Expert Paper. Vom Geschäftsprozessdesign zur Enterprise Architecture. Expert Paper - Mai Business Process Excellence

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1 Expert Paper Expert Paper - Mai 2006 Vom Geschäftsprozessdesign zur Enterprise Architecture Business Process Excellence

2 Vom Geschäftsprozessdesign zur Enterprise Architecture Die IT-Landschaften wachsender Unternehmen werden zunehmend größer und komplexer. Durch Unternehmensfusionen steigt die Anzahl redundanter Systeme an und die immer kürzer werdenden Lebenszyklen der IT-Systeme erfordern eine immer größere Flexibilität im IT-Architekturmanagement. Die Identifizierung geschäftskritischer Systeme wird zunehmend schwieriger und die Ziele zur Kostenreduktion können nur schwer oder gar nicht erreicht werden. Nur mit einer Ausrichtung der IT an den Zielen und Geschäftsprozessen des Unternehmens ist es möglich, die Situation langfristig zu verbessern und die Kosten für die Entwicklung, Pflege und Wartung von IT-Systemen nachhaltig zu senken. Dieser Artikel zeigt, wie mit ARIS Enterprise Architecture Solution die IT an den Erfordernissen der Unternehmensprozesse ausgerichtet und ein langfristig orientiertes IT-Architekturmanagement betrieben werden kann. Hier lesen Sie: wie mit ARIS Enterprise Architecture Solution die IT an den Erfordernissen der Unternehmensprozesse ausgerichtet und wie ein langfristig orientiertes IT-Architekturmanagement betrieben werden kann. Über die Autoren: Dirk Maurer ist bei der IDS Scheer AG verantwortlicher Entwicklungsleiter der Produkte rund um die ARIS Design Platform Die Geschäftsprozesse moderner Organisationen basieren auf hoch entwickelten unternehmensweiten Informationssystemen. Unternehmensarchitekturen (Enterprise Architecture kurz EA) sind das wichtigste Werkzeug für die Dokumentation, Analyse und Verwaltung dieser komplexen Informationen. Sie sind in ein Architektur- Framework eingebunden, das die für eine komplette Architektur erforderlichen Informationen beschreibt. Die ARIS Enterprise Architecture Solution ermöglicht es Unternehmen, basierend auf standardisierten Architekturansätzen (wie z. B. DoDAF, Zachman, TOGAF, TEAF, FEAF, Archimate oder IT City Planning) Unternehmensarchitekturen aufzubauen, zu pflegen und zu optimieren. Dabei dient das ARIS-Haus als Basis für die verschiedenen EA Framework-Ansätze (Abb. 1). Durch die Verbindung der Framework-spezifischen Methoden mit den verschiedenen Sichten der ARIS-Methodik, sowie der zentralen Ablage im ARIS-Repository können Unternehmen einen ganzheitlichen Blick auf die gesamte Organisation erhalten. Die ARIS-Methode beruht auf einem objektorientierten Ansatz zur Wiederverwendung von Architekturartefakten - über alle Ansichten hinweg. Das Zusammenspiel von Unternehmensstrategie, Geschäftsprozessen und IT-Architekturen kann so optimal erfasst und die erforderlichen Brücken geschlagen werden. Patrick Büch ist als Projektleiter bei IDS Scheer verantwortlich für das Thema Enterprise Architecture und für die Konzeptionierung und Entwicklung der ARIS Enterprise Architecture Solution. patrick.buech@ids-scheer.com 2 IDS Scheer AG Mai 2006

