Info: Um einen Import durchführen zu können, benötigen Sie das Menü- und Funktionsrecht Mitglied(er) importieren (MEM_IMP)

Transkript

1 1 Import/Export Sie können Mitglieder in die Mitgliederverwaltung importieren und gegebenenfalls wieder rückgängig machen. Sollten Sie Daten von Mitgliedern verändern wollen, können Sie dies außerhalb der Mitgliederverwaltung machen und mittels des Änderungsimportes in die Mitgliederverwaltung importieren. Weiters besteht die Möglichkeit Mitglieder und Organisationen zu exportieren. 1.1 Mitglieder Import Der Mitglieder-Import ermöglicht es Daten aus einer Datei in die Mitgliederverwaltung zu importieren. Bevor ein Import durchgeführt werden kann, muss eine CSV-Datei bzw. Text-Datei erstellt werden. In dieser Datei müssen zumindest die erforderlichen Pflichtfelder mit dem passenden Format vorhanden sein. Info: Um einen Import durchführen zu können, benötigen Sie das Menü- und Funktionsrecht Mitglied(er) importieren (MEM_IMP) Die Pflichtfelder der Import-Datei beschreiben sich wie folgt: Alle Felder Beschreibung Format HAUSNUMMER Zahl und Text Für aktuelle Datensätze, siehe KPS_ID* Korps ID Abfragen MGT_ID* Mitgliedstyp Für aktuelle Datensätze, siehe Abfragen NACHNAME Nachname Textfeld max. 64 Zeichen ORG_ID* Organisations-ID Für aktuelle Datensätze, siehe Abfragen ORT Wenn die PLZ in den Stammdaten nicht definiert ist, muss ein ORT angegeben werden PLZ Postleitzahl Zahl und Text STAAT* Staaten ID Für aktuelle Datensätze, siehe Abfragen STRASSE Text VORNAME Vorname Textfeld 32 Zeichen Tabelle 1 * Pflichtfelder mit ID: Bei diesen Feldern handelt es sich um Identifikationsnummer aus der Mitgliederverwaltung. Diese Nummern können Sie sich durch Anklicken des gewünschten ID-Links auf der Import/Export-Seite anzeigen lassen oder mittels einer Abfrage auf der Abfrage-Seite abfragen. Beispiel eines Import-Files in Excel: Seite

2 Abbildung Beispiel eines Import-Files mit einem Text-Editor: Abbildung Die Datei muss mit der Extension CSV oder TXT gespeichert werden. Weitere Import-Felder Zusätzlich zu den Pflichtfeldern können folgende Felder importiert werden: Alle Felder Beschreibung Format AUSTRITTSDATUM Austrittsdatum JJJJ-MM-TT ADRESSZUSATZ1 ADRESSZUSATZ2 AUSWEISNUMMER Ausweisnummer. Muss eindeutig sein und wird überprüft Text Text Zahl mit max. 8 Stellen BEITRAGSHOEHE Beitragshöhe Zahl mit max. 3 Stellen BEMERKUNG Freier Text Textfeld BETREUER Betreuer Zahl mit max. 8 Stellen DUPLIKATCHECK Duplikatcheck. Prüfung auf "Y" bzw. "N" EDVZAHL Wird automatisch generiert. 6-stellige Zahl EINTRITTSDATUM Eintrittsdatum JJJJ-MM-TT EXT_KEY Adresse. Externe Schlüssel = Mapping mit Fremdapplikationen Gleiche Adresse wir erkannt Textfeld max. 16 Zeichen FAX Faxnummer Textfeld max. 32 Zeichen GEBURTSDATUM Geburtsdatum JJJJ-MM-TT GEBURTSORT Geburtsort Textfeld max. 64 Zeichen GESCHLECHT Geschlecht. m = männlich; w = weiblich Feld kann leer bleiben IPA_AUSWEISNUMMER IPA Ausweisnummer Zahl mit max. 8 Stellen MINDERUNGSGRUND Beitragsminderungsgrund Textfeld max. 255 Zeichen MOBIL Mobiltelefonnummer Textfeld max. 32 Zeichen PASSWORT Passwort Textfeld max. 20 Zeichen Seite

