DATEV Unternehmen online: Jahresübernahme in den OnlineAnwendungen

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1 Dok.-Nr.: DATEV-Serviceinformation Anleitung Letzte Aktualisierung: Relevant für: Auftragswesen online Belege online DATEV Unternehmen online Kassenbuch online Rechnungswesen Vorerfassung online DATEV Unternehmen online: Jahresübernahme in den OnlineAnwendungen Inhaltsverzeichnis 1 Über dieses Dokument 2 Vorgehen 2.1 Kassenbuch online Modernisiertes Kassenbuch online Bisheriges Kassenbuch online (blaue Oberfläche) 2.2 Belege online Bearbeitungsform Standard 2.3 Belege online Bearbeitungsform Erweitert 2.4 Buchen digitaler Belege aus Belege online Bearbeitungsform Standard 2.5 Auftragswesen online 2.6 Rechnungswesen Vorerfassung online Aktuelle Änderungen Das Dokument wurde komplett überarbeitet. 1 Über dieses Dokument In diesem Dokument erfahren Sie, dass Sie zu Beginn eines neuen Wirtschaftsjahrs in einigen Anwendungen von DATEV Unternehmen online eine Jahresübernahme durchführen oder Besonderheiten beachten müssen (Kassenbuch online und Belege online (Standard und Erweitert). 2 Vorgehen Seite 1 von 6

2 2.1 Kassenbuch online Besonderheiten bei der Jahresübernahme, wenn das Vorjahr noch nicht abgeschlossen ist Mit der Jahresübernahme wird der Endbestand des alten Jahrs als Anfangsbestand für das neue Wirtschaftsjahr übernommen. Der Anfangsbestand kann nicht mehr geändert werden. Wir empfehlen Ihnen daher, die Jahresübernahme erst durchzuführen, wenn das Vorjahr abgeschlossen ist. Wenn Ihre Kasse für das alte Jahr noch nicht abgeschlossen ist, können Sie die Jahresübernahme dennoch durchführen. Werden nach der Jahresübernahme nachträgliche Änderungen im alten Wirtschaftsjahr vorgenommen, ist eine Korrekturerfassung im aktuellen Wirtschaftsjahr notwendig. Den Anfangsbestand können Sie nicht mehr ändern Modernisiertes Kassenbuch online Jahresübernahme im modernisierten Kassenbuch online durchführen 1. Mandantenbestand in Kassenbuch online im höchsten Wirtschaftsjahr öffnen. 2. Auf das Symbol Wirtschaftsjahre bearbeiten klicken. 3. Im Bereich Jahresübernahme den Haken untersetzen. 4. Wirtschaftsjahr anlegen klicken. 5. Die Jahresübernahme wird durchgeführt Bisheriges Kassenbuch online (blaue Oberfläche) Jahresübernahme im bisherigen blauen Kassenbuch online durchführen 1. Mandantenbestand in Kassenbuch online im höchsten Wirtschaftsjahr öffnen. 2. Menüpunkt Jahresübernahme wählen. - oder Belegsätze Erfassen Erfassung wählen. Unter Wirtschaftsjahr hier neues WJ wählen. Die Jahresübernahme öffnet sich. 3. Das Wirtschaftsjahres-Ende, die Kontonummernlänge oder den vorgeschlagenen Anfangsbestand und das Datum zum Anfangsbestand für die Kasse übernehmen oder gegebenenfalls. ACHTUNG! Ein nachträgliches Herabsetzen der Kontonummernlänge ist nicht möglich. Vergewissern Sie Seite 2 von 6

3 sich daher, dass die Kontonummernlänge mit der in DATEV Rechnungswesen übereinstimmt. 4. Gegebenenfalls die Kassenbuchprüfung über das Feld Prüfung ein- oder ausschalten. Diese Stammdaten-Änderung ist jeweils nur beim Jahreswechsel möglich. 5. Um die Jahresübernahme zu starten, Schaltfläche Übernehmen klicken. 2.2 Belege online Bearbeitungsform Standard Wenn Sie in DATEV Belege online Bearbeitungsform Standard einen jahresbezogenen Ordner angelegt haben, z. B. Buchführung 2018, empfehlen wir für das neue Wirtschaftsjahr einen neuen Ordner anzulegen. Neuen Ordner in Belege online Bearbeitungsform Standard anlegen 1. In DATEV Belege online auf der Startseite Belege Bearbeiten klicken. Die Belegübersicht öffnet sich. 2. In der Belegübersicht Belegablage Buchführung wählen. 3. Über das Symbol Neuen Ablageort hinzufügen oder über das Kontextmenü (rechte Maustaste) Neuen Ablageort hinzufügen neuen Ordner anlegen, z. B. Buchführung Belege online Bearbeitungsform Erweitert Jahresübernahme auch dann möglich, wenn das Vorjahr noch nicht abgeschlossen ist Wenn die Vorerfassung für das alte Jahr noch nicht abgeschlossen ist, können Sie die Jahresübernahme dennoch durchführen. Jahresübernahme in Belege online Bearbeitungsform Erweitert durchführen 1. Auf der Startseite Belege im rechten Zusatzbereich den Menüpunkt Jahresübernahme durchführen wählen. 2. Auswählen, ob die Jahresübernahme für Rechnungseingang oder Rechnungsausgang durchgeführt werden soll. 3. Um das neue Wirtschaftsjahr anzulegen, Übernehmen wählen. ACHTUNG! Ein nachträgliches Herabsetzen der Kontonummernlänge ist nicht möglich. Vergewissern Sie Seite 3 von 6