3 Abb. 1: Unterstützung unterschiedlicher Enterprise Architecture Frameworks Innerhalb eines Enterprise Architecture Ansatzes definieren wir vier verschiedene Architekturbeschreibungen, die in Abbildung 2 dargestellt sind: Im Rahmen einer Business Architecture werden Geschäftsstrategien definiert und Organisationen und Geschäftsprozesse beschrieben. Die Application Architecture beschreibt die Services und Applikationssysteme, welche die Geschäftsprozesse unterstützen. In einer Information Architecture werden Geschäftsobjekte und Daten beschrieben, die zwischen Prozessbeteiligten und Applikationen ausgetauscht werden. Die tiefste Ebene bildet die Infrastructure Architecture. Sie wird verwendet, um die physikalische Landschaft, die Hardware und die Netzwerke zu beschreiben, die zum Betrieb der Applikationssysteme dienen. Abb. 2: Von den Geschäftsprozessen zur IT Änderungen in den Geschäftsprozessen wirken sich somit direkt auf die betroffenen IT-Systeme aus. Systemredundanzen können ermittelt und neue IT- Bedarfe festgelegt werden. Umgekehrt können Systemabschaltungen und Infrastrukturänderungen in direkten Zusammenhang mit den betroffenen Geschäftsprozessen gebracht werden. Ohne eine Standardisierung der Geschäftsprozesse ist eine Standardisierung der IT-Systemlandschaft nicht möglich. Um eine Standardisierung der IT-Systemlandschaft zu erreichen, bedarf es deshalb Vorgehen, Methoden und integrativer Werkzeuge für ein IT-Architekturmanagement, das in das Prozessmanagement integriert ist. IDS Scheer AG Mai

4 Der Ansatz ARIS Value Engineering for Enterprise Architecture (AVE for Enterprise Architecture) bietet Methoden und Vorgehensmodelle basierend auf den Werkzeugen der ARIS Platform, um die IT-Systemarchitektur des Unternehmens auf die strategischen Anforderungen auszurichten. Ziel ist die Schaffung eines Verständnisses, die Systemarchitektur als eine Wegaufgabe und nicht als eine Zielaufgabe zu sehen. Denn das Ziel verändert sich aufgrund von Rahmenvorgaben und Einflussfaktoren kontinuierlich. 1. Business Architecture Die Hauptaufgabe der IT besteht aus der Unterstützung und Optimierung von Unternehmensprozessen. Die IT- Strategie sollte daher auch aus der Unternehmensstrategie abgeleitet werden. IT-Architekturen müssen aus einer Geschäftsprozessperspektive aufgenommen, analysiert und optimiert werden. Die ARIS-Methode startet aus diesem Grund mit der Aufnahme der entsprechenden Unternehmensprozesse im ARIS Business Architect. In der Designphase können Benutzer ausgehend von einem Prozessmodell Kernelemente einer Architektur wie Organisationseinheiten, Anwendungssysteme, Daten und Anforderungen an IT-Systeme definieren. In Abbildung 3 ist ein Beispiel für einen Geschäftsprozess dargestellt, der Abb. 3: Business Architecture Informationen über Aktivitäten, Daten, beteiligte Personen und Systeme beinhaltet und miteinander in Beziehung stellt. In Abbildung 4 ist ein Bebauungsplan eines Unternehmens abgebildet. Dieser stellt den Zusammenhang von Unternehmensstandort, Geschäftsprozessen und unterstützenden IT-Systemen dar. Er ist das Arbeitsfeld des Bebauungsplaners. Der Ist-Zustand kann erfasst, analysiert und eine Soll-Bebauung ausgearbeitet werden. Über Reporting-Mechanismen ist es möglich, die Bebauungsdaten für weitere Analysen und zur Erstellung von Übersichten zu aggregieren. Aus der Bebauung können also Maßnahmen für einen Wandel der IT-Landschaft abgeleitet werden. Der Grad der Standardisierung ist in Abhängigkeit eines Systemattributs durch eine entsprechende farbliche Markierung dargestellt. Rot steht hier für den Status Non-Standard. Die Gründe für inhomogene IT-Landschaften in verschiedenen Unternehmensbereichen liegen häufig in gewachsenen Strukturen und Abläufen, die sich durch Zusammenschlüsse und Zukäufe von Unternehmensanteilen ergeben. Bleibt die Harmonisierung der Systeme dabei aus, gehen nicht nur erwartete Synergieeffekte verloren, sondern es entstehen langfristig sogar Mehrkosten durch redundante Abb. 4: Bebauung Weiterentwicklungen. 4 IDS Scheer AG Mai 2006

