Attributname Beschreibung. Name des Lernobjekts. Auswertungen im Einkauf. FH Vorarlberg: Gasser. Studierende der Wirtschaftsinformatik

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1 Attributname Beschreibung Name des Lernobjekts Autor/en Zielgruppe Vorwissen Lernziel Beschreibung Dauer der Bearbeitung Keywords Auswertungen im Einkauf FH Vorarlberg: Gasser Studierende der Wirtschaftsinformatik Beginner Nach dem Studium dieses Lernobjekts können Sie die Ziele des Einkaufsinformationssystems beschreiben und die verwendeten Kennzahlen nennen. Zudem sind Sie in der Lage die Standardanalysen aufzuzählen sowie die Bestellwertanalyse detaillierter zu erläutern. Das Lernobjekt beschreibt das Einkaufsinformationssystem mit dessen Zielen und Kennzahlen wie auch die Standardanalysen. Zusätzlich werden weitere Auswertungen und Listanzeigen erklärt. Abschließend erfolgt eine Beschreibung der Bestellwertanalyse. ca. 5 min Einkaufsinformationssystem, Standardanalyse, Auswertungen, Listanzeigen, Bestellwertanalyse Erstellungsdatum Mai 2004 Benötigte Plugins -- Natascha Gasser M6_LO013 Auswertungen im Einkauf Seite 1

2 1 Einführung Ein Unternehmen, wie z.b. debite, muss ständig in der Lage sein die Vorgänge und Prozesse innerhalb des Betriebes zu kontrollieren und, wenn notwendig, zu optimieren. Auch die Mitarbeiter/Innen im Einkauf benötigen zur Kontrolle in regelmäßigen Abständen Informationen zu den Lieferanten sowie zu den laufenden Bestellungen, den Materialien usw. Folgende Informationen sind für den Einkauf wichtig: [1] Anzahl der Bestellungen, zu denen die Ware bereits eingegangen ist. Anzahl und Art der Bestellungen, die bei bestimmten Lieferanten in einer Periode gemacht wurden. Anzahl der Komplett- oder Teillieferungen von einem Lieferanten. Termintreue der Lieferanten. Richtigkeit von Waren- und Rechnungseingang. Höhe des Durchschnittwertes pro Bestellung, der von einer Einkaufsorganisation bzw. Einkäufergruppe erzielt wird. ERP-Systeme bieten Unterstützung, um diese Daten den Verantwortlichen der Materialwirtschaft zur Verfügung zu stellen und somit einen Überblick über die Tätigkeiten des Einkaufes zu erhalten. Die Auswertungen, die das ERP-System erzeugt, geben unter anderem Auskunft über Lieferanten, Material, Warengruppen, Bedarfsnummern und Bestellnummern. [1] Vgl. SAP Help Portal 2004 Natascha Gasser M6_LO013 Auswertungen im Einkauf Seite 2

3 2 Einkaufsinformationssystem (EKS) Um die benötigten Daten für den Einkauf zu erhalten, wird das Einkaufsinformationssystem (EKS) eingesetzt. Dies ist ein spezielles Informationssystem, das den Einkauf bei dessen Entscheidungen unterstützt. [2] Ziele des EKS sind: Transparenz Es werden Daten gesammelt und es ist möglich individuelle Sichten auf diese Daten zu generieren. Auch die Informationstiefe kann variiert werden, d.h. dass die Möglichkeit besteht bestimmte Information detaillierter zu betrachten. Auswertung der Daten Die gesammelten Daten können durch verschiedene Methoden analysiert werden. Visualisierung Die Ergebnisse der Analysen können anschließend in Grafiken dargestellt werden. Nachfolgend sind die Kennzahlen aufgelistet, die in einem EKS verwendet werden: Anfrage Anfragepositionen Angebotspositionen Bestelleinteilungen Bestellpositionen Bestellwert Kontrakte Kontraktpositionen Lieferplaneinteilungen Lieferplanpositionen Lieferpläne Lieferungen Rechnungsbetrag [2] Vgl. Technische Universität Dresden 2000/2001 Die nachfolgenden Ausführungen zu Einkaufsinformationssystem beziehen sich auf das Skript Teil 10 der Technischen Universität Dresden. Natascha Gasser M6_LO013 Auswertungen im Einkauf Seite 3