4 sich daher, dass die Kontonummernlänge mit der in DATEV Rechnungswesen übereinstimmt. Die Jahresübernahme wird vorgenommen. Wenn in DATEV Belege online Bearbeitungsform Erweitert ein jahresbezogener Ordner angelegt wurde, z. B. Buchführung 2018 empfehlen wir für das neue Wirtschaftsjahr einen neuen Ordner anzulegen. Neuen Ordner in Belege online Bearbeitungsform Erweitert anlegen 1. In DATEV Belege online auf der Startseite Belege Anzeigen öffnen. Die Belegübersicht öffnet sich. 2. In der Belegübersicht Belegablage Buchführung wählen. 3. Über das Symbol Neuen Ablageort hinzufügen oder über das Kontextmenü (rechte Maustaste) Neuen Ablageort hinzufügen einen neuen Ordner anlegen, z. B. Buchführung Buchen digitaler Belege aus Belege online Bearbeitungsform Standard Beachten Sie, dass beim erstmaligen Buchen von Belegen für 2019 in den DATEV Rechnungswesen-Programmen der neue Ordner angewählt wird. Dazu in dem DATEV Rechnungswesen-Programm in der Übersicht Buchführung den Menüpunkt Belege buchen wählen und einen neuen Buchungsstapel anlegen oder einen bestehenden Buchungsstapel öffnen. Über Digitale Belege buchen das Digitale Belegbuchen starten. Im Dialogfenster Eigenschaften unter Behandlung der Belege nach dem Buchen den neu angelegten Ordner wählen. 2.5 Auftragswesen online Festlegen der Belegnummern Grundsätzlich können Sie in DATEV Auftragswesen online vor den standardmäßig ausgelieferten Belegnummern jeweils die Jahreszahl erfassen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: Jahreszahl erfassen 1. In DATEV Auftragswesen online in den Einstellungen im rechten Navigationsbereich die Gruppe Belege öffnen. Seite 4 von 6

5 2. Beispielsweise die Belegnummer für Rechnungen von in ändern. Beachten Sie, dass die neu eingetragene Belegnummer immer größer als die letzte verwendete Belegnummer sein muss. 3. Änderung durch Klick auf OK speichern. Wenn Sie in DATEV Auftragswesen online vor den standardmäßig ausgelieferten Belegnummern bereits eine Jahreszahl erfasst wurde (z. B ), sollten Sie diese für das neue Wirtschaftsjahr anpassen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: Anpassung vornehmen 1. In DATEV Auftragswesen online in den Einstellungen im rechten Navigationsbereich die Gruppe Belege öffnen. 2. Jahreszahl anpassen (auf z. B ). Beachten Sie, dass die neu eingetragene Belegnummer immer größer als die letzte verwendete Belegnummer sein muss. 3. Änderung speichern. Belege für den Steuerberater bereitstellen Bevor Sie neue Belege für das Jahr 2019 Ihrem steuerlichen Berater bereitstellen, stellen Sie sicher, dass die Jahresübernahme für Belege online Bearbeitungsform Erweitert durchgeführt wurde. Wenn die Übergabe bereits erfolgt ist, ohne dass in Belege online Bearbeitungsform Erweitert die Jahresübernahme bereits durchgeführt wurde, können Sie die Übergabe stornieren und erneut durchführen. 2.6 Rechnungswesen Vorerfassung online Wenn Sie Stapel für das neue Wirtschaftsjahr erfassen wollen, müssen Sie eine Jahresübernahme in Rechnungswesen Vorerfassung online durchführen. Dabei gehen Sie folgendermaßen vor: Jahresübernahme durchführen 1. Auf der Startseite von Rechnungswesen Vorerfassung online im rechten Bereich über die Pfeiltaste den Menüpunkt Jahresübernahme durchführen wählen. - oder Einen neuen Erfassungsstapel anlegen und im Fenster Neuen Stapel anlegen unter Wirtschaftsjahr den Seite 5 von 6

6 Eintrag neues Wirtschaftsjahr anlegen wählen. 2. Vorhandene Angaben prüfen und die Jahresübernahme bestätigen. Weitere Informationen zur Jahresübernahme in Rechnungswesen Vorerfassung online finden Sie hier: Dok.-Nr Kontextbezogene Links Andere Nutzer sahen auch: Erste Schritte DATEV Unternehmen online Belege online - Belegübersicht - Bearbeitungsform Standard DATEV Unternehmen online: Datenbestände oder Wirtschaftsjahre löschen Neuanlage eines Mandantenbestands in DATEV Unternehmen online Copyright DATEV eg Seite 6 von 6