5 Abb. 5: IS-Functions als Bindeglied zwischen Prozessen und IT-Systemen Für eine detaillierte Analyse ist es entscheidend zu wissen, wie die Prozesse in den Unternehmensteilen ablaufen und warum diese sich unterscheiden. Der Schlüssel für die Harmonisierung der Systeme liegt letztendlich in der Harmonisierung der Prozesslandschaft. IS-Functions (Information System Functions) sind das Bindeglied zwischen Geschäftsprozessen und IT-Systemen (Abb. 5). Mit Hilfe dieser Objekte wird ein System hinsichtlich seiner Funktionalitäten beschrieben. Die IS- Functions können nun in Geschäftsprozessen wiederverwendet werden, um zu dokumentieren, welche Funktionalitäten eines IT-Systems eine Geschäftsfunktion benötigt (Abb. 6). Durch eine Impact-Analyse kann leicht ermittelt werden, welche Durchdringung ein IT- System in den Geschäftsprozessen hat und ob IT-Systeme hinsichtlich ihrer Funktionalitäten Redundanzen aufweisen. 2. Application Architecture Zur Beschreibung der Application Architecture werden verschiedene Sichten betrachtet, welche in den folgenden Kapiteln beschrieben werden. Abb. 6: Verwendung von IS-Functions in Geschäftsprozessen 2.1 IT-System-Landschaft In folgendem Modell (Abb. 7) werden die Applikationen in verschiedenen Themenblöcken zusammengefasst. An dieser Stelle wird die neue Objekt-in-Objekt -Funktionalität von ARIS 7.0 verwendet. Die Zuordnung der Applikationen zu einzelnen Themenblöcken und die Aufteilung einer Applikation in mehrere Subsysteme kann über mehrere Ebenen hinweg genauer detailliert werden. Abb. 7: IT-System-Landschaft IDS Scheer AG Mai

6 2.2 Architekturbaukasten Im Architekturbaukasten werden alle im Unternehmen verwendeten Technologien und Systeme verwaltet. Innerhalb des Baukastens kann ein IT-Architekt Standards definieren und somit die Harmonisierung bei der Weiterentwicklung der IT-Landschaft gestalten. In Abbildung 8 ist ein solcher Architekturbaukasten dargestellt. In weiteren Modellen können die Informationen verfeinert werden. So ist in dem Modell in Abbildung 9 die Verwaltung der Datenbanksysteme dargestellt. Abb. 8: Architekturbaukasten Jedes dieser Datenbankobjekte enthält Informationen über Hersteller, Version, Links zu Handbüchern und vieles mehr. Weiterhin enthält ein Datenbankobjekt Informationen über den Status der Standardisierung: Standard, kein- Standard, ect. Ziel der Standardisierung ist die Senkung von Pflege- und Wartungskosten. Durch die Reduktion der Vielfalt verwendeter Technologien können aber auch Kosten in der Weiterbildung der Mitarbeiter oder bei der Beschaffung von Hardund Software eingespart werden. Abb. 9: Datenbanksysteme 2.3 Systembeschreibung In einem Zugriffsdiagramm werden die Systeme auf der Typebene beschrieben (Abb. 10).Die Typebene (häufig auch als logische Sicht bezeichnet) beinhaltet Informationen über das zugrunde liegende Betriebssystem, Programmiersprache, Datenbank, Hardwaretyp, verantwortliche Organisation und Applikationsverantwortlicher. Teile dieser Systembeschreibungen können aus einer Configuration Management Database (CMDB) importiert werden. Der Applikationsverantwortliche ist für die Pflege und Aktualität dieser Informationen zuständig. Abb. 10: Systembeschreibung 6 IDS Scheer AG Mai 2006