4 3 Standardanalysen EKS Im Einkaufsinformationssystem gibt es Standardanalysen um die Daten auszuwerten. Folgende Analysen können durchgeführt werden: [3] Einkäufergruppe Bei dieser Analyse erhält man beispielsweise Informationen über die Höhe des Bestellwertes einer Einkäufergruppe in Bezug auf einen bestimmten Lieferanten. Lieferant Die Lieferantenanalyse kommt zur Anwendung, wenn Daten benötigt werden, die in Zusammenhang mit einem Lieferanten stehen. Warengruppe Diese Analyse beschäftigt sich beispielsweise mit der Anzahl der Bestellpositionen bezogen auf eine Warengruppe. Material Besteht ein Bedarf an statistischen Daten, die mit einem Material zusammenhängen, wird die Materialanalyse verwendet. Deren Inhalt ist z.b. die Frage nach der Menge, die von einem bestimmten Material bestellt wurde. Lieferantenbeurteilung Mit der Lieferantenbeurteilung aus der Standardanalyse ist es möglich eine Auswertung der Daten aus der Beurteilung der Lieferanten, die im Einkauf bereits erfolgt ist, vorzunehmen. Mit dieser Analyse kann festgestellt werden, ob ein Lieferant pünktlich und in der festgelegten Menge liefert. [3] Vgl. SAP Help Portal 2004 Natascha Gasser M6_LO013 Auswertungen im Einkauf Seite 4

5 4 Auswertungen und Listanzeigen Erfolgt eine Bestellung durch einen Einkäufer, so wird diese anschließend im ERP-System abgespeichert. Diese gespeicherten Daten können mittels Listanzeigen mehrfach ausgewertet werden. Einige dieser Möglichkeiten sind anschließend aufgelistet: [4] Allgemeine Auswertungen zu Einkaufsbelegen Diese Form der Auswertung kann nicht nur für Bestellungen sondern auch bei den weiteren Einkaufsbelegen (Anfrage, Angebot, Kontrakt und Lieferplan) angewandt werden. Es ist möglich die Liste mit den Auswertungen durch z.b. Teilsummen individuell anzupassen und für weitere Analysen auch in andere PC-Programme zu exportieren. Überwachen der Auftragsbestätigung Diese Liste beinhaltet alle Bestellungen, zu denen am Stichtag noch keine Auftragsbestätigung vorhanden ist, obwohl eine Bestätigungspflicht besteht. Bestellungen zum Material Diese Liste zeigt alle Bestellungen und auch die anderen Einkaufsbelege zu einem oder mehreren Materialien. Bestellentwicklung Hier können Angaben über eingegangene Rechnungen oder stattgefundene Lieferungen zu einer bestimmten Bestellposition entnommen werden. Bestellwertanalyse Diese Analyse beinhaltet Bestellwerte, die auf die Einkaufsorganisation, die Einkäufergruppe oder einen Lieferanten bezogen sind. Auf der nachfolgenden Seite wird die Bestellwertanalyse und ihre einzelnen Komponenten detaillierter dargestellt. Beispiel 1: Erstellung einer Auswertung [4] Vgl. Laroque/Philippi 2001, S. 304 f Natascha Gasser M6_LO013 Auswertungen im Einkauf Seite 5

6 4a Beispiel 1: Erstellung einer Auswertung Die nachfolgende Abbildung zeigt die einzelnen Teilprozesse, die durchzuführen sind, um eine Auswertung zu erstellen. Abb. 1: Ablauf bei Erstellung einer Auswertung [5] [5] Vgl. SAP Help Portal 2004 Natascha Gasser M6_LO013 Auswertungen im Einkauf Seite 6

7 5 Bestellwertanalyse Bei der Bestellwertanalyse ist eine Durchführung von Summenanalysen, ABC-Analysen, Analysen mit Vergleichsperioden und Häufigkeitsanalysen möglich. Zudem können auch mehrere Analysen zur selben Zeit, in einem Arbeitsgang, durchgeführt werden. Nachfolgend sind die Analysemöglichkeiten der Bestellwertanalyse aufgelistet: [6] Summenanalyse Durch diese Analyse erhält der Einkäufer Informationen über die Höhe des Bestellwertes bei einem ausgewählten Lieferanten in dem Auswertungszeitraum. Nach Abschluss der Summenanalyse kann die ABC-Analyse erfolgen. ABC-Analyse Die berechneten Summen aus der Summenanalyse werden nach dem ABC-Analysenmodell eingeteilt. Dabei erfolgt eine Aufteilung der Positionen in die bestehenden Kategorien, beginnend mit der Stufe A (sehr wichtig) bis zur Stufe C (minder wichtig). Analyse mit Vergleichsperiode Diese Analyse ermöglicht die Erzeugung einer Analyse von einzelnen Bereichen über zwei Zeiträume. Häufigkeitsanalyse Bei dieser Analyse können Daten über die Höhe der Einkaufsbestellwerte einzelner Einkaufsorganisationen entnommen werden. [6] Vgl. Wenzel 1999, S. 357 Natascha Gasser M6_LO013 Auswertungen im Einkauf Seite 7