3 STIEGE STOCK TELEFON_GESCHAEFTLICH Telefon Geschäftlich Textfeld max. 32 Zeichen TELEFON_PRIVAT Telefon Privat Textfeld max. 32 Zeichen TITEL Titel Textfeld max. 32 Zeichen TUER USERNAME Username. Muss eindeutig sein und wird überprüft Zahl Zahl Zahl Sollte kein Username angegeben werden, wird dieser aus dem Nachname generiert (Username = Nachname, in Kleinbuchstaben). Sollte es den Usernamen schon geben, dann wird beim Nachnamen eine Zahl (1, 2, 3,... ) dazugehängt, bis ein freier Wert gefunden wird ZAA_ID* Zahlungsart Siehe Tabellenblatt "ZAA_ID" Tabelle 2 * Felder mit ID: Bei diesen Feldern handelt es sich um Identifikationsnummer aus der Mitgliederverwaltung. Diese Nummern können in der Mitgliederverwaltung unter Abfragen abgefragt werden Datenauswahl und Datencheck - Schritt 1 In diesem Schritt laden Sie die erstellte CSV- oder TXT-Datei auf den Server und starten den Datencheck. Abbildung Folgende Fehlermeldungen können aufgrund eines inkorrekten Datenchecks auftreten: Wenn ein Pflichtfeld nicht vorhanden ist: Wenn in dem Import-File Pflichtfelder fehlen, wird folgende Fehlermeldung angezeigt: Das Pflichtfeld "KPS_ID" wurde nicht angegeben! Das Pflichtfeld "MGT_ID" wurde nicht angegeben! Wenn ein falscher Wert bei einem Pflichtfeld angegeben wird: Seite

4 Bei dem Versuch einen falschen Wert zu importieren, wird folgende Fehlermeldung angezeigt: Der Wert "9" der Spalte KPS_ID existiert nicht in der Datenbank (es handelt sich um ein Pflichtfeld, die Angabe ist somit unbedingt erforderlich!). Wenn der falsche Dateityp importiert wird: In diesem Fall wurde versucht eine Datei mit der Extension XLS zu importieren! Falscher Dateityp, nur Dateien mit den Endungen (csv, txt) erlaubt (erhalten: xls)! Wenn die Feld-Überschrift nicht korrekt ist: Bei den Überschriften der Felder ist auf die Groß- und Kleinschreibung zu achten! Beispiel für eine Fehlermeldung sollte die Überschrift Ort anstatt ORT lauten: Falsches CSV-Format der Heading-Zeile - die angegebene Spalte ("Ort") im CSV-File wurde in der Datenbank nicht gefunden! Wenn das Format des Feldes nicht korrekt ist: In diesem Fall wurde die ORG_ID mit A definiert! ORG_ID muss aber eine Zahl sein (siehe Abfrage in der Mitgliederverwaltung). Der Wert "A" der Spalte ORG_ID existiert nicht in der Datenbank (es handelt sich um ein Pflichtfeld, die Angabe ist somit unbedingt erforderlich!). Import von MG, die bereits in der Mitgliederverwaltung existieren: Ausweisnummer und Username müssen eindeutig sein. Sollte dies nicht der Fall sein, so werden die Daten nicht importiert und es wird eine Fehlermeldung angezeigt: Das Feld AUSWEISNUMMER muss eindeutig sein, es kommt aber schon einmal mit dem selben Wert in der Datenbank vor. Sie müssen den Wert ändern um einen Import durchführen zu können. Das Feld USERNAME muss eindeutig sein, es kommt aber schon einmal mit dem selben Wert in der Datenbank vor. Sie müssen den Wert ändern um einen Import durchführen zu können. Import von MG, wenn keine Rechte vorhanden sind: Wenn keine ausreichenden Rechte für einen Import vorhanden sind, können die Daten nicht importiert werden und es wird eine Fehlermeldung angezeigt: Sie haben keine Berechtigung Mitglieder in die Organisation "2" zu importieren, oder das Feld ORG_ID wurde nicht angegeben! Ist der Datencheck erfolgreich, gelangen Sie zu Schritt 2 des Imports Durchführen des Imports - Schritt 2 Nach dem erfolgreichen Datencheck, müssen Sie den Import bestätigen. Dies erfolgt im Schritt 2 des Imports. Seite