7 Mittels Navigations- und Analysefunktionen (Abb. 11) wird beispielsweise ermittelt, welche Systeme bestimmte Technologien einsetzen. Dadurch können die Auswirkungen eines Technologie-, Anbieter- oder Versionswechsels analysiert und die betroffenen Applikationsverantwortlichen informiert und eingebunden werden. Abb. 11: Navigations- und Analysefunktionen Die Schnittstellen, die ein System zu anderen Systemen hat, sind in Abbildung 12 dargestellt. Den Schnittstellen können weiterhin Informationen über ausgetauschte Daten, verwendete Protokolle, etc. hinterlegt werden. Diese Sicht bietet ebenfalls Möglichkeiten die Auswirkungen von System- und Schnittstellenänderungen zu analysieren. Abb. 12: Schnittstellendiagramm 3. Information Architecture Abb. 13: Datenmodell Die folgenden Diagramme (ERM, Abb. 13) zeigen die Datenübersicht und eine detailliertere Beschreibung der Daten. Die Daten können in den Prozessbeschreibungen wieder verwendet werden, um Input-/ Output-Daten von Aktivitäten, den Datenfluss und den Datenaustausch zwischen den Prozessbeteiligten zu beschreiben. Die Datenobjekte dienen auch als Grundlage, um den Datenaustausch zwischen den Applikationen zu beschreiben und können den Schnittstellen hinterlegt werden. IDS Scheer AG Mai

8 4. Infrastructure Architecture Neben der Beschreibung auf Typebene, werden Systeme ebenso auf physikalischer Ebene (Instanzen) beschrieben. Den Instanzen können Informationen wie eingesetzte Hardware, Netzwerksegmente, Systembetreuung, Ports oder IP-Adressen zugeordnet werden. Abb. 14: Instanzen von Applikationssystemen In dem folgenden Diagramm (Abb. 14) sind verschiedene Instanzen von Applikationssystemen dargestellt. In Netzwerkdiagrammen (Abb. 15) kann der Zusammenhang zwischen Netzwerken, Routern, Switches und verwendeter Hardware (Server, Drucker, etc.) dargestellt werden. Die verwendeten Symbole können natürlich auch hier ebenso wie in allen anderen Diagrammen benutzerdefiniert angepasst werden. Abb. 15: Netzwerkdiagramm 5. Fazit Die ARIS Enterprise Architecture Solution bietet eine durchgängige Verbindung von IT- und Prozessarchitekturen von der Strategie- bis auf die Infrastrukturebene in einem Repository. Damit ist erstmalig eine konsequente Ausrichtung der IT am Business möglich. Bei einer Ablösung eines IT-Systems kann beispielsweise unmittelbar herausgefunden werden, welche kritischen Geschäftsprozesse an welchen Standorten betroffen sind und wer in entsprechende Migrationsprojekte eingebunden werden muss. Der Bebauungsplaner bzw. IT-Manager kann in seiner gesamten Unternehmensarchitektur navigieren, dabei den Objektbeziehungen folgen und fundierte Entscheidungen treffen, die auf einer ganzheitlichen Sicht seines Unternehmens und einem konsistenten Methodenverständnis basieren. Im Repository definierte IT-Standards und Zielarchitekturen ermöglichen es den Benutzern, diese mit dem Ist- Zustand zu vergleichen und eine Roadmap abzuleiten. ARIS Business Architect unterstützt dabei die Zusammenarbeit von verteilten Teams im Sinne eines unternehmensweiten Enterprise Architecture Managements. Die modellierten Architekturinformationen können mit Hilfe von ARIS Business Publisher, einer dynamischen Publizierungs-Komponente, im Intranet zielgruppengerecht dokumentiert werden. Dadurch können Firmen nicht nur Unternehmensarchitekturen entwerfen, sondern auch Prozess- und IT-Portale aufbauen. Die Zusammenführung von Geschäftsprozessdesign und IT-Architekturen ermöglicht ein abgestimmtes Management beider Bereiche. Dieser integrative Ansatz ist von besonderer Bedeutung für den Erfolg von Enterprise Architecture Management, da sich Prozesse und IT wechselseitig beeinflussen. 8 IDS Scheer AG Mai 2006

