IFV Informatik für Verbände

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1 IFV Informatik für Verbände Programm- Kurzbeschreibung Festsupport- Helferorganisation Anmeldung über Internet Benedikt Felder Sonnmatt Sempach Telefon Mobile benedikt@beratungsfelder.ch Bernhard Keller Brüggstrasse Orpund Telefon Mobile k.ifv@gmx.ch

2 2 Programm-Kurzbeschreibung Helferorganisation Anmeldung über Internet Inhalt: Einleitung.. 3 Empfangsmaske Benutzerkonto Vereine 4 Vereinsdaten verwalten... 5 Benutzerkonto Helfer... 6 Helferdaten erfassen/ändern.. 7 Verfügbarkeit melden Einsatzplan anzeigen. 9 Stammblätter drucken. 9 Datenübertragung.. 9 2

3 3 Programm-Kurzbeschreibung Helferorganisation Anmeldung über Internet Einleitung Vereine und Einzelpersonen können sich als Helfer der Organisation eines Jodlerfestes zur Verfügung stellen und direkt über Internet anmelden. Die Vereine melden alle Helfer, die sie der Helferorganisation anbieten können, namentlich an. Die Verfügbarkeit der Helfer wird von den Helfern direkt oder von den Vereinen pro Helfer erfasst. Die Einsatzplanung der Helfer erfolgt über die Helferdatenbank von der Personalabteilung und wird den Helfern und Vereinen über dieses WEB-Programm sichtbar gemacht. Die über dieses Programm eingegebenen Daten werden wöchentlich mit der Helferdatenbank des Jodlerfestes abgeglichen. Das Programm wird über die Homepage des Jodlerfestes aufgerufen. Als Erstes erscheint die Empfangsmaske. Beim ersten Programmaufruf müssen sowohl Vereine als auch Einzelhelfer ein Benutzerkonto erstellen. 3

4 4 Programm-Kurzbeschreibung Helferorganisation Anmeldung über Internet Benutzerkonto Vereine Klick auf die Schaltfläche Verein Benutzerkonto eröffnen. Geben Sie die -Adresse der Kontaktperson der Vereins ein, Anschliessend das Kennwort und die Kennwortbestätigung. Klicken Sie auf die Schaltfläche weiter >>> Wenn die Vereinsdaten von der Personalabteilung des Jodlerfestes bereits erfasst wurden, erscheint eine Fehlermeldung. Klicken Sie in diesem Fall auf <<<zurück und Melden Sie sich über die Schaltfläche Verein anmelden an. Das von der Personalabteilung erfasste Benutzerkonto wurde mit dem Passwort versehen. Es ist wichtig, dass Sie das Kennwort nach dem 1. Einlogen sofort ändern. Die Kontoeröffnung wird bestätigt: Klicken Sie auf weiter >>> und geben Sie nachfolgend die Vereinsdaten ein. Beachten Sie dabei bitte die Pflichteingaben. Diese sind hinter der Zeilenbezeichnung mit einem Stern (*) versehen. 4

5 5 Programm-Kurzbeschreibung Helferorganisation Anmeldung über Internet Die Eingaben, welche nicht pflichtig sind, können zu einem späteren Zeitpunkt eingegeben werden. Verlassen Sie jetzt das Programm und logen Sie sich mit den gegebenen Daten erneut ein. Geben Sie die Mitglieder Ihres Vereins, die sich dem Jodlerfest als Helfer zur Verfügungen stellen einzeln als Helfer ein. Klicken Sie am unteren Bildschirmrand rechts auf neuer Helfer erfassen. Beschreibung zur Verwaltung der Helferdaten und der Verfügbarkeit der einzelnen Helfer s. ab Seite 7 5