5 Abbildung Import weiterverarbeiten - Schritt 3 Die importierten MG können nach dem erfolgreichen Datencheck freigegeben werden! Abbildung Definition einer Default-Rolle: Um MG erfolgreich zu importieren, muss eine Default-Rolle in der gewählte Organisation (ORG_ID) existieren. Diese wird in der Verwaltung/Rechtevergabe definiert. Sollte es keine Default-Rolle geben, wird eine Fehlermeldung angezeigt und die MG können nicht importiert werden! Fehler im Import: Import konnte nicht durchgeführt werden, weil für die Organisation No. 83 keine Default-Rolle gefunden wurde! Erkennung eines Duplikates: Wird ein MG importiert, das den selben Vor- und Nachnamen und das selbe Geburtsdatum eines bereits in der Mitgliederverwaltung existierenden MGs hat, wird dies in der Freigabe speziell gekennzeichnet (siehe Grafik unten). Seite

6 Abbildung Änderungsimport Beim Änderungsimport ist es möglich Änderungen von Mitgliedsdaten außerhalb der Mitgliederverwaltung vorzunehmen und diese dann zu importieren. Für den Änderungsimport steht ebenfalls das Menü Import/Mitglieder zur Verfügung. Im Gegensatz zum normalen Mitglieder-Import müssen die Mitglieder nicht freigegeben werden. Nach erfolgreicher Überprüfung werden die geänderten Daten in die Mitgliederverwaltung übernommen. Pflichtfelder: o o Eindeutiger Schlüssel: Der eindeutige Schlüssel für den Änderungsimport ist die EDV-Zahl. Diese muss immer in dem zu importierenden File vorhanden sein. Pflichtfelder bei einer Adress-Änderung: Wenn Adressdaten geändert werden, müssen die Pflichtfelder Strasse, Hausnummer, Ort, PLZ, Staat angegeben werden Bei einer Adress-Änderung wird immer die Default-Adresse die Einstellung der Default- Adresse erfolgt in den Stammdaten geändert. Beispiel einer Namensänderung: Vom bestehenden Mitglied Max Muster soll der Nachname auf Muster-Huber geändert werden. Das Änderungsfile sieht demnach wie folgt aus: Seite

7 Abbildung Starten Sie den Änderungsimport indem Sie wie beim normalen Import die Schritte 1 bis 3 durchführen. Beispiel einer Adress-Änderung des Mitglieds mit der EDVZAHL : Abbildung Seite

8 1.3 Korrektur Korrektur bedeutet das Rückgängigmachen eines Importes. Es werden dabei alle importierten Mitglieder wieder aus der Mitgliederverwaltung gelöscht. Dies passiert unabhängig davon ob die Daten der Mitglieder nach dem Import verändert worden sind oder nicht. Info: Um einen Import rückgängig machen zu können, benötigen Sie das Menürecht Import (Mitglieder) rückgängig machen (MEM_IMPUNDO) Die Importfiles werden in Listenform dargestellt. Die Liste sieht wie folgt aus: Abbildung Durch Klicken auf den Button Details gelangen Sie in die Detailansicht des Importfiles. Es handelt sich dabei um eine Liste bestehend aus der EDVZAHL und dem Importdatum. Die Checkbox ermöglicht eine Auswahl für das rückgängig machen des Imports. Wird die Checkbox deaktiviert, so sind diese Mitglieder von der Korrektur nicht betroffen und werden somit nicht aus der Mitgliederverwaltung gelöscht. Abbildung Seite

9 Wenn Sie den roten Link (EDV-Zahl) anklicken, öffnet sich ein Vorschaufenster mit den Eckdaten des Mitglieds. Das Mitglied kann sich noch in der Freigabe oder bereits in der Mitgliederverwaltung befinden. Abbildung Wenn Sie auf die importierten Datensätze nicht mehr zugreifen können (die EDV-Zahl erscheint nicht als roter Link), kann das folgende Gründe haben: Das Mitglied ist kein aktives Mitglied mehr. Es wurde zum Beispiel aus der Mitgliederverwaltung oder bei der Freigabe gelöscht Das Mitglied wurde im Zuge eines Korrekturimports aus der Mitgliederverwaltung gelöscht Die Mitgliedsdaten haben sich seit dem Import geändert und wurden unter Umständen weiterverarbeitet Seite

