdefinierten Format.? Platzhalter für eine Ziffer; Excel zeigt Leerstellen anstelle von Nullen an. Die Leerstellen gewährleisten eine gleichmäßige Ausrichtung der Zahlen. Hat eine Zahl mehr Ziffern nach einem Komma als die vorhandenen Platzhalter, wird die Zahl gerundet. Wenn eine Zahl mehr Ziffern vor dem Komma besitzt als die vorhandenen Platzhalter, werden diese zusätzlichen Ziffern angezeigt. Wenn Sie innerhalb einer Reihe von Zifferplatzhaltern ein Leerzeichen einfügen, wird dieses als 1 000er-Trennzeichen angezeigt. Befindet sich das Leerzeichen am Ende des Formatcodes, wird die entsprechende Zahl durch tausend geteilt. So können Sie Zahlen als Vielfache von tausend darstellen. Im Folgenden sehen Sie einige Beispiele für die Verwendung der zuvor erläuterten Zifferplatzhalter: Formatcode Eingabe Anzeige Formatcode Eingabe Anzeige ####,# 1234, ,6 # ### #,000 3,4 3,400 # Leerzeichen ,#,812 0,8???,??? 23,538 #,0# 12 12,0 100, , ,57 1,7 23, ,42 1,7 Beispiele für weitere Platzhalter in benutzerdefinierten Zahlenformaten Platzhalter Erläuterung Formatcode Eingabe Anzeige "Text" Zeigt in den jeweiligen Zellen einen feststehenden Text an, z. B. den Text Liter # ###,00" Liter" 1256, ,30 Liter HERDT-Verlag 15