9 Firmenzentrale: Deutschland IDS Scheer AG Altenkesseler Straße Saarbrücken Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0) Das Software- und Beratungshaus IDS Scheer (Saarbrücken) ist der führende Lösungsanbieter für Geschäftsprozess management und IT. Mit ARIS bietet IDS Scheer ein integriertes und vollständiges Werkzeug- Portfolio für Business Process Excellence ; es umfasst Methoden, Software und Lösungen für Design, Implementierung und Controlling von Geschäftsprozessen. Im Rahmen der kontinuierlichen Weiterentwicklung des Portfolios wurden alle Produkte der ARIS-Familie in der ARIS Platform for Process Excellence gebündelt, darunter mehrere Neuentwicklungen. Die Plattform ist sowohl technisch als auch fachlich hochgradig integriert und bietet Werkzeuge für alle Phasen des Prozesslebens zyklus vom Design über die Implementierung bis zum Controlling. Sie stellt damit ein klares Alleinstellungsmerkmal von IDS Scheer dar und unterstützt die Kunden softwareseitig rund um den Process Lifecycle. Innerhalb der ARIS Platform for Process Excellence ist ARIS Toolset das weltweit meist verkaufte Werkzeug für die Prozessoptimierung. Eine strategische Kooperation mit SAP macht die ARIS Werkzeuge und Methoden künftig zum Standard der NetWeaver Plattform. Mit ARIS SmartPath steht ein Werkzeug zur Verfügung, das auch für mittelständische Unter nehmen eine schnelle SAP-Einführung gewährleistet. Dank des integrierten Ansatz des ARIS Value Engineering (AVE) betrachten die IDS Scheer-Berater die Unternehmen ihrer Kunden ganzheitlich. AVE bedeutet Brücken zu bauen zwischen der Unternehmensstrategie, den daraus resultierenden Prozessen, den zur Unterstützung notwendigen IT-Lösungen und, nicht zuletzt, der Kontrolle des laufenden Betriebs. Darüber hinaus erhalten Kunden ein vollständiges, globales Service-Angebot für Outsourcing und Support. ARIS, IDS und das Smbol Y sind eingetragene Marken der IDS Scheer AG, Saarbrücken. SAP NetWeaver ist eine Marke der SAP AG, Walldorf. Alle anderen Marken sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber. Alle Rechte vorbehalten. Der Inhalt dieses Dokuments unterliegt dem Urheberrecht. Veränderungen, Kürzungen, Erweiterungen und Ergänzungen bedürfen der vorherigen schriftlichen Einwilligung durch IDS Scheer AG, Saarbrücken. Jede Vervielfältigung ist nur gestattet unter der Bedingung, dass dieser Urheberrechtsvermerk beim Verviel fältigen auf dem Dokument selbst erhalten bleibt. Jede Veröffentlichung oder jede Übersetzung bedarf der vorherigen schriftlichen Einwilligung durch IDS Scheer AG, Saarbrücken. Bestandsnummer AEA0506-D-EP Copyright IDS Scheer AG, Saarbrücken, 2006 IDS Scheer weltweit: Belgien Brasilien China Deutschland Frankreich Großbritannien Japan Kanada Kroatien Luxemburg Malaisia Niederlande Österreich Polen Russland Schweden Schweiz Singapur Slowakei Slowenien Südamerika Tschechien Türkei Ungarn USA Business Process Excellence