10 1.4 Löschimport Mit dem Löschimport können Sie Mitglieder aus der Mitgliederverwaltung löschen. Der Löschimport in die Mitgliederverwaltung erfolgt mittels einer CSV- oder TXT-Datei. Für einen Löschimport dient das Feld EDVZAHL als Referenz. Es werden alle Mitglieder in der Mitgliederverwaltung gelöscht, deren EDVZAHL in dem Löschimport-File aufgelistet sind. Info: Um einen Löschimport machen zu können, benötigen Sie das Menü- und Funktionsrecht Löschimport für Mitglied(er) (MEM_IMPDEL) Beispiele von Löschimport-Files in Excel: Abbildung Seite

11 Abbildung Beispiel eines Import-Files mit einem Text-Editor: Abbildung In beiden Fällen ist jeweils nur das Feld EDVZAHL relevant. Es werden die Mitglieder mit der entsprechenden EDVZAHL in der Mitgliederverwaltung gelöscht. Seite

12 1.4.1 Datenauswahl und Datencheck - Schritt 1 In diesem Schritt laden Sie die erstellte CSV- oder TXT-Datei auf den Server und starten den Datencheck. Abbildung Durchführen des Löschimports - Schritt 2 Nach dem erfolgreichen Datencheck, müssen Sie den Löschimport bestätigen. Dies erfolgt im Schritt 2 des Imports. Abbildung Import weiterverarbeiten - Schritt 3 In Schritt 3 werden die Mitglieder aufgelistet, die gelöscht worden sind. Seite

13 Abbildung Mitglieder Export Es können einzelne Mitglieder oder ganze Gruppen aus der Mitgliederverwaltung in eine CSV-Datei exportiert werden. Info: Um Mitglieder exportieren zu können, benötigen Sie das Menü- und Funktionsrecht Mitglied(er) exportieren (MEM_EXP) Datenauswahl - Schritt 1 Hier gelangen Sie in die Mitgliederauswahl Abbildung Definition der Exportfelder - Schritt 2 Hier gelangen Sie zur Mitgliederauswahl. Definieren Sie die Suche und wählen Sie die zu exportierenden Mitglieder aus. Nach der Auswahl gelangen Sie zur Definition der Exportfelder. Mittels der Checkbox definieren Sie die Felder die Sie exportieren wollen. Sie können unterscheiden ob Sie nur aktuelle Mitgliedsdaten oder aber auch aktuelle inkl. historisierter Daten exportieren wollen. Bei historisierten Daten werden Datenänderungen in der Mitgliederverwaltung mitprotokolliert und gespeichert. Seite

14 Abbildung Export herunterladen - Schritt 3 Abschließend besteht die Möglichkeit, dass Sie sich die exportierten Daten anzeigen lassen oder, dass Sie die Daten speichern. Die Datei wird als CSV-Datei gespeichert und kann in weiterer Folge mit einem Editor oder mit MS-Excel bearbeitet werden. Seite

15 Abbildung Organisation Export Es können einzelne Organisationen oder ganze Gruppen aus der Mitgliederverwaltung in eine CSV-Datei exportiert werden. Info: Um Organisationsdaten exportieren zu können, benötigen Sie das Menü- und Funktionsrecht Organisation(en) exportieren (ORG_EXP) Datenauswahl - Schritt 1 Hier gelangen Sie in die Organisationsauswahl Abbildung Definition der Exportfelder - Schritt 2 Definieren Sie die Suche und wählen Sie die zu exportierende(n) Organisation(en) aus. Nach der Auswahl gelangen Sie zur Definition der Exportfelder. Mittels der Checkbox definieren Sie die Felder die Sie exportieren wollen. Seite

16 Abbildung Export herunterladen - Schritt 3 Abschließend besteht die Möglichkeit, dass Sie sich die exportierten Daten anzeigen lassen oder, dass Sie die Daten speichern. Die Datei wird als CSV-Datei gespeichert und kann in weiterer Folge mit einem Editor oder mit MS-Excel bearbeitet werden. Seite