8 6 Glossar Einkaufsorganisation Organisatorische Einheit innerhalb der Logistik, die das Unternehmen nach den Erfordernissen des Einkaufs gliedert. Eine Einkaufsorganisation beschafft Materialien oder Dienstleistungen, sie handelt mit einem Lieferanten Einkaufskonditionen aus und ist für diese Geschäfte verantwortlich. [7] Einteilung Durch eine Einteilung spezifiziert man die jeweils zu liefernde Teilmenge sowie deren genauen Liefertermin. [8] Kontrakt Rahmenvertrag, von dem Materialien oder Dienstleistungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums bei Bedarf abgerufen werden. [9] Termintreue (auch Liefertermintreue genannt); Termintreue ist eine Lieferservicekomponente als Grad der Einhaltung von zugesagten Lieferterminen. [10] [7] SAP Help Portal 2004 [8] SAP Help Portal 2004 [9] SAP Help Portal 2004 [10] Pepels 2002, S. 226 Natascha Gasser M6_LO013 Auswertungen im Einkauf Seite 8

9 7 Literaturverzeichnis Laroque, Stefan; Jens Philippi (2001): SAP R/3 - Materialwirtschaft. München: Addison- Wesley. Pepels, Werner (Hrsg.) (2002): Das neue LEXIKON der BWL. Betriebswirtschaft. Wirtschaftsinformatik. Wirtschaftsrecht. Berlin: Cornelsen. SAP Help Portal (2004): SAP Help Portal. Online im Internet. URL: (Download: ) Technische Universität Dresden (2000/2001): Computer Integrated Business (CIB) 1. Wintersemester 2000/2001. Skript Teil 10. Wenzel, Paul (Hrsg.) (1999): Betriebswirtschaftliche Anwendungen mit SAP R/3. 3. Aufl. Braunschweig/Wiesbaden: Vieweg. Natascha Gasser M6_LO013 Auswertungen im Einkauf Seite 9

10 8 Selbstkontrolle Multiple Choice: Aufgabe 1: Welche der nachfolgenden Daten/Informationen sind für den Einkauf eines Unternehmens wichtig? Anzahl der Bestellungen mit Wareneingang (richtig) Anzahl und Art der Bestellungen von bestimmten Lieferanten (richtig) Art des Materialtransportes (falsch) Anzahl der Komplett- oder Teillieferungen von einem Lieferanten (richtig) Termintreue der Lieferanten (richtig) Richtigkeit von Waren- und Rechnungseingang (richtig) Dauer des Materialtransportes (falsch) Durchschnittwert pro Bestellung, der von einer Einkaufsorganisation erzielt wird (richtig) Aufgabe 2: Welche der untenstehenden Kennzahlen werden unter anderem in einem Einkaufsinformationssystem (EKS) verwendet? Anfrage (richtig) Angebotspositionen (richtig) Rahmenvertrag (falsch) Bestelleinteilungen (richtig) Adresse des Lieferanten (falsch) Bestellwert (richtig) Kontrakte (richtig) Bestellhäufigkeit bei einem Lieferanten (falsch) Lieferplaneinteilungen (richtig) Lieferungen (richtig) Rechnungsbetrag (richtig) Aufgabe 3: Vervollständigen Sie den unten stehenden Text zur Lieferantenbeurteilung! Mit der Lieferantenbeurteilung aus der -Antwort: Standardanalyse ist es möglich eine Auswertung der Daten aus der -Antwort: Beurteilung der Lieferanten, die im Einkauf bereits erfolgt ist, vorzunehmen. Mit dieser Analyse ist es möglich festzustellen, ob ein Lieferant -Antwort: pünktlich und in der -Antwort: festgelegten Menge liefert. Aufgabe 4: Vervollständigen Sie die unten stehenden Texte zu den allgemeinen Auswertungen und der ABC-Analyse! Die allgemeinen Auswertungen können nicht nur für -Antwort: Bestellungen sondern auch bei den weiteren -Antwort: Einkaufsbelegen angewandt werden. Es ist möglich die Liste mit den Auswertungen durch z.b. Teilsummen -Antwort: individuell anzupassen und für weitere Analysen auch in andere PC-Programme zu exportieren. ABC-Analyse Die berechneten Summen aus der -Antwort: Summenanalyse werden nach dem ABC- Analysenmodell eingeteilt. Dabei erfolgt eine -Antwort: Aufteilung der Positionen in die bestehenden Kategorien, beginnend mit der -Antwort: Stufe A (sehr wichtig) bis zur - Antwort: Stufe C (minder wichtig). Natascha Gasser M6_LO013 Auswertungen im Einkauf Seite 10