6 6 Programm-Kurzbeschreibung Helferorganisation Anmeldung über Internet Benutzerkonto Helfer (ohne Vereinszugehörigkeit) Klick auf die Schaltfläche Helfer Benutzerkonto eröffnen. Geben Sie Ihr -Adresse ein, anschliessend das Kennwort und die Kennwortbestätigung. Wenn Ihre Helferdaten von der Personalabteilung des Jodlerfestes bereits erfasst wurden, erscheint eine Fehlermeldung. Klicken Sie in diesem Fall auf <<<zurück und Melden Sie sich über die Schaltfläche Helfer anmelden an. Das von der Personalabteilung erfasste Benutzerkonto wurde mit dem Passwort versehen. Es ist wichtig, dass Sie das Kennwort nach dem 1. Einlogen sofort ändern. Die Kontoeröffnung wird bestätigt. Klicken Sie auf weiter >>> und geben Sie nachfolgend Ihre persönlichen Daten ein und beachten Sie bitte die Pflichteingaben. Diese sind hinter der Zeilenbezeichnung mit einem Stern (*) versehen. 6

7 7 Programm-Kurzbeschreibung Helferorganisation Anmeldung über Internet Helferdaten erfassen/ändern Alle Felder können direkt mit den Eingaben belegt werden. Postleizahl und Ort können aus dem Ortsverzeichnis ausgewählt werden, indem Sie im 3. Feld der Zeile den 1. Buchstaben eingeben. Wählen Sie den Ort anschliessend durch Klick auf die Ortsbezeichnung. Verein: Einzelhelfer, die keinem Verein angehören, wählen unter Verein Helfer ohne Vereinszugehörigkeit. Bei Helfern, die über einen Verein gemeldet werden, erscheint der Verein automatisch. 7

8 8 Programm-Kurzbeschreibung Helferorganisation Anmeldung über Internet Bankverbindung IBAN-Nummer Kontoinhaber Diese Eingaben müssen nur von Helfern, die keinem Verein zugehören, gemacht werden. Einsatzwünsche Für Ihre Helfereinsätze haben Sie die Möglichkeit, drei Wünsche zu äussern. Wählen Sie mindestens einen Wünsch aus der vorgegebenen Tabelle. Wenn Sie alle Eingaben gemacht haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Änderungen speichern. Zur Kontrolle der eingegebenen Helferdaten können Sie das Helferstammblatt ausdrucken (oberste Zeile). In der obersten Zeile können Sie sich aus dem Programm abmelden. Verfügbarkeit melden Die Verfügbarkeit der Helfer können unter den Angaben zur Adresse eingegeben werden. Klicken Sie auf Erfassen um Ihre Bereitschaftszeiten einzugeben. Alle 3 Felder müssen belegt werden. Beachten Sie bei der Eingabe bitte das Eingabeformat. Wichtig: Die Zeiten von bis müssen innerhalb des gleichen Tages sein. Eine Eingabe über Mitternacht hinaus ist nicht möglich. Wenn Sie z.b. von abends 20:00 bis morgens um 04:00 verfügbar sind, machen Sie 3 Eingaben, die 1. von 20:00 bis 23:59 und die 2. von bis 04:00. Die Eingaben werden durch Klick auf die Schaltfläche Änderungen speichern gespeichert. 8

9 9 Programm-Kurzbeschreibung Helferorganisation Anmeldung über Internet Die Verfügbarkeit wird nach dem Speichern unter den Adressdaten angezeigt. Anzeige der Einsatzplanung Irgendwann verplant das Personalbüro Ihre Einsätze auf Grund Ihrer Verfügbarkeit. Der Einsatzplan wird dann unter der Verfügbarkeitsliste angezeigt. Sie selbst können den Einsatzplan nicht verändern. Wenn Sie mit dem Plan nicht einverstanden sind, regeln Sie das bitte mit dem Personalbüro. Stammblätter drucken Für den Verein und für die Helfer können die Stammblätter gedruckt werden. Das Vereinsstammblatt enthält nebst den Vereinsdaten die Liste aller vom Verein gemeldeten Helfer. Das Helferstammblatt enthält nebst den Helferdaten die Verfügbarkeitslist und die Einsatzplanung. Datenübertragung Ihre eingegebenen Daten werden jeden Montagvormittag zwischen 09:00 und 11:00 Uhr in der Festdatenbank übertragen. Gleichzeitig erfolgt auch die Rückmeldung der Einsatzplanung